Biuro perkraustymas iš Vokietijos – pasiruošimo gairės

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Vokietijos niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešiate piešinyje. Viskas prasideda nuo planavimo, bet baigiasi dažniausiai su nugarų skausmais ir prarastomis dėžėmis. Vokietija yra disciplinuota šalis, bet kai kalbame apie logistiką, ten irgi yra savų "vabalių", ypatingai kai važiuojate per Berlyną arba bandote išsiregistruoti sunkvežimiui tam tikroje zonoje. Svarbiausia – ne tik rasti transportą, bet ir suprasti, ką daryti su technika bei dokumentais, kad vėliau nepridurtumite galvos su muitine ar policija. Geriau pasiruošti iš anksto, nei vėliau verkti ant iškraunamos krovininės.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko užtrunka

Kiek laiko užtrunka toks procesas iš Vokietijos?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų, bet biuro perkraustymas iš Vokietijos Paprastai trunka nuo trijų iki penkių dienų, jei kalbame apie standartinį biurą 50–100 kvadratinių metrų. Reikia laiko išmontuoti baldus, juos supakuoti, parvežti į Lietuvą, o čia vėl pastatyti ant kojų. Kartais pasitaiko, kad vairuotojas užstringa eismo juodose prie Miuncheno, ir tada viskas pavėluoja. Geriau planuokite savaitę laiko atsargai, kad nebūtumėte stresuojantis paskutinę minutę.

Ar verta rinktis didelę firmą ar mažą?

Didelės firmos brangiausios, bet turi daugiau resursų, jei kažkas lūžta. Mažos įmonės gali būti lankstesnės, bet jei jų sunkvežimis sugenda, jums gali tekti laukti dieną ar dvi. Asmeniškai mačiau situaciją, kai maža perkraustymų kompanija pasiūlė neįtikėtinai mažą kainą, bet vėliau pasirodė, kad jų draudimas neapėmė technikos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja patikimumo, todėl nežiūrėkite tik į kainą, patikrinkite ir draudimo polisą.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį. Ypač jei turite daug technikos ar brangios įrangos. Reikia suderinti laiką su savo darbuotojais Vokietijoje, nes jie taip pat turi parengti savo darbo vietas. Vieną kartą klientas skambino prieš savaitę ir norėjo perkelti visą IT skyrių... tai buvo chaosas. Geriau anksti susitarti dėl datos, kadangi geri pervežėjai yra užsakomi savaitėmis iš anksto.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti vietą?

Būtina. Negaliu tiesiog atvykti su sunkvežimiu ir pasakyti "o, čia neįvežiama". Vokietijose daug senų pastatų, kuriuose siauri koridoriai arba net liftas netelpa standartinės dėžės. Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali tapti košmaru, jei vairuotojas pamatys, kad reikia nešti daiktus per trečią aukštą laiptais, nes liftas remontuojamas. Tada kaina šoktels į dangų.

Kaip susitarti dėl kainos, kad nebūtų nustebta?

Visada prašykite fiksuotos kainos arba bent jau "cap" (ribos). Jei jie sako "valandinis įkainis", būkite tikri, kad valandų bus daugiau, nei planavote. Užklauskite, ar į kainą įeina pakavimo medžiagos, ar tik darbas. Kartais įmonės rašo mažą kainą, bet paskui prideda mokestį už kiekvieną kilogramą arba už lipdukus ant dėžių. Visad tikrinkite smulkmenas.

Ar reikia savo darbuotojų pagalbos?

Gerai, jei kas nors iš jūsų komandos gali prižiūrėti procesą Vokietijoje. Vairuotojas gali nežinoti, kur dėti specific serverius arba kur yra slaptos dokumentai. Bet nesiųskite visų darbuotojų krauti dėžių – jiems mokėti už tai brangiau nei profesionaliems krautojams, o ir atsakomybės klausimas lieka atviras.

Pinigai, kainos ir nenumatyti išlaidos

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Sakyčiau, kad pradedant nuo tūkstančio euro, tai jau reali suma, jei kalbame apie nedidelį biurą. Kaina priklauso nuo atstumo (pvz., iš Miuncheno brangiau nei iš Klaipėdos rajono esančios pasienio vietovės), kiekio ir darbo sudėtingumo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra pigus malonumas, todėl žiūrėkite į tai kaip į investiciją į savo ramybę. Negeriausia yra pasirinkti pigiausią variantą ir paskui mokėti už sugadintus kompiuterius.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Svarbiausia yra krovinio svoris ir tūris, bet taip pat ir prieiga. Jei reikia naudoti keltuvą ("MietaerhebHubwagen") arba specialią techniką, tai brangiau. Taip pat įtakos turi diena – savaitgaliais ar šventėmis dirbti brangiau. Dar vienas dalykas, kurio dažnai nepagalvojate – laukimas. Jei vairuotojas laukia, kol jums išsirūpins raktus, tas laikas taip pat mokamas.

Ar į kainą įeina draudimas?

Dauguma įmonių siūlo standartinį draudimą, bet jis dažnai būna labai minimalus – pvz., 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, kuris sverdo 10 kg, tai jums gali sumokėti tik 100 eurų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja papildomo draudimo, jei turite brangios technikos. Užsirašykite apie tai raštu, o ne tik tikėkite žodžiu.

Ar galima sutaupyti dėl pakavimo?

Galima, jei patys supakuosite mažmeninius daiktus ir dokumentus. Bet supakuoti didelius spintų komplektus ar serverius geriau palikti profesionalams. Vienas mano klientas bandė sutaupyti ir pats suvyniojo monitorius į seną antklodę... spėjote, ką gavome? Biuro perkraustymas iš Vokietijas (tikiuosi, nerašau per daug klaidų, pavargau) tampa brangus, kai tenka pirkti naują įrangą vietoje senos.

Kokios gali būti paslėptos išlaidos?

Žiūrėkite už kelių mokesčius Vokietijoje (pvz., už įvažiavimą į miesto centrą arba už aplinkos apsaugos zoną "Umweltzone"). Dar gali būti mokestis už dėžių išvežimą (jei jų nereikia grąžinti) arba už ilgesnį iškrovimą dėl lifto gedimo. Visada klauskite "ar dar kas gali papildomai kainuoti?".

Ar galima atsiskaityti kortele arba reikia grynųjų?

Dauguma didelių įmonių priima pervedimus ir korteles, bet mažesnių pervežėjų vairuotojai dažnai pageidauja grynųjų arba dalį sumos "keliuose" (gyvai). Tai ne visada legalu pagal jų vidinius standartus, bet realybėje tokie atvejai pasitaiko. Geriau sutikti iš anksto, kad vairuotojas nedžiūgėtų, kai reikės mokėti pervedimu per 3 dienas.

Dokumentai, įranga ir Vokietijos taisyklės

Kokius dokumentus reikia tur�ti patvirtinimui?

Būtinai reikia sandorio (sutarties), kurioje matyti, kas ką perveža. Taip pat reikalingas krovinio sąrašas (pakavimo vėžėlis). Jei pervežate įmonės turtą, reikia turėti įgaliojimą, kad galite tai daryti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be dokumentų gali baigtis tuo, kad vairuotoją sulaikys patikroje ir teks mokėt baudą už nelegalų vežimą.

Ar reikia deklaruoti krovinį muitinėje?

Nors Vokietija ir Lietuva yra ES, kai kuriems kroviniams gali reikėti Intrastat deklaracijos, jei vertė viršija tam tikrą limitą. Tačiau įprastam biuro turtui (baldai, kompiuteriai) tai dažniausiai nebūtina, nebent tai yra prekės, kurios bus parduodamos. Patikrinkite su savo buhalteriu, aš čia ne ekspertas visais mokesčiais.

Kaip elgtis su duomenų saugumu?

Tai labai svarbu. Prieš išvežant kompiuterius, išjunkite juos ir, jei įmanoma, užšifruokite diskus. Yra rizika, kad dėžė gali dingti kelyje (nors retai, bet būna). Biuro perkraustymas iš Vokietijos taip pat reiškia duomenų perkėlimą, todėl nepalikkite prisegtų prie monitoriaus slaptažodžių ant lapelio. Vieną kartą radome vyrą, kuris paliko visus prisijungimus ant spaudos ant stalo...

Ar reikia specialių leidimų sunkvežimiui Vokietijoje?

Svarbu! Jei jūsų sunkvežimis svoriu viršija 7,5 tonas, gali reikėti mokėti kelių mokestį ("Lkw-Maut"). Taip pat būkite tikri, dėl "Umweltplakette" (ekologinės kortelės), jei reikės važiuoti į žaliąsias zonas miestuose. Nors perkraustymui dažniau naudojami mažesni sunkvežimiai, bet geriau žinoti iš anksto.

Kas daryti su serveriais ir jautria technika?

Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tik ištraukti laidą). Geriausia, kad juos išjungtų jūsų IT specialistas, o vėliau įjungtų čia. Jei serveriai yra dideli, reikės specialių dėžių su smūgių absorbcija. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su IT įranga yra pavojingiausia dalis, nes vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dažniausiai taip, jei pasamysite lietuvišką firmą. Bet jei pasamysite vietinę Vokietijos firmą, gali tekti kalbėtis angliškai arba vokiškai. Patogu, kai vairuotojas supranta, kur dėti "kątiką" (ką nors), o ne "tą dalyką, kuris stovi kampu".

Kas gali nutikti blogai (ir kaip to išvengti)

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Turi kreiptis į draudimo kompaniją. Bet čia yra vienas "butas" – dažnai reikia įrodymų (nuotraukų), kad daiktas buvo geros būklės prieš pakrovimą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos prasideda nuo to, kad reikia nufotografuoti visas brangias detales prieš supakuojant. Nenufotografavote? Gali būti, kad nieko negausite, nes bus žodis prieš žodį.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Sąžiningai? Retai. Profesionalios firmos tikrina krovinių sąrašus (konsignavimą) kiekvieną kartą, kai sustoja degalinėje. Pasitaiko atvejų, kai dingsta smulkių daiktų (telefonų, nešiojamųjų), jei dėžės netinkamai uždarytos. Užrakinkite brangias dėžes.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jei jis neduoda sutarties, reikalauja viso mokėjimo iš karto grynaisiais ir nesugeba paklausti apie krovinių svorį. Taip pat būkite atidi, jei jis neturi fiksuoto telefono numerio arba veikia tik per "Facebook" puslapį be atsiliepimų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos – rimtas verslas, ne hobis.

Ar yra rizika, kad sunkvežimis nepasieks vietos laiku?

Visada yra. Eismo įvykiai, blogas oras (ypač žiemos metu per Vokietijos autostradas "Autobahn"), ar net techniniai gedimai. Jei jums būtina, kad viskas būtų įrengta rytoj ryte, planuokite atvykti diena anksčiau. Nespėjimas dėl techninių priežasčių dažniausiai nėra įmonės kaltė, todėl nebus kompensuojamas.

Ką daryti, jei vairuotojas yra nemalonus arba nevykdo darbo?

Skambinkite dispečeriui. Nedarykite scenų prieš klientus arba Vokietijos policijos (n nebūtina). Dažniausiai problemos sprendžiamos telefonu. Jei vairuotojas atsisako krauti sunkių daiktų (nors tai sutartyje), tuomet reikia siųsti kitą komandą, bet tai gali brangiai kainuoti papildomai.

Ar įmanoma perkelti biurą savaitgaliu?

Taip, daugelis firmų tai daro, kad netrukdytų verslo procesams. Biuro perkraustymas iš Vokietijos savaitgaliu gali būti net ramiau, nes mažiau eismo. Tačiau tikrinkite, ar jūsų naujojo biuro pastate savaitgalis yra leidžiamas darbo laikas – kai kurie saugumo tarnybų kontraktai draudžia patekti į pastatą ne darbo laiku.

Galutiniai smulkmenos ir kiti dalykai

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet draudimas to nedengia. Jei vairuotojas sugadins jūsų asmeninį dviratį, kurį įmetėte į sunkvežimį be pranešimo, niekas to nebus atstatomas. Geriau to nedaryti, kad nebūtų įtarimų dėl kontrabandos ar neteisėto vežimo.

Kokias dėžes geriausia naudoti?

Stiprios, dvigubos sienelės dėžės ("Teleskopkisten"). Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių, jos tiesiog susilydo po kelis kartus pakrovus. Reikia specialių dėžių dokumentams (su skylutėmis, kad nebūtų įmesdami visko į vieną krūvą).

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvotus lipdukus ir rašykite, iš kurio kabineto ir kas viduje yra. "Vadovo kabinetas", "IT", "Virtuvė". Biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa daug greitesnis, kai vairuotojas žino, kur dėti dėžę, o ne klausinėja "kas čia per?" kiekvieną kartą.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Vokietijose labai svarbi kultūra. Net jei nuomotojas nesako, palikkite biurą tvarkingai. Išmeskite šiukšles, išrinktius kavos puodelius. Paliksite šiukšlių – gali gauti baudą arba prastą rekomendaciją (atsiliepimą), kas svarbu vėliau.

Kaip elgtis su augalais?

Augalus reikia specialiai supakuoti, kad jie neperšaltų (jei žiema) ir neperkaistų. Jie laikomi gyvais organais, todėl draudimas juos dažnai neapima. Geriau juos vežti atskirai, mažesniu transportu, jei jų nedaug.

Ar verta rūpintis kava ir pienu vairuotojams?

Tai nėra privaloma, bet labai padeda susidaryti gerus ryšius. Pasiūlykite kavos arba vandens. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra sunkus darbas, ir pavargęs, bet aptarnautas vairuotojas dirbs geriau ir atidžiau. Žmogiškasis faktorius veikia.

Kas nutinka su pakavimo medžiagomis po to?

Jas galima arba grąžinti (jei buvo nuoma), arba išmesti. Kai kurios firmos imasi medžiagų išvežimo už papildomą mokestį. Susitarkite apie tai iš anksto, kad nebeliktumėte su šimtais tuščių dėžių kieme.

Kodėl reikia tikrinti vairuotojo dokumentus?

Tikrai norite, kad jus sustabdytų policija, o vairuotojas neturės teisės vairuoti? Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja, kad vairuotojas turėtų galiojantį vairuotojo pažymėjimą (CCC) ir darbo sutartį. Tai jūsų apsauga.

Galimas paskutinis klausimas – ar verta tai daryti patys?

Jeigu turite mažą biurą ir nedaug daiktų, galite pamėginti su nuomotu mikroautobusu. Bet dideliems projektams biuro perkraustymas iš Vokietijos geriau patikėti profesionalams, kad išvengtumėte nugaros problemų ir nervų suirimo. Sutaupyti galite ant dėžių, bet ne ant savo sveikatos.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki gero planavimo ir bendravimo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra raketo mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Nepasitikėkite tik žodžiu, visad rašykite sutartis ir tikrinkite draudimą. Jei viską padarysite teisingai, tą dieną, kai atidarysite duris naujame biure Lietuvoje, galėsite ramiai įsirašyti pirmąją užduotį, o ne šiukšlyti po sulūžusiais spintomis.