Biuro perkraustymas iš Vokietijos – kaip sumažinti išlaidas ir nenukristi nuo proto?

Sveiki, ponai ir ponios. Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir, galiu jums pasakyti, biuro perkraustymas iš Vokietijos niekada nebuvo paprasta užduotis, ypač jei norite tai padaryti pigiai. Vokiečiai, žinoma, viską tvarkingai, su protokolais, bet kai ima kilti kainos degalams ar kai kurios firmos bando „užkabinti“ papildomų mokestių, tuomet prasideda šurmulys. Klientai dažnai klauso, kaip sutaupyti, o atsakymas nėra tiesioginis – viskas priklauso nuo to, kiek gerai suprantate logistikos smulmenis. Šiandien pasikalbėsime ne apie tuos idealizuotus vadovus, o apie tai, kas vyksta iš tikrųjų ant kelio ir kaip išvengti per didelių išlaidų, neprarandant proto.

Bendri klausimai ir organizavimas (ir kodėl visada kažką trūksta)

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti perkraustymą?

Gerai, klausimas gana paprastas, bet atsakymas varijuoja. Jei kalbame apie didelį biuro perkraustymas iš Vokietijos, tada pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Kodėl? Nes gerų autovilių orai yra kaip rudens grybai – iškrenta greitai. Vėliau liksite su brangiais skubios pagalbos variantais. Be to, dokumentų tvarkymas (ypač jei turite serverių ar branduolinių perkėlimų) trunka ilgiau negu mano seno „Mercedeso“ užkuras vėlų rytą.

Ar labai skiriasi perkraustymas iš Vokietijos lyginant su Lietuva?

Žinoma, skiriasi. Vokiški biurai dažnai būna seniame statinyje, kur liftas netelpa nė normalios sofos, dar tiek vokiški kelių ženklai... Na, tiesiog kita kultura. Dar tiek čia svarbu draudimo klausimas – Vokietijoje jie labai griežti dėl atsakomybės, tad jei ne viską užrašysite CMR važiaraštyje (o tai tvarstytų ne vieną puslapį), gali būti nemalonių staigmenų. Lietuvoje mes dažniau pasikliaujame žodžiu, o ten – parašu.

Kiek laiko vidutiniškai trunka toks kelionės procesas?

Tai depends... šiaip juokauju. Vokiškai kalbant, priklauso nuo išsikrovimo vietos. Jei važiuojate iš Miuncheno apylinkių į Vilnių, tai tai yra apie 12–14 valandų gryno vairavimo, bet su poilsiais ir muitinės patikrinimais – tai jau beveik diena ir naktis. Tiesa, kartais vairuotojai sako, kad kelyje buvo spūstys prie Hanoverio, tai prideda dar valandą-dvi tiesiog stovėdami.

Ar galima viską suorganizuoti savaitgaliu, kad nepristotume darbo?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai sunku. Vokiškai firmos, išskyrus kai kuriuos privacius vežėjus, dirba pagal griežtus grafikus, o vairuotojų poilsio laikas reguliuojamas tiesiogiai įstatymais. Jei norite, kad jie atvyktį šeštadienį iškrauti, reikės juos užmokėti už papildomus viršvalandžius, kas iš karto padidins biuro perkraustymas iš Vokietijos kainą. Geriau derėtis dėl pietų pertraukos išsikrovimo metu.

Kokiu transportu geriausia vežti standartinį biurą?

Nesigilinkite per giliau į technikus, bet jei turite 10–15 darbo vietų, pakanka 3,5–5 tonų sunkvežimio su „keliamu galu“ (liftu). Tas liftas yra tiesiog dovana, kai reikia nuleisti dėžę ant trotuaro. Ką tik važiavau su klientu, kuris norėjo taupyti ir pasiėmė autoremontą su rampos – valandą praleidome kieme stumdydami spintas vamzdynu.

Ką daryti, jei vokiškame biure yra įrengta virtuvėlė?

O, tai klasika. Visiems atrodo, kad virtuvėlė – tai tik dvi kėdės ir ketvirtlėtris, bet kiekvienas „Siemens“ ar „Miele“ šaldytuvas sveria kaip mažas dramblys. Be to, vandens ir nuotekų atjungimas Vokietijoje reikalauja sertifikuoto meistro (pvz., Meisterbrief), kitaip gautumėte baudą už neteisingą išjungimą. Tad tai vieta, kur taupyti neverta – pašaukite vietinį vamzdžių meistrą.

Pinigai, kainos ir kaip nenukristi į skurdą

Nuo ko labiausiai priklauso galutinė kaina?

Pagrindinis dalykas – tūris ir atstumas, bet čia aišku. Tačiau dažnai klientai pamiršta apie prieinamumą. Jei sunkvežimis negali užvažiuoti prie pat durų Berlyno centre (nes yra pėsčiųjų zona), tada reikia samdyti mikroautobusą ar net krovinius nešti su rankomis. To tipo „paskutinės mylios“ paslaugos kainuoja dvigubai brangiau negu patys kilometrai nuo Frankfurto iki Kauno.

Kaip galima sutaupyti ant krovėjų darbo?

Kiekvienas nori sutaupyti, tai suprantama. Vienas būdas – viską supakuoti ir išardyti patys iki jų atvykimo. Vokiečiai uždirba gerai, tad jų valandiniai tarifai gali būti 30–50 eurų. Jei jūsų darbuotojai gali atsikabinti už stalų ir padėti į dėžes – darykite tai. Tik nebežaiskite herojų su seifais, ten geriau palikti profesionalams.

Ar tikrai verta rinktis pigiausią pasiūlymą rinkoje?

Žinau, gundu, kai matai kainą 30 procentų mažesnę nei kitur. Bet turiu vieną istoriją... vienas klientas taip padarė, o jam atvažiavo senas „Scania“, kuris pakeliui sugedo tris kartus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti greitas, o ne tris dienas stovint kažkur prie Lenkijos sienos ir laukt detalių. Pigu dažnai pasirodo labai brangu dėl prarasto laiko.

Kas dėl papildomų mokesčių (muitinės kelių mokesčiai)?

Čia dažnai sumaišymas. Jei keliaujate per Vokietiją ir Lenkiją, ten yra kelių mokesčiai (vinjetės), kurie dažniausiai įskaičiuoti į kainą. Tačiau, jei turite įrengimų, kurie yra naudoti, bet ne perleidžiami kaip įmonės turtas (t.y., asmeninis daiktas), gali tekti mokėti PVM importą ar net cirkuliacines mokesčius, nebent teikiate INTRASTAT deklaraciją. Geriau klauskite sąskaitos pateikėjo.

Ar galima derėtis dėl kainos tiesiogiai su vairuotoju?

Ne, niekada nedarykite to. Vairuotojas yra vairuotojas, jis neturi galios keisti sutarties kainos. Jei jums prireiks papildomai vežti keleivių (kas neleistina pagal įstatymus daugeliu atvejų, jei tai ne keleivinis autobusas), jis gali atsisakyti arba reikalauti didelės duoklės „praleisti pro akis“. Visus pinigus aptarkite su dispetcheriu ar vadovu prieš kelionę.

Ar į kainą įeipa draudimas, ir ką jis apima?

Standartinis draudimas (Cargo insurance) padengia tik tiek, kiek parašysite sąraše ir kiek jis vertas. Jei įrašysite „kompiuteris“ be pavadinimo, o jis bus brangus „MacBook Pro“, jums gali sumokėti tik vidutinės rinkos kainą už seną „IBM“. Vokietijoje labai svarbu tiksliai inventorizuoti turtą prieš pakrovimą.

Ar verta įsigyti savas dėžes, ar jas nuomoti?

Jei planuojate didelį biuro perkraustymas iš Vokietijos, geriau jas nusipirkti (pavėsinėse parduoda po 1–2 eurus). Jei dėžių reikia vos kelias dešimtis, nuoma gali išeiti brangiau dėl pristatymo mokesčio. Tiesa, patirties rodiklis rodo, kad naujos dėžės yra tvirtesnės, o naudotos, kurią kartas nuo karto nuomoja krovinių firmos, gali suypti viduryje kelionės (ypač jei drėgna).

Dokumentai ir muitinė (burokratijos chaosas)

Kokius dokumentus būtina turėti sienos kirtimui?

Minimalus rinkinys – važiaraštis (CMR), krovinio manifestas (packing list) ir transportavimo sutartis. Jei vežate IT įrangą, reikės serijinių numerių sąrašo, kitaip muitininkai gali sulaikyti krovinį įtarę dėl vagystės. Būkite tikri, kad visi dokumentai yra lietuvių ir vokiečių (arba anglų) kalbomis, kad nebūtų nesusipratimų.

Ar reikia eiti į muitinę su jumis?

Dažniausiai ne, jei viskas tvarkingai pateikta elektroniniu būdu (EMCS sistemos ir pan.). Tačiau jei kelias nutrūksta arba įvykiai vystosi ne pagal planą (pvz., pažeistas sandariklis), gali tekti važiuoti į postą paaiškinti. Gera žinia ta, kad tarp ES šalių (Vokietija-Lietuva) formaliai nebeliko sienų kontrolės, bet fiziškai tikrinimai vis dar vyksta (tiesiog retai).

Kas yra TIR knygelė, ar man ji reikalinga?

Paprasčiau sakant – tai „tunelis“ per muitines. Paprastam biurui ji nereikalinga, tik jei vežate tikrai didelį, brangų turtą arba, kas svarbiau, jei tranzitu kelsite trečiąsias šalis (pavyzdžiui, per Lenkiją į Ukrainą), tai pravers. Mums tiesioginis maršrutas TIR yra per daug brangus „žaislas“, kurio kaina gali siekti šimtus eurų vien už registraciją.

Ar galima vežti alkoholį iš bendrosios virtuvėlės?

Čia būna pavojinga zona. Jei tai yra įmonės nuosavybė (pvz., konferencijų salės atsargos), galima, bet reikia deklaruoti. Jei tai asmeninis vadybininko rūpestis – gali būti problema su akcizais. Geriau išgerti vietoj (juokauju... o gal ne). Kiekvienas butelis gali suaktyvinti muitinės radarą.

Kaip tvarkoma techninė įranga (serveriai, staklės)?

Serveriai turi būti išjungti ir fiksuoti (taip vadinami „rail“ sistemosose). Be to, duomenų saugumas – tai jūsų atsakomybė, ne mūsų. Mes sėdime su vairuotoju girtu, o jūsų IT specialistas turi padaryti „backup“. Jei serveris nukrito ir nebeįsijungia, mes neatsakome už jūsų verslo praradimą, tik už fizinį įrenginio sugadinimą.

Ar reikia gauti „Ex1“ dokumentą (eksporto deklaracija)?

Nebenaudojama tokia forma anksčiau, bet dabar reikia išduoti išvežimo deklaraciją (ESL) iš Vokietijos pusės. Jei jos nėra, gausite baudą Vokietijos finansų institute (Finanzamt). Tai viena dažniausiai pasitaikančių klaidų – žmonės mano, kad jei ES viduje, tai nieko nereikia, bet išvežimas iš šalies visada turi būti įformintas.

Kas nutinka, jei prarandu CMR originalą?

Tuomet gausite didelių nervų sutrikimų (tarkime, ir piniginių). CMR yra pagrindinis įrodymas, kad krovinys buvo perduotas. Be jo vokiečiai gali reikalauti kompensacijos, jei įrodys, kad niekas nieko negavo. Geriau padarykite nuotraukas arba pasirašykite papildomą protokolą.

Pakavimas, staklės ir kiti fizikos dalykai

Ką daryti su dokumentų archyvais (tūkstančiai lapų)?

Archyvai yra blogiausias svoris. Vienas metinis dėžės su popieriais svoris gali siekti 20–25 kg. Nenuleiskit tos dėžės ant kojų. Geriau išsirūpinkite dėžėmis, kurios turi rankenas ir nenuslysta. Popierius taip pat drėgsta – užklijuokite dėžes stipria lipnia juosta (pakuotės juosta) keliais sluoksniais.

Ar verta pirkti specialias dėžes kompiuteriams (monitoriams)?

Absoliučiai taip. Monitoriaus ekranas yra labai trapus, o įstrižainės dabar didelės. Paprasta dėžė su „putelėmis“ (putplasčiu) kainuoja vos keletą eurų, bet naujo „Dell“ ar „Apple“ monitoriaus keitimas kainuos šimtus. Nemanau, kad jūsų finansininkas to norės.

Kaip supakuoti baldus, kad nesusižalotų?

Visus stačiakampius baldus reikia suplėšyti (nuplėšyti išrinkimo? Ne, o išardyti... tiesiog suskleisti). Plokštėms naudokite storą putplasčio sluoksnį o arba antklodus. Vienintelė bėda, jei baldai yra seni, vokiško „Möbelix“ stiliaus, jie gali iširti išsyk juos lietę. Geriau užfiksuokite varžtus maišeliuose, prikabinkite prie baldų.

Ar reikia išimti viską iš stalčių?

Taip, viską. Netgi plastelius. Stalčiai yra pirmieji, kurie iššoka kai sunkvežimis užlipo į šalkelį (tiek važiuojant iš Vokietijos ten yra daug banguotų kelių). Išimkite viską, užklijuokite stalčius lipnia juosta, kad neiššoktų kelionės metu.

Kas dėl augalų biure? Ar juos galima vežti?

Galima, bet labai rizikuota. Vokiečiai gali reikalauti fitosanitarinio pasų, o Lietuvoje gali sulaikyti. Be to, augalai vairuotoje be oro ir šviesos miršta po dviem dienom. Geriau juos padovanoti kaimynams iš Berlyno arba tiesiog palikti ant palangės su užrašu „Nimą buvau“.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (valymo priemonėmis)?

Valymo priemonės, dažai, lakai tai yra pavojingos krovinių kategorijos (ADR). Negalite jų tiesiog įmesti į dėžę su popieriais. Reikia specialių indų ir deklaravimo. Jei neturite tokių dalykų daug, geriau juos išmesti vietoje (atliekų surinkimo punkte) ir nusipirkti naujus Lietuvoje. Saugiau ir pigiau.

Ar reikia uždengti grindis įsivažiavimo metu?

Žinoma, jei jums rūpi depozitas. Vokiški biurdavininkai yra labai tiklūs dėl ruloninių grindų ir plytelių. Pasilikite kelis storus kilimus arba skydus prie durų, kai krovėjai vaikšto su purvais batais. Priešingu atveju, atgal gausite sąskaitą už grindų poliravimą.

Rizikos ir kitos bėdos (kurios gali nutikti)

Kas daryti, jei vairuotojas užvelka su atvykimu?

Tada jums teks šokti su savo darbuotojais, kad spėtumėte susirinkti daiktus iki vakaro. Visada turkite planą B – naktinę įmonės apsaugą arba bent vieną atsakingą žmogų, kuris gali palikti raktus ir stebėti išsikrovimą vėlai vakare. Uždelstimas dėl technikos gedimo dažnai yra neliečiamas dalykas sutartyse.

Kas vyksta, jei kelias tiesiog užšąla arba yra katastrofa?

Esu matęs, kaip A1 autobahas užšąla prie Kaunas vartų. Jei biuro perkraustymas iš Vokietijos įvyksta žiemą, rizikos auga. Sutartyje turėtų būti parašyta „Force Majeur“ sąlyga, bet jei jums labai skubus serveris, tai tuomet gali tekti samdyti helikopterį (tikras atvejis vienoje banko grupėje). Siaubinga kaina, bet jie neturėjo pasirinkimo.

Jei kažkas sulūžo kelyje, kas atsakinga?

Jei lūžo dėl blogo pakavimo – jūsų (arba tų, kas pakavo). Jei dėl to, kad sunkvežimis nupirko kelio įlanką – pervežėjo. Svarbiausia yra nuotraukos. Darykite nuotraukas prieš pakrovimą, po pakrovimo ir iš karto po iškrovimo. Be nuotraukų teismuose (arba arbitrąže) laimėti beveik neįmanoma.

Ar galiu pasitikėti firmomis, kurios reklamuoja „gimtadienio dovanų“ rekomendacija?

E, čia pasidarykite patys išvadas. Dažniausiai tai yra brokeriai, kurie tiesiog perparduoda užsakymus kitiems ir prideda maržą. Geriau rasti firmą, kuri turi savo sunkvežimius ir matote jų numerius. Užsisakykite peržiūrą (pvz., vaizdo skambutį), jei įmanoma, pamatyti techniką.

Kodėl kai kurios firmos atsisako vežti mažus krovinius?

Nes jiems tai nuostolinga. Jei jie turi 7 tonų sunkvežimį, o jums reikia perkelti tik 2 stalus, jie negali tuščia važiuoti atgal iš Vokietijos. Todėl mažam biurui reikia ieškoti „dedicated“ (paprastai sakant, dalinio krovinio) paslaugų arba sujungti su kitu klientu tame pačiame maršrute.

Ar galima neleisti vairuotojams gerti kavos mūsų virtuvėje?

Gerai, tai jau buvo juokas. Bet rimčiau – vairuotojai yra žmonės, jie užduoda daug klausimų. Nereikia būti per daug griežtūs, jei jie prašo vandens arba tuauleto. Geras santykis su vairuotoju gali padėti, jei reikės kažką papildomai įdėti ar užfiksuoti. Niekada nezinau, kada gali prireikti pagalbos.

Ką daryti, jei pasirodo, kad daiktų yra daugiau negu planuota?

Tai pasaulyje dažniausiai nutinka. Biuro vadovas visada pamiršta apie tą vieną spintelę sandėliuke. Pasirūpinkite lėšomis rezervui (10–15 proc.) arba sutartyje užsirašykite, kad papildomi kubiniai metrai bus apmokejinti pagal einamąją dienos tarifą. Taip išvengsite pykčių prieš išsikrovimą.

Išvados

Galiausiai, noriu pabrėžti, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra tas dalykas, kurį reikia planuoti penkias minutes iki išvykimo. Tai sudėtingas logistinis ritmas, kurio sėkmė priklauso nuo detalių, kantrybės ir gero partnerio pasirinkimo. Neklauskite kaimyno, kuris tai ką nors girdėjo, o kreipkitės į tuos, kurie gerai išmano šias trasas. Sutaupyti galite ant dėžių arba pakavimo, bet netaupykite ant patikimumo – tai tas dalykas, kuris užduoda daugiausia galvos bet kokiam vadovui.