Biuro perkraustymas iš Vokietijos – patikimų sprendimų derinys

Taip, gerbiamas, dabar paaiškinsiu, kaip tai vyksta iš vidaus. Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir mačau viską – pradedant nuo tėvų namų perkėlimo iki didžiulių korporacijų biurų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra tas pats kas nusipirkti bilietą į lėktuvą, čia yra daugiau niuansų, apie kuriuos dažnai net nesusimąstote. Vokai yra disciplinuoti, jie mėgsta, kai viskas tvarkingai surašyta, todėl dokumentacija čia yra pusė sėkmės. Su šiuo straipsniu padėsiu jums suprasti, kur yra pagrindiniai pavojai ir kaip išvengti nereikalingo streso, kai reikia perkelti verslą per sieną.

Pasiruošimas ir biuro inventorius

Ar tikrai reikalingas detalus daiktų sąrašas?

Be abejo, reikia, ir net labai. Vokiečiams be inventoriaus sąrašo (inventarliste) nieko nevežsite, o mums Lietuvoje be jo bus problema su muitine. Turi būti parašyta, kas yra kas: staliukai, kompiuteriai, net tos smulkmenos kaip kavinės arbatiniai arbatiniai. Viena kartą teko stovėti pasienyje 12 valandų, nes klientas parašė tik "baldai" ir "technika". Muitininkas tiesiog juokėsi ir neleido važiuoti toliau, kol viską neišdėliojome detaliai. (Turiu omenyje, kad reikia nurodyti net serijinius numerius, jei jie yra brangios prekės).

Kokie dokumentai reikalingi perkraustant įmonę?

Jums reikės transportavimo sutarties, kurioje aiškiai matytųsi, kad tai yra legalus biuro perkraustymas iš Vokietijos, o ne prekyba. Taip pat būtinas registracijos pažymėjimas iš VĮ "Regitra", jei vežate transporto priemones, ir, žinoma, tos kilmės dokumentai technikai. Jei technika naudota, turi būti sąskaitos, kada ir kur buvo nupirkta. Be to, dar reikia T2L arba T2LF formų, jei prekės keliauja ES viduje, tai nereiškia, kad dokumentų nereikia. Būna, kad vadybininkai pamiršta pasakyti apie šiuos popierius, o tada tenka viską skubotai daryti jau kelio.

Ar reikia rūpintis dėžėmis patys?

Galite rūpintis, bet geriau, kad tai padarytume mes. Turime savo standartines dėžes, kurios tinka viena į kitą, o tai labai padeda kroviniui kompanijoje. Vokiškos dėžės, gaila, bet dažnai per brangios, o jei vėluojate, tas papildomų medžiagų paieška tiesiog sustabdžia visą procesą. Kartais klientai nori sutaupyti ir renka važiuoklės iš parduotuvių, bet tokios dėžės paprastai suyra perkeliant sunkius failus. Geriau pasakykite mums, kiek apytiksliai turite kvadratinių metrų, o mes patys paruošiame reikiamą kiekį. Tai pigiau ir greičiau.

Kaip elgtis su slaptais dokumentais?

Čia esant didelė atsakomybė. Jei turite fizinių arhivų su konfidencialia informacija, juos reikia supakuoti į pažymėtas dėžes ir, geriausia, užsegti plombomis. Vairuotojas neturi teisės jų atidaryti. Viena firma taip sugalvojo išmesti visus senus sąskaitas, bet mums nepasakė, kad tarp jų yra dar neapdorotų sutarčių su klientų duomenimis. Buvo didžiulė skandalą. Taigi, jei darbas su biuro perkraustymu iš Vokietijos įtraukia jautrius duomenis, juos reikia išskirti ir prižiūrėti asmeniškai.

Ar reikia iš Anksto susitarti dėl vietos priešais pastatą?

Žinoma, ir tai yra viena dažniausių problemų. Vokiškuose miestuose, ypač centre, vietos sunkiai randamos. Reikia gauti leidimą iš miesto savivaldybės arba policijos užimti kelio ruožą (Halteverbot). Ką daryti, jei niekas to nepadarė? Tada sunkvežimis turi stovėti toliau, o daiktus nešti per pusę miesto. Tai ne tik brangu, bet ir lėtai. Pats geriausias variantas yra susitarti su "Straßenverkehrsamt" bent savaitę prieš, kad nesumokėtumyte baudų, kurios tenka didesnės už patį vežimą.

Kodėl vokiečiai taip griežtai tiria techniką?

Nes jie mano, kad jei technika atrodo kaip nauja, tai jos gali būti nelegaliai prekiaujama. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai keliauja su serveriais, spausdintuvais, kompiuteriais, kurie turi savo vertę. Muitininkas gali parodyti į 5 metų senumo serverį ir klausti, kodėl jis toks švarus. Reikia turėti įrodymus, kad tai ne nauja prekė. Vieną kartą teko parodyti pildymą apie tai, kad technika buvo įsigyta 2018 metais ir nuo tada nuomota. Be dokumentų, jie tiesiog neįsileis.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis biure?

Tuos nepervežame. Spausdintuvo kasetes su toneriu, senus baterijas ar chemines medžiagas reikia išvežti pagal atliekų tvarkymo taisykles. Niekas nenori, kad vairuotojas gautų baudą už nelegalų šiukšlių pervežimą. Jei turite tokio daikto, pasakykite iš karto. Mes galime nurodyti, kur tai galima numesti Vokietijoje pagal vietines taisykles. Nesitikėkite, kad mes tiesiog įmesime į kampą ir uždengsime dangčiu – tai nelegalu.

Ar galima susidėlioti dėžes prieš pat atvykstant?

Galima, bet labai nesaugu. Vakarais prie Vokietijos biurų užleidžiami mašinų vagys, ieškančios tinkamų padangų ar elektronikos. Stovi dėžės su užrašu "Kompiuteriai" – kaip kvietimas vagims. Geriau viską supakuoti ryte, jei įmanoma, arba pasikviesti saugumo tarnybą, jei reikšmių daugta. Ypač jei tai ne Vilniaus priemiestis, o koks šturmiškas Berlyno rajonas.

Ar reikia išjungti visus įrenginius?

Būtina. Ne tik dėl elektros, bet dėl to, kad vėluojant technika gali įkaisti vilkike. Viską reikia atjungti nuo sienos, išimti laidalus ir susieti juos. (Čia turiu omenyje, kad neįsivaizduoju, kaip vairuotojas turės atskirti kuris laidas nuo kurio kompiuterio). Palikti įjungtą serverį ar spausdintuvą yra griežtai draudžiama – gali užsidegti kelyje, o tadi viskas pražūs.

Kaina, laikas ir logistika

Kiek laiko užtrunka toks kelias?

Įprastai, jei keliaujame iš vakarų Vokietijos (pvz., Miuncheno ar Frankfurto srities) į Vilnių, tai maždaug 18-24 valandos vairuotojo darbo. Tačiau reikia prisiminti apie poilsio laikus. Vairuotojas negali važiuoti 10 valandų be perstojo. Taigi, reikia planuoti, kad krovinys atvyks po 1-2 dienų. Kartais pasitaiko, kad keliaujame iš Šiaurės Vokietijos, iš Hamburgo, tai trumpiau, bet ten daugiau statybų kelyje, taip gali užtrukti. Geriau skaičiuokite dviejų dienų rezervą, kad nesusimaišytumėte su terminais.

Ar kaina priklauso nuo to, kiek svorio?

Taip, bet ne tik. Svarbu ir tūris, ir kiek reikia vyrų pakrovimui/iškrovimui. Biuro perkraustymas iš Vokietijos vertinamas pagal m3 (kubinius metrus). Jei turite daug sunkių seifų, kaina gali šokti, nes reikia specialios technikos. Taip pat įeina kelių mokesčiai Vokietijoje, kurie yra dideli. Vienas toks mokestis už sunkvežimį gali siekti šimtus eurų. Todėl kainos ne mažesnės, o kai kada ir didesnės nei vidutinės. Nesitikėkite, kad užveš pilną sunkvežimį už trys šimtus eurų.

Ką daryti, jei reikia atvežti dviem dienomis?

Daugeliu atveju tai įmanoma, jei krovinys nedidelis arba galime padalinti į dvi mažesnes mašinas. Bet jei tai bus vienas didelis sunkvežimis, tai atvežimas dviejomis dienomis reiškia, kad jis turės praleisti naktį kažkur. Vairuotojai reikalauja nakvynės, o tai papildomi pinigai. Žinoma, jei jūsų biuras turi būti paruoštas darbui pirmadienį ryte, mes pristatysime, tai mūsų darbas. Tik reikia tai susiplanuoti anksčiau.

Ar galima gauti nuolaidą dideliems kroviniams?

Galima, bet viskas aptariama individualiai. Jei perkraustote ne vieną biurą, o orentacijos tą patį padalinį iš kelių vietų į vieną, tai taip, kaina gali būti mažesnė. Mes turime galimybę pajungti labai didelius vilkikus (pvz., 40 ar net 45 pėdų), o tai efektyviau. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dideliais kiekiais visada pigiau įskaičiuojant vienetą, nei po mažą mašiną. Bet čia jau kalbant apie labai didelius projektus, t.y. tūkstančius kubinių metrų.

Kodėl kainos skiriasi tarp įmonių?

Nes kai kurios įmonės tiesiog nesako visos tiesos. Vienos į kainą įtraukia viską: dėžes, pakavimą, iškrovimą, draudimą. Kitos pasako "kaina nuo A iki B", o paskaičiuojate – dar reikia mokėti už kėlimą, už laiptus, už dėžių pašalinimą. Aš visada sako: klauskite, ar kaina yra galutinė. Mano praktika rodo, kad pigiausi pasiūlymai dažnai baigiasi brangiausiai, kai ant kelio ima reikalauti papildomų pinigų už nenumatytas situacijas.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Jei mes atvykstame į vietą, o jūsų darbuotojai dar nepasiruošę arba durys neužrakintos, tai – taip. Laikas pinigas. Vairuotojas gali laukti vieną valandą nemokamai, bet jei praeina pusė dienos, tai reikia mokėti. Vokiškuose projektuose dažnai būna taip, kad vienas padalinys nieko nežino apie kito, todėl mes atvykstame, o urdvių raktų nėra. Tai realus problemų šaltinis. Geriausia susitarti dėl konkretaus laiko.

Kaip mokama už paslaugas?

Įprastai reikalaujame avanso, bent 30 proc., kad užpildytume degalines ir sumokėtume kelių mokesčius Vokietijoje. Likusi dalis mokama gaviant krovinį arba prieš išvežimą, jei tai yra pervežimas iš Lietuvos. Su patikimais klientais galime susitarti dėl atidėto mokėjimo su sąskaita-faktūra, bet tik tada, kai jau turime istoriją. Pirmą kartą visada imame avansą – tai saugumo priemonė.

Ar draudimas įskaičiuojamas į kainą?

Standartinis draudimas (CMR) yra, bet jis padengia labai mažą sumą, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jei turite brangios serverinės įrangos, verta susitarti dėl papildomo draudimo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su brangia technika reikalauja ypatingo dėmesio. Kartais klientai sako, "kokia avarija, juk vairuotojas profesionalus", tačiau aš mačiau viską: nuo techninės gedimo iki to, kad sunkvežimį užplūdo vėjas. Geriau būti apdraustas.

Ar galima apskaičiuoti tikslią kainą telefonu?

Galiu pataikyti apytiksliai, bet tikslią – tik apžiūrėjęs. Jei jūs sakote "turime 3 stalus", aš negaliu žinoti, ar tai 3 maži rašomieji stalai, ar 3 dideli susitikimų stalai, kurie reikalauja 4 vyrų nešti. Taip pat nežinau, ar yra liftas. Be vizualinės apžiūros (arba detalaus inventoriaus su nuotraukomis), kaina gali keistis. Nežiūrėk, 20 metų patirtis sako, kad telefonu visada yra kažkas, ko nepasako.

Ką daryti, jei biure dar vyksta darbai?

Tada reikia planuoti perkraustymą etapais. Pavyzdžiui, vieną dieną nešame seną baldus, kitą – naują. Negalima visiems dirbti vienu metu, tada bus chaosas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos vyksta sklandžiausiai tada, kai darbuotojai jau išsikėlę arba dirba kitaip. Viena firma taip nusprendė kraustyti, kai darbuotojai sedėjo prie kompiuterių. Rezultatas? Vienas pasimetė pelė, kitas – dokumentai, ir tris valandas praradome ieškodant.

Ar kaina keičiasi, jei reikia išardyti baldus?

Taip, išardymas ir surinkimas yra atskira paslauga, už kurią reikia mokėti. Standartiškai mes pervežame, ką gauname. Jei stalas nepraeina pro duris, jį reikia išardyti. Vokiški baldai dažnai būna labai sudėtingi, su daugybe detalių. (Galvojau, kad tik švediški, bet ne, vokiški irgi). Mes turime savo meistrus, kurie su tuo susitvarko, bet tai uztrunka laiko, o laikas yra pinigai.

Komunikacija ir vairuotojai

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pagrindinius žodžius, bet ne visi laisvai. Tačiau mūsų dispečeriai visada pasiekiami telefonu ir gali susitarti su Vokietijos pusės atstovais (pvz., apsauga ar sandėlio vadovu). Vieną kartą vairuotojas nemokėjo paaiškinti, kur reikia važiuoti, teko skambinti man ir versti. Dabar stengiamėsi siųsti tuos, kurie bent supranta instrukcijas, kad nebūtų nesusipratimų.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja?

Gali būti dėl eismo įvykių arba dėl kontrolės (polizei arba techninės). Vokietijoje daug greičio kamerų, o sunkvežimiams taikomos griežtos taisyklės. Jei pavėluojame, mes visada skambiname ir pranešame. Bet jei jūs neparuošėte dokumentų laiku, tai tai nėra mūsų kaltė. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja, kad abi pusės būtų punktualios. Aš asmeniškai nekenčiu, kai klientas sako "mes laukti negalime", o pats vėluoja valandą su raktų atidavimu.

Ar galiu sekti savo krovinią?

Taip, jei mašina yra su GPS stebėjimo sistema. Mes galime siųsti nuorodą, kur galite realiu laiku matyti, kur yra vilkikas. Tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur jūs". Jis vairuoja, negali kalbėti telefonu be "hands-free" įrangos, o tai Vokietijoje griežtai baudžiama. Geriau sekti programėlėje arba skambinti dispečeriui.

Kaip elgtis su vairuotoju, jei jis nekalba lietuviškai?

Labai paprastai – rodykite ir kalbėkite angliškai arba vokiškai, jei mokate. Jei ne, mes pasirūpinsime vertimu. Svarbiausia, kad butų aiškus planas, kur dingti dėžės. Vienas klientas bandė aiškinti rankomis, ką daryti su seifu, ir rezultate seifas buvo paliktas lauke, o ne sandėlyje. Geriau iš anksto susitarti dėl instrukcijų raštu.

Ar vairuotojai gali padėti susidėlioti baldus naujoje vietoje?

Gali, jei tai nėra įtraukta į kainą. Įprastai jie atiduoda krovinį "prie durų" arba "į kambarį". Jei reikia pastatyti stalą ant kojų, sujungti kompiuterį, tai jau yra montuotojo darbas. Mūsų vairuotojai greitieji, jie nori baigti ir važiuoti toliau. Bet už papildomą mokėjimą arba jei tai sutarta, jie padės. Tiesiog nereikia reikalauti per daug, kai jie jau pavargę po 1000 km kelio.

Ar yra problemų su parkavimu Lietuvoje?

Lietuvoje, palyginti su Vokietija, daug lengviau. Lengviau gauti leidimą stovėti prie biuro, bent jau Vilniaus ar Kauno senamiestyje nėra taip griežtai kaip Berlyne. Tačiau vis tiek reikia įsidėmėti, kad sunkvežimis negali stovėti ant "žaliosios juostos". Biuro perkraustymas iš Vokietijos baigiasi Lietuvoje, ir čia mes jau žinome visus niuansus. Bet visada geriau pasirūpinti vieta iš anksto, kad nereikėtų važinėti po ratą su pilnu sunkvežimiu.

Papildomi niuansai ir išvados

Kas daryti, jei pasitraukia vienas darbuotojas iš sutarties?

Tai jūsų reikalas, o ne mūsų. Mes vedame sąskaitas su įmone. Jei tarp įmonių atsiranda nesutarimų dėl mokėjimo, tai mes laukiame, kol jie išsiaiškins. Viena kartą teko laikyti krovinį sandėlyje dvi savaites, nes viena pusė nebuvo sumokėjusi antrai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra verslas, o mes ne teismas. Mūsų užduotis – pristatyti, o ne spręsti konfliktus.

Ar galima perveži asmeninius daiktus su biuro kroviniu?

Techniškai galima, betlegali ne visada. Jei tarp biuro stalų yra kelių darbuotojų lagaminai, tai gali kelti įtarimų muitinei. Geriau viską atskirti. Jei darbuotojai nori nusinešti savo dalykus, turi tai padaryti atskirai ir užpildyti deklaracijas. Mes nemokame už tai, jei mus sustabdys ir rasties nelegalaus daikto.

Ar saugu keliauti per žiemą?

Žinoma, mes vairuojame profesionalūs vairuotojai, kurie moka važiuoti sniegu. Tačiau Vokietijoje žiemos padangos privalomos, o Lietuvoje taip pat. Jei orai labai blogi, gali būti delsimų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos sausio mėnesį visada turi rizikos elementą. Mes stengiamės sekti orus, bet gamta yra neprognozuojama. Geriau turėti šiltus drabužius, jei teks laukti prie durų.

Kodėl reikėtų rinktis jus, o ne pigesnį vežėją?

Nes pigus dažnai reiškia "be atsakomybės". Jei dingsta krovinys, įmonė išsiformuoja ir nieko nebeatgausite. Mes čia esame jau 20 metų, mūsų vairuotojai yra mūsų, o ne naktiniai "kirvis". Mūsų transporto priemonės ne senios šiukšlynai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra atsakomybingas reikalas, kur verta pasitikėti patikimu partneriu, o ne ieškoti pigiausio varianto "oliux".

Ar galite duoti šaltinius (references)?

Taip, turime daug klientų, kurie ne kartą mus pasitelkia. Galiu duoti kontaktus tų, kurie perkraustė didelius IT padalinius iš Frankfurto ar logistikos centrus iš Miuncheno. Jie gali papasakoti, kaip viskas vyko be problemų. Nerašau šituos skelbimus, tiesiog tarkime, kad reputacija kalba pati už save. Bet jei reikia užtikrinimo – pateiksiu.

Kaip elgtis su jautria technika, jei kelio metu smarkiai kratoma?

Mes naudojame specialias užpildomas medžiagas, pvz., putplasčius arba pneumo putas, kurios apgaubia techniką. Paprastos dėžės nėra pakankamos serveriams. (Nors kartais ir tenka naudoti, bet tik su daug įdomiosios popieriaus). Svarbu paruošti techniką tvarkingai, pamesti laikus. Vokietijoje dažniau užsakoma tokia paslauga, nes ten technika vertinama labai aukštai.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Nėra. Mes sakome, kas yra. Galbūt tik mokesčiai už tiltus ar tunelius, jei kelyje pasitaiko tokių, kurie neįeina į standartinį maršrutą. Pavyzdžiui, jei reikės važiuoti per kurį nors Alpių tunelį (nors į Lietuvą važiuojant aplamai nereikia), tai būtų papildomai. Bet mūsų maršrutai įprasti, todėl staigmenų neturėtų būti.

Ką daryti, jei pats biuras Vokietijoje dar nebaigtas statyti?

Tai problematiška. Krovinys nieko kur dėti. Galima jį laikyti laikiname sandėlyje Vokietijoje arba Lietuvoje, bet tai kainuoja. Geriau palaukti, kol baigs statybas, arba krovinį vežti dalimis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos į nebaigtą objektą yra kaip statybos aikštės chaosas. Geriau nedaryti taip, nebent tikrai būtina.

Ar reikia rūpintis viza ar leidimais vairuotojams?

Ne, mes esame ES piliečiai, todėl leidimų nereikia. Laisvė judėti ir dirbti ES viduje. Buvo laikai, kai reikėjo vizų, kai įveždavome į Angliją ar Šveicariją, bet Vokietija – ES. Viskas paprasta. Tiesiog reikia, kad vairuotojas turėtų pasą arba tapatybės kortelę, jei sustabdys pasienio kontrolė (nors tarp ES valstybių dažnai jos nėra).

Kodėl Vokietijoje sunkiau rasti darbuotojus perkraustymui?

Nes jie brangūs. Vokiškas darbas kainuoja. Todėl dažnai klientai nuveža daiktus iki pat sienos arba paties Lietuvos ribos, o ten juos perima mūsų vairuotojai. Taip sutaupyta. Bet pilnas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mūsų komanda ten yra geriau, nes tada vieni žmonės atsiskaito už visą procesą nuo pradžios iki galo.

Ar galite padėti su išmetamomis atliekomis?

Galiu pasakyti, kur nuvežti, bet nepervežu. Tai ne mūsų kompetencija, ir mes neturime licencijų tokiems atliekų pervežimui. Galiu pasakyti, kur yra artimiausias savivaldybės konteineris, bet jei tenka vežti toną šiukšlių, tai geriau pasikviesti specialią techniką.

Ką daryti, jei įvyko avarija?

Skambinti mums ir policijai. Mes turime draudimą, kuris padengs žalą. Svarbu nenuimti daiktų iš vietos iki kol dokumentuota incidentą. Vairuotojas žino, ką daryti. Jis užpildo CMR protokolą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mūsų draudimu yra saugus, nors aš tikiu, kad niekada to nereikės.

Ar galima užsakyti ekskursiją kelyje?

(Šipūnoniai klausia). Ne, mes ne turistų autobusas. Vairuotojas turi laiko limitus ir negali važiuoti rodyti "lietuvos kalvos". Jis turi pristatyti krovinį. Jei norite pamatyti kažką, važiuokite savo automobiliu.

Taigi, jei planuojate biuro perkraustymas iš Vokietijos, susitarkite su mumis iš anksto. Geriau praleisti valandą pokalbio telefonu, nei stovėti valandas pasienyje su įtariantais muitininkais. Mes padėsime išvengti tų klaidų, kurias daro pradedantys. Pasitikėkite patirtimi ir viskas bus gerai. Sėkmės susitariant ir sekantis kelias turi būti sklandus.