Biuro perkraustymas iš Vokietijos patikimai ir be rūpesčių: vadovas, kaip neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, laikas skrenda. Per tą metą mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų operacijų iki tokių katastrofų, kad net aš strigdavau. Žinoma, biuro perkraustymas iš Vokietijos gali atrodyti kaip kosminė misija, ypač jei anksčiau teko vežti tik kelis kėdžių rinkinius. Vokiečiai yra žinomi dėl savo tikslumo, tad tenka prisiderinti prie jų standartų, kuriais kartais sunku užkibti. Čia ne tik apie sunkvežimius ir dėžes, tai visiškai kitas logistikos lygmuo. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia žinoti keletą niuansų, kuriuos paprastai nepasakoja reklamuose.

Kainos ir pinigai (arba kodėl ne taip pigu)

Kiek kainuoja vidutinis biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Tai, žinoma, klausimas Nr. 1. Viskas priklauso nuo tūrio ir atstumo, bet biuro perkraustymas iš Vokietijos paprastai prasideda nuo kelių tūkstančių eurų, jei kalbame apie įmonę su 10-15 darbuotojų. Prie kainos įeina ne tik važiavimas, bet ir pakavimo medžiagos, darbas bei draudimas. Vokietijoje darbo jėga brangi, tad jei ten reikia įsileisti mūsų komandą, tai gali brangti daugiau nei įprasta. Geriau tiksliai išmatuoti kiekvieną kvadratinį metrą, kad nebūtų staigmenų galutinėje sąskaitoje.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia vežti seifą ar IT įrangą?

Absoliučiai taip. Seifai tai yra košmaras – jie sunkūs, juos reikia specialiai užfiksuoti, o kartais net išmontuoti. Jei kalbame apie serverių spintas, tai čia visai kita istorija, reikia ypatingo dėmesio. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su jautria įranga kainuoja brangiau, nes reikia garantuoti, kad niekas nesužels ar nenukris perkeliant. Paprastai tokiems daiktams taikome papildomą draudimą ir, žinoma, tai atsispindi kainoje. Negalima tiesiog užmesti į furgoną ir važiuoti.

Kodėl vienos firmos kainuoja pigiau, kitos brangiau?

Turiu pasakyti tiesą – pigiausios paslaugos dažniausiai baigiasi blogiausiai. Yra firmų, kurios tiesiog perka „krautą“ prie kelio ir veža, be jokio atsakomybės. O kai susidaro problema, pavyzdžiui, sugenda brangus stalas, telefonas nebeatsiliepia. Mūsų atveju mokate už užtikrintumą ir tai, kad aš asmeniškai prižiūriu, ką vežia. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti apdraustas, o ne tiesiog „kažkaip“ parvežtas. Taupyti čia reikėtų tik savo galvoje, bet ne piniginėje, jei vertinate savo turtą.

Ar galima mokėti paskui, ar reikia avanso?

Daugelis klauso šito. Standartiškai mes prašome maždaug 30–50 proc. avanso, kad užtikrintume, kad klientas nedingtų. Vėliau likutį sumokate, kai viskas atvyksta ir sutvarkoma. Yra buvę atvejų, kai atvežėme viską į Vilnių, o klientas pradeda vaidinti, kad pinigų dabar nėra. Todėl avansas – tai neblogas dalykas abiem pusėms. Be to, reikia padengti kuro išlaidas ir užmokestį vairuotojams kelionei.

Pasiruošimas ir Vokietijos niuansai

Kiek laiko iš anksto reikia planuoti?

Idealiai – mėnesį, o geriau šešias savaites. Žinoma, biuro perkraustymas iš Vokietijos įvyksta ir per savaitę, jei aš spėju surasti laisvą mašiną, bet tada stresą jaučiate ir jūs, ir aš. Reikia suderinti su pastatu Vokietijoje, kada galima statyti sunkvežimį, nes ten visiškas chaosas su leidimais. Vieną kartą teko laukti tris valandas, kol priėjo vietinė policija, nes pastato administratorius nepaskambino. Geriau niekada taip nedaryti.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Padeda, jei bent kas nors komandoje supranta vokiečių kalbą, bet ne būtina. Aš šiek tiek kalbu, daugiau šnekamąja, pakanka užsirašyti vietą. Tačiau jei su jumis kalbina tik vokiškai ir nieko kitaip, gali būti problemų su detalesniu supratimu. Dažniausiai viskas tvarkoma raštu, o vertėjai dabar yra telefonuose. Taigi, biuro perkraustymas iš Vokietijos be vokiečių kalbos įgūdžių įmanomas, tik reikia kantrybės.

Ką daryti su šiukšlėmis? Vokietijoje juokais nesinaudoja.

Oi, tai stiprus klausimas. Vokietijoje atliekų surinkimas yra be galo griežtas. Negalima tiesiog viską užmesti į vieną krūvą ir išmesti. Reikia rūšiuoti popierių, plastiką, elektroniką. Kartais biuro perkraustymas iš Vokietijos užtrunka ilgiau dėl to, kad reikia išnešti senus spintas į specialią vietą, o ne tiesiog palikti gatvėje. Jei paliksite netvarką, gausite baudą, kuri bus didesnė už patį pervežimą. Geriau pasirūpinkite konteineriais iš anksto.

Ar jums reikia, kad aš pats viską supakuotų?

Galite supakuoti patys, jei norite taupyti, bet tada mes neatsakome už tai, jei indai nulūžta (nors biure indų retai būna). Jei kalbame apie dokumentus ar smulkius daiktus, geriau juos sudėti į dėžes pačioms. O didelius daiktus – spintas, stalus – mes paimame savo rankas (t.y. įrankius). Vienas klientas bandė supakuoti kompiuterius be jokių užpildų, naturally, viskas atvyko sulūžęs. Geriau leiskite mums padaryti mūsų darbą.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Be abejo. Negalima perkelti didelės konferencijinės stalo viršaus ne išmontavus, ji tiesiog nelips į liftą ar duris. Mūsų komanda atvyksta su šlagbaumi ir įrankiais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be išmontavimo yra neįmanomas, nebent jūsų baldai yra iš „IKEA“ ir jūs juos norite išmesti (juokuoju, bet kartais taip būna). Susimontuojame viską atgal naujoje vietoje, jei reikia.

Dokumentai ir biurokratija (nuobodžiausia dalis)

Kokius dokumentus reikia turėti?

Pagrindinis dalykas – tai krovinio sąrašas (packing list). Jis turi būti tikslus, idealiai su numeriais. Be to, jei biuro perkraustymas iš Vokietijos vyksta ne tarp ES šalių (nors Vokietija yra ES, bet visada yra niuansų), gali prireikti EX1 arba kitų muitinių dokumentų. Bet dažniausiai tereikia CMR sąskaitos ir draudimo poliso. Geriau viską pasitikrinti su vadybininku, kad muitinėje nepristotų.

Ar reikia mokėti PVM?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra PVM mokėtoja. Jei taip, tai dažniausiai taikoma PVM 0 proc. norma, jei pateikiate savo PVM mokėtojo numerį. Vokietijos partneriai tikrai to reikalos. Jei nesate mokėtojas, turi mokėti įprastą tarifą. Vieną kartą teko aiškinti klientui valandas, kodėl sąskaitoje atsirado PVM, nors jis manė, kad pervežimas – tai „paslauga“ be mokesčių. Nėra.

Kas dėl draudimo? Ar jūsų apima viskas?

Mes turime standartinį transporto draudimas, bet jis apima tik tiek, kiek mes sutikome sąskaitoje. Jei turite brangių dalykų, juos reikia specialiai uždrausti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti saugus, bet jei sąskaitoje parašyta „baldai“, o viduje yra dešimt tūkstančių vertės serveris, draudimo kompanija gali atmesti pretenziją. Būkite sąžiningi, tai padės išvengti nemalonumų.

Ar sutikrate su Intrastat deklaracijomis?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Jei perkeliate daugiau nei tam tikrą vertę, reikia pateikti Intrastat deklaracijas tiek Lietuvoje, tiek Vokietijoje. Aš asmeniškai visada primenu apie tai klientams, nes dažnai apie tai pamirštama. Be to, biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja tikslų svorių nurodymą, o tai ne visada lengva nustatyti be svarstyklių. Mes padedame suformuoti šiuos duomenis.

Kelionės ir techninės problemos

Kiek laiko trunka kelionė iš Berlyno į Vilnių?

Įprastai tai apie 12–14 valandų važiavimo, be sustojimų. Jeigu biuro perkraustymas iš Vokietijos įvyksta žiemos metu ir keliais sninga, gali užtrukti ilgiau. Be to, reikia įskaityti laiką pakrovimui ir iškrovimui. Vieną kartą užstrigome Poznanėje dėl avarijos autostradoje ir prasidedė šventės, tad važiavome 20 valandų. Tai retas atvejis, bet įvyksta.

Kokį transportą naudojate?

Tai priklauso nuo tūrio. Maži biurai išsiverčia su 3,5 ar 5 tonų sunkvežimiais, o dideliems reikia 20 tonų vilkiko su puspriekabe. Jeigu reikia biuro perkraustymas iš Vokietijos su dideliu kiekiu baldų, naudojame „Jumbo“ priekabas su pakeliamu stogu, kad tilptų aukštos spintos. Svarbu, kad mašina būtų techninėje būklėje, nes Vokietijoje techninė apžiūra yra griežta.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Galima, jei yra vietos (lova). Tačiau nerekomenduoju, nebent jūs tikrai norite pamatyti, kaip vairuotojai gyvena. Kelionė nėra pramoginė. Bet jei reikia palydėti brangų krovinį, galime sutarti. Tiesa, biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti ilgas, o vairuotojui reikia poilsio, tad jūs turite suprasti, kad jis nebus jūsų asmeninis vairuotojas-gidas.

Kas darote, jei sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet mes turiam draugų. Skambinam vietiniams pagalbos tarnyboms arba siunčiame atsarginę mašiną iš artimiausios bazės. Vieną kartą, prieš daug metų, mums užsidegė sankaba netoli Hanoverio. Teko laukti dieną. Dabar stengiamės techniškai tikrinti mašinas prieš kiekvieną tokią didelę kelionę, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos neveltų į pavojų terminus.

Ar sunku važiuoti Vokietijos keliais?

Vokiški keliai puikūs, bet greitis didelis. Mūsų sunkvežimiai važiuoja 80 km/h, o asmeninės mašinos praleidžia mus kaip vėją. Reikia būti labai atidžiamas, ypač sankryžose. Be to, daug kur yra greičio apribojimai dėl triukšmo, ten baudos didelės. (Tikrai didelės, girdėjau, kad vienam girdėjus 500 eurų baudą už 10 km/h viršijimą mieste).

Rizikos ir netikėtumai

Kas nutinka, jei pas mus sugenda liftas?

Tai reali problema. Jei naujame biure neveikia liftas, o biuras penktame aukšte, mums tenka išnešti viskas rankomis. Tai brangina darbą kelis kartus. Prieš pradedant biuro perkraustymą iš Vokietijos, visada klausiu apie liftus. Jei jo nėra, privalu žinoti iš anksto, kad galėčiau atsiųti daugiau žmonių. Ne kartą girdėjau keikiasi vairuotojai, kai sužino, kad reikia nešti 20 metrų laiptais.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis – ne. Esu įsitikinęs savo komanda. Yra buvę atvejų, kai klientai praranda kažką patys, o tada kaltina mus. Viską užfiksavame vaizdo kameromis arba pasirašome perdavimo aktus su būklės aprašymu. Jei biuro perkraustymas iš Vokietijos atliekamas protingai, niekas nedings. Bet visada patariu nevežti pinigų ar labai asmeninių daiktų be priežiūros.

O jei aš nežinau tikslaus adreso?

Tai būna, kai įmonė dar ieško naujos vietos. Tada galime Krovinį atvežti į sandėlį Lietuvoje ir laikyti jį kelias dienas, kol paruošsite biurą. Tai papildoma paslauga, saugykla. Geriau taip, nei važiuoti ratu su pilnu sunkvežimiu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti lankstus, nes verslo aplinka keičiasi greitai.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Dirbame, jei užmokestis atitinka. Tačiau reikia prisiminti, kad Vokietijoje šventės yra šventės – parduotuvės uždarytos, sandėliai uždaryti. Jei planuojate biuro perkraustymą iš Vokietijos per Velykas ar Kalėdas, reikia viską užbaigti prieš šventes arba pradėti po jų. Vieną kartą bandėme užfiksuoti krovinį Velyką sekmadienį, bet niekas neatvyko atidaryti vartų. Buvo keista.

Finaliniai patarimai ir išvados

Kodėl verta rinktis jus o ne pigų „skelbimą“?

Kadangi aš čia rašau kaip žmogus, kuris tai daro 20 metų, galiu pasakyti – patirtis svarbiau. Pigūs vežėjai dažnai neturi nei draudimo, nei gero techninio stato. Su jais biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa lošimu. Su mumis tai yra paslauga, už kurią atsakau. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet gauti ramybę ir garantijas, kad viskas atvyks sausai ir laiku.

Ar turite ką nors papildomo pasakyti?

Geriausia – nekelkite savo patys, jei jums trūksta galios. Nesuvežiate. Iškvieskite mus, padarysime greičiau ir saugiau. Ir vėlgi – sekite savo dėžes. Ačiū.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra tas dalykas, kurį reikia daroti patys, norint sutaupyti šimto eurų. Per šiuos dvidešimt metų mačiau, kaip nekokybiškas planavimas sugriauna verslo procesus. Rinkitės patikimus partnerius, planuokite atsargiai ir viską užrašykite. Tada kelionė iš Vokietijos bus tiesiog darbo diena, o ne nervų išbandymas. Sėkmės jūsų verslui ir naujai vietai.