Biuro perkraustymas iš Vokietijos: kaip išgyventi chaosą ir neišprotėti nuo taisyklių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmečius, ir vis dar stebiuosi, kaip žmonės įsivaizduoja tarptautinius pervežimus. Tiesą sakant, biuro perkraustymas iš Vokietijos niekada nevyksta taip lygiai, kaip rodo reklamoje. Viskas prasideda nuo to, kad vokiečiai yra... na, vokiečiai. Jie mėgsta tvarką, o mūsų klientai dažnai norėtų viską numesti į didelį krepšį ir pasakyti "vežkite". Tarp šių pasaulių tenka būti man. Čia nėra tik apie dėžiųnešimą, čia yra apie taisykles, biurokratiją, ir tai, kaip išvengti to, kad jūsų kompiuteriai nusiristų kažkur Vroclavo pakelėje. Pakalbėkime tiesiai, be įmonių vartotojų kalbos.

Kaip tai prasideda Vokietijoje – pasiruošimas ir dėžės

Ką daryti su tais dėžėmis? Ar reikia pirkti naujas?

Sėdnėte ant senos kėdės, žiūrite į tą chaosą ir galvojote, kad "ką nors rasite". Nenaudokite parduotuvės dėžių nuo bananų, jos plyšta. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja tvarkingos logistikos jau pakraujimo aikštelėje. Geriau pasiimkite standartines 30-litrų dėžes, jas lengviau pakrauti ant europardėlių. Vokietijoje darbininkai, kuriuos mes samdome vietiniuose sandėliuose, gali tiesiog atsisakyti krauti, jei matai, kad krūva gali užgriūti. Taigi, supakuokite tvarkingai, o ne kaip senus laikraščius.

Ar reikia išarditi visus stalus ir spintas?

Taip, ir dar kažką. Vokietijos transporto įstatymai yra griežti dėl krovinio tvirtinimo. Jei stalas yra surinktas ir jis užima per daug vietos aukštyje, vairuotojas gali gauti baudą kelyje. Be to, jei stalas nenukris per vairavimą (o jis nukris, jei nebus išardytas ir uždėtas ant grindų), mes neatsakome už brangų marmurą ar stiklą. Išardykite viską, kas juda. Palikite tik tą, kas neįmanoma – tarkim, didžiulį seifą, kurį reikės kelti su kranu, bet apie tai vėliau.

Kaip žymėti dėžes, kad dingtume?

Nerašykite tiesiog "biuras". Parašykite "Vadyba, 2 aukštas, stalus". Vėl gi, vokiečiai (ir mūsų sandėlininkai) mėgsta etiketes. Jei atvykstate į naują patalpą Vilniuje ar Kaune, ir ten guli šimtas dėžių su užrašu "dokumentai", pradėsite keikti visus šventuosius. Sutikrinkite inventoriaus sąrašą. Kartais nutinka taip, kad dėžė su svarbiais sutartimis nukelia į gretimą kabinetą tiesiog todėl, kad buvo neprižiūrėta.

Ar jūsų žmonės padės supakuoti?

Galime, tai papildoma paslauga. Bet tada turi suprasti – jei mūsų vyras pamato ant stalo atvirą butelį viskio ar pinigų krūvą, jis nedelsiant išeis iš kambario. Mes ne esame vagys, bet ir nemėgstame įkliūti į istorijas. Geriau pasirūpinkite smulkiomis asmeninėmis daiktais patys. O kas lieka – archyvai, technika, baldai – tai mūsų duona.

Kiek laiko užtrunka tą viską supakuoti?

Jei tai nedidelis advokatų biuras Miunchene, užtrunkame dieną. Jei tai gamyklos administraciniai pastatai su dvišimčiu metrų ilgio archyvais – tai savaitės reikalas. Nežiūrėk į tas reklamas, kur rašo "perkraustymas per 4 valandas". Tai melas. Realus biuro perkraustymas iš Vokietijos su įkrovimu, dokumentų patikrinimu ir krovinio uždengimu (o tai privaloma!) trunka ilgiau nei numatei savo kalendoriuje.

Ar galima vežti atviras dėžes?

Negalima. Absoliučiai ne. Vokietijoje yra griežti reikalavimai dėl krovinio uždengimo – aš privalauju uždengti krovinią, kad niekas neiškristų į autostradą. Jei dėžė neturi dangtelio, ji bus uždėta į didesnę dėžę arba apvyniota plėvele. O plėvės kainuoja. Taigi, užsidėkite dangtelius arba pasirūpinkite, kad turėtume pakankamai "stretch" ritinio.

Vokietiškas "Ordnung" – dokumentai ir muitinė

Ar reikalingas inventoriaus sąrašas?

Be abejo. Be jokio sąrašo neisišvažiuosime iš Vokietijos (ypač jei tai ne ES vidaus pervežimas, o kažkas sudėtingesnio). Sąrašas turi būti ne tik "5 stalai", o "5 mediniai stalai, 180x80cm, rudi". Vokiečių muitininkai (arba policija, jei sustabdys) gali parodyti į savo sąrašius ir paklausti, kur tie daiktai. Jei sąraše rašo "kompiuteriai", o okeane keliauja "šaldytuvai", gausi didelę baudą.

Kaip su PVM ir sąskaitomis?

Čia visada painu. Jei vežate įmonės turtą, tai dažniausiai yra PVM išskaitoma operacija (vidaus ES tiekimas), bet reikia suformuluoti sąskaitas teisingai. Aš nebuksiu čia jums dėstęs mokesčių kodekso (nes pats kartais užmirštu taisykles), bet jūsų buhalteris turi žinoti apie tą "Intrastat" reikalavimus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be teisingų dokumentų gali tapti brangia pamoka apie mokesčių lengvatas.

Ar reikia eksporto deklaracijos?

Jei vežate tik į Lietuvą (ES), tai dažniausiai ne. Bet... (čia aš kartais pasiduodu abejonių) jei technika yra nauja ir nebuvo aktyvuota, arba jei įmonė steigiasi iš naujo, gali reikėti susitarti su muitinės atstovu. Geriau klauskite savo logistikos vadybininko iš anksto. Aš vieną kartą matau, kaip laukėme sienoj tris valandas dėl to, kad vienas serveris nebuvo įrašytas į sistemos registrą.

Kas daryti, jei dingsta dokumentų dėžė?

Tai koja. Tai blogiausia, kas gali nutikti. Visada pasilikite sau "Master Copy" arba bent jau skenuokite svarbiausius. Jei dėžė dingsta mūsų kaltės (kas nutinka retai, bet nutinka), mes turiome draudimą. Tačiau draudimas neatsigražins jūsų laiko ir nervų, ieškant sutarčių kopijų. Asmeninius dokumentus, pasus ir kontraktes vežkite su savimi mašinoje, o ne sandėlyje.

Ar saugu vežti firmos duomenis (serverius)?

Serverius reikia išjungti teisingai. Negali tiesiog ištraukti lizdo. Mes už juos neatsakome, jei jie sudegs dėl to, kad jūsų IT specialistas (ar jo trūkumas) kažką padarė blogai. Pasitikrinkite atsarginių kopijų (backup) buvimą. Kartais biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa toks sudėtingas, kaip tikrasis kosminis skrydis, kai kalbame apie jautrią duomenų laikmeną.

Kas su vokiškais šiukšlėmis? Ar galime juos išmesti?

Ne Vokietijoje. Vokietijos šiukšlių sistema yra... unikali. Negali tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Jei mes padarysime tai neteisingai, gausime baudą, kurią pervesime jums. Išmeskite šiukšles patys, pagal jų "Gelber Sack" ir "Papier" taisykles, arba susitarkite su savininku dėl šiukšlių ivežimo. Mūsų vairuotojams nėra reikalo mokėti už jūsų senus kavos puodelius.

Kelyje, vairuotojai ir realybė

Kiek dienų trunka kelionė?

Įprastai tai dvi dienos, jei važiuojame į Vilnių ar Kauną. Jei į Klaipėdą – trys, dėl jūros uosto eismo arba lenktimų. Bet nepamirškite, kad vairuotojai turi poilsio laiką. Jis negali važiuoti 20 valandų iš eilės, nors dažnai klientai klausia "o ar negalėtum šiek tiek paskubinti?". Negali. Tai nelegalu ir pavojinga.

Ar vairuotojas kalba lietuviškai?

Dažniausiai ne. Mūsų vairuotojai dažnai yra iš Ukrainos, Baltarusijos arba vietiniai vokiečiai. Mes jums duodame telefono numerį, kur galite paskambinti vadybininkui, kuris verčia. Tačiau įsivaizduokite situaciją: vairuotojas stovi prie durų, kalba rusiškai ar vokiškai, o jūs norite pasakyti, kad ši dėžė eina ne į sandėlį, o į posėdžių salę. Geriau susitarti dėl kontakto asmenys iš anksto.

Kas, jei sugenda sunkvežimis?

Tai katastrofa, bet tai įvyksta. Tada mes skubame ieškoti kitos mašinos (perkrautimo), o tai užtrunka. Kartais biuro perkraustymas iš Vokietijos sustoją kažkur prie Lenkijos sienos dėl techninių gedimų. Tokiu atveju, mes pranešame, deriname laiką, bet jūs turite būti kantrūs. Nėra tokios logistikos, kurioje viskas veiktų 100% laiku, 100% atvejų. Tai ne "Mercedes" servisas, tai sunkioji transporto pramonė.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje nakčiai?

Mašina užrakinta, turi GPS ir signalizaciją. Bet jei stovite pavojingame rajone (o tokių yra ir Vokietijoje, ir Lenkijoje), rizika egzistuoja. Mes stengiamės stovėti saugiose aikštelėse, tačiau nė vienas draudikas neapsaugos nuo viso. Brangiausius daiktus (laptopus, pinigus) tikrai geriau pasiimti su savimi.

Kodėl vairuotojai tokie... "nemandagūs"?

Jie pavargę. Jie važiuoja po 600-800 km per dieną. Jie ne vienokia "vartytojai", o profesionalai, kurie nori baigti darbą ir eiti ilsėtis. Jei jūsų sekretorė bandys jiems girti kavą ir kalbėti apie orą 20 minučių, kol vairuotojas reikalauja parašo, tai sukels konfliktą. Nereikia juos erzinti. Duokite parašą, padėkite nukreipti, ir leiskite jiems dirbti.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, mes duodame nuorodą. Bet neprašykite manęs skambinti vairuotojui kas valandą su klausimu "kur jis dabar?". Vairuotojas negali atsiliepti, kai vairuoja. Žiūrėkite žemėlapį. Jei punktas stovi vietoje valandą, gali būti, kad jis valgo arba užstrigo pasienio patikrojoje. Būkite protingi.

Pinigai, rizikos ir nemalonios smulkmenos

Kiek tai viskas kainuoja? (Kodėl brangu?)

Kainuoja tiek, kiek kuro, darbo ir mokesčių. Degus yra brangus. Vokiečiai uždirba daug. Jei jums pasiūlo pervežimą už pusę mažiau nei rinkos kaina – tai arba suktybė, arba jie neapdraus jūsų krovinio. Tikrasis biuro perkraustymas iš Vokietijos kainuoja pinigus, nes tai sudėtingas mechanizmas. Nesiūlykite man mainų į "reklamą", aš maitinu šeimą, o ne tą jūsų "Facebook" puslapį.

Ką daryti, jei buvo pažeista technika?

Kartais nutinka, kad krenta spinta, arba dužta monitorius. Reikia tuojau pat susirasti vairuotoją, padaryti nuotraukas (prieš ir po) ir užpildyti "protesto aktą". Be to akto draudimas nebus išmokėtas. Nedėkite pasirašo, kol nepatikrinote viso. Kartais klientai pasirašo, vairuotojas išvažiuoja, o tada skambina, kad "o čia trūkta kojos". Vėlu.

Ar reikia mokėti užsidėti (deposit)?

Įprasta praktika yra 30% avanso. Už ką? Kad mes užsakytume mašiną, nes jei jūs atšauksiate dieną prieš pat išvykimą, mes turėsime sumokėti vairuotojui už tuščią važiavimą. Tai logistikos taisyklės. Nekalbėkite apie "pasitikėjimą", verslas remiasi sutartimis.

Kas nutinka su šlamu, kurį palikote biure?

Mes išvežame tai, kas sudėta į dėžes. Jei ant grindų liko senų laikraščių krūva, butelių ar suirusių žvakių, mes to neimsim (išskyrus jei susitarkame ypningai). Vokietijos objektų savininkai gali reikalauti, kad paliksite patalpas "sušluotas". Už tai atsakinga jūsų įmonė, ne mūsų vairuotojai.

Ar galima vežti asmeninius daiktus drauge su firmos?

Geri klausimas. Techniškai galima, bet nelegalu maišyti prekinį ir ne prekinį krovinią be deklaravimo. Jei vairuotoją sulaikys muitinė ir rasi jūsų motinos drabužių tarp serverių, gausite baudą. Asmeninius daiktus vežkite savo automobiliu.

Kodėl kaina pasikeitė paskutinę minutę?

Jei jūs pamišote ir pasakėte "dešimt dėžių", o pasirodė "penkiasdešimt dėžių ir trys sofos", tai ne aš kainą pakeičiau, o jūs mane apgavote. Mašina tampa mažesnė arba reikia antros. Tai natūralu. Sugalvokite, ką vežiate, dar prieš man skambinant.

Ar jums draudžiama rūkyti mašinoje?

Draudžiama. Tačiau... (čia aš turiu pripažinti) kai kurie vairuotojai yra rūkaliai. Mes stengiamės siųsti nerūkančius, bet jei jaučiate tabako kvapą, tai gyvenimas. Jei jums tai nepriimtina, reikia rašyti tai į sutartį iš anksto, ir mes surasime vairuotoją, kuris mato vandenį vietoj cigaretės.

Kas su "pikapu" arba maža mašina? Ar ne pigiau?

Galima ir "pikapu", jei turite tik penkias dėžes. Bet tada jūs turite juos pakrauti patys, o vairuotojas padės tik numesti. Ir jis nepadengs krovinio, tad jei lietus, viskas sudrėks. Sunkvežimis su "keltuvu" (su keltu) yra brangesnis, bet tai saugiau ir greičiau. Pasirinkite: pinigai ar nervai?

Kodėl negalima duoti pinigų "grynais" vairuotojui?

Niekada neduokite pinigų vairuotojui. Jis turi gauti tik pavedimą arba grynus iš mūsų vadybininko. Jei duodate jam grynais, tai jis gali pasakyti, kad negavo jų, arba mes apie tai nieko nesužinosime. Visa finansinė dalis turi eiti per buhalteriją.

Ar jūsų įmonė tikrai egzistuoja? (Skeptiškumas)

Aš suprantu, internetas pilnas sukčių. Mes turime svetainę, registrą, ofisą. Galite atvyti pas mus į arbatą. Bet jei jums pasiūlo "UAB "Super Kraustymas" be jokios istorijos ir be sutarties, bėkite. Patikrinkite mūsų reitingus. Esu čia jau 20 metų (kaip ir žadėjau anksčiau), man nėra kur bėgti.

Kas, jei naujieji biuro darbuotojai neleidžia iškrauti?

Nueikite į pusę. Kartais būna, kad atvykstate į naująją vietą, o ten apsauga arba administratorius nežino apie jūsų atvykimą. Tada stovime valandas ir laukiamas patvirtinimo. Pasirūpinkite leidimu iš anksto, panašiai, kaip ir pažeidimų sąrašu.

Ar galima užsisakyti pervežimą savaitgalį?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Vokiečiai dirba iki šeštadienio, sekmadienį ilsisi. Jei reikia skubiai vežti sekmadienį, reikės mokėti už viršvalandžius ir greitą išvykimą.

Kas daryti su baldų surinkimu naujoje vietoje?

Mes galime surinkti. Mes ne meistrai baldų, bet su lentynomis ir stalais susitvarkome. Jei tai sudėtingas "IKEA" sistemos seifas, geriau pasamdykite vietinį meistą, nes mes už tai neatsakome, jei durys užstrigs.

Ką daryti, jei dėžės drėgno?

Jei mašina uždengta gerai, jos neturėtų drėgti. Jei lijo lietus ir vairuotojas atidarė tentą prieš iškraunant – tada problema. Vėl gi, nuotraukos ir protestas. Drėgni dokumentai yra niekiniai.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Su nuolatiniais klientais – taip, 30 dienų atidėjimas. Su naujais – tik avansas. Aš jau buvau apgautas (prieš 10 metų), kai atvežėm, o klientas "dingo". Nuo tada būnu griežtas. Tai ne asmeninis, tai verslinis.

Kodėl svarbu nurodyti adreso tikslumą?

Jūs parašote "Berlynas". Berlynas didelis. Jei reikia važiuoti į centrą, kur yra "Umweltzone" (ekologinė zona), mūsų sunkvežimis gali ten neįvažiuoti, jei neturi atitinkamos žalios kortelės. Tikslus adresas ir pastato tipas (ar yra keliamieji vartai?) svarbiau už jūsų norą greitai užbaigti pokalbį.

Ar turiu patikrinti dėžes prieš išvežimą?

Privalai. Tarkime, vairuotojas išvežia dėžę, o tu paskui sužinojai, kad ten palikai banko raktus. Tada tau reikės skambinti vairuotojui, prašyti sustoti, galbūt mokėti už laukimą. Patikrink viską du kartus.

Paskutinis klausimas: ar verta viską daryti patys?

Jei turite mažą biurą ir galite nuomoti "Transporter" Volkswageną – darbkite. Jei turiate 50 darbuotojų ir serverius – nebandykite būti herojus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra tas procesas, kuris geriau patikėti profesionalams, nors mes kartais ir būname įkyrūs.

Išvada

Tiesiog nenuokankite. Pasiruoškite dokumentus, susitarkite dėl vietos išanksto ir būkite kantrūs su vairuotojais. Nėra tobulų pervežimų, visada kažkas klysta – dėžė susiribo, vairuotojas užstrigo, arba dokumentai neatitiko. Bet jei pasiruošiate gerai, biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti tiesiog darbo diena, o ne nervų išsiurbimas. Sėkmės jūsų naujuose namuose (ar biure), ir tikiuosi, daugiau nebereikės skambinti man dėl dingusių dėžių.