Biuro perkraustymas iš Vokietijos – kas tikrai svarbu verslui

Dirbu logistikos srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas iš Vokietijos niekada nevyksta taip kaip iš piešinio. Vieniems tai tiesiog keli sunkvežimiai, kitiems – visiškas chaosas, kai dingsta serveriai arba sulaikomi muitinėje dėl blogai užpildytų dokumentų. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet biurokratijos ten tikrai netrūksta, todėl reikia žinoti, į ką įsisižiūrėti. Šiame straipsnyje neparduosime jums nereikalingų dėžių, o papasakosime, kaip tai atrodo iš vidau – be jokio „ausinimo“. Jei ruošiatės perkelti verslą, geriau pagalvokite apie tai iš anksto, o ne kai sunkvežimis jau stovi prie durų Berlyne.

Kada pradėti rinktis pervežėją ir kodėl viskas brangu?

Kiek laiko užtrunka viso proceso organizavimas?

Niekada nepradėkite galvoti apie biuro perkraustymas iš Vokietijos savaitę prieš išvykimą, tai tikrai nesėkmė. Paprastai geriausia pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį ar du, kadangi gerų firmų grafikai užpildyti iš anksto. Reikia suderinti dvi šalis, dokumentus, o jei dar turite specialios technikos – tai irgi laiko. Skubėjimas čia yra priešas, nes kai žmogus spaudžia, pradedamos dingti detalės, kurios vėliau kainuoja dvigubai.

Kodėl kainos skiriasi taip smarkiai?

Tai nuolatinis klausimas. Vienos firmos duoda kainą už „uodega“, kitos – pilną paslaugą. Skirtimas tas, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja ne tik vairuotojo, bet ir krovėjų, o Vokietijoje darbo jėga brangi. Jei kas siūlo už pusę mažiau kainos – galvojite, kas ten negerai. Arba jie vairs senais sunkvežimiais, arba darbininkai bus iš trečios šalies be jokios atsakomybės. Tai lošimas.

Ar galima pasikrauti patys, o vairuotoją tik nuvežti?

Teoriškai galima, bet praktiškai - tai bloga idėja. Vokiečių klientams dažnai patinka viska kontroliuoti, tačiau jei pasikrovsite patys ir kažkas nulūžta per važiavimą per kelias, draudimas nebegalioja. Be to, mūsų (t.y. pervežėjų) vairuotojai nebus atsakingi už jūsų netvarkingai užpildytas dėžes. Geriau palikite jiems darbą, kurį jie išmano, o ne bandykite sutaupyti ant savo nugaros.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Kokius dokumentus reikia turė išvykstant iš Vokietijos?

Čia dažniausiai klystama. Jei turite įmonę Vokietijoje ir ją uždarote ar perkelite, būtina „Ausfuhrkautschein“ dokumentas. Be šio dokumento jūsų krovinys gali būti laikomas vagyste arba nelegalia prekyba. Beje, gavau pranešimą iš draugo, kad dabar jie reikalauja daugiau elektrinių parašų, tai nebe taip paprasta kaip anksčiau (bent taip jis sakė, aš ne teisininkas). Geriau klauskite savo buhalterio.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Jeigu vykstate į kitą ES šalį, pvz., į Lietuvą, tai dažniausiai taikoma 0% PVM tarifas, tačiau tik jei turite galiojantį PVM mokėtojo kodą abiejose šalyse ir teisingai pateikiate Intrastat deklaracijas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos verslui yra laikomas vidinės prekybos operacija, todėl viskas turi būti švariai popieriuose. Jei padarysite klaidą, vokiečiai „Finanzamt“ labai greitai susisieks ir pareikalaus mokesčių su palūkanomis.

Kas daryti, jei dokumentai vokiškai ir niekas nemoka kalbos?

Susirasti vertėją. Nerašykite „Google Translate“ sugeneruotų tekstų į importo-eksporto dokumentus, o galvos apie tai klijentai uždėjo. Vokiečių muitininkai yra labai tikslūs ir jei pamato klaidą arba neaiškumą, gali sulaikyti visą sunkvežimį dienai-dviem. Tas laikas kainuos daugiau nei vertėjas.

Technika, baldai ir brangūs daiktai

Kaip vežti serverius ir jautrią IT įrangą?

Tai ne dėžė su senais spaudiniais. Serveriai reikalauja specialios pakavimo medžiagos, pūkų, o idealiai – specialių ratukų dėžių (kaserolių). Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai apima ir IT infrastruktūros perkėlimą, todėl turi sutarti, kad krovėjai turi patirties su tokia technika. Vienas klientas bandė vežti serverį įprastoje dėžėje, atėjo į Klaipėdą - visas vidus galėjo išmesti į šiukšliadėžę.

Ar pervežiate ir seifus?

Taip, tai įprasta darbo dalis. Bet būkite sąžiningi, kai paklausiame apie svorį. Seifas sveria daugiau nei jums atrodo, o jei jis dar ir įmūrytas sienoje – tai papildomas darbas. Ne kartą girdėjau, kad vairuotojai atvyksta, o klientas sako: „O, ta seifo svoris? Gal 200 kg?“, o realiai jis būna pusės tonos. Tada reikia skubiai ieškoti keltuvo.

Ką daryti su pianinu arba ypatingai vertingais baldais?

Jeigu tai tikrai vertinga daikta, reikia įvertinti juos individualiai. Paprastai perkraustyme tai įeina į kainą, bet jei kalbame antikvarinius rėmus ar brangų muzikinį instrumentą, gaminame atskirą protokolą. Nereikia slėpti, ką vežiate, nes draudimas nebus taikytas, jei nepaminėjote saveto Steinway piano sąraše.

Ar galima nuvežti ir atliekas?

Ne, mes ne šiukšliavežiai. Kartais įvyksta tokia situacija: darbuotojai susirenka viską į vieną krūvą ir sako „vežkite viską“. O tename viduje yra seni monitoriai, skaldytos kėdės ir kavos puodukai. Tai ne legalu vežti kaip įrankį, todėl reikia atskirai rūpintis elektrinėmis atliekomis ir dideliųjų šiukšlių ivežimu.

Terminai, vairuotojai ir realios situacijos

Ar galima atvykti savaitgalį?

Galima, bet už papildomą mokestį. Vokietijoje, ypač Miunchene ar Frankfurte, savaitgalis įvažiavimas į miesto centrą su sunkvežimiu gali būti apribotas. Taip pat, dirbant savaitgalį Vokietijoje, reikia mokėti didesnes užmokestis darbuotojams pagal tarifines sutartis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra pigus malonumas, jei norite skubinti.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja?

Kelionėse įvyksta viskas. Avarija autostradoje A1, Užtvaros Lenkijoje (jie mėgsta ilgai tikrinti), ar tiesiog techninis gedimas. Negalėsite nieko daryti, tik laukti. Nerekomenduoju grasinti vadybininkams, kad „skambinsite policijai“, tai nepadės važiuoti greičiau. Geriausia turėti atsarginį planą, bent porą dienų atsargą.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Daugeliu atvejų taip, jeigu užsisakote pas Lietuvos vežėjus. Bet jeigu pasamdote vietinę Vokietijos firmą (kurios kainos yra astronomiškos), gali tekti sukalbėti angliškai arba vokiškai. Mūsiškiai dažniausiai yra patikimesni ir „lankstesni“ tiek kalboje, tiep bendravime (o ir kaina tame pačiame).

Ką daryti, jei reikėtų daugiau vietos nei numatyta?

Tai vienas dažniausių nusiskundimų. Klientas sako: „Mes turime tik tris stalus ir penkias kėdes“. O atvyksta ir ten yra tie trys stalai, po juose – dėžės su dokumentais, spintos, archyvai... Reikia skambinti ir siųsti antrą sunkvežimį. O tai jau papildomi pinigai, kurių niekas nenori mokėti.

Draudimas ir atsakomybė

Kiek apdraudžiate krovinį?

Standartinis tarptautinis draudimas pagal CMR konvenciją yra apie 8,33 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) vienam kilogramui. Tai nėra daug, todėl jei biuro perkraustymas iš Vokietijos apima brangų techniką, derėkitės dėl didesnės draudimo sumos. Už papildomą procentą galima padidinti apsaugą, bet dauguma to nedaro, kol nutinka nelaimė.

Kas nutinka, jei pasilikimo vietoje kažkas sudužo?

Jei vairuotojas ar krovėjas kaltas, mokame. Bet jei jūsų darbuotojas numeta spausdintuvą laiptais... čia jau jūsų (t.y. kliento) bėda. Būna keisčių situacijų, kai neaišku, kas pataikė, todėl visada rekomenduoju daryti vaizdo įrašą arba fotosesiją prieš ir po krovinio. O jei kas nors ne taip - immediately rašyite defektų aktą.

Ar draudžiate „lauko“ riziką?

Tai priklauso nuo sutarties. Standartinis draudimas ne visada apima gamtinius stichinius nepriklausomus nuo žmogaus veiksnius, jei krovinys stovi lauke be priežiūros. Tačiau jei vairuotojas pasiūlo palikti dėžes kieme sakykim pietų metu, o vėliau pradėt lieti - o jis jų neuždengė... Tai jau jo (t.y. vairuotojo) negligence.

Klientų erros ir patarimai

Kodėl negalima supakuoti visko į didžiulius maišus?

Noriu, kad suprastumt – krovėjai ne robotai. Kai įdedate 30 knygų į vieną didelį scrap maišą, tas daiktas tampa nekeliamas. Jis sprogsta, arba krovėjas gali nusirgti nugarą. Vartokite standartines dėžes, jos žymimos, lengviau kraunasi į „kaserolę“. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti organizuotas, ne chaotiškas.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Parašykite ant dėžės „Buhalterija“, „Vadovo kambarys“, „Keistuliai“. Kitaip atvyksite į naująją vietą ir praleisite pusę dienos ieškodami žirafėlės, kuri laikys popierius. Kartais klientai sako „mes viską pažymėsime galvojai“, mintyse turi omenyje, kad pažymės po to kai Atkraus... Na, tada jau vėlu.

Ką daryti su maistu biuro virtuvėje?

Sunaikinkite arba išgirkite darbuotojams. Negalima vežti atidarytų konservų ar skysčių, kurie gali išsilieti. Viena kartą vairuotojas parsivežė kliento virtuvės turinį, o ten buvo senas varškės sūris... Važiuojant per Kaliningrado regioną (nors ten nevažiavome, bet pavyzdys tinka), kvapas buvo toks, kad teko išvalyti visą sunkvežimį.

Ar padėsite surinkti baldus naujoje vietoje?

Įprastai taip, tai įeina į paslaugą, jeigu tai nesudėtingi sisteminiai baldai. Bet jei turite sudėtingas „IKEA“ (kurią susirinkote prieš 10 metų ir viskas užvirtęs) sistemas, tai gali užtrukti. Mums reikalingos instrukcijos, o ne spėlionės, kuris stalikas į kuria vietą eina.

Ką daryti su automobilių stovėjimu Vokietijos miestuose?

Tai tikras košmaras. Miuncheno centras arba Hamburgo senamiestis – ten be leidimo neužstosite sunkvežimio net penkioms minutėms. Reikia iš anksto gauti leidimus iš savivaldybės (Straßennutzungserlaubnis). Jei ne, gausite baudą, kurią turėsite mokėti jūs (o ne mes, nors mes ir padėsime išsprendžiant).

Kaip elgtis su kiemo vartais?

Jeigu jūsų naujieji biuro vatai peržemi, o sunkvežimis 13 metrų, praneškite mums iš anksto. Ne visada turiu „pūstą“ sunkvežimį su pakeliama kabina. Vieną kartą teko nupirkti naujus vartus klientui, nes vairuotojas bandė įvažiuoti „pagal akį“ ir juos sulaužė. Neklauskite kaip tai atsitiko (gerai, kad aš buvau ten).

Ar pasirūpinsite dujų išjungimu?

Ne, tai ne mūsų kompetencija. Reikia skambinti vietiniam tiekėjui. Mes galime padėti fiziškai perkelti šaldytuvą, bet jei jis pilnas maisto ir jūs jį paliksite pusę paros įjungtą be srovės... Kvapas bus nepakartojamas.

Problemos ir "nepatogūs" dalykai

Kodėl kai kurios firmos atsisako vežti mažus krovinius?

Nes tos firmos yra orientuotos į didmeninę prekybą. Jiems nereikia galvos skausmo dėl vieno biuro. Mažoms įmonėms reikia ieškoti „krovininų taksi“ arba mažų pervežimų specialistų. Didelės firmos tiesiog ignoruoja tokius užsakymus, nes jiems nepamatuoti.

Ką daryti, jei pasitaiko „dingęs“ krovinys?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Ypač jei naudojatės tarpininkais (brokeriais), kurie tiesiog perkelia užsakymą iš vienos svetainės į kitą. Jeigu pasirašėte sutartį su patikima firma, kuriai nėra visiškas chordas, viskas bus rasta. O jei sumokėtės „gaidukui“ per advance payment... Tada belieka kreiptis į policiją.

Ar tikrai reikia gerti kavą su vairuotojais?

Ne privalu, bet tai humaniškas poelgis. Vairuotojai dirba po 12-14 valandų, jei jiems pasiūlysite arbatos ar duonos, jums bus aptarnaujama geriau. Neklausote, kodėl? Nėra jokios magijos, tiesiog pagarba.

Kodėl nebūna aiškios kainos iš karto?

Nes kaina priklauso nuo per daug dalykų: svorio, tūrio, kelio km, kur yra įvažiavimas, ar reikia keltuvo, ar reikia mokėti už miesto leidimus. Darykite vizualizaciją (vaizdo įrašą iš telefono), tuomet galime sakyti tiksliai. Klientai dažnai meluoja apie turimą kiekį, norėdami gauti pigesnę kainą.

Ką daryti su pašaru, jei vežame gyvūnus?

Štai čia aš neesu ekspertas. Mes vežome įrangą, o ne gyvūnus. Yra specialios firmos, kurios užsiima gyvūnų pervežimu, biure reikia vadovautis tam tikrais sanitiniais reikalavimais. Geriau to nedaryti savarankiškai su „Renault Traffic“, jei nežinote taisyklių.

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo atidėlio?

Įmonėms, su kuriomis turime ilgalaikius santykius – taip. Bet jei ateinate iš gatvės, reikalaujame išankstinio mokėjumo arba dalies sumos. Girdėjau istorijų, kai atvykstame į Vietnamą (o vėliau sužinojau, kad klientas net nebuvo tos firmos vadovas), o pinigų nėra. Mes ne labdaros fondas.

Kiek kartų per dieną galiu skambinti vadybininkui?

Kiek norite, bet jei skambinate kas 10 minučių su klausimu „kur jis?“, tai ne pagreitins, o tik sutrikdys. Vairuotojai turi poilsio laiką, kurio negaližeisti. Geriau sutarkite, kad jums praneš, kai bus 50 km iki atvykimo.

Ar verta rinktis brangiausią paslaugą rinkoje?

Ne visada. Brangiausia dažnai reiškia „brand name“, kuris moka už marketingą. Rinkitės vidutinę kainą su geromis atsiliepimais. O jei kaina atrodo per žema – bėkite. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra tas atvejis, kai pigiausiai gali baigtis labai brangiai.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos yra sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik fizinės jėgos, bet ir žinių. Niekada nesusitarkite su tomis firmomis, kurios neduoda sutarties arba vengia atsakyti į kvietimus. Realus pasaulis yra toks, kad bet kas gali nueiti ne taip – nuo bunkerių sugedimo iki muitinės problemų. Jei pasiruošiate tinkamai, dokumentus tvarkingai ir sąžiningai parodote, ką reikia vežti, viskas vyks gerai. O jei bandysite apgauti sistemą, sistema apguls jus. Sėkmės verslui ir naujai vietai – tikimės, kad ten kava bus geresnė.