Biuro perkraustymas iš Vokietijos operatyvus ir saugus: Kaip išvengti nervų sugedimo

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nesueina taip, kaip planuojama PowerPointe. Ypač kalbant apie biuro perkraustymą iš Vokietijos operatyvų ir saugų. Vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų – greitį, kartais tai sukelia konfliktų virtinę, o kartos tiesiog juokingų situacijų. Žemiau išdėliosiu realią situaciją, be tų pačių "mes esame geriausi" frazių, tiesiog kaip yra. Jei jums ruošiatis kelionei vakarų kryptimi, geriausiai perskaitykite tai, kad nereiktų vėliau keikti vairuotojų ar ieškoti dingusių dėžių.

Vokiškas popierizmas ir dokumentų chaosas

Ar tikrai reikia tiek daug popierių išvykstant iš Vokietijos?

Vokietijoje be popieriaus nesijudi net iš vietos, net jei tai tik keletas dėžių. Nors mes esame ES, vokiečių policija mėgsta sustabdyti krovininius ir tikrinti viską iki smulkmenų, net jei jų ir nėra. Jums reikės CMR konosamento, krovinio listo ir, jei reikia, draudimo poliso. Be šitų dalykų gali būti nemalonumų pasienio punktuose arba tiesiog kelyje. (Tikrai gera mintis, pasilikti kopiją sau vairuotojui, jei jis pames originalą).

Ką daryti su TIR knygele, ar ji reikalinga biuro perkraustimui?

Dažnai klientai klausia apie TIR, bet jums ji nereikalinga, jei važiuojate tarp ES šalių, kaip kad Lietuva ir Vokietija. TIR reikia tik tada, kai kertate sienas, kuriose taikomi muitinės formalumai, pavyzdžiui, važiuojant į Šveicariją ar UK. Tiesiog nepamirškite, kad mašina turi būti techniškai tvarkinga, kad ne užstrigtų techninės apžiūros metu, nes vokiečiai su tuo griežti.

Ar mums reikia deklaruoti turtą muitinei?

Jei tai jūsų įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Vokietijoje ir dabar vežamas į Lietuvą, tai tai nėra prekyba, o perkraustymas. Tačiau geriau pripažinti, kad aš ne muitininkas ir galiu klysti. Dažniausiai tiesiog reikia užpildyti paprastą deklaraciją, kad tai nėra prekė pardavimui, bet kartais gali prireikti ir intrastat ataskaitos, jei vertė didelė. Pasitikrinkite su savo buhalteriu, kad nėra ko gėdis.

Ar galima nuvežti biuro įrangą be PVM sąskaitos?

Negalima, tai būtų kvaila. Be PVM sąskaitos faktūros, kurioje matyti, ką vežate, gali būti didelių rūpesčių. Vokiečiai labai griežti dėl kilmės dokumentų ir jei neįrodysite, kad tai jūsų turtas, gali būti, kad turėsite sumokėti mokesčius kaip už naują importą. Geriau turėt viską parašytą ant popieriaus, nei aiškinti pareigūnams pusę dienos.

Kas nutinka, jei vairuotojas pamiršo dokumentus?

Tai, tiesiog sakant, cirkas. Jis nepraeis sienos (o sienų praktiškai nėra, bet kontrolės taškai yra). Pradedame skambinti, siųsti skanuotus kopijas el. paštu. Kartais praeina, kartais ne. Vieną kartą teko laukti valandą, kol pareigūnai patikrino duomenis bazėje, nors viskas buvo tvarkoje, tiesiog vairuotojas sumaišė mapus. Būna, kas čia padarysi, žmogus ne robotas.

Dėžės, baldai ir tas viso serveris

Ar jūs atveža dėžes ar mes turime susirasti patys?

Mes galime atvežti, bet už tai papildomai reikia susimokėti, kas nenuostabu. Jei norite sutaupyti, geriau pasirūpinkite dėžėmis pači – nupirkite statybinių prekių parduotuvėje arba klauskite "OBI" ar "Bauhaus". O jei norite, kad viskas būtų "raktą į ranką", tai mes viską paruošiame. Tiesiog praneškite iš anksto, kad neįvyktų situacija, kai vairuotojas atvažiuoja, o tuščios rankos.

Kiek dėžių reikės vidutiniam biurui?

Kietas klausimas, nes vieni susuka viską į vieną dėžę, kiti kiekvieną pieštuką supako atskirai. Paprastai vienam darbuotojui tenka 3-5 didelės dėžės. Bet aš mačiau, kai vienas direktorius turėjo 20 dėžių asmeninių daiktų... tai žiūrėkite pagal savo situaciją. Geriau turėti per daug, negu nekaip viską kišti į mašiną ir gaišti laiką.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Stalus dažniausiai reikia išmontuoti, kad tilptų į liftą arba tiesiog sutaupyti vietos mašinoje. Spintas irgi, jei jos aukštos. Mūsų komanda padeda su tuo, jei sutartame iš anksto. O jei bandysite nešti didelę spintą ne išmontuotą per koridorių, garantuoju, kažką užkabinsite ir nudaužite, o tada bus vėlu pirkti naujus.

Kas daryti su kompiuterių serveriais? Jie man labai svarbūs.

Čia tikrai reikia elgtis atsargiai. Serverius geriausia supakuoti į originalias dėžes, jei dar liko. Jei ne, reikia labai daug putplasčio. Vieną kartą matėme, kaip klientas serverį įkišo į paprastą dėžę su knygomis – važiuojant mašina jis sujudėjo ir viską nutrynė. Geriau pasirūpinkite, kad šitas krovinys būtų apsaugotas geriausiai, nes duomenų praradimas brangiau kainuoja nei pervežimas.

Ar galima veži atviras dėžes su popieriais?

Negalima, tai yra privaloma taisyklė. Atidėkite ant viršaus dangtį ir užklijuokite juostele. Važiuojant keliu, kelyje būna dulkių, ir jei dėžė atidaryta, visiems dokumentams gausi "vintage" efektas. O sužinoti, kad sugedo originalai kontraktų, tai nėra labai smagu, o vėliau teisinės skyrius mums neašara.

Kaip pažymėti dėžes, kad neišsirinktume?

Užrašykite ant viršaus, kur tenka. "Vadyba", "Buchalterija", "Virtuvė". Ką nors konkretaus. Jei tiesiog užrašysite "Biuras", tai tada naujoje vietoje pradėsis loterija – kas gaus dėžę su tualetiniu popieriumi, o kas – su svarbiais dokumentais. Pasimėgaukite rašymu ant popieriaus, tai padės vairuotojams.

Ką daryti su virtuvės indais? Ar juos reikia plauti?

Prašome, plaukite. Niekas nenori vežti purvinų lėkščių su išdžiūvusiu padažu. Jei bus purvu, gali pradėti blogai kvepėti, o uždarame vagonuje tai jaučiosi labai stipriai. (Geriau net paprastai nuplauti vandeniu, kad neliktų liekanų, nes vairuotojai gali būti jautrūs).

Laikas, keliai ir "operatyvumas"

Kiek laiko trunka kelionė iš Berlyno iki Vilniaus?

Paprastai tai apie 12-14 valandų važiavimo tiesiai, bet su sustojimais, techninėmis pertraukomis ir greičio ribojimais Vokietijoje (daug kur važinėja 100 km/h automagistralėse dėl darbų), tai užtrunka ilgiau. Skaičiuokite, kad vairuotojas išvažiuoja ryte, o atvyksta kitą dieną ankstyvą rytą, jei viskas gerai.

Ar galime daryti perkraustymą savaitgalį?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai taip pat turi šeimas, todėl jie myli savo savaitgalius. Tačiau jei jums svarbu, kad biuras neveiktu darbo dienomis, tai mokėkite už papildomą darbą ir viskas bus padaryta. Operatyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos savaitgaliais yra gan populiaru, nors kainuoja, mes paprastai imame papildomą mokestį už nedarbo dieną.

Kiek žmonių važiuoja su mašina?

Paprastai vienas vairuotojas. Jei reikia iškrauti ir pakrauti greitai ar jūsų biure nėra lifto, mes siunčiame padėjėją iš čia, Lietuvos pusės, arba organizuojame vietinę pagalbą Vokietijoje. Nerašiau, kad tai "du vairuotojai", nes dažniausiai tai būna vienas, kuris veržiasi kaip galvijas, kad grįžtų namo.

Kas vyksta, jei užstringame eismelyje?

Tada laukiam. Vokietijoje eismeliai yra legenda, ypač prie Hamburgo arba kai kažkas susiduria tiesiog mieste. Jei užstrigome dėl avarijos, pranešame jums, kad vėluosime. Mes negalime skraidyt virš automobilių. Kartais pavyksta apeiti per smulkius kelius, bet su sunkvežimiu tai sunku. Tiesiog turite kantrios.

Ar įmanoma viską padaryti per vieną dieną?

Jei tai tik keletas dėžių ir lentynų – taip. Jei pilnas biuras su 30 darbo vietų – ne. Pakrovimas vienas, kelias, iškrovimas... tai visko per vieną dieną nesuspėsite fiziškai, nebent turi keletas ekipažų vienu metu, kas kainuoja milijonus. Geriau planuoti dvi dienas.

Ar reikia rezervuoti vietą mašinai prie biuro Vokietijoje?

Labai rekomenduoja. Vokietijos miestuose vietų nėra, o už statymą netinkamoje vietoje gali skirti baudą arba nuvežti mašiną sąskaitos. Iki atvykimo pažymėkite vietą keliais konusais arba susitarkite su gatvių priežiūra. Gera nuomonė iš anksto pasirūpinti tuo, kad nereiktų gaišti laiko.

Pinigai, draudimas ir nepalankios situacijos

Kiek apytiksliai kainuoja toks reikalas?

Kainos labai skiriasi. Už mažą biurą gali tekti mokėti nuo 800-1000 eurų, už didelį – kelis tūkstančius. Taip pat priklauso nuo benzinu, kuris šiandien brangesnis nei vakar. Geriau prašyti konkretaus pasiūlymo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos operatyvus ir saugus nėra pigus malonumas, tačiau kokybės pasitiki, jei renkatės ne pigiausią variantą.

Ar į kainą įskaičiuotas draudimas?

Pagal įstatymus mes turime privalomą draudimą, bet jo sumos dažnai būna mažos, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangų serverį ar meno kūrinius, reikia papildomo draudimo. Neklauskite paskui, kodėl nebegavote 5000 eurų už sugadintą kompiuterį, jei nesate sutarę iš anksto. Geriau viską aptarti prieš kelionę.

Kas nutinka, jei sulūžta kėdė ar stalas?

Jei tai mūsų kaltė, mes atsilyginame pagal draudimo sąlygas. Jei tai buvo jau suplyšęs baldas, o jūs nepasakėte – tai ne mūsų problema. Vieną kartą klientas reikalavo pinigų už stalo koją, kuri buvo prilipdyta scotč tape'u prieš mūsų atvykimą. (Nebūkite tokie, prašau, mes turime akis ir galvos).

Kada reikia apmokėti už paslaugas?

Paprastai imame 30-50% avansą, kad užfiksuotume datą ir paruoštume mašiną. Likusią dalį sumokėte gavę prekes pasirašant dokumentus. Kas dėl PVM, tai viskas kaip įprasta. Nesame labdaringos organizacijos, degalai pas mus nemokami, o vairuotojai taip pat nori valgyti.

Kodėl kiti pasiūlo pigiau?

Kadangi jie geriau? Ne, tiesiog jie gali neturėti draudimo, naudoti senas katastrofiškas mašinas arba dirba "juodai". Jei jums svarbu, kad jūsų dalykai būtų saugūs, žiūrėkite ne į kainą, o į reputaciją. Pigiai dažnai išeina brangiai, kai dingsta krovinys arba sugenda kompiuteriai. Žiūrėkite į atsiliepimus.

Ar saugu palikti dalykus mašinoje naktį, jei sustojome poilsiauti?

Mašinos turi apsaugas, tačiau geriau to nedaryti, jei tai labai vertingi dalykai. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra retas reiškinys, ypač prie poilsio aikštelių. Mes stengiamės važiuoti iki saugios aikštelės, bet garantijos nėra 100%. (Geriau viską užrakinti ir uždaryti gerai, o brangiausia pasiimti su savimi į kabą).

Ar jūsų vairuotojai yra normalūs?

Kadangi aš juos samdau, tikiuosi, kad taip. Mes nebe samdome "pirmų susitikusių" žmonių iš gatvės, kaip darėme prieš 20 metų (tai buvo siaubas). Dabar turime nuolatinius vairuotojus, kurie žino savo darbą. Tačiau žmogus yra žmogus, gali būti pamišęs ar blogai nusiteikęs, bet su kroviniu jie elgiasi profesionaliai, kitaip jų nebūtų pas mane.

Kas daryti su senais baldais, kuriuos nebebeleidžiate į naują biurą?

Juos galite vežti atgal, bet ar verta? Kartas nuo karto geriau išmesti arba atiduoti Vokietijoje, jei kas nors nori. Mokėti už kelionę senų, supuvusių spintų nėra labai protinga ekonomiškai. Galvos reikia naudoti ne tik pečiams, bet ir piniginėms.

Galiausiai, kodėl aš turėčiau pasirinkti jus?

Kadangi sakau tiesą, ne išpopierintus tekstus. Žinau, kas gali nušokti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos operatyvus ir saugus su mumis reiškia, kad aš asmeniškai prižiūriu, kad viskas nueitų sklandžiai, o jei kas nors negerai – sužinosiu. Patirtis čia lemia viską, o ne gražus svetainės dizainas.

Išvados

Taigi, jei ruošiatis šiam žingsniui, geriau pasirūpinkite dokumentais ir dėžėmis iš anksto, o ne laukite, kol mašina stovės prie durų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos operatyvus ir saugus įmanomas tik tada, kai abi pusės susitaria dėl taisyklių ir nedrąsiauti su biudžetu, jei norite kokybės. Iki susitikimo kelyje – tikėkimės, be staigmenų (gerų, ne blogų). Sekmės verslui naujoje vietoje.