Biuro perkraustymas iš Vokietijos pagal sutartą grafiką

Įvadas

Biuro perkraustymas iš Vokietijos pagal sutartą grafiką atrodo kaip paprastas dalykas: data, laikas, mašina, komanda. Bet praktikoje grafikas griūna ne nuo didelių problemų, o nuo smulkmenų: neužsakytas liftas, neteisingas adresas, nuomininkas neatidarė durų, IT specialistas vėluoja. Per daugelį metų supratau, kad geras grafikas turi ne tik planą, bet ir rezervą. Jei norite perkelti biurą be prastovos, reikia derinti ne tik vežėją, bet ir žmones abiejose pusėse.

DUK

Grafiko sudarymas prieš perkraustymą

Grafikas prasideda gerokai anksčiau negu pakrovimo diena. Reikia žinoti, kas, kada, kur ir su kokiais apribojimais dirbs, kitaip viskas virsta spaudimu vietoje.

Kiek laiko prieš perkraustymą reikia sudaryti grafiką?

Mažam biurui geriausia pradėti bent prieš 2–3 savaites. Vidutiniam biurui su IT įranga, dokumentais ir baldais reikėtų 4–6 savaičių. Dideliam perkraustymui iš Vokietijos į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą kartais reikia 8–10 savaičių, ypač jei reikia savaitgalio darbo ar sandėliavimo. Kuo trumpesnis terminas, tuo daugiau rizikos ir dažniau aukštesnė kaina. Grafikas turi būti toks, kad žmonės žinotų savo dalį.

Kas turi dalyvauti sudarant perkraustymo grafiką?

Idealiai – kliento atsakingas asmuo, vežėjo projektų koordinatorius, IT žmogus, pastato administratorius abiejose pusėse ir, jei reikia, baldų surinkimo komanda. Skamba daug, bet taip ir būna normaliai. Jei kas nors iš šių žmonių nedalyvauja, vėliau atsiranda spragų. Pavyzdžiui, IT sako, kad serveriai bus paruošti penktadienį, o administratorius leidžia liftą tik pirmadienį. Tokios spragos kainuoja laiką.

Ar grafikas turi būti labai detalus?

Taip, bet ne iki absurdų. Užtenka žinoti laiką, kada atvyksta komanda, kada pradedamas pakavimas, kada kraunama, kada išvykstama, kada atvykstama į Lietuvą ir kada pradedamas iškrovimas. Dar reikia numatyti pertraukas, laukimą, dokumentų pasirašymą ir IT patikrinimą. Per daug smulkmenų grafike irgi vargina, nes realybė vis tiek pasikeis. Bet pagrindiniai langai turi būti aiškūs.

Kodėl vienas kontaktinis asmuo yra toks svarbus?

Nes kai prasideda perkraustymas, visi pradeda skambinti visiems. Vairuotojas klausia vieno, buhalterė kito, administratorius trečio, o IT specialistas dingsta pietų. Vienas kontaktinis asmuo taupo nervus. Jis turi teisę priimti sprendimus arba greitai gauti atsakymus. Be tokio žmogaus grafikas tampa tik gražus dokumentas. Patirtis rodo, kad tai vienas svarbiausių dalykų.

Ką daryti, jei klientas dar nežino galutinės datos?

Tada reikia dirbti su preliminariu grafiku ir rezervuoti ne viską, o pagrindinius resursus. Pavyzdžiui, galima iš anksto numatyti transportą, komandą ir pakavimo medžiagas, bet galutinį patvirtinimą palikti 7–10 dienų prieš darbą. Jei data keičiasi per dažnai, kaina gali augti. Vežėjai rezervuoja mašinas ir žmones, o laisvų langų nėra. Ne visada įmanoma „palaikyti tą pačią kainą“, nors kai kurie taip žada.

Ar galima grafiko nekeisti iki pat perkraustymo?

Galima tik tada, jei viskas labai paprasta ir niekas nesikeičia. Daugeliu atvejų keičiasi bent vienas dalykas: baldai, dokumentai, liftas, darbuotojų prieiga, IT parengtis. Todėl grafikas turi būti gyvas dokumentas. Svarbu ne tai, kad jis niekada nesikeistų, o kad pokyčiai būtų fiksuojami. Jei paskutiniu momentu atsiranda 20 dėžių archyvo, tai jau naujas darbas.

Pakrovimo dienos valanda ir vietos niuansai

Pakrovimo diena atrodo lengviausia, bet būtent tada matyti, ar grafikas tikrai buvo sudarytas. Čia prasideda realus darbas su durimis, liftais, apsauga ir kartais nuotaika.

Kuri valanda geriausia pradėti pakrovimą Vokietijoje?

Dažniausiai 8:00–9:00 yra geras laikas, nes komanda dar šviežia, o diena ilga. Jei biuras Berlyne, Frankfurte ar Diuseldorfe yra verslo centre, reikia žiūrėti pastato taisykles. Kai kur krovininės mašinos įleidžiamos tik tam tikru langu. Jei pradedame vėliau, rizikuojame atsidurti vakare ant kelio. O vakare visi jau mažiau kantrūs.

Ar reikia rezervuoti liftą pakrovimo dieną?

Taip, jei biuras yra aukščiau pirmo aukšto. Liftas gali būti bendras, o ryte jį naudoja darbuotojai, valytojai, tiekėjai. Jei kėlimas iš 4 aukšto be lifto, kaina ir laikas keičiasi. Rezervacija turi būti rašytinė arba bent patvirtinta el. paštu, ne tik „nuojauta“. Kartais pastato apsauga nežino, kad kažkas kažkam pažadėjo. Todėl patvirtinimas svarbus.

Ką daryti, jei nuomininkas leidžia krauti tik iki 16 valandos?

Tada grafikas turi būti pastatytas aplink tą 16 valandą. Jei darbas trunka ilgiau, reikia iš anksto derinti pratęsimą arba papildomą dieną. Blogiausia, kai visi tikisi, kad „spėsime“, nes taip pigiau. Bet jei nespėsime, mašina gali stovėti, komanda dirbti viršvalandžius, o klientas mokėti papildomai. Geriau iš anksto pasakyti nepatogią tiesą negu po to aiškintis.

Kodėl svarbu žinoti įvažiavimo vartus?

Nes Vokietijos miestuose gatvės kartais siauros, o verslo centrai turi savo taisykles. Mašina gali būti 12 metrų, o vartai arba posūkiai netikti. Jei vairuotojas atvyksta ne į tą pusę, prarandame 30–60 minučių. Kartais reikia leidimo įvažiavimui į vidinį kiemą. Grafikas be įvažiavimo informacijos yra nebaigtas.

Ar pakrovimo vietoje turi būti kliento atstovas?

Labai pageidautina. Vairuotojas ir komanda gali pakrauti, bet tik kliento atstovas žino, kas tikrai turi išvažiuoti. Be jo gali nutikti keistų dalykų: senus baldus paliekame, nors jie turėjo keliauti, arba išvežame dėžes, kurios buvo skirtos archyvui. Jei atstovas negali būti visą laiką, reikia paskirti pakaitalą. Tai nėra formalumas, tai kontrolė.

Kiek laiko reikia palikti dokumentų pasirašymui po pakrovimo?

Paprastai 15–30 minučių, jei viskas tvarkinga. Jei dėžių daug, inventorizacija sudėtinga arba yra pastabų dėl apgadinimų, gali užtrukti ilgiau. CMR, pakrovimo aktas, dėžių sąrašas – viskas turi sutapti. Nereikia skubėti pasirašyti tik dėl to, kad „jau vėlu“. Paskui sunkiau ginčytis. Grafikas turi numatyti ir šį popierinį etapą.

Maršrutas, atvykimas ir iškrovimas Lietuvoje

Kai krovinys išvažiuoja iš Vokietijos, grafikas tampa jautresnis. Kelias, siena, oras, vairuotojo režimas ir iškrovimo langas – viskas susijungia.

Kiek trunka kelias iš Vokietijos į Lietuvą?

Iš šiaurės Vokietijos iki Kauno ar Vilniaus dažnai gaunasi apie 18–24 valandas vairavimo. Iš pietų, pavyzdžiui, Miuncheno ar Štutgarto, gali būti 24–30 valandų. Tai nereiškia, kad viskas bus tiksliai pagal laikrodį. Lenkijoje remontai, spūstys, oro sąlygos gali pridėti laiko. Todėl į grafiką dedame rezervą, ypač kai iškrovimas ryte.

Ar galima tiksliai numatyti atvykimo laiką į Vilnių?

Galima numatyti tiksliai planą, bet ne visada tiksliai faktą. Transporto srityje visada lieka kelio, oro ir eismo rizika. Geras vežėjas nuolat atnaujina informaciją, o ne dingsta iki pat Lietuvos sienos. Jei iškrovimas Vilniuje turi būti 8:00, maža rizika, jei atvykstama 7:30. Jei atvykstama 8:00 tiksliai, bet koks vėlavimas griauna planą.

Ką daryti, jei iškrovimo vietoje Kaune nėra vietos mašinai?

Tai reikia spręsti prieš kelionę, ne atvykus. Reikia žinoti, ar yra kiemas, rampa, leidimas sustoti, ar reikia policijos leidimo tam tikromis sąlygomis. Kartais tenka naudoti mažesnę mašiną nuo sandėlio iki biuro. Tai kainuoja papildomai, bet pigiau negu stovėti ir laukti. Jei verslo centre nėra krovininio įvažiavimo, grafikas turi būti kitoks.

Ar iškrovimas turi vykti tą pačią dieną?

Dažniausiai taip, ypač kai kalbame apie biurą ir darbo prastovą. Bet jei atvykimas vėlyvas, o iškrovimo vietoje negalima triukšmauti, kartais geriau iškrauti kitą rytą. Tam reikia saugomo parkingo arba sandėlio. Klientui tai nepatinka, nes norisi viską baigti, bet saugumas svarbesnis. Grafikas turi turėti planą B.

Kas pasirašo iškrovimą Lietuvoje?

Pasirašo kliento arba jo įgaliotas atstovas. Jis tikrina dėžių skaičių, matomas apgadinimo vietas, baldų komplektaciją. Jei kažkas neatitinka, pastabos įrašomos į dokumentus. Tai nėra nepasitikėjimas vežėju, tai normalus procesas. Be pasirašymo sunku įrodyti, kas įvyko.

Kiek laiko reikia iškrovimui biurui iki 30 darbo vietų?

Jei viskas supakuota, liftas laisvas ir komanda normali, dažniausiai 3–6 valandos. Jei reikia nešti per laiptus, rūšiuoti dėžes, statyti baldus tam tikrose vietose, gali užtrukti visą dieną. IT patikrinimas gali vykti lygiagrečiai, bet ne visada. Todėl grafike reikia numatyti ne tik „iškrauti“, bet ir „pastatyti į vietas“. Tai skirtingi darbai.

Vėlavimai, pakeitimai ir baigiamasis grafikas

Nėra tokio perkraustymo, kur viskas vyktų idealiai. Skirtumas tas, ar vėlavimai yra numatyti, ar visi pradeda bėgioti po objektą.

Ką daryti, jei pakrovimas Vokietijoje vėluoja dvi valandas?

Pirmiausia reikia įvertinti, ar tas vėlavimas paveikia atvykimą į Lietuvą. Kartais dvi valandas galima „susigrąžinti“ trumpesniu sustojimu arba greitesniu maršrutu, bet ne visada. Reikia informuoti iškrovimo vietą. Jei ten darbuotojai laiko langą, galbūt reikės keisti grafiką. Svarbiausia – ne nutylėti. Nutylėtas vėlavimas visada brangesnis.

Ar galima perkelti iškrovimą vienai dienai vėliau?

Galima, jei abi pusės sutinka ir yra kur laikyti krovinį. Jei mašina su biuro įranga stovi be saugumo, tai bloga idėja. Reikia sandėlio, saugomo aikštelės arba naujo iškrovimo lango. Papildoma diena dažniausiai kainuoja. Kartais klientai nori „tik palikti mašiną kieme“, bet tai neprofesionalu. Krovinys nėra paliktas be priežiūros.

Kodėl grafike reikia rezervo?

Nes realybė retai būna ideali. Liftas gali užstrigti, dokumentų pasirašymas užtrukti, kelias būti remontuojamas, IT specialistas vėluoti. Rezervas nereiškia, kad visi dirbs lėčiau. Tai reiškia, kad turime oro sprendimams. Be rezervo bet kokia smulkmena tampa krize. Patyręs perkraustymas visada turi šiek tiek laisvo laiko.

Kas yra baigiamasis grafikas?

Tai trumpas dokumentas arba lentelė, kurioje matyti galutinė data, laikai, kontaktai, adresas, transportas, komanda, draudimas ir atsakingi asmenys. Jis siunčiamas visiems prieš kelionę. Ten neturi būti daug teksto, turi būti aišku. Jei žmogus perskaito ir nežino, kada būti vietoje, grafikas blogas. Baigiamasis grafikas taupo klausimus ir ginčus.

Ar grafikas turi būti suderintas su IT darbuotojais?

Būtinai. IT dalis dažnai yra kritinė. Serveriai, kompiuteriai, telefono sistema, spausdintuvai, ryšio įranga – viskas turi būti išjungta, paruošta, pažymėta ir vėl sujungta. Jei IT žmogus sužino tik perkraustymo dieną, bus chaosas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pagal sutartą grafiką be IT plano yra rizikingas.

Ką tikrinti prieš patvirtinant galutinį grafiką?

Reikia patikrinti adresus, aukštus, liftus, kontaktus, leidimus, pakavimo būklę, IT parengtį, draudimą ir mokėjimo sąlygas. Dar kartą peržiūrėti, ar visi žino, kas pasirašys dokumentus. Jei kažkas atrodo neaišku, klausti iš karto. Geriau kvailas klausimas prieš kelionę negu brangus sprendimas vietoje. Galutinis grafikas turi būti ne šventas raštas, bet tvirtas pagrindas.

Išvada

Biuro perkraustymas iš Vokietijos pagal sutartą grafiką pavyksta tada, kai grafikas atspindi realybę, o ne norą, kad viskas būtų lengva. Reikia anksti suderinti kontaktus, liftus, IT, maršrutą ir iškrovimo langą. Vėlavimų ne visada išvengsite, bet juos galima valdyti. Geras planas leidžia perkelti biurą be didelės prastovos ir be nereikalingo nervinimosi.