Biuro perkraustymas iš Vokietijos: kas tikrai vyksta užkulisiuose

Dirbu tarptautiniuose pervežimuose jau beveik dvidešimt trejus metus, todėl galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Vokietijos niekada nesvyrauja idealiai. Vokietai yra pinigiai ir reikalauja tvarkos, o mūsiškiai dažnai viską sprendžia paskutinę minutę. Aš ne šiek tiek matęs esu, nuo susidariusių spūsčių iki dingo dingusių kompiuterių, todėl šiame tekste pasakysiu kaip yra iš tikrųjų, be jokių gražių uždaigų. Jums ši informacija padės išvengti tų pačių klaidų, kurias daro naujokai, kuriems tiesiog reikia greitai perkelti savo verslą į Lietuvą.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos biurokratija

Ar tikrai reikia deklaruoti viską, kai vežame biuro daiktus?

Žinoma, kad reikia, net jei tai jūsų nuosavybė. Biuro perkraustymas iš Vokietijos prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo eksporto deklaracijos. Jei vairuotojas sustabdytas be dokumentų, gausite didelę baudą ir krovinys gali būti užblokuotas. Ne tik kad vėluosite, bet ir pinigai degs. Vokietijos muitinė labai griežta, jie neturi humoro jausmo, kai trūksta popierių, todėl geriau užtrukti valandą ir visus užpildyti.

Ką daryti su PVM (MVG) dokumentais?

Čia dažnai pasitaiko painiavos. Jei vežate įrangą į kitą ES šalį, PVM mokėti nereikia, bet turi parodyti IVA04 formą arba paprastą eksporto sąskaitą. Vienas kartas klientas užmiršo šią formą ir jo sąskaitos apie 10 tūkstančių buvo užšaldytos pusmetį. (Gali būt, kad ne pusmetį, o tris mėnesius, bet atrodyt labai ilgai). Geriau pasiklaustyti buhalterio, o man pasakykite tik kada vežate, kad aš pasiruoščiau kvitus.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet nepatarauj maišyti. Jei įsitrauks asmeninės bagažo, muitininkai gali pradėti kibis ir viską iškrauti patikrinimui. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti aiškiai atskirtas, kad nebūtų įtarimų apie kontrabandą ar nelegalią prekybą. Vairuotojui taip pat lengviau supakuoti, kai žino, kur yra serveriai, o kur žmonių krepšiai. Naudingos vertės daiktus geriau vežti atskirai.

Kas dėl vokiškų užsakymų (Auftrag)?

Vokiečiai mėgsta, kai viskas parašyta. Jie nedirba su "žodžiu", jiems reikia formos Lieferschein arba pakvietimo atsivesti prekes. Be šio, vokietis vairuotojas gali tiesiog nusisukti ir sakyti, kad jo čia nėra. Aš visada primygtinai reikalauju, kad klientas būtų užtikręs, kad prieš išvykstant yra paruoštas šis dokumentas su parašais. Be to, ten dažnai būna nurodytos specialiosios sąlygos, kurios būna svarbios.

Ar reikia draudimo poliso?

Be abejo. Kelią Vokietija - Lietuva nėra trumpas, ir kas nutiko vieną kartą, kai sunkvežimis užsidegė (ne, ne užsidegė, o tik užgeso variklis), tačiau krovinys buvo įvertintas kaip nukentėjęs. Biuro perkraustymas iš Vokietijos apima brangią techniką, todėl turite turėti CMR draudimą. Užtikrinkite, kad vertė parašyta teisingai, ne mažesnė nei reali. Jei įvyks avarija, be draudimo prarasite viską.

Ką daryti, jei trūksta originalų?

Tai kasdienis nelaimingas atsitikimas. Jei trūksta faktūrų ar garantinių, klausykite, yra galimybė parodyti elektronines kopijas. Muitinė dažnai priima jas, jeigu yra galimybė patikrinti numerius. Buvo atvejis, kai klientas paliko visus dokumentus seife Berlyne ir mus sustabdė pasienyje. Teko versti vairuotoją laukti kelias valandas, kol jie išsiuntė nuotraukas. Geriausia turėti visą paketą vairuotoje.

Fizinis darbas, technika ir baldai

Kaip supakuoti serverius ir IT įrangą?

Neklauskite manęs, kodėl žmonės tai daro blogai, bet jie daro. Serveriai turi eiti specialiomis dėžėmis su putomis, o ne paprastomis kibironėmis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai kainuoja brangiau dėl to, kad reikia ypatingo atsidėjimo. Jei numetate diską ant grindų, jums nebebus svarbu, koks greitas buvo internetas. Užsirašykite kabelius, prie ko prijungti, kad vėliau IT specialistas nekeiktų visą dieną.

Ar jūsų komanda išmontuoja baldus?

Taip, mes tai darome, bet čia yra vienas dalykas. Vokiški baldai, ypač "system" baldai, dažnai būna sudėtingi ir turi daug detalių. Vieną kartą išmontavome didelę stalų eilę, o surinkti atgal nepavyko be meistro, nes varžtai nebetiko. (Gal tiesiog praradome keletą, bet neprisipažinsiu). Jei turite sudėtingų konstrukcijų, geriau pasirūpinkite meistru iš abiejų pusių, arba palikite surinktą, jei telpa į liftą.

Kas su augalais?

O tai, kad jie dažnai miršta. Žinai, vairuotojas užsidaro furgoną, ten +30 laipsnių po saule, ir augalai virta verdančiu vandeniu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos neleidžia vežti kai kurių rūšių dėl karantino taisyklių, bet įprastus gali. Tiesiog nenaudokite plastikinių pakuojimų, jei nebus oro. Geriau juos duoti vairuotojui į kabą, jei jis ne kūdikis, kad nenukentėtų.

Kaip žymėti dėžutes?

Nerašykite tiesiog "biuro daiktai". Parašykite: "Pirmas aukštas, kairė pusė, direktoriaus kabinetas". Sutaupysite valandas valandų vėliau. Buvo situacija, kai viskas atvyko, o dėžės stovėjo sandėliuke mėnesį, nes niekas nežinojo, kas viduje. Žymėjimas spalvomis taip pat padeda – raudona virtuvė, mėlyna konferencinė. Vokietijos darbuotojai taip pat mėgsta tvarką, todėl jie padės, jei matys aiškias etiketes.

Ar galima vežti atvirą vandenį ar kavą?

Prašau, nedarykite to. Viskas užlieja, popieriai sugenda, o kvapas po to išsilaiko mėnesius. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra ilgas kelias, o vairuotojas gali staigiai stabdyti. Buitinės chemijos ir skysčiai turi būti uždaryti sandariai, geriau į atskirą dėžę su užsegamu dangteliu. Matęs esu, kaip pilnas indų dėžė suvirto ant naujų kilimų – tai baisi vaizdas.

Ką daryti su atliekomis?

Vokietijoje griežtos atliekų tvarkymo taisyklės. Negalima tiesiog mesti visko į konteinerį prieš išvykstant. Jei turite senus monitorius ar spausdintuvus, juos reikia pristatyti į spec. punktą (Recyclinghof). Kartais klientai mūsų prašo tai padaryti, bet mes už tai imame papildomai, nes tai laiko eikvojimas. Nemanau, kad norite mokėti vairuotojui, kad jis eitų gaišti poelektrėnius.

Ar vairuotojai padeda su iškrovimu?

Paprastai taip, bet jie ne robotai. Jei reikia nešti 20 kilometrų į trečią aukštą be lifto, tai bus problematiška. Biuro perkraustymas iš Vokietijos įtraukia ilgą kelionę, todėl vairuotojas gali būti pavargęs. Geriau susitarti dėl papildomų krovėjų Lietuvoje iš anksto. Vienas kartas vairuotojas tiesiog atsisakė nešti sofos į aukštą namą be lifto ir teko skubiai ieškoti pagalbos vietinių.

Kainos, terminai ir neapibrėžtumai

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Paprastai tai viena diena pakrovimui, viena diena kelionei, viena iškrovimui. Tačiau biuro perkraustymas iš Vokietijos gali užtrukti ilgiau, jei ten yra didelis miestas, kaip Miunchenas, ir tenka laukti leidimo stovėti. Be to, jei krovinys nėra paruoštas, vairuotojas gali pradėti braižyti laukimo valandas. Geriausia planuoti su atsarga, sakykim, savaitę iki renginio.

Kodėl kaina pasikeičia?

Kadangi aš ne aiškiaregis, ką vairuotojas pamatys vietoje. Jei sakyta, kad yra 10 europaletų, o pasirodo 20, tai kaina kyla. Taip pat degalų kainos, kelių mokesčiai Vokietijoje brangsta. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti įkainotas pagal realų tūrį. Kartais klientai sako "o, tai tik kelios dėžės", o jos sveria po pusę tonos. Sunkiau apgauti fizikos dėsnius.

Ar galima užsisakyti fiksuotą kainą?

Galima, bet aš visada įspėju - jei klaidosite apimtyje, bus priedavimas. Fiksuota kaina veikia tik tada, kai aš pats arba mano atstovas apžiūri objektą akimirksniu. Vokiški brokeriai dažnai duoda žemas kainas telefonu, o paskui prideda "Maut" (kelių mokesčius) ir priemokas. Geriau mokėti šiek tiek daugiau už sąžiningą įvertinimą, nei gauti staigmeną sąskaitoje.

Kas yra "waiting time" (laukimo laikas)?

Tai yra mūsų blogiausias svajonė ir jūsų didžiausia išlaida. Jei vairuotojas atvyksta 8:00, o jums dar nėra raktų arba darbuotojai dar negali išsikraustyti, laikas eina. Vokietijoje darbo laikas griežtai reglamentuotas, jie negali dirbti 10 valandų be poilsio. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti sinchronizuotas kaip šveicarių laikrodis, kitaip mokėsite už vairuotojo sėdėjimą kavinėje.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Paprastai ne. Dauguma vokiškų firmų dirba pagal "Vorkasse" (išankstinis apmokėjimas) arba reikalauja apmokėti grynaisiais pristatymo metu. Su biuru klientais galima susitarti dėl sąskaitos-faktūros per 7 dienas, bet tik tada, jei turime ilgesnį bendradarbiavimo istoriją. Naujiems klientas aš visada sako – pinigai arba krovinys važiuoja atgal. Tai griežta, bet be to negaliu dirbti.

Ar brangu yra sandėliavimas?

Priklauso ar jums reikia sandėliuoti Vokietijoje ar Lietuvoje. Vokietijoje kaina yra kosminė, ten net kvadratinis metras kuo brangesnis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai įvyksta per penktadienį, o naujieji patalpas atidaro tik pirmadienį. Tada reikia vietos laikinai. Jei galite, laikykite furgone, jei saugu, arba raskite pigų sandėlį Lietuvoje, kai atvyksta.

Kelionės, vairuotojai ir nepalankios situacijos

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Retas atvejis. Dažniausiai tai vokiečiai, lenkai arba ukrainiečiai, kurie kalba angliškai arba vokiškai "ein bisschen". Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti sudėtingas, jei jūsų vadybininkas nemoka paaiškinti vairuotojui, kur reikia važiuoti. Aš visigu stengiuosi rasti bent lietuviškai kalbančius vairuotojus, bet kartais tenka imti tai, kas yra. Geriau turėti kontaktinį asmenį, kuris gali susisiekti.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Paskutinį kartą man nutiko taip, kad virškas užstrigo ties Aachen, o krovinys buvo skubus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi draudimą, kuris apima ir krovinio perkrovimą į kitą mašiną. Tai trunka laiko, pinigai, bet daiktai pasiekia vietovę. Jums nereikės rasti kitos mašinos, tai mūsų galvos skausmas, tiesiog reikės kantrybės.

Ar galiu sekti savo krovinių?

Galite bandyti, bet vairuotojai dažnai pamiršta įjungti GPS trackerį arba važiuoja tokiais keliais, kur atrodo, kad jie jau priešais. Geriausia tiesiog skambinti man, aš paskambinsiu vairuotojui. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra kurjerių siunta su numereliu, čia didelė mašina, kuri negali sustoti tiesiog bet kur. Tikėkitės, kad vairuotojas praneš tiktai kai bus arti.

Ar reikia rūpintis maistu vairuotojui?

Ne, jie su savimi. Vokietiški vairuotojai yra įpręę turėti šaldytuvą kabinoje. Tačiau jei jie dirba ilgiau nei numatyta, jūsų duotas arbatos puodelis arba sumuštinis gali padaryti stebuklą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra apie žmones, o ne tik dėžes. Nereikia jied šventę ruošti, bet pagarbumas visada grįžta. Vienas vairuotojas net nusprendė nemokėti už laukimą, nes gerojoje nuotaikoje buvo.

Kokios problemos su parkavimu miestuose?

Milžiniškos. Miunchene, Berlyne ar Hamburge be leidimo (Erlaubnis) niekur negalima stovėti su 7.5 tonų mašina. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja, kad klientas iš anksto pasirūpintų vietos pažymėjimu arba išnuomotų vietą. Jei policija užfiksuos, gausite baudą, o mašina gali būt nuvaryta. Tai ne mūsų kaltė, jei jūs nieko nepadarėte, todėl prašau, nesikreipkite į mane dėl baudų.

Kas dėl "Umweltzone" (ekologinės zonos)?

Jeigu mašina neįregistruota Vokietijoje ar neturi atitinkamos žalios kortelės, ji negali važiuoti į miesto centrą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai įvyksta būtent centruose. Prieš kuriant planą, patikrinkite mašinos techninę apžiūrą. Kartais teks perkrauti daiktus į mažesnį furgoną miesto ribose, o tai vėl kainos. Vokietiškos taisyklės yra šios taisyklės.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Žinote, aš visada sako: "nepasitikėk niekuo". Jei mašina stovi tamsioje gatvėje be apsaugos, gali būti išardyta. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti suplanuotas taip, kad vairuotojas naktį stovėtų saugioje aikštelėje (parking place). Už tai taip pat reikia sumokėti, bet geriau mokėti 10 eurų už stovėjimą nei prarasti 10 tūkstančių vertės įrangą. Aš matau daug naujienų apie vagystes prie "Autohof" vietų.

Galutiniai smulkmenos ir nusivylimai

Kas daryti, jei atvykus pasirodo, kad dėžės nebeatitinka?

Tas dalykas, kad žmonės dažnai meluoja. Sako "10 dėžių", o yra 50. Arba sako "lengvi daiktai", o ten knygos ir metalas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti paremtas sąžiningumu. Jei vairuotojas pamato, kad netelpa, jis gali tiesiog išvažiuoti ir sakyti "ne mano problema". Tada jums reikės skubiai ieškoti antros mašinos, kuri kainuos dvigubai. Geriau kalbėk tiesą.

Ar galima paprašyti padėti su išmetimu?

Taip, tai įeina į paslaugas, jei susitarta. Bet ne visada vairuotojai nori liesti šiukšles, ypač jei tai ne jų pareiga. Vienas kartas klientas pareikalavo, kad vairuotojas išneštų senus kompiuterius į šiukšliadėžę gatvėje, o tai nelegalu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja laikytis įstatymų. Mes išnešame, bet į vietą, kurią nurodote, arba į mūsų konteinerį už papildomą mokestį.

Kaip elgtis su nusiskundimais dėl įbrėžimų?

Nėra to perkraustymo, kur nėra įbrėžimų. Net jei vairuotojas šventas, baldai gali susižaloti tiesiog nuo trinties. Biuro perkraustymas iš Vokietijos apima draudimą, todėl užsirašykite protokolą (CMR protokolą) net jei tai mažas įbrėžimas. Negalima gėdintis. Jei praleisite momentą, vėliau niekas nepatikės, kad tai ne jūs padarėte. Užpildykite sąrašą iš karto.

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra mokslas, bet reikalauja kantrybės ir planavimo. Neklauskite manęs, kodėl viskas vyksta ne taip, kaip planavote, nes toks yra verslas. Svarbiausia yra pasitikėjimas tarp kliento ir vežėjo, o ne mažiausia kaina. Jei viską suplanuosite iki smulkmenų ir nebandysite apgauti sistemos, viskas vyks gerai, bent jau 90 procentų atveju. Sėkmės ir kantrybės.