Biuro perkraustymas iš Vokietijos – kaip suplanuoti veiksmus?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir pasakysiu tiesiog – biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra tiesiog dėžių pakėlimas ir vežimas. Tai yra sudėtingas mechanizmas, kur viena neapsisprendusi detalė gali viską sustabdyti pamušant. Dažnai klientai mano, kad tai kaip eilinės prekės užsakymas iš Amazon, tačiau realybėje čia susiduria skirtingos teisės, vokiškas tikslumas ir mūsiškių „išsprendžiam“ mentalitetas. Noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų, tiesiog taip, kaip yra. Jei planuojate persikelti, geriausiai pasiruoškite, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja kantrybės ir detalaus plano. Čia nebus apie tai, kad „mes esame geriausi“, o apie tai, kaip išvengti tų bėdų, kurias matau kasdien.

Kaip pradėti ir kada reikia skambinti

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti?

Geriausia bent mėnesį iki, o jei tai didelė įmonė, tai dar anksčiau. Vokietijoje viskas užtrunka ilgiau, nei atrodo – ten ir dėžių pristatymas gali užtrukti savaitę, jei neturi patikimo tiekėjo. Jei paliksite visą paskutinei savaitei, biuro perkraustymas iš Vokietijos taps košmaru, kuris kainuos dvigubai. Esu matęs situacijų, kai vadovai sužinoja, kad nuoma baigiasi, ir tada imasi šauktis. Negerai.

Ar tikrai reikia inventorius?

Be abejo. Be išsamaus inventoriaus (sąrašo, kas kur dėžėje) jums bus labai sunku. Vokietijos darbuotojai dažnai būna labai disciplinuoti, tad jei ten visas biuras yra surikiuota pagal spalvas ar numerius, tai mums, vežėjams, gyvenimas tampa daug lengvesnis. Nežinau, kodėl čia dažnai nežinoma, kur yra kas, ir tada prasideda ieškojimai. (tikrai ne visada taip, bet dažnai).

Kas dėl asmeninių daiktų?

Kiekvienas darbuotojas turi susirūpinti savo daiktais. Negalima mesti viso į vieną krūvą ir tikėtis, kad vairuotojas žinos, kieno yra pora fotografijų ant stalo. Paprašykite žmonių pasidėti asmeninius daiktus į atskiras maišus. Kartais tai būna tikrai keista – vienas kartą teko vežti net gyvūną (ne, ne šunį, o akvariumą su žuvelėmis), nė nepranešus.

Ar verta dalyvauti darbuotojams?

Jei galite, neleiskite jiems triukšminti pakrovimo metu. Geriausiai, kai vadovas ar atsakingas asmuo yra kartu ir gali spręti konfliktus vietoje. Buvo atvejų, kai vokiškoje pusėje direktorius norėjo „prižiūrėti“ ir tik trukdė kelti statinius. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra procesas, kuriam reikia profesionalų, ne stebėtojų.

Ką daryti su kompiuteriais ir technika?

Viską išjunkite ir užfiksuokite laidus. Vienas klientas nusprendė palikti visus serverius įjungtas, manydamas, kad taip saugiau. Rezultate – prarasti duomenys ir dėmėsių ant veido. Technika turi būti paruošta, kitaip mes neprisiimsime atsakomybės, jei kažką užkelsite neteisingai.

Kiek laiko užtrunka surinkti dėžes?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų, bet paprastai vienam darbuotojui reikia apie pusę dienos. Gaila, kad dažnai tai daroma paskutinę valandą. Vokietijoje firmos dažnai samdo pačios savo padėjėjus dėžėms surinkti, čia visi tikisi, kad atvažiuosime ir mes viską padarysime.

Vokietijos eismo taisyklės ir specifika

Ar galima važiuoti bet kuriuo laiku?

Ne, yra griežti apribojimai, ypatingą dėmesį reikia skirti naktiniam važiavimui ir poilsio laikui. Vokietijoje stovėjimo aikštelėse taisyklės yra griežtesnės, ir jei vairuotojas padarys klaidą, baudas gali tekti mokėti užsakovui. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reiškia, kad turi būti suplanuotos ne tik kelionės valandos, bet ir taisyklių laikymasis. Kartais vairuotojai tiesiog pavargsta nuo tų jų ribojimų.

Kas su parkavimu miestuose?

Čia yra didžiausia bėda. Miestuose kaip Miunchenas ar Berlynas gauti leidimą stovėti sunkvežimiui – tai menas. Reikia tai padaryti iš anksto, kitaip gausite baudą arba gelsite masinę eismo įvykį. Matęs esu, kaip sunkvežimis stovėjo ant takelio, nes niekas nepasirūpino vietos rezervavimu.

Kaip elgtis su „Umweltplakette“ (ekologine shorta)?

Be jos negaliva važiuoti į daugelį miestų centrų. Sunkvežimiai turi savo specifinius reikalavimus dėl emisijų, ir jei jūsų masina neatitinka standarto, tiesiog neįvažiuosite. Turiu omeny, kad tai dažnai užmirštama smulkmena, kuri gali sustabdyti visą koloną prie miesto vartų.

Ar reikia sutikti vairuotoją?

Būtina. Vokiškose firmose dažnai yra saugumo reikalavimai – vairuotojas negali tiesiog užlipti į liftą be pridėtinio asmens. Be to, jei nežinote vokiškai, gali kilti nesusipratimų dėl to, kurį išėjimą naudoti. Patirtis rodo, kad geriau, kai kas nors iš jūsų pusės yra ten laukiantis.

O jei kelyje pasidarys avarija?

Tai gyvenimas. Turiu draugą, kurio mašina sudužo ties Kaunu, vežant brangų baldus iš Frankfurto. Dėl to reikalingas draudimas, kuris padengtų ne tik mašiną, bet ir krovinių pristatymą atsarginiu transportu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be pilno draudimo yra lošimas.

Ar keičiasi kaina dėl kuro?

Taip, ir tai dažnai. Jei sutartyje nėra fiksuotos kainos, gali tekti mokėti daugiau, jei kuro kainos šokteli. Vokietijoje kuras brangesnis, tad kaina gali svyruoti. Patariu visada tikrinti sąskaitas.

Kainodaros ir biudžeto niuansai

Kas įeina į kainos sudėtį?

Kaina apima darbą, transportą, draudimą ir dažnai pakavimo medžiagas. Tačiau, jei reikia išmontuoti sudėtingus baldus, tai papildomai. Vokietijos klientai dažnai tikisi, kad „viskas įskaičiuota“, tačiau kasdienės problemos, pavyzdžiui, užstrigęs liftas, kainuoja papildomai.

Ar galima sutaupyti?

Galima, bet niekada nerekomenduoju sutaupyti ant pakavimo. Nupirkus pigias dėžes, jos gali sugriūti po krovinių svorio. Biuro perkraustymas iš Vokietijos – tai ne vien kaina, tai ir jūsų nervų tausojimas. Vienas klientas sutaupė ant dėžių, o paskui mums teko rankomis laikyti visas, kad neišsiritų.

Kokia yra įmoka už rezervaciją?

Paprastai tai 30 proc. Tai garantija, kad mes nepasitrauksime paskutinę minutę. Yra buvę atvejų, kai klientai atšaukia darbus likus porai dienų – tada tie pinigai lieka mums, kaip kompensacija.

Kaip mokama už vairuotojo darbo valandas?

Vokietijoje yra griežtos darbo taisyklės. Jei vairuotojas laukia, kol jums suruosiate dėžes, tas laikas gali būti apmokamas. Būkite pasiruošę, kai atvykstame. Kartais jie laukia valandą ir be to, kad nieko nedaro (na, bent jau atrodo taip).

Ar yra paslėptų mokesčių?

Tikriems profesonalams – ne. Tačiau būkite budrūs su „ilgais nešuliais“. Jei dėžė reikia nešti 500 metrų nuo sunkvežimio, tai nėra įskaičiuota į standartinę kainą. Čia dažnai kyla nesusipratimų tarp Lietuvos ir Vokietijos pusės.

Ką daryti, jei biudžetas ribotas?

Galiausiai galima vežti dalimis arba sujungti su kitu kroviniu (taip vadinamas „partijinis“ pervežimas), bet tai užtrunka ilgiau. Biuro perkraustymas iš Vokietijos tada tampa mažiau lankstus dėl laiko.

Dokumentai ir mūsų realybė

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Sąrašas daiktų (inventorius), draudimo polisas, sutartis ir sutikimas iš naujojo biuro savininko (jei reikia). Be to, jei pervežate techniką su serijiniais numeriais, reikia jų kopijų. Vokietijoje muitinė retai kada sustabdo, bet jei sustabdo, be dokumentų bus bėda.

Ar reikalingas TIR ar CMR?

CMR visada reikalingas – tai tarptautinis krovinių vežimo dokumentas. TIR reikalingas tik jei keliaujate per trečiąsias šalis, o ne tiesiai į Lietuvą. (Arba jei jūsų krovinys labai specifinis, bet tai kitas istorija).

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei abu šalys yra ES narių, PVM netaikomas (atleidžiamas), jei pateikiate teisingus PVM kodus. Čia svarbu, kad sutartis būtų sudaryta teisingai, kitaip galite mokėti Vokietijos PVM, kuris yra aukštesnis nei mūsų.

Ar galima perduoti krovinią trečiajam šaliui?

Techniškai taip, bet reikia to nurodyti dokumentuose. Buvo atvejis, kai krovinys važiavo ne į biurą, o į sandėlį, ir dėl to kilo problemų su pristatymo adresu. Geriau viską iš anksto suderinti.

Kas, jei dingsta dokumentas?

Tai košmaras. Reikia skambinti į įmonę, kuri jį išdavė, ir daryti kopiją. Geriau viską turėti el. paštu ir kopiją kabinoletėje. Niekada negali žinoti, kur vairuotojas užmiršta popierių.

Ar draudimas apima dokumentus?

Daugeliu atvejų ne. Brangūs originalai turi keliauti su jumis rankinėmis, o ne dėžėje su spalvotais piešiniais. Vien klientas prarado visus buhalterinius dokumentus dėl to, kad juos užkemšė į dėžę su senais stalais.

Baisios istorijos ir naudingi patarimai

Ar dažnai kažkas suyra?

Nedažnai, kai dirba profesionalai, bet įvykiai būna. Viena kartą buvo nukritęs serveris, nes dėžė buvo per sunki ir atplaišė apačia. Nuo to laiko mes nebeleidžiame dėti technikos į didžiąsias dėžes be specialios užpildos.

Kas blogiausia, ką matėte?

Matęs esu, kaip klientas mėgino įsmeigti vinis į grindis prieš pat išsikraustymą, sugadino vamzį ir užtvindo visą biurą. Tai ne mūsų kaltė, bet vėlgi, teko padėti išsivalyti, kadangi mūsų vairuotojai negalėjo važiuoti per vandenį.

Ar pasitaiko apgavysčių?

Yra firmų, kurios pasako, kad atvažiuos, o paskui pasirodo, kad jų nėra. Venkite „gudriųjų“ pasiūlymų iš anoniminių skelbimų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti atliekamas patikimos kompanijos, ne kažkokio furgono vairuotojo be draudimo.

Kaip elgtis su nusiskundimais?

Jei kažką sulaužėte, nedelsdami fotografuokite ir rašykite įvykio aktą. Vokietijoje tai daroma labai greitai, čia kartai užtrunka, nes niekas nenori prisiimti atsakomybės. Geriau būti nepatogiam klientu.

Ar verta palikti gėlių?

Geriau ne. Pervežant augalus per sieną, gali reikėti fitosanitarinių sertifikatų, nors ES viduje tai lengviau, bet žiemą jos tikrai užšals. Palikite juos kolegoms dovanai.

Pabaigai, ką pasakytum?

Kad geriausia yra pasitikėti intuicija, kai renkatės partnerį. Jei kažkas atrodo per brangu, tikriausiai kažką slepia, o jei per pigu – tai tikrai kažką slepia. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra rimtas verslas, ne hobis. Sėkmės.

Kodėl taip brangu?

Kodėl? Nes kuras, draudimas, mokesčiai, atlyginimai... viskas kyla. Žmonės nori gauti „ Mercedes“ kokybę už „Skoda“ kainą, tačiau logistikoje taip nebeveikia. Mums reikia užsidirbti, kad galėtume vežti ir kitą kartą.

Ar galite padėti su išmontavimu?

Taip, mes tai darome. Tikriausiai greičiau nei jūsų IT specialistas, kuris tuo pačiu metu bando „išsaugoti“ pasaulį. Vieną kartą teko išmontuoti lentyną, kurios niekas nemokėjo surinkti atgal – tai buvo geras juokas.

Kas dėl kavos?

Ar reikia pavaišinti vairuotojus? Vokiškoje pusėje tai yra beveik standartas – duoti kavos ar vandens. Lietuvoje dažnai pamirštama. Nors tai ir ne privaloma, bet pagerina nuotaiką.

Paskutinis žodis.

Nebijokite klausti. Nėra kvailų klausimų, yra tik kvaili sprendimai daryti be klausimo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti suplanuotas, o ne paliktas atsitiktinai. Sėkmės jūsų verslui naujoje vietoje!

Taigi, biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra paprasta užduotis, bet su tinkamu pasiruošimu ji turi įgyvendinama. Svarbiausia – nebijoti klausti patirties turinčių specialistų ir nebandyti sutaupyti ten, kur tai gali kainuoti brangiau vėliau. Tikiuosi, šie šiek tiek chaotiški, bet tikri patarimai padės išvengti tų bėdų, su kuriomis susiduriau aš ir mano komanda per šiuos visus metus. Sėkmės!