Biuro perkraustymas iš Vokietijos greitu ir saugiu tempu: praktinis vadovas be niekinimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, ir pasakyčiau, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos visada yra kaip loterija su žiūrinčiu šunimi – gali pavykti puikiai, o gali ir visiškai nesusitarti su kliento poreikiais. Daugelis mano klientų pradžioje galvoja, kad tai paprasčiau nei perkelti sofą iš buto į butą, tačiau realybėje viskas yra kur kas sudėtingiau dėl technikos, dokumentų ir to, kad vokiečiai tiksliai seka taisykles. Čia nebe tiesiog vežime dėžes, čia reikia suprasti procesą, kad verslas nestotų. Todėl biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja gero planavimo, nors visada atsiranda neprognozuojamų nenuobodulų, kuros tenka spręsti iškart ant kelio.

Laikas ir visokie grafikai

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas iš Vokietijos iki Lietuvos?

Viskas labai priklauso nuo to, kur tiksliai Vokietijoje esate ir kiek turite daiktų, bet vidutiniškai tai trunka nuo vienos iki trijų dienų jei viskas eina kaip paieška. Jei vairuotojas važiuoja iš Miuncheno, tai tai paprasčiausiai fiziškai užima daugiau laiko negu iš Berlyno. Paskutiniu metu keliauk sąlygos čia ir vokiškame kelyje pasidarė geresnės, tačiau lenkytiškai ruožai vis dar gali užtrukti. Taigi, jei jums reikia, kad viskas būtų pirmadienį ryte, pradėkite kalbėtis bent savaitę anksčiau, o geriau dvi.

Ar įmanoma atlikti greitąjį perkraustymą per savaitgalį?

Teoriškai taip, praktiškai – tai galvos skausmas ir vairuotojui, ir man. Vokiškai įmonės dažnai dirba pirmadienį-penktadienį, o jei reikia išimti techniką iš pastato, kuris yra apsaugotas, reikia gauti leidimą iš administracijos. Pavyzdžiui, vasarą Frankfurte mes turėjome situaciją, kai apsauga neleido vairuotojui įvažiuoti į kiemą, nors turbūt galėjo, tad dėl to teko laukti iki ryto. Jei norite perkraustyti savaitgalį, reikia visa tai suderinti iš anksto, kitaip bus nemalonumų.

Kiek ankstiau reikia pradėti planuoti biuro perkraustymą iš Vokietijos?

Idealiai – mėnesį iki datos, ypač jei perkraustote didelę įmonę. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra tas dalykas, kurį galima susitvarkyti per dvi dienas, nes reikia užsakyti sunkvežimį, kuris turi laisvų vietų tame laikotaripyje. Kartais atsitinka taip, kad klientai skambina trečiadienį ir klausia, ar galima penktadienį važiuoti, o tada aš turiu išsisukinėti. Geriau turėti rezervaciją anksčiau.

Ar galima perkraustyti įmonę nepristabdant darbo?

Tai įmanoma tik tada, jei turite dvi dalis: viena veikia, kita kraunasi, bet dažniausiai tai būna chaosas. Paskutinis mano klientas iš Hamburgo bandė taip daryti, galiausiai vadybininkai sėdėjo ant dėžių ir rašė ant kelių. Geriau skirti vieną dieną ar bent pusdienio pertrauką, nei mėginti sukti ratus tarp kompiuterių ir krovėjų. Vokietijoje darbuotojai taip pat nėra labai patenkinti, kai juos verčia dirbti triukšmo aplinkoje.

Kas daryti, jei sunkvežimis pavėluoja dėl eismo įvykių?

Tada reikia kantrybės, nes eismas Vokietijoje autobanuose gali stovėti valandėmis. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo ties Kelnu dėl avarijos ir pavėlavo penkias valandas, nors viskas buvo planuota minutėmis. Negaliu nieko daryti su keliu, galiu tik pranešti jums. Todėl visada pasakykite savo darbuotojams, kad laikas gali šiek tiek pasislinkti, nes nėra nieko/blogiau nei kai visi laukia ir niekas negali dirbti.

Kainos ir mokėjimai

Ar biuro perkraustymas iš Vokietijos brangu?

Nebūtinai brangu, bet tikrai ne pigu, palyginti su paprastu kroviniu. Kainą lemia ne tik atstumas bet ir tai kiek darbo reikia įdėti į pakavimą. Jei turite daug serverių ar brangios technikos, reikalingas specialistas kuris tai sumontuos ir išmontuos. Paskaičiuoti galiu tik tada kai matau kas tiksliai yra keliamame. Kartais klientai sako "o mes tik turime penkias palapines" o ten išeina 30 kubinių biržios.

Kaip susiformuoja kaina – už ką moku?

Mokate už vairuotojo darbą, degalus, kelių mokesčius (Vignette Deutschland ir mokesčiai Lietuvoje/Lenkijoje), ir už pačią krovimo darbą. Jei reikia dėžių, tai tas pats. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai įtraukia ir liftų nuomą jei pastate nėra keltuvo. Pavyzdžiui, vienas projektas Štutgarte reikalavo specialios technikos, kad nuleisti baldus pro langą, tai tai kainuoja papildomai. Nėra vienos kainos visiems.

Ar galima gauti PVM sąskaitą-faktūrą ir kokia PVM tarifa?

Žinoma, mes išduodame sąskaitas-faktūras su PVM, kai dirbame su verslo klientais. Jei esate įmonė iš ES šalies (ne Vokietijos), dažnai galime taikyti PVM 0% tarifą (vidutinės vertės prekių prekyba), jei pateikiate savo PVM mokėtojo kodą. Bet čia reikia būti atsargiam, nes jei tai yra paslauga (tik krovimas), gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Aš visada patariu pasikalbėti su savo buhalteriu, nes taisyklės pasikeitė prieš metus (ar buvo dar anksčiau? nepamenu tiksliai, bet geriau patikrinti).

Kokius mokėjimo būdus priimate ir kada reikia sumokėti?

Daugiausia priimame banko pavedimus, tačiau kartais galime ir grynaisiais, jei vairuotojas sutinka (kas nebūtina). Dažniausiai reikalaujame avanso apie 30-50%, o likutį – pristatymo metu arba iškart po įkrovimo. Jei klientas yra naujas ir aš jį pažįstu tik iš telefono, be avanso aš neisiu. Turėm atvejų, kai "didelės korporacijos" mokėdavo po tris mėnesius, o man reikia mokėti vairuotojui šią savaitę.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Nėra "paslėptų", bet yra "neplanuotų" kliento manymu. Pavyzdžiui, jei vairuotojas atvyksta ir jums reikia nešti daiktus trečiaam aukštą be lifto, tai bus mokestis už nešimą rankomis. Arba jei dėžės yra per daug sunkios. Aš visuomet klausiu apie liftus, bet kartais klientas užmiršta pasakyti, kad jis šiuo metu neveikia. Tą kartą Briuselyje taip nutiko, teko kaupti dėžes per laiptus, vairuotojas beveik subyrėjo.

Pakavimas, technika ir procesas

Ar jūsų komanda padeda supakuoti dokumentus ir smulkius daiktus?

Taip, mes galime tiekti dėžes ir net jas užsegti jei reikia, bet dažniausiai biuro darbuotojai patys nori susirūpinti savo asmeniniais daiktais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos įtraukia ir tai, kad vokiečiai labai mėgsta, kai viskas yra tvarkingai pažymėta. Jei paliksite mums viską supakuoti, mes tai padarysime greitai, bet gali sumaišyti "Svarbu" su "Šiukšlės" jei neužrašysite. Geriau duokite mums dėžes su užrašais.

Kaip saugiai pervežami serveriai ir jautri technika?

Tai labai svarbu. Serveriai turi būti išjungti (būtina!) ir užfiksuoti specialiuose ratukotuoseose. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai susiduria su labai brangia įranga, todėl naudojame vibracijos slopinimo sistemas. Paskutinis klientas iš Leipcigo turėjo milžinišką serverinę, kurią teko išmontuoti dalimis. Negaliu tiksliai pasakyti ar tai buvo HPE ar Dell (as ne technikas), bet vairuotojas sakė, kad jis sveria kaip dramblys.

Ar reikia išmontuoti baldus ar juos galima vežti surinktus?

Didžiąją dalį reikia išmontuoti, nes neįsivaizduoju, kaip pervežti didelę conferencijos stalą nesuskleistą per duris. Lento staliukus dedame ant specialių dėklų, kad nebraižytų. Aš visada sakau – geriau daugiau varžto rinkti nei reparuoti lentą po to. Vienas kartą klientas pareiškė, kad baldai seni ir nereikia juos saugoti, tad mes juos tiesiog numetė į sunkvežimį kaip malkas. Nenoriu matyti jūsų tokių veidų, tai tikrai graudu.

Kas atsitinka su dėžėmis po atvykimo?

Mes jas iškrauname į nurodytas patalpas pagal etiketes. Jei etikečių nėra, viskas krenta į vieną krūvą koridoriuje, ir tada jūs pradėsite keikti visus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos sėkmingas tuo, kad dėžės atvyksta ten kur reikia. Jei parašysite "Vadyba" - mes ją nešime į vadybos kabinetą. Jei parašysite "Kava" - mes ją nešime į virtuvę. Paprasta logika, bet dažnai užmirštama.

Ar turite savo dėžių ar reikia rinktis paties?

Mes turime standartinių dėžių, kurias atvežame iš anksto. Jas surenkame (o ne vėl) ir paliekame jums kelti daiktus. Naudoti mūsų dėžes patogiau, nes jos vienodo dydžio ir lengviau krauti į sunkvežimį. Jei naudosite savo "Maximos" dėžes iš parduotuvės, tai jos gali neišlaikyti sunkių knygų. Yra du būdai: taupyti ant dėžių arba gyventi su suirusiu kompiuteriu.

Dokumentai, muitinė ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia parengti biuro perkraustymui iš Vokietijos?

Jūsų siuntimo sąrašas (packing list), iš anksto, kad butų aišku ką vežame. Taip pat reikia galiojančio asmens dokumento prieš pasirašant sutartį. Jei vežate techniką, pageidautina serijiniai numeriai (galima tik brangioms prekėms). Be šių dalykų muitinė gali sustabdyti. Vieną kartą teko laukti dvi dienas Lenkijoje, nes klientas neparinko sąrašo ir muitininkai negalėjo patvirtinti krovinių vertės.

Ar reikia eiti per muitinę jei važiuojame ES viduje?

Formaliai ne, nėra fizinės sienos tarp Vokietijos ir Lietuvos, bet visiškai be dokumentų nevažiuosime. Yra vadinamoji vidinė prekyba, todėl reikia TIR arba CMR draudimo. Bet jei vežate įrangą, kuri yra nuomojama ar priklauso trečiajam asmeniui, gali būti problemų. Aš visada patariu suformuluoti krovinių sąrašą taip, lyg tai būtų jūsų nuosavybė, kad klausimų nekiltų. (Galiu klysti dėl naujausių taisyklių, bet taip veikiame jau metus ir vežia).

Kaip elgiamasi su duomenų saugumu pervežiant metus?

Viskas yra užrakinta sunkvežimyje, o vairuotojai yra patikimi žmonės. Tačiau jei turite labai slaptų dokumentų, patariu juos vežti su savimi mašina o ne sunkvežimiu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra tik apie fizinę saugumą, bet ir apie duomenis. Aš galiu užtikrinti, kad dėžės nebus atidarytos, bet negaliu užtikrinti, kad kas nenufotografuos jų paviršių jei paliksite atidarytas. Pas mus buvo atvejis, kai paliko atvirą dėžę su sutartimis, vairuotojas visą kelį bijojo, kas ten nutiks.

Ar galiu vežti asmeninias daiktys biuro siuntoje?

Galima, tai nėra draudžiama, bet geriau tai pažymėti sąraše. Jei vairuotojui bus sulaikytą ir rasių jūsų dviratį ar vaiko vežimėlį gale sunkvežimio, gali kilti klausimų ar tai ne prekybinis siuntimas. Paprastai mes nebedarame tokių akių, bet legalumas svarbus. Vokietijos pareigūnai gali būti labai "išrankūs" jei pamatys sumaišymą.

Ar reikia draudimo ir ką jis dengia?

Draudimas būtinas, tai yra CMR draudimas. Jis dengia žalą, kurią padarome mes (pvz. kritęs stalas), bet jis nedengia jūsų blogai supakuotų daiktų. Jei dėžė su monitoriumi suirus viduje, o išorėje visa gražiai – draudimas nemokės. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti apdraustas bent minimalia verte, bet aš visada siūlau visaverčį draudimą, vertinant visą krovinį.

Vairuotojai, klientai ir realios situacijos

Kas vyksta jei vairuotojas nekalba lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai ir rusiškai, o su vokiečiais susitinka angliškai arba rankomis. Vokiškai kalbančių vairuotojų reta rasti, tačiau logistinės komandos mūsų štabe kalba vokiškai todėl galime išversti visus poreikius. Kartais nutinka, kad vairuotojas tiesiog negauna susisiekimo ir važiuoja į neteisingą adressą, todėl reikia turėj telefoną, kuris yra įjungtas.

Ar galiu būti pats vairuotojas ir sekti sunkvežimį?

Techniškai ne, mums neleidžiame įsileisti svetimų žmonių į kabiną dėl draudimo ir saugumo taisyklių. Galite važiuoti už stebėjimo mašina, jei norite būti tikras, kad vyksta gerai. Paskutinis klientas važiavo už mūsų sunkvežimio nuo Berlyno iki Marijampolės, nuobodu lig šiol pasakoja.

Kaip elgtis jei kliento vietoje nėra kas priimti krovinių?

Tai baisi situacija. Mes pranešame 2 valandas iki atvykimo, jei nieko nėra – laukiame. Už laukimą imamas mokestis, nes vairuotojo laikas yra pinigai. Kartą atvykome į Kauną sekmadienį ryte, o raktus turėjo žmogus, kuris atvyko tik antradienį. Teko vežti krovinį atgal į sandėlį (už papildomą mokestį). Nebūkite toks žmogus.

Ar jūsų vairuotojai dirba naktimis?

Gali, jei tai reikalinga, tačiau Vokietijoje yra griežti poilsio laikų ir naktinio darbo apribojimai. Negalime tiesiog važiuoti 24 valandas be sustojimo. Jei norite, kad krovimas vyktų naktį, tam reikia specialių leidimų ir papildomo mokėjimo. Aš asmeniškai nebūčiau norėjęs, kad mane kirstų tamsioje aikštelėje su dėžėmis pilnomis kompiuterių.

Kokios dažniausios bėdos pasitaiko biuro perkraustymuose?

Žmonės pamiršta išjungti kompiuterius, dėžės neįmarkuotos, lifta neveikia, o arba raktai dingsta. Paskutinis perkraustymas Miunchene baigėsi tuo, kad užstrigo liftas su mūsų krovėju viduje – tekv skambinti gelbėtojams. Tai ne mūsų kaltė, bet tai sužlugto grafiką. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra pilnas tokių smulkių nenuobodulų.

Kodėl reikia rinktis patikimą pervežėją o ne pigiausią?

Nes pigiausieji dažnai pasiliksa jūsų daiktus ir dingsta. Aš girdėjau istorijų apie "firmas", kurios paėmė avansą ir nebepasirodė. Dirbu šitoje srityje ilgai ir matau, kad sutaupyti 100 eurų gali paversti tūkstančių nuostolių, jei pasirinksite pašalų. Mūsų įmonė turi pavardę ir reputaciją, todėl nebegalime sau leisti prastai atlikti darbo.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio. Jei pasiruošiate tinkamai, viskas įvyks greitai ir saugiai be nereikalingų nervų. Svarbiausia yra ne tiek kaina, kai tai, kad procesas vyktų be stabdymų ir kad jūsų verslas galėtų dirbti toliau kitą dieną. Pasitikėkite patirtimi, o ne "super pasiūlymais" iš niekur, ir viskas bus gerai.