Biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius: tiesa iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo tada, kai komandinis centras buvo popierinis žurnaliukas, iki šiandieninių elektroninių sistemų. Kiekvienas biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius yra unikalus galvos skausmas, bet tuo pačiu ir logistinis iššūkis, kurį įveikti galima santykinai nedideliu pastangų kainu, jeigu žinai, ką darai. Daugelis klientų mano, kad tai yra kaip pasakyti „abrakadabra“, ir tiki, kad rytoj jų stalai patys pasirodys Vilniuje. Taip nebebuvo niekada. Čia reikia suprasti, kaip susidėlioja daliniai kroviniai, kaip vokiečių pareigūnai reaguoja į benzininius pjūklus (nepirkti duonos! – atsiprašau, nukrypiau) ir kodėl laikas – ne pinigai, o kažkas kas bėga. Apie tai ir kalbėsime paprastai, be reklamų.

Kaip tai viskas vyksta praktiškai

Kiek laiko trunka toks biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius?

Niekada negaliu pasakyti tiksliai, nes kelių eismas Vokietijoje yra kaip loterija. Paprastai, jei viskas eina gerai, tai užtrunka apie 3–5 darbo dienas nuo to momento, kai surinkome krovinių, iki atidavimo Lietuvoje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius reiškia, kad mūsų vairuotojas turi apvažiuoti prie keleto kitų klientų, paimti jų siuntas, tik tada važiuoti į terminalą, ten iškrauti ir vėl krauti. Tai ne tiesioginis maršrutas. Jeigu tenka įvažiuoti į Miuncheną penktadienį, tai gali užtrukti ilgiau dėl spūsties. Taigi, žadėkite atsargiai – savaite yra norma, o ne išimtis.

Ar galite keliauti į bet kurį Vokietijos miestą?

Esu transportavęs į pakraščius ir didžiuosius miestus – Berlyną, Hamburgą, Frankfurto priemiesčius. Vairuotojų trūkumas visame pasaulyje jaučiamas ir Čekijoje, ir Vokietijoje, todėl kartais reikia bent šiek tiek priderinti prie vairuotojo maršruto. Bet paprastai mes randame būdą. Pavyzdžiui, praėjusį mėnesį turėjau užduotį paimti krovinius iš mažo miestelio netoli Bodeno ežero. Galvojau, kad neišeis, bet vairuotojas sutiko užsidirbti papildomai. Tačiau reikia suprasti, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius į tolimus kaimus gali kainoti brangiau dėl detūros.

Kas daryti, jei aš nežinau tikslaus kiekio dėžių?

Tai normalu. Kasdien susiduriu su klientais, kurie sako: „Turime apie dešimt dėžių“, o galiausiai jų susirenka keturiasdešimt. Nesijaustinkite apie tai, tiesiog parašykite apytikrį sąrašą. Mes visada galime pridėti vietos, jei bus likę laisvos erdvės krovejemyje. Dar kartą, realias situacijas atsitinka, kai klientai pamiršta apie aptarnaujančio personalo spintas ar smulkius elektronikos reikmenis. Geriau šiek tiek pervelti, nei neįvertinti. Geriau parašyti „30 dėžių biuro popieriaus“ nei „truputį daiktų“.

Ar reikia, kad aš būčiau vietoje įkrovimo metu?

Būtina ne, bet labai rekomenduoju. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jei kas nors nueina ne taip, reikia žmogaus, kuris gali parodyti, ką krauti. Esu matęs atvejų, kai vairuotojas pasiėmė neteisingus įrankius (nors jis turėtų juos turėti – pasidabinu galva), o vietoje stovėjo tik sekretorė, kuri nieko nesupranta apie techniką. Jei negalite būti, paskirkite atsakingą žmogų. Patirtis rodo, kai biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius vyksta be aktyvaus kliento dalyvavimo, dažniau kyla neaiškumų dėl brangių daiktų vietos.

Kas konkrečiai įeina į „dalinius krovinius“?

Tai reiškia, kad jūsų krovinys dalinasi viena vagonu arba sunkvežimiu su kitais klientais. Jums nereikia mokėti už visą sunkvežimį, jeigu jūsų biuras telpa į 5 EUR paletes. Tai idealu mažoms ir vidutinėms įmonėms. Kartais su tuo painiojami „Ekspresiniai siuntimai“ (Express), bet tai kitas dalykas. Daliniai kroviniai (LTL – Less than Truckload) yra lėtesni, bet ekonomiškesni. Galvojau, kad tai visiems aišku, bet kartais vėl prisideda paaiškinimų. Viskas susidėlioja kaip mozaika – mes susirenka po truputį iš visų klientų ir važiuojame.

Biuro daiktai ir pavojingi siuntos

Ar galite pervežti biuro serverius?

Tai yra jautriausia dalis. Serveriai, duomenų centrai, branduoliai – šitą reikia vežti itin atsargiai. Mums dažniausiai patinka, kai klientas juos jau yra išmontavęs ir supakavęs į originalią pakuotę. Jei ne, mes turime savo vadybininkus (arba vairuotojus), kurie sugeba tai padaryti, bet atsakomybę prisiimame tik tada, kai viskas įstatyta į dėžę. Biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius sujungtas su IT įranda keliais saugumo lygmenimis. Nesu tikras, ar galiu čia minėti konkrečias draudimo sumas, bet jos yra didelės. Geriau užtikrinkite atsargines kopijas (backup) prieš vežimant – tai logisto patarimas, ne draudiko.

Kaip elgtis su augalais?

Augalai – tai visada problema. Ypač dideli biuro filodendronai ar palmetės. Vokiečiai gali būti griežti dėl fitosanitarinių kontrolių, nors ES viduje teoriškai ribų nėra. Esu matęs, kad kai kurie vairuotojai tiesiog atsisako vežti augalus, bijo, kad supuvą ar užšals tranzite. Jei augalas didelis, jį reikia specialiai sutvirtinti, kad nenulūžtų šakelės. Galiu pavartyti galvoje reglamentus (o tiesiog atsimenu, kad daugelis įmonių juos neįtraukia į standartinį draudimą). Taigi, vežkite savo rizika.

Ar saugu vežti brangius paveikslus ar meno kūrinius?

Tiek saugu, kiek kiek mes juos įpakuosime. Paprastai paveikslus reikia įstatyti į dėžes, užpildyti putomis. Žinoma, jeigu tai tas pats „Serafinas“, kurį pardavė už milijoną, tai gali reikėti specialios transporto priemonės su klimatine kontrolė, o ne mūsų standartinės „Scania“ su daliniais kroviniiais. Bet dažniausiai biuruose kabėja visokių abstrakcijų, kurias tiesiog lengvai apvyniojame burbuliukine plėvele. Vienas klientas Bėrlyne (Berlyne) mums padovanojo net vieną paveikslą, nes nebejojo jį vežti atgal. Taip kas kart nutinka.

Kodėl negalima vežti degiųjų medžiagų?

Pavojingos medžiagos (ADR) – tai griežtas tabu dalinio krovinio transporte. Net tas nedidelis benzinas vejėjams ar dažų balionai gali sukelti didelų problemų. Vieną kartą mums teko iškrauti visą sunkvežimį customuose ( muitinėje), nes vienas klientas įmetė dėžę su aerozoliais be žinios. Nepasakysiu, kiek laiko praradome. Jeigu turite tokių atliekų, jas privalote išvežti specialiomis tarnybomis, o ne juos maišyti su kompiuteriais.

Ar padeda išmontuoti baldus?

Taip, jei šios paslaugos reikalaujame sąraše, tai duodame vyrus su įrankiais. Bet tai yra papildoma paslauga. Standartinis biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius įeina tik krovimo į sunkvežimį darbas. Jei reikia išviršyti stalo koją ar išsukti lentynas, tai susitariame iš anksto. Patirtis rodo, kad vokiški baldai dažnai yra sudėtingesni, negu atrodo, ten daugiau „smart“ detalių, kurias lengva sulaužyti be instrukcijų.

Kainos ir mokėjimai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) arba svorio, kas didesnis. Taip pat įkąsto atstumas ir vietovės Vokietijoje. Paimti krovinius iš centrinio Miuncheno brangiau negu iš pramoninio rajono Hageno. Taip pat įeina mokesčiai už kėlimą (jeigu nėra keltuvų pačiame biure). Esu girdėjęs klientų, kuriais nustebina, kad kaina nėra fiksuota už valandą. Žinoma, kad ne – gi mes turime uždirbti pinigus už atvykimą ir sugrįžimą tuščia keliu (ar ne tuščia).

Ar reikia mokėti užsidarėjimą (užklausa) iš anksto?

Daugelis mūsų partnerių reikalauja avanso, ypač jei biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius organizuojamas pirmą kartą su tuo klientu. Tai užtikrina, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę, o mes nevažiuosime tuščiai. Paprastai tai 30–50 procentų. Nesenai vienas klientas bandė pasakyti, kad mokės tik atvykus (KOD – Cash on Delivery), bet taip Vokietijoje jau beveik niekas nedirba. Pasikartojančių klientų sistemose gali būti ir mėnesinės ataskaitos.

Kas daryti, jei man reikia iškviesti kėlimo kraną?

Tai gali pakeisti kainą drastiškai. Kranas arba sužėrėjas (Hydra lift) reikalingas tada, kai nėra lifto, o biuras yra aukštai (pvz., 4 aukštas be lifto – o ka, Vokietijoje dar tokių yra). Mes to nesiplanavome, todėl reikės telkti iš vietos. Geriau viską iš anksto užsakyti kartu su transportu. Sunku sakyti tikslią kainą be matavimų, bet paprastai tai kainuoja nuo 150 eurų (priklausomai nuo aukščio ir miesto).

Ar kainuoja laukimas, jei vėluoju?

Taip, vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei susitarta „paimti tarp 8:00 ir 9:00 valandomis“, o jūs ateinate tik 10:30, tai prasideda laukimo mokestis. Pavyzdžiui, vienas mūsų vairuotojas štai praėjusį kartą praleido trečią valandą laukdamas raktų nuo sandėlio, nes sandėlininkas išėjo pietų. Kas sumokėjo? Klientas. Žinoma, jeigu mes vėluojame dėl eismo įvykio, tai mes prisiimame riziką (bet tikrai ne visada).

Galima gauti nuolaidą dideliems kroviniams?

Žinoma. Jeigu turite tiek daiktų, kad užpildote puse sunkvežimio, tai jau nebe dalinis krovinys, o galima kalbėti apie FTL (Full Truckload). Tokiu atveju biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius tampa pavojingu terminu, nes pigiau tiesiog išnuomoti visą mašiną. Taigi, kuo daugiau krovinių, tuo mažesnis kaina vienetui. Nebijokite tartis, visada galime susitarti dėl „geros kainos“.

Dokumentai ir muilai

Kokius dokumentus reikia parengti?

Pagrindinis yra krovinio sąrašas (Packing List). Jis būtinai turi būti lietuviškai ir vokiškai (arba angliškai), kad muitinėje nebuvo klausimų. Be to, reikia sutarties (Frachtvertrag). Mes ją paruošiame. Dabar žiūriu į kalendorių, ir atrodo, kai kuriais atvejais gali reikėti ir GMR pranešimo, jei keliame per sieną elektroniniu būdu, bet tai jau mūsų galva, ne jūsų. Svarbiausia – sąraše nurodykite vertę (invoice), kiek tai daiktų verta.

Ar yra galimybė susidurti su muitine?

Nors Vokietija ir Lietuva yra ES, muitinė kontroliuoja (jei eina iš trečiosios šalies arba yra pavojingų dalykų). Bet dažniausiai tai nėra problematiška. Kartais tik sustoja ir užduoda klausimą – ką vežate? Jeigu atsakote „biuro baldai“, viskas gerai. Jeigu pasakysite „nežinau“, tai gali prasidėti ilga paieška. Geriau būti sąžiningas.

Kas yra CMR draudimas?

CMR – tai tarptautinė vežimo sutartis. Ji kartu eina su siuntimu. Draudimas pagal ją beveik visada yra ribotas (pvz., 8,33 SDR už kg). Tai labai nedaug, jeigu vežate brangius serverius. Todėl visada draudžiu apsvarstyti papildomą draudimą „All Risk“. Vien klientas praėjusį metai prarado du brangius spausdintuvus, kurie buvo sugadinti sukratymo metu, ir CMR jam nebuvo pakankamas. Gaila, kad taip atsitiko, bet mes jį įspėjome.

Ar reikia specifinių leidimų įvažiavimui į Vokietiją?

Savos kompanijos vairuotojams viskas tvarkoma mūsų. Jums nieko nereikia. Jei samdytum būtų savo mašiną, tai reikėtų Eurovinietės ir kitų dalykų, bet mes už tai pasirūpiname. Vienintelis dalykas – galbut reikia pranešimo apie didelį kloną (Heavy Cargo), jeigu jis peržengia leistiną svorį, bet biuro baldai retai kada būna tokie sunki vienoje vietoje.

Realaus gyvenimo istorijos ir patarimai

Kas nutinka, jei daiktai pasidaro drasknės pervažiuojant?

Vokiški keliai ne visada idealūs, o Lietuvoje irgi vietomis. Net tada, kai atrodo, kad krovejys yra kaip vokietis, tikslus, gali būti, kad kelyje atsiranda duobė. Jeigu dėžės blogai suklijuotos, gali iškristi. Todėl visada siūlau patikrinti pakuotę prieš išvežimą. Esu matęs, kaip biuro vadovas (neužsimenu pavardės, turbūt Klausas) pats stovėjo ir užlipdavo kiekvieną dėžę scotč tape. Tai geras įprotis. Negaila juostos.

Ar verčiau vežti savaitgaliu?

Savaitgalis gali būti ramesnis eismo atžvilgiu (ypač Vokietijoje, kur statybos darbai vyksta ir savaitgaliais), bet biurai paprastai uždaryti. Darbas „švente“ kainuoja brangiau. Vokiškai darbuotojų užmokesčiai už viršvalandžius yra dideli. Todėl biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius savaitgalį gali kainuoti 20 procentų daugiau. Bet jeigu jums būtina išsikrauti prieš pirmadienio ryto susirinkimą, tai tai vienintelis variantas.

Ką daryti su nepanaudotos puslaidininkinės technikos atliekomis?

Tai jau nepervežimas, o atliekų utilizavimas. Kartais klientai bando mums perleisti senus monitorius, kurių niekas nežiūri. Negalima tiesiog jų palikti Lietuvoje miške, nors kai kurie taip daro. Yra specialios organizacijos, kurios tai priima. Mums tai ne pelno šaltinis, todėl tokias užklausas dažniausiai nukreipiame į vietinius tiekėjus. Vienas kartą mums teko vežti atgal du senus dujinius spausdintuvus, nes klientas nenuėjo į punką (o kaip gi, jis tikrai nenuėjo).

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dalis kalba, dalis ne. Ypač jeigu tai subrangovai iš Ukrainos ar Baltarusijos (o dabar daugiau Uzbekistano ir Tadžikistano). Bet mes visada duodame kontaktą, su kuriuo galima susisiekti lietuviškai. Žinoma, jeigu susiduria tiesiogiai su vairuotoju vietoje ir jis kalba tik rusiškai ar vokiškai, gali kilti nesusipratimų. Gerai, kad dabar yra „Google vertėjas“. (tikrai ne Google, o „DeepL“ - šito geriau naudoti).

Kodėl reikia žinoti aukštą talpą (pakraunami aukštis)?.

Nes mes turiame planuoti, kaip padėti dėžes. Jei jūsų dėžės yra 2 metrų aukščio, o mūsų mašina – 2.7 metro, viskas OK. Bet jei tuose biuruose yra ilgų vamzdžių ar lentų (4 metrų), tai nebeįpys į standartinę 13.6 puspriekabę (tik su iškyšomis, kas nelegalu be leidimo). Matavimai yra raktas. Neapsimokėti braižyti brangžodžių.

Galite susitvarkyti su baldų surinkimu Lietuvoje?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Kartu su krovininiu atvyksta montuotojai (jeigu užsakyta). Jie žino, kurie sriegiai įeina kur. Tiesa, jei vokiškas baldas turi tą vokišką logiką (kurios kartas nuo laiko praslysta), gali užtrukti porą valandų ilgiau. Bet susirinkę, patys gali padėti? Sustabdyti mus? Geriau neleisti, galima užsidirbti traumą.

Įvairūs klausimai apie tranzitą

Kaip sekti savo krovinių vietą?

Duodame nuorodą arba GPS trackerį (jei to reikia). Bet dažniausiai biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius vystosi taip: paimtas -> važiuoja į terminalą -> laukia kitų krovinių -> išvyksta -> atvyksta. Tarp to gali būti tyla porą dienų. Nesijaudinkite, tai normalu. Nebūkite kaip tas vienas klientas, kuris skambino kas valandą ir klausė „kur jūs esate?“, kol mes buvome Rytų Vokietijoje degalinėje.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet labai padeda. Vokiškas „Kaffee und Kuchen“ stebuklus daro. Esu matęs, kaip vairuotojai, kurie gavo gerą pievelę ir karštą kavą, dirbo geriau (ir nepraleido nieko). Tai nebūtina sąlyga, bet tai gera tradicija. Pati humaniška detalė.

Kas nutinka, jeigu sugenda sunkvežimas?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes kviečiame pagalbinę techniką. Krovinys gali šiek tiek pavėluoti. Svarbu, kad draudimas padengtų techninės pagalbos išlaidas. Taip nutiko vienai „Volvo“ mašinai prie Hanoverio per šaltą žiemą. Užstrigo variklis. Viską teko perkrauti į kitą mašiną. Štai kodėl reikia laiko rezervo.

Ar galiu prisijungti dėžių prie savo siuntos?

Negalite. Krovinius formuojame sandėlyje arba tiesiogiai prie jūsų durų, bet negalite įsikišti į kitą kliento dalį, jeigu tai dalinis krovinys. Viskas turi būti etiketuota. Jeigu užmiršote dėžę kambaryje, vairuotojas gali nebepriimti, jeigu jau užpildė kvotą.

Ką daryti su smulkiomis detalėm (sėdynėmis, pelelėmis)?

Surinkite į dėžutes. Peles ir klaviatūras geriau sudėti į mažas dėželės ir tą dėželę į didelę. Kad vairuotojas nenumetų pelės ratuku ant grindų. Dažnai taip atsitinka. Patartina viską etiketuoti „Kompiuterių biuras“ ar panašiai.

Pasiruošimas išvyksti

Kiek laiko reikia planuoti iš anksto?

Optimaliai – 2 savaitės. Tada mes randame geriausius variantus. Jeigu skambinate kovo 28-ąją ir prašote vežti balandžio 1-ąją (ypač, jei tai šventės laikotarpis), tai gali būti brangu arba neįmanoma. Biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius reikalauja logistikos, o ne magijos. (Na, kartais atrodo, kad magijos, kai išnyksta viena dėžė, bet vėliau ji surandama po sėdynės).

Ar priimate kortelių mokėjimus?

Taip, atstovaujame įmonėms, todėl priimame PVM mokėjimus. Išrašome sąskaitas faktūras (Rechnung). Pinigus galite pervesti (Überweisung) arba sumokėti grynaisiais prieš išvykimą (nepatartina dėl saugumo). Vokiečiai mėgsta pavedimus.

Kaip užtikrinti, kad nieko nebus pavogta?

Turime reputaciją. Esame čia jau 20 metų. Darbuotojai patikimi. Be to, kraudami į dalinį krovinį, viskas užsegama plėvele ir pasirašoma. Jeigu vairuotojas paims jūsų „iPhone“ iš stalo, jis nebegalės to paslėpti, nes krovinių sąraše tik 5 stalai, o ne telefonas. Taigi, viskas fiksuojama. Tačiau asmeninių piniginių ar juvelyrinių dirbinių geriau nevežti su baldais.

Galite paimti padėklu su vynu?

Vestas vynas nėra biuro krovinys, bet jeigu tai dovanos klientams, galim suderinti. Tik reikia, kad tai būtų uždarytos dėžės, ne buteliai, kurie gali susprogti užšaldymo metu (arba tiesiog subraižyti). Geriau deklaruoti kaip maisto produktus. Vienas klientas iš Stutgarto taip pasielgė ir viskas atvyko sveika.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežimą?

Nebūtina iki blizgumo, bet geriau, kai nėra pusės keptųjų bulvyčių stalčiuje. Hygiena yra svarbu. Kartais mus gali tikrinti fitosanitarinės tarnybos (rečiau, bet gali). Obežkišas (bežeikis) stalas gali pritraukti kandis. Taip, įdomu, bet kartais mes radome senų obuolių už darbo stalo. Vokiečiai švari, bet ne visada (pasakykiau, taip).

Kas nutinka su tuščiomis dėžėmis?

Jeigu jūsų darbuotojai sumontuoja visą įrangą, o dėžės lieka tuščios, mes jas galime pasiimti atgal į Vokietiją (jeigu ten reikės) arba jas išmesti Lietuvoje. Jeigu tai „Euro“ tipo dėžės, mums jas naudinga grąžinti. Nustatykite tai iš anksto.

Pabaigos mintys

Visas šis procesas tikrai atrodo sudėtingas, kai į jį žiūri iš šono, bet kasdieniniame gyvenime tai tiesiog darbas. Svarbiausia yra komunikacija – jeigu ką nors nežinote ar abejojate, tiesiog paklauskite. Gera strategija yra planuoti biuro perkraustymas iš Vokietijos naudojant dalinius krovinius ne prieš pat dieną, o gerokai anksčiau, kad galėtume išvengti streso. Tikiuosi, kad šie patarimai padės jums išsaugoti nervas ir pinigus. Sėkmės susidoroti su savo vokišku biuru, o mes pasirūpinsime, kad viskas keliautų saugiai.