Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu: iš tiesų naudingi patarimai

Dirbu šitoje srityje jau daugiau nei dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo paprastų dėžių su knygomis iki visų serverinių pervežimo pro Šiaurės jūrą. Žmonės visada klauso, kaip padaryti, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu vyktų be skausmo? Sąžiningai sakant, idealiojo recepto nėra, nes visada kažkas nepavyksta taip, kaip planavote. Vokietijos keliai geros, bet savininkai būna įvairūs, o situacijos kelyje – nenuspėjamos. Čia ne tiesiog apie tai, kaip užkrauti sunkvežimį, bet ir kaip išvengi tų situacijų, kai vairuotojas dingsta be žinios arba dėžės atsiduria ne toje vietoje. Pasidalinsiu tuo, ką išmokiau per savo patirtį, tiesiogiai, be jokių gražių frazių, kadangi Jums reikia realių žinių, o ne reklamos.

Pagrindiniai klausimai apie pradžią ir planavimą

Kada pradėti ruoštis perkraustymui?

Geriau ankstyvai, nei vėlai. Paprastai sakau, kad jei jau žinote datą, skambinkite iš karto. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu neįvyks per savaitę, jei turite daug technikos. Vokietijose reikia rezansuoti liftą, gauti leidimus stovėjimui prie pastato – tai užtrunka. Vieną kartą turėjau klientą iš Miuncheno, kuris skambino sekmadienį norėdamas važiuoti trečiadienį... ne, taip nebebuvo. Pradėkite planuoti mažiausiai mėnesiu iki, o geriau du.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo?

Be abejo. Nors jis atrodo paprastas popierius, be jo bus chaosas. Sąraše turi būti viskas: nuo didžiausio seifo iki mažiausio pieštuko. Be to, jei ką nors prarasite arba sulaužysite (tai, deja, nutinka), draudikas nepermos be sąrašo. Užtruksite valandą jį padaryti, bet sutaupysite nervų vėliau. Ypač kai vykstate iš didelių miestų kaip Berlynas ar Hamburgas, kur viskas yra brangu.

Kaip susirasti normalią įmonę?

Nepamirškite, kad brangiau nereiškia geriau. Pažiūrėkite, ar jie turi realų transportą, o ne tik nuotraukas internete. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu įmanomas tik su tais, kurie nebijo parodyti savo garažų. Atsižvelkite į atsiliepimus, bet nebūtinai tik į teigiamus – raskite ten, kur parašyta apie problemas ir kaip jos buvo išspręstos. Jei visada idealu – tai arba meluoja, arba nieks dar nerašė tiesos.

Ką daryti su dokumentais?

Dokumentus reikia supakuoti atskirai ir pažymėti. Tai ne ką nors, ką galima užmesti į bendrą krūvą. Geriausia juos nešti su savimi, jei įmanoma, arba dėti į užrakintą dėžę, kurios viena žino tik vadovas. Vokietijos duomenų apsauga yra griežta, todėl nespardykite tų taisyklių. Prarasti biuro archyvą – tai siaubas, su kuriuo nenorėčiau susidurti niekada.

Ar verta vadovui vykti su transportu?

Kartais verta, kartais ne. Jei tai nedidelis biuras, vadovas gali važiuoti ir susitvarkyti vietoje. Bet jei reikia vadovauti procesui Lietuvoje, geriau likti čia. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu įvyksta tada, kai abiejose pusėse yra atsakingi žmonės, o ne vienas asmuo bėgioja per pusę Europos.

Kaip paruošti darbuotojus?

Jei nieko nepasakysite, bus panika. Pasakykite jiems, kada reikia susirinkti daiktų, ką daryti su asmeniniais daiktais. Žmonės dažnai pamiršta išimti keptuves ar augalus. Darbuotojai turi žinoti, kad jų kompiuterius nemontuos specialistai iš Vokietijos, o mūsiškiai čia.

Vokietijos specifika: ką reikia žinoti

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie biuro?

Vokietijoje tai gana bėda, ypač miestuose. Reikia kreiptis į vietinę savivaldybę (Ordnungsamt). Tai trunka keletą dienų, kartais reikia mokėti už vietą. Be to, jei užblokuosite kelią be leidimo, gausite baudą, ir gana didelę. Geriau, kad logistikos partneris tai suorganizuotų, jis turi patirties.

Kuo skiriasi perkraustymas iš Rytų Vokietijos?

Neskučiau, kad labai skirtųsi, kelių kokybė gali būti šiek tiek blogesnė kaimuose, bet tai nedidelis dalykas. O gal tiesiog ten daugiau senų pastatų be liftų? Pavyzdžiui, vienas projektas Dresdenas buvo košmaras dėl siaurų laiptų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu dažnai priklauso nuo to, kiek senas pastatas, bet ne nuo jo geografinės padėties.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dažniausiai ne, jei tai ne lietuviška firma. Vokietijos vežėjai daugiausia kalba vokiškai arba angliškai ar rusiškai. Bet aš visada stengiuosi siųsti lietuvius vairuotojus, kad nebūtų barjero, nes taip lengviau susitarti dėl smulkmenų vietovėje.

Kas dėl „Maut“ (mokesčių už kelius)?

Jas turi sumokėti vežėjas, jie įskaičiuoti į kainą. Jums nereikia rūpintis, kad vairuotojas neturėtų pinigų už kelių mokestį netoli Kelno ar Frankfurto. Tai standartinė procesų dalis, bet patikrinkite, ar kaina nebe toks mažas, kad ten neįtrauktos išlaidos.

O jei reikia statyti aukštą kraną?

Tada reikia specialios leidimų ir vietos. Vokietijai tai gana standartinė praktika, bet brangi. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu su technika į aukštus aukštus gali kainuoti dvigubai daugiau. Svarbu apie tai suklypę pasakyti iš karto, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie namų.

Ar saugu palikti daiktus vakare Vokietijoje?

Nerekomenduočiau. Nors Vokietija saugi, vagystės iš sunkvežimių yra dažnos, ypač poilsiavietėse prie automagistralių. Geriau, kad vairuotojas užrakintas ir nuvažiuotų į saugią stovėjimo aikštelę.

Kainos ir sutartys ( pinigai visada svarbu)

Kaip susiformuoja kaina?

Paprastai tai km + valandos darbo Vokietijoje + valandos Lietuvoje. Taip pat įeina kėlimo paslaugos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu niekada nebus pigiausias rinkoje, jei norite kokybės. Už kiekvieną papildomą aukštą be lifto imamas papildomas mokestis.

Ar galima taupyti ant dėžių?

Nežinau, gal ir galima, bet tai rizikuota. Naudotos dėžės gali sugriūti. Pirkite naujas, stiprias dėžes. Skirtumas tarp 50 eurų ir 100 eurų už dėžes nėra toks didelis palyginti su kompiuterio ar serverio verte, kuris gali nukristi.

Kas su PVM?

Jei esate PVM mokėtojas, viskas tvarkoma per PVM sąskaitas. Jei ne – gausite sąskaitą su PVM, ir už ja turėsite sumokėti visą sumą. Vokietijos firmos gali dirbti be PVM (Intrastat), jei pateikite savo PVM kodą, tai patogu.

Ar reikia mokėti užklausimą?

Žinoma, ne, jei tai įmonė kurioje dirbu (o tikriausiai ir kitos normalios). Atvažiuojame, įvertiname, sakome kainą. Jei kas nors nori pinigų tik už tai, kad atvažiavo pažiūrėti – bėkite toliau.

Ką daryti, jei kaina pakilo proceso metu?

Turi būti parašyta sutartyje, kokiomis sąlygomis kaina gali keistis. Pavyzdžiui, jei Jūs neparodėte, kad turite 100 dėžių knygų vietoje 20. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu dažnai žlunga dėl netikslumo pradžioje, tad būkite sąžiningi apie tūrį.

Ar imama avansas?

Dažniausiai imama maža dalis (20-30%), kad būtų užtikrintas, kad klientas neišsisuks. Likusią dalį mokate atlikus darbą. Tai apsauga ir Jums, ir mums, kad nebūtų nesutarimų apmokant.

Technika ir jautrūs daiktai

Kaip pervežti serverius?

Serveriai turi būti išjungti (neprikabinti prie srovės) ir užfiksuoti rėmuose. Geriausia juos pervežti specialiuose užrakintuose konteineriuose. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu reikalauja, kad IT specialistas išjungtų viską prieš pakrovimą.

Ar galima pervežti augalus?

Taip, bet ne saulėlydžiu (žiema). Augalai gali užšalti sunkvežimyje, jei ten nėra šilumos. Vokietijoje augalai dažnai būna dideli ir brangūs, tai verta pagalvoti ar verta juos vežti, ar geriau nusipirkti naujus.

Ką daryti su staluose paliktais daiktais?

Išmeskite patys. Vairuotojas nėra šiukšlininkas. Jei paliksite skysčių, jie gali išsilieti per visą krovinią. Viena kartą teko valyti kavės, kurią išpylė po ilgos kelionės... buvo nep malonu.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalai, spintos, lentynos. Kitaip jie neužims vietos ir gali sulūžti. Vokietijos baldai dažnai būna kompleksiniai, tad reikia žmogaus, kuris supa montavimą.

Kaip apsaugoti grindis ir duris?

Reikia naudoti apsaugines kilimėlius ir gobtuvus. Profesionalios įmonės tai turi su savimi. Nesigailėkite prašyti to, nes jei paliksite įbrėžimą Vokietijos biure, savininkas pareikalaus atlyginimo.

Ar tikslinė technika pervežiama atskirai?

Geriau taip. Jei turite brangų mikroskopą ar laboratorinę įrangą, geriau ją apdrausti ir, jei įmanoma, vežti asmeniniame automobilyje arba specialiu būdu. Sunkvežimio vibracija gali nulūžti labai jautrius dalis.

Problemos ir nesklandumai (pavyzdžiai iš gyvenimo)

Kas nutinka, jei vairuotojas vėluoja?

Skambinkite. Kartais eismas, kartais techniniai gedimai. Vieną kartą mūsų vairuotojui sutrūko atradų skriemulys netoli Berlyno. Buvo keleta. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu neapima neišvengiamų gedimų, bet įmonė turi turėti užklausos planą – kaip greitai atsiųsti kitą automobilį ar meistrą.

Ar dažnai sulaužomi daiktai?

Nedažnai, jei viską užpakuojame. Yra buvę atvejų, kai klientas pats susifikavo dėžę (nors sakiau, kad mes darysime), ir ji išsilydėjo. Tuomet klausimas, kas kaltas. Geriausia tegul kuo užsiima profesionalai.

O jei Lietuvoje neįleis sunkvežimio?

Tokios situacijos būna. Tada reikia iškrauti į mažesnį sunkvežimį (perkraustymas). Papildomai kainuoja, bet tai reikia numatyti ankstesnėje apklausoje. Žinia, Vilniaus senamiestyje su 20 tonų sunkvežimi nepravažiuosi.

Ar gali būti problemų su kalba Vokietijoje?

Kartais vietiniai sargai ar budėtojai nenori kalbėti angliškai. Tada padeda vokiškai kalbantis vairuotojas. Jeigu jis tik lietuvis, gali kilti nesusipratimų dėl to, kur statyti kryptį. Įtraukiau tai į savo patikrinimo sąrašą.

Kas daryti, jei dingo dėžė?

Iš karto praneškite vadovui. Paieškoma vietovėje, kur buvo iškrauta. Kartais ji tiesiog nukrito po kitomis dėžėmis sunkvežimyje. Praradimai reti, bet įmanomi, jei nepasirašėte išdavimo sąrašo (paketinio listo).

Ar galima patikėti visą procesą?

Jei turite gerą vadovą vietoje – taip. Jis pasirašo dokumentus už Jus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu įmanomas nuotoliniu būdu, jei abiejose pusėse yra kompetentingi žmonės. Bet asmeniškai visada rekomenduoju būti arti.

O jei įmonė bankrotuoja?

Tada gausite problemų. Tiek patikrinkite įmonę prieš pasirašant. Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būdu neįmanomas su firma, kuri veikia tik vieną mėnesį. Ilgametė patirtis čia yra svarbiausias garantas.

Pabaigos darbai ir išvados

Kiek laiko užtrunka iškrauna Lietuvoje?

Priklauso nuo lifto. Jei liftas greitas, dieną galime padaryti. Jei reikia nešti laiptais – dvi dienas. Būkite nusiteikę, kad darbuotojai negalės dirbti pirmą dieną.

Ar reikia tvarkyti biurą iš karto?

Geriau iš kraičiaus sudėti didžiuosius daiktus, o smulkmenas palikti vėliau. Kitu atveju viskas užsimels. Vienas klientas bandė dirbti tais pačiais metu, kai mes nešėm dėžes... visiškas chaosas buvo.

Kaip atiduoti raktus Vokietijoje?

Susitarkite su savininku (Hausmeister) iš anksto. Jis turi padaryti priėmimo-paveldėjimo protokolą (Übergabeprotokoll). Be to negausite depozito.

Ar reikia atlikti švarą Vokietijoje?

Be abejo. Vokietijai labai svarbu, kad paliksite biurą švarų. Priešingu atvejuims sąskaitą už valymą atsiųs Jums iš Vokietijos po mėnesio. Geriau sumokėti vietiniams valytojams 200 eurų, nei vėliau gauti sąskaitą už 1000 eurų.

Kada galima jaustis saugiai?

Kai paskutinis vairuotojas išvažiuoja iš Jūsų kiemo Lietuvoje ir viskas sudėta vietoje. Tada galite atsipūsti.

Apibendrinant, biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimiausiu būsus sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės ir planavimo. Nereikia būti ekspertu, kad suprastum – svarbiausia turėti partnerį, kuris nebijoda atsakomybės ir kalba tiesą. Visada gali kilti nesklandumų su technika ar vairuotojais, bet jei viskas suplanuota gerai, Jūsų įmonė veiks be pertraukų. Nenaudokite pigiausių pasiūlymų, nes taip sutaupysite tik iki pirmojo incidento. Sėkmės Jūsų perkraustyme, tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kurias padariau daugelis prieš Jus.