Biuro perkraustymas iš Vokietijos patogiu ir patikimu būdu

Sveiki, tėvai. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, turiu pasakyti, mačiau viską – nuo prarastų konteinerių jūroje iki tokių biurų, kurie telpa viename lagamine. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patogiu ir patikimu būdu – tai skamba kaip tobulas šūkis reklamoje, bet iš tikrųjų tai tikras menas, ypač kai kalbame apie atstumus tarp, tarkime, Miuncheno ir Vilniaus. Dažnai klientai klausia, kodėl tiek daug problemų, o aš tiesiog sakau – tokia logistika, čia ne tik vairuoti ir gerti kavą. Visada kažkas nutinka: stabdžiai užsilaiko, klientas pamiršta raktus, arba muitinė nusprendžia patikrinti kiekvieną dėžę. Dabar bandysiu papasakoti, kaip tai veikia be jokių gėlių, tiesiog kaip yra, kad jums būtų lengviau susitvarkyti su galva.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl reikia nešioti galvą

Kaip greitai reikia skambinti, jei norite biuro perkraustymas iš Vokietijos patogiu ir patikimu būdu?

Neskubėkite skambinti vakare prieš pat šventes, jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai. Geriausia tai padaryti mažiausiai prieš savaitę ar dvi, o dar geriau – mėnesį. Turiu omenyje, kad geros transporto kompanijos turi tvarkaraščius, o jei jums reikia specifinės technikos, pvz., keltuvo su liftu, tai laukti galima ir ilgai. Vieną kartą klientas skambino sekmadienį ir norėjo, kad antradienį jau būtų čia. Mes atvažiavome, bet turėjome imti brangų užsakomąjį reisą, tad jis sumokėjo dukart daugiau. Planuokite iš anksto, tai išgelbės jūsų nervus ir piniginę.

Ar tikrai reikalingas inventorizacijos sąrašas, ar tai tik pinigų švaistymas?

Mano nuomone, tai būtina blogio mažiau. Be sąrašo vairuotojas tiesiog nebus tikras, ką kelia, ir gali atsisakyti vežti, jei atrodys, kad daugiau nei numatyta. Be to, jei dingsta kažkas brangaus, be sąrašo įrodinėti nieko neįeis. Žinau, žmonės tingi rašyti kiekvieną stalčių, bet pasitikėkite, kai pasieksite paskirties vietą ir pradėsite ieškoti svarbiausių dokumentų, džiaugsitės, kad viską užsirašėte. Nereikia detaliaus aprašymo, bet "kompiuteriai, 5 vnt." arba "stalai, 10 vnt." praverčia.

Kas daryti, jei nežinau tikslaus daiktų kiekio, nes dar dirbame vokiškame biure?

Niekas nekalba, kad turite žinoti kiekvieno pieštuko skaičių. Atlikti apytikslį vertinimą užtenka. Galite tiesiog nufotografuoti patalpas ir atsiųsti man, aš iš akies į akį pataisysiu tūrį. Buvo atvejis, kai klientas sakė, kad turi tik kelias dėžes, o prieš pat išvežimą pasirodė, kad jis dar turi visą sandėlį su baldais iš buvusių darbuotojų. Teko keisti mašiną į didesnę, tai laukėme dar valandą. Geriau kiekvieną savaitę atnaujinkite sąrašą, nei stebėkite, kaip vairuotojas verčia dėžes į mašiną kaip į konservas.

Ar galima susitarti dėl laiku, jei vokiškas biuras turi specifinių išvykimo laikų?

Žinoma, Vokietijoje viskas labai tvarka, "Ordnung" turi būti. Jei jums leidžia keltis tik nuo 18:00 valandos po darbo, praneškite iš karto. Mes galime suderinti vairuotojo darbo laiką, tačiau tai kainuoja, nes vairuotojas turi laukti. Vieną kartą teks laukti iki 21:00, nes gelbėtojai neįleido sunkvežimio į gatvę. Tai realus gyvenimas. Jei galite, derėkitės su savo vokišku nuomotoju dėl prieigos prieš tai, kitaip mums teks įsitraukti į papildomus mokesčius už laukimą.

Dokumentai ir Vokietijos specifika – kur dažnai suklystama

Kokius dokumentų reikia paruošti išvykimui iš Vokietijos?

Pagrindinis dalykas yra CMR sąrašinė, kurią turi pasirašyti abi pusės. Be to, jei vežate įrangą, kuri yra įmonės nuosavybė, būtina turėti eksporto sąskaitas arba pervestinius dokumentus. Vokietijos muitinė gali būti griežta, jei pamatys naują techniką be dokumentų. Mano patirties, dažnai pamiršti paprasti kvitai, kai buvo nupirkta biuro technika prieš pat išvykimą. Geriausia turėti viską vienoje kelionėje.

Ar reikia vertėjų arba tarpininkų dar su Vokietijos pusės?

Ne visada, bet jei kalbate tik lietuviškai, o vokiškas sandėlininkas tik vokiškai, tai gali būti problema. Mūsų vairuotojai dažniausiai supranta pagrindinius žodžius, bet dėl specifinių dalykų, tokių kaip elektros instaliacijos arba liftų naudojimas, geriau turėti kontaktą, kuris gali paaiškinti. Kartais klientai turi vadybininkus, kurie kalba vokiškai, tai labai padeda. Be to, jei reikia daryti formalius dokumentus vokiškai, vertėjas praverčia.

Muitinė – ar tai būtina procedūra, jei tai ne prekyba, o perkraustymas?

Jei tai biuro perkraustymas, tai techninės muitinės procedūros gali būti reikalingos, nors dažnai tai įgyvendinama per TIR knygeles arba vidinių ES taisyklių pagrindu. Esu matęs, kaip sustabdžia mašiną ir klausia, kur yra prekių. Jei turite visus įmonės dokumentus, kurie rodo, kad tai yra jūsų turtas, kurį perkeliate, paprastai leidžia važiuoti toliau. Bet jei ten bus asmeninių daiktų maišyti su įmonės, tai gali užtrukti.

Ar sunku gauti leidimus keltis iš nuomojamų patalpų Vokietijoje?

Tai priklauso nuo jūsų nuomos sutarties. Dažniausiai turi palikti patalpas tvarkingai, o tai reiškia, kad turi viską išsivežti. Vieną kartą teks laukti, kol klientas išsiveža net šiukšles, nes vokiečiai labai griežti dėl švaros. Jei paliksite kažką, jums gali paskaičiuoti baudą. Geriau iš anksto susitarti dėl galimo išvežimo laiko, kad mūsų ekipažas nevažiuotų tuščiomis.

Kas dėl VMI deklaracijos Lietuvoje – ką daryti su atvykusiu turtu?

Kai atvykstate čia, turite pranešti apie turtą, ypač jei tai didelė vertė. Dažniausiai apskaitos skyrius tai sužino per sąskaitas, bet jei vežate naudotą techniką, gali reikėti jos amortizacijos dokumentų. Aš nėra buhalteris, todėl tiksliai nepasakysiu, kiek laiko tai trunka, bet žinau, kad buhalteriai mūsų šalyje mėgsta viską tiksliai užpildyti. Nepamirškite pasiduoti CMR originalo.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro turtu?

Techniškai galima, bet nerekomenduoju. Muitinė gali tai laikyti kontrabanda arba nelegaliu prekyba, jei daugiau nei asmeniniam naudojimui. Ypač jei tai alkoholis ar cigaretės. Buvo atvejis, kai vairuotojas gavo baudą už kelis butelius vyno, kurias klientas įmetė į paskutinę dėžę. Geriau vežti tik tai, kas priklauso įmonei, o savo daiktus vežti atskirai.

Kas, jei trūksta ką nors dokumentų, o mašina jau stovi pasienyje?

Tada prasideda nervai. Gali tekti laukti, kol jums atsiųs skanuotas kopijas, arba netgi grįžti atgal. Geriausia viską patikrinti prieš išvykstant. Aš vieną kartą pamiršau power of attorney dokumentą ir teks laukti 4 valandas pasienio punkte, kol teisininkai darbo vietoje surado reikiamą formą. Nekelkite save į tokias situacijas.

Pakavimas ir krovimas – kas dažniausiai būna "nepatogu"

Ar jums padeda pakavimo komanda, ar aš turiu viską padaryti pats?

Mes galime suteikti pakavimo paslaugas, tai ne problema. Turime žmonių, kurie moka tai daryti greitai ir saugiai. Jei norite sutaupyti, galite pakruoti patys, bet tada atsakomybė už sudužusius daiktus tenka jums. Vienas klientas norėjo sutaupyti ir pats užklijuojo dėžes, bet vėliau pasirodė, kad dėžės plyšo pakrovimo metu, nes buvo per daug apkrautos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patogiu ir patikimu būdu dažnai reiškia, kad mes įsikišame į šį procesą.

Ar reikia įsigyti dėžių ir medžiagos patys, ar jums tiekiate?

Galite nusipirkti parduotuvėje "Obi" arba "Bauhaus", bet mes galime atvežti profesionalias dėžes, kurios yra stipresnės. Taip pat turime burbuliukų plėvelės, putų ir lipnių juostų. Jei turite daug stiklo arba elektronikos, verta investuoti į geresnę medžiagą. Neklauskite, kiek kainuoja putos, tiesiog žinokite, kad jos apsaugo jūsų monitorius nuo sužalojimo.

Kaip teisingai pakavoti kompiuterius ir jautrią techniką?

Geriausia naudoti originalias dėžes, jei jas dar turite. Jei ne, tai reikia daug burbuliukų. Būtinai pažymėkite, kad yra jautri technika ("Fragile"). Vairuotojai kartais būna nuobodžiu ir meta dėžes į krūvą, todėl žymėjimas yra svarbus. Taip pat nepamirškite išjungti technikos ir ištraukti kabelius, kad neprarastumėt jų kelionės metu.

Ar galima pakrauti į mūsų mašiną, jei mes jau turime savo nuomotąją mašiną?

Taip, tai vadinama "loading" paslauga. Mes atvažiuojame, padėjame jums pakrauti jūsų mašiną, o tada jūs važiuojate. Bet nepamirškite, kad jei jūsų mašina nėra uždaryta (t.y. tai atvira platforma), gali pradėti lyti. Vieną kartą lietus nuplovė visus dokumentus, nes klientas nenorėjo uždengti krovinio. Pasirūpinkite danga.

Kas su baldais, kurie neišsirenka ar yra labai dideli?

Mes turime įrankių, juos galime išmontuoti. Jei baldas yra per didelis durims, jį reikia išardyti. Kartais tai trunka ilgiau nei pati keliavimas. Buvo atvejis, kai teks išardyti didelę conferencijos stalą, kuris svėrė 200 kg. Vairuotojas beveik atsisakė to daryti, bet mums pavyko. Neklauskite, kiek laiko tai užtruko, tiesiog žinokite, kad tai įmanoma.

Ar reikia žymėti dėžes, kur jos turi būti padėtos naujame biure?

Būtina. Parašykite ant viršaus, kad "Vadyba", "Sandėlys" arba "Virtuvė". Taip mūsų komanda nereiks klausinėti kiekvieną kartą, kur dėti dėžę. Jei neužrašysite, viskas nukeliaus į vieną krūvą, o tuomet jums teks nešioti viską per visą biurą. Pasitikėjimas yra gerai, bet etiketės užtikrina tvarką.

Ar saugu vežti serverius ir duomenų laikmenas?

Tai yra rizikinga, bet įmanoma. Serverius reikia padėti į specialias rėmus arba stiprias dėžes. Taip pat reikia įsitikinti, kad jie yra išjungti. Aš niekada nesu patikėtas dėl duomenų praradimo, todėl visada patariu pasidaryti atsarginę kopiją prieš perkraustymą. Kelionės Vokietijoje gali būti šiurkštūs, o kelyje per Lenkiją duobės didelės.

Kainos ir pinigai – nuoširdus kalbėjimas be užmaskuotų mokesčių

Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kaina priklauso nuo atstumo, svorio, taip pat nuo to, ar reikia keltuvų. Taip pat degalų kaina šiuo metu šokinėja kaip nori, tai irgi įtakoja. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patogiu ir patikimu būdu nėra pigus malonumas, jei norite kokybės. Aš visada saku, kad pigiau yra pats vežti, jei turite laiko ir nervų. Mūsų kainoje įskaičiuota vairuotojo darbas, mašinos nuoma ir draudimas.

Ar kaina gali pasikeisti po to, kai jau susitarėme?

Gali, jei pasikeis sąlygos. Pavyzdžiui, jei jūsų paskutinė minute pridursite dar 10 dėžių arba reikės ilgiau laukti dėl lifto. Mes stengiamės laikytis fiksuotos kainos, bet kartai klientai pasirodo su "mažais papildymais", kurie pasirodo esą dideli. Prieš pradedant reikia susitarti dėl "vėlavimo" mokesčio, jei mes laukiaume be jūsų kaltės.

Kokia apytikslė kaina už tokią paslaugą?

Sunku pasakyti be duomenų. Tai gali būti nuo 500 eurų už mažą biurą iki kelių tūkstančių už didelę korporaciją. Jei reikia tik vieną stalą vežti iš Berlyno, tai kaina bus mažesnė. Bet jei reikia visą padaliniį išsikraustyti su 50 darbuotojų, tai tai jau kitas lygmuo. Geriausia paprašyti komercinio pasiūlymo.

Ar imate užstojamąjį mokestį arba avansą?

Dažniausiai imame mažą užstatą, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę. Vieną kartą mes atvažiavome į adresą, o ten niekas nebuvo. Telefonas neatsiliepė. Mes prarandame laiką ir pinigus. Užstatas apsaugo mus nuo to. Jis grąžinamas, kai paslauga atlikta.

Ar priimate mokėjimus kortele ar tik bankiniu pavedimu?

Mums geriau bankinis pavedimas, dėl apskaitos. Kortelę galima priimti, bet tada yra papildomi mokesčiai. Vokietijos klientai dažnai moka pavedimu, tai labai patogu. Lietuvoje dar visi mėgsta grynais, bet už didesnes sumas tai nebegalima. Pasitikėkite, pavedimas yra saugesnis ir abiem pusėms.

Kas jei biuras neturi pinigų dabar, galima atidėti mokėjimą?

Galima susitarti dėl atidėjimo, bet tik su raštišku garantiju. Mes ne esame labdara, tačiau suprantame, kad versle gali būti sąskaitų ciklai. Jei turite ilgalaikius santykius, mes tikrai galime pasiūlyti lanksčias sąlygas. Bet jei tai pirmas kartas, tai reikia mokėti iš karto.

Kelionės ir problemos – realus gyvenimas kelyje

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Vokietijos iki Lietuvos?

Įprastai tai trunka apie 1-2 dienas, priklausomai nuo to, kur tiksliai esate. Iš Miuncheno ilgiau nei iš Berlyno. Taip pat reikia atsižvelgti į poilsio laikus vairuotojams. Jie negali vairuoti 24 valandas. Jei reikia skubiai, reikia planuoti dviejų vairuotojų komandą, tai brangiau. Nesitikėkite, kad mes atvažiuosime per 10 valandų, jei kelyje yra eismų.

Ar vairuotojas padės iškrauti biure Lietuvoje?

Taip, jis padės, bet jis ne staklininkas. Jis gali nuleisti dėžes ant grindų, bet nebus įrenginėti baldus arba nešti daiktus į trečią aukštą be lifto. Jei reikia fizinio darbo, geriau užsakyti mūsų krovėjų komandą. Vairuotojas jau pavargęs po kelionių.

Kas daryti, jei pasikeičia adresas išvykimo ar atvykimo?

Praneškite iš karto! Mes negalėsime važiuoti į seną adresą, jei jūs jau ne ten esate. GPS sistemos gali būti klaidingos, todėl geriau siųsti "Google Maps" nuorodą. Vieną kartą klientas nurodė neteisingą miestą (Vietoj Kauno – Klaipėdą), ir mes važiavome atvirkščia kryptimi. Tai laiko švaistymas.

O jei pakeliui sugenda mašina?

Tai retai nutinka, nes mes turime naujas mašinas, bet technika yra technika. Jei nutikta gedimas, mes siunčiame kitą mašiną arba remontuojame vietą. Klientui nereikia nerimauti, mes turime draudimą ir pagalbos paslaugas kelyje. Bet gali šiek tiek pavėluoti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patogiu ir patikimu būdu numato ir tokių situacijų planavimą.

Ar galima sekti krovinius realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Galite pamatyti, kur mašina yra bet kuriuo metu. Tai ramina klientus, ypač kai vežami svarbūs dokumentai. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti, kur jis yra. Tai trikdo ir gali būti pavojinga.

Kas dėl draudimo – ar mano daiktai apsaugoti?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą pagal tarptautines konvencijas. Bet jis apima tik ribotą sumą. Jei vežate brangius dalykus, pvz., menus arba brangią elektroniką, reikia pasidaryti papildomą draudimą. Svarbu paminėti vertę CMR dokumente. Be to, jei patys blogai supakavote, draudimas negalioja (tai yra, jei dėžės viduje viskas sudužo).

Įvairūs klausimai, kuriuos visada užmirštu paklausti

Ar galima vežti augalus arba gyvūnus?

Augalus galima, jei jie turi fitosanitarinius pasus. Gyvūnų mes nevežame, mums reikia specialių sąlygų. Geriau kreiptis į specialized kompanijas. Vieną kartą klientas bandė įslėpti katiną dėžėje, bet vairuotojas išgirdo jo miaukėjimą pasienyje. Tai baigėsi dideliais nerimais.

Kas dėl šiukšlių – ar jūs jas išvežate?

Jei reikia išvežti senus baldus arba statybines atliekas, tai papildoma paslauga. Mes ne šiukšliavežiai, bet galime užsakyti konteinerį. Geriausia tai padaryti iš anksto, kadangi šiukšlių sąvartynai taip pat turi savo tvarką. Vokietijoje tai labai griežta, negalima tiesiog mesti į mišką.

Ar dirbate šeštadieniais arba sekmadieniais?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai turi poilsio dienas, jei juos įtraukiame į darbą, reikia mokėti papildomai. Jei jums būtina, keliaujame. Bet dažniausiai klientai renkasi darbo dienas, kad būtų pigiau.

Kas nutinka, jei dėžė dingsta?

Tai labai retai, bet įvyksta. Tada pradedamas tyrimas. Jei kaltė mūsų, atsilyginame pagal draudimo sumą. Jei dėžė buvo nepakankamai uždaryta ir iškrito kelionės metu, tai ne mūsų kaltė. Todėl kokybiškas pakavimas ir užrakinimas yra svarbus.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą arba maitinti?

Nebūtina, bet labai vertinama. Vairuotojai yra žmonės, jei juos pagarbiai pasielgsite, jie dirbs geriau. Vienas klientas padėjo duoti sriubą ir sumuštinius, ir vairuotojas vėliau jam padėjo sukrauti visus baldus be jokio papildomo mokesčio. Žmogiškumas visada svarbiau už pinigus.

Galite apgyvendinti vairuotojus, jei jie užstrigs?

Jei ilgiau užtrunka, mes susirandame viešbutį. Tai įeina į kainą, jei vėlavimas ne dėl kliento kaltės. Jei klientas neduoda iš karto iškrauti, viešbutį moka klientas. Vieną kartą teks nakvoti prie pat Kauno, nes klientas negalėjo atidaryti biuro ryte.

Kaip elgtis, jei vokiečiai bando trukdyti išvykimui?

Būkite tvirti, bet mandagūs. Jei turite visus dokumentus, jie neturi teisės sulaikyti jūsų turtą. Jei kyla problemų, skambinkite mums, mes galime padėti susitarti arba paskambinti policijai. Vokietijoje tvarka svarbi, bet jie gerbia taisyklių.

Pabaigos mintys – tai ne pabaiga, o pradžia

Taip, biuro perkraustymas iš Vokietijos patogiu ir patikimu būdu yra įmanomas, jei pasiruošiate. Nereikia manyti, kad viskas įvyks stebuklingai, be jokių rūpesčių. Turite būti aktyvus, dalyvauti procese ir bendrauti. Aš per savo metus mačiau daugybę sėkmingų projektų, kurie prasidėjo kaip chaosas, bet baigėsi švente. Svarbiausia – pasitikėkite savo transporto partneriu ir nedarykite spėjimų.