Biuro perkraustymas iš Vokietijos greitai ir be trikdžių verslui: Kaip išvengti chaoso

Per dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską – nuo tai, kad dingsta visa sunkvežimių kolona pilna brangių serverių, iki tų laimingų atvejų, kai visa kompanija persikelia per vieną savaitę be jokio streso. Tačiau sakyti, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos yra lengvas uždavinys, būtų melas. Vokietija – tai tvarkinga šalis, tačiau jų biurokratija ir kelių taisyklės gali sukelti ne mažiau galvos skausmo nei mūsiškių kelių būklė. Jei norite, kad jūsų verslas nestotų, viską reikia suplanuoti iki smulkmenų, bet vis tiek pasiruošite nesklandumams.

Svarbiausia yra suprasti, kad greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos nepradedamas tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o daug anksčiau. Kalba eina ne tik apie dėžių lipinimą, bet ir ABOUT dokumentus, kurie Vokietijoje svarbesni nei duona. Dabar stengsiuosi jums paaiškinti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių reklamos tekštų, tiesiog taip, kaip yra.

Viskas prasideda nuo kainos ir planavimo

Kiek kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Tai klausimas, kurį girdžiu kiekvieną kartą. Žinokit, kainos nėra fiksuotos, jos svyruoja kaip oras vėjaučioje. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų – ar tai tik kelios biuro kėdės ir kompiuteriai, ar visa gamybos linija su sunkia technika. Dar vienas dalykas – degalai, kurių kaina Vokietijoje aukštesnė, ir mokesčiai už važiavimą automagistralėmis (vignette). Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų iki tūkstančių, jei reikia specialios technikos ar keltuvų. Geriausia kreiptis dėl apskaičiavimo individualiai, nes nėra dviejų vienodų atvejų.

Ar verta rinktis brangų vežėją?

Pasakysiu taip – pigių variantų aš išvengčiau, jei tų daiktų negalima prarasti. Kartais atsitinka taip, kad įmonė pasikrauna samdomą furgoną „iš skrajpų“, o važiuotojas nežino nei kelių, nei dokumentų. Vieną kartą mačiau, kaip furgonas užstrigo prie Hamburgo tilto, nes vairuotojas neįvertino aukščio. Mums teko organizuoti perkrovą vidury nakties. Brangūs vežėjai tiesiog turi draudimą, kuris padengia žalą, o tai verslui yra svarbiau nei sutaupyti 50 eurų. Geriau sumokėti daugiau ir gauti ramybę.

Kaip apskaičiuoti laiką, kiek užtruks?

Galvojama, kad jei vairui iki Lietuvos yra 12 valandų, tai ir viskas įvyks per dieną. Nė čia. Reikia skaityti tuos užrašus ant vairuotojo darbo kortelės. Jis negali vairuoti be stabdžio 10 valandų, jam reikia poilsio. Taigi, jei biuro perkraustymas iš Vokietijos vyksta iš Miuncheno, tai skaičiuokite mažiausiai dvi dienas – viena nuvažiuoti, kita atvažiuoti (su apkrovimu/iškrovimu). Be to, pačios Vokietijos keliai dažnai užšpunktė dėl eismo įvykių ar darbų. Niekada nenurodykite klientui tikslios valandos, pasakykite dieną ar dienų intervalą.

Kas daryti, jei viskas skubu?

Skubantis biuro perkraustymas iš Vokietijos yra brangiausias malonumas. Norint daryti visą „greitai“, reikia keturių gyvų jėgų vienoje vietoje – du kraunami Vokietijoje, du iškrauna Lietuvoje, o vairuotojai tiesiog važiuoja parėjimais. Tai kainuoja dvigubai ar trigubai daugiau nei standartinis pervežimas, nes reikia mokėti viršvalandžius, naktinius darbus. Bet jei verslas turi dirbti rytoj, tokios išlaidos pasiteisina, nes nustosite dirbti šiandien.

Ar galima perkraustyti savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – sudėtinga. Vokietijoje dauguma biurų yra uždaryta savaitgaliais, todėl patekti į patalpas gali būti sunku (reikia raktų, prižiūrėtojo). Tačiau jei susitariai su objekto vadovu, tai idealus variantas biuro perkraustymas iš Vokietijos įvykdyti be trikdžių darbuotojams. Patirkau, kad darbuotojai labiau trikdo, nei pati logistika, kai jiems reikia dirbti greta vežėjų. Geriausia, kai tuščia patalpa ir pilnas laisvės judėti.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Čia prasideda pasaka. Vokietijai svarbu, kad viskas būtų rašytiske. Jums reikės sandėliavimo pažymos, kad daiktai tikrai yra jūsų nuosavybė ir juos gabenate legaliai. Jei tai įranga, reikės sąrašo su serijiniais numeriais (serial numbers), nes muitinė gali patikrinti. Be šito, negalite paimti ir parvežti kompiuterių be jokių dokumentų – tai atrodys kaip vagystė arba prekyba be licencijos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be svarbių popierių gali baigtis rimtais nemalonumais sienos kirtimo metu.

Ar reikia mokėti PVM?

Šitą klausimą dažnai užduoda verslininkai. Jei jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Lietuvoje ir Vokietijoje, o tai ne pirkimas-pardavimas, o tik perkėlimas savo reikmėms (intra-community supply), tai dažnai taikomas 0 % PVM tarifas. Bet, velniai, tokią nuostatą turi numatyti sutartyje. Viena kartą buvau situacijoje, kur vokiškas partneris užmiršo pažymėti, kad tai ne prekyba, ir mums teko mokėti 19 % Vokietijos mokestį, o vėliau prašyti grąžinimo. Nusimano, kiek nervų tai nuėmė.

Kas daryti su ekskaisais (kava, alkoholis)?

Biure dažnai būna „vartotojų“ prekių – kavos aparatai pilni kapsulių, ar netgi baro su vynu. Tai tabu. Kavinės, arbata, alkoholis – tai yra prekės, kuriamos mokesčiai (akcizas). Negalite įsivaizduoti, kokia ašara buvo vieno kliento iš Frankfurto, kai muitininkas sulaikė jo brangų anglišką viskį, nes jis nenurodė jo deklaracijoje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos tuo atveju taps itin brangus. Geriau išgerti ten arba parašyti, kad tai dovanos darbuotojams (kas irgi įdomiai reglamentuojama).

Kas yra T1 dokumentas?

Tai toks didelis paslas. Jei keliaujate iš ES šalies į kitą ES šalį (Vokietija -> Lietuva), teoriškai sienos nėra, tačiau muitinės kontrolė egzistuoja. T1 arba T2 dokumentas tai patvirtina. Dažniau naudojame komercinę invoice (sąskaitą-faktūrą), kurioje parašyta „Move of own goods“. Bet jei vertė didelė, gali būti reikalaujamas TIR arba eksporto deklaracija. Geriau užduoti šį klausimą logistikos ekspertui prieš važiuojant, nei stovėti sienoj.

Ar gali būti problemų su vairuotojo laiku?

Taip, Vokietijos policija labai griežtai tikrina vairuotojų poilsio laiką. Jei vairuotojas užfiksuotas be poilsio per 4.5 valandas, bauda milžiniška. O tai reiškia, kad jūsų krovinys susto. Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali pavėluoti dėl to, kad vyriausybė seka, kas ir kiek miego. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, kad vairuotojai būtų laiku, bet jei įvykstas eismo įvykis ir užtrunka apklausa, grafikas dreba nežymiai.

Technika, baldai ir įranga

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Tai bene svarbiausia dalis. Jūsų verslo širdis yra tame serverių kabyne. Negalima jos tiesiog numesti ant grindų furgone. Reikia specialių dėžių su putomis (antivibro pakuotė). Pats biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa kritiniu momentu vien tik dėl to. Mačiau, kaip viena įmonė prarado visus duomenis, nes sunkvežimis staigiai stabdė, o serveris nuskrito ant grindų. Dar prieš tai pasidarykite duomenų atsarginę kopiją (backup) debesyje – tikrai pasitarnaus.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai – taip. Vokiški baldai, ypač „systemmöbel“, dažnai yra sudėtingi. Neišmontuoto stalovo per duris neišnešsite. Mūsų komanda dažnai tenka „išlaužyti“ konstrukciją, nes vokiški mechanizmai būna užsikibę. Tačiau svarbiausia – visus varžtus ir detalės surinkti į pažymėtus maišelius. Pradedant biuro perkraustymą iš Vokietijos, užtikrinkite, kad turite savo technika (elektrinius atsuktuvus), kitaip šlamštas užtruks ilgiau nei važiavimas.

Kas daroma su didelėmis spintomis?

Didelės metalinės ar medinės spintos – galvos skausmas. Vokietijose daug senų pastatų, laiptinės siauros, liftas senas. Kartais teka pernešti pro langą arba išmontuoti fasado dalį (vieną kartą taip ir padarėme Berlyne, nes sunkvežimiui nebuvo kur privažiuoti). Nustatykite iš anksto, kokiais liftojo matmenimis galite skaičiuoti. Jei spinta stačiakampė ir neilga, dažnai telpa, bet jei aukšta – būkite pasiruošę išardyti.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepasimestų?

Žymėjimas, žymėjimas ir dar kartą žymėjimas. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir turinio aprašymą. Nenaudokite tiesiog „Dokumentai“, parašykite „Buchhalting – 2018 files“. Vokietijos pramonės standartai griežti, todėl daiktai dažnai yra surūšiuoti ir pakuojami tiksliai. Kai atvykstate į Lietuvą ir pamažiate 200 vienodų dėžių, tuomet prasideda histinizmas. Sistema turi būti aiški visiems dalyviams.

Ar reikia specialių leidimų sunkvežimiui mieste?

Be abejo. Vokiškuose miestuose, ypač centriniuose rajonuose (pvz., Miuncheno ar Štutgarto centruose), sunkiasvoris transportas negali važiuoti be leidimo (Sondergenehmigung). Biuro perkraustymas iš Vokietijos centriniuose rajonuose reikalauja išankstinio prašymo savivaldybei. Kartais leidimai duodami tik tam tikrom valandom (pvz., tarp 9:00 ir 11:00 ryto). Jei vairuotojas pavėluos 5 minutes – bauda tiek, kad bado šoktum.

Realios problemos ir kaip jas išspręsti

Kas nutinka, pakilus_problemų (bent viena)?

Būna visko. Pavyzdžiui, vieną kartą, kai vykdome biuro perkraustymą iš Vokietijos Hanoverio rajone, vairuotojo priekaba nuplėšė kabelį, gulinčią po žeme. Nežinojo, kad ten yra dujotiekis. Visą dieną teko laukti gelbėtojų ir policijos. Klientas buvo supykęs, bet mes tiesiomet pasiėmėme kitą mašiną iš gretimo miesto ir pajudėjom toliau su dalimi krovinio. Reikia turėti „Plan B“.

Ar draudimas apmoka sugadintus daiktus?

Draudimas yra geras dalykas, bet jis nedings jūsų pykčio. Jei sugadinamas brangus serveris, draudimo kompanija jums sumokės, bet verslo nutraukimo laiką (downtime) neatsiskaitys. Todėl stengiamės neprarasti, o ne tik atgauti pinigus. Svarbu nufotografuoti viską prieš krovinį ir po krovinio. Be įrodymų, vokiškos draudimo kompanijos neleidžia nei cento.

Kaip elgtis su nepagydomais_darbuotojais?

Darbuotojai dažnai bando paguldžioti saviškius daiktus į dėžes su įmonės turtu. Tai griežtai draudžiama muitinės taisyklių atžvilgiu. Jei rasti asmeniniai daiktai, visas krovinys gali būti sulaikytas. Esu matęs, kaip vienas direktorius bandė nuvežti savo motociklą atskiromis dalimis biuro dėžėse be mokesčių. Gaila, bet tai neveikia. Atsakymas – ne, darykite tai savo automobiliu, o ne mūsų krovininis.

O jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai problema, ypatinga susisiekim su objekto prižiūrėtoju (Hausmeister). Vokiškas prižiūrėtojas gali tiesiog neuždaryti vartų, jei nesupras, kas vyksta. Mes stengiamės siųsti vairuotojus, bent šiek tiek kalbančius angliškai ar vokiškai, bet kartais tenka ir versti per telefoną. Geriau, jei klientas paskiria vietinį kontaktą, kuris padeda susitarti dėl prieigos prie apledėjusio paviršiaus arba raktų paėmimo.

Kiek dažnai pasitaiko triukšmo skundai?

Miestuose gyventojai bijingi. Sunkvežimis variklis garsiai dirba 6 valandą ryto prie namų, gausite skundą policijai. Vokietuose žmonės labai respecting (gerbti) taisykles. Reikia planuoti prieigą taip, kad triukšmas būtų mažiausias. Naudoti pakraunamąsias ramstis vietoje variklio (kai įmanoma), arba nešti daiktus rankomis, jei aukštai. Geriau patikrinti vietos tvarką (Hausordnung).

Ar verta nusipirkti naujus baldus Lietuvoje vietoj vežimo?

Kartais taip. Jei turite senus, jau pabodusius „ Ikea „ tipo stalus, kurie ir taip lūžinėja, biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti brangiau nei naujų baldų pirkimas. Skaičiuokite: kaina už kubą transporto + apkrova. Naujų baldų pristatymas dažnai nemokamas. Taigi, pasidarykite inventorizaciją ir nuspręskite – kas tikrai verta pinigų, o kas gali likti Miunchene gatvėje su užrašu „Zu verschenken“.

Problemos su kelyje ir muitine

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Mechaniko gedimas kažkur tarp Berlyno ir Poznanės. Tada reikia skubiai ieškoti pagalbos. Tais atvejais svarbu turėti krovinių draudimą, kuris apima ir gabenimo pertrauką. Sunkvežimis dažnai gali būti pakeistas kitu, bet tai užtrunka. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su sustojusiu transportu kelia problemų klientui, kuris laukia savo kompiuterių. Būtent tokiose situacijose išsiteisinia rūpestingas požiūris ir partnerių tinklas.

Ar dažnai sustoja muitinėje?

Esant viduje ES, fizinės sienos nėra, tačiau mobiliųjų grupių kontrolių pasitaiko. Jei vairuotojas atrodo įtartai (nuovargis, transporto būklė), gali sustabdyti. Jei visi dokumentai tvarkingi – nieko baisaus. Bet jei radote „užmirštą“ dežę su prekėmis be sąskaitos, giliai įkvėpkite. Muitinės Vokietijoje ir Lenkijoje yra griežtos, o Lietuvoje jau tik tikriname, ar viskas atvyko vienam.

Kaip užtikrinti saugumą kelyje?

Kadangi pervežame brangų verslo turtą, saugumas yra raktas. Sunkvežimiai turi būti apsaugoti GPS stebėjimo sistemomis, o didesnės vertės kroviniai netgi gali būti lydimi. Nors vagystės retos, tačiau jų pasitaiko. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti suplanuotas taip, kad krovinys naktį nešvėrėtų be prieziūros kelyje, o stovėtų saugiose aikštelėse (parkingai). Užpildytos degalų – taip pat privalumas, kad nereikėtų sustoti prie įtaringų degalinių.

Kokios būna paslėptos išlaidos?

O, čia mano mėgstamiausia. Dažnai klientai pamiršta apie tai, kad už priedų pakrovimą (pvz., pianinas, rėmai ant sienų) imami papildomi mokesčiai. Dar vienas dalykas – laukimas. Jei vairuotojas laukia jūsų ilgiau nei 2 valandas, pradedamas skaičiuoti laukimo mokestis. Vokiškose sąskaitose (Scheine) visada yra punktas „Wartezeit“. Tad jei vairsiate vėluoti, susitarkite dėl ribų.

Kaip elgtis su drėgme arba šalčiu?

Pervežant elektroniką, svarbu temperatūra. Žiemos metu, kai biuro perkraustymas iš Vokietijos vyksta -15 laipsnių šaltyje, o tuomet staiga įleistas į silpną, drėgną patalpą Lietuvoje, gali susidaryti kondensatas. Reikia leisti technikai „atsivėsti“ prieš įjungiant. Deja, dažnai verslininkai bando įjungti viską iš karto, o tada... pff, dūmai. Svarbu perspėti vairuotoją, kad uždarytų krovą laiku.

Pabaigos ir įrengimas vietoje

Ar jūsų komanda padeda sužibernuoti vietą?

Taip, mes dažnai padedame ne tik iškrauti, bet ir pastatyti baldus vietose. Tačiau tai nedaro visų vairuotojų – jie moka vežti, o ne montuoti. Jei reikia sudėtingo montavimo, reikia papildomos brigados. Vieną kartą teko nešti 20 stalų trečiu aukšte be lifto (ne mano sunkiausia diena, bet artima). Pasitarkite dėl šių paslaugų iš anksto.

Ką daryti su pakuotėmis ir šiukšlėmis?

Vokietijoje labai griežta atliekų tvarka. Negalima tiesiog išmesti įvairių medžiagų į vieną konteinerį. Po perkraustymo susikaupia daug kartonų, plastiko, putų. Mes paprastai susitvarkome pačią pakuotę, ją suspaudžiamas ir vežame į perdirbimo centrą, bet tai kainuoja. Jei norite sutaupyti, laukite, kad komunalaikės paslaugos Lietuvoje paims tai (jei jūsų mieste leidžiama).

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko?

Galiausiai reikia pasirašysi perėmimo aktą (Übernahmebestätigung). Žiūrėkite į sąrašą ir tikrinti kiekvieną eilutę. Jei trūksta dėžės, parašykite tai ant vietoje, o ne vėliau. Biuro perkraustymas iš Vokietijos baigiasi tada, kai abiec pusės pasirašo dokumentus, kad viskas gerai. Jei pasirašote, kad viskas tvarkoje, o paskui surandate, kad trūksta projektorių, teisėske gausite pinigų nebus lengva.

Ar galima nupirkt kartonines dėžes iš jūsų?

Žinoma, mes dažnai parduodame dėžes. Vokiškos dėžės kokybiškos, tačiau ir mūsiškių gerokos. Kai kurie klientai renkasi savo, kad sutaupyti, bet kai tos dėžės sugenda (o jos sugenda), tenka taisyti kibirus delne. Geriau pasiimti naujas, tvirtas dėžes, kurios atlaiko 50 kg. Ekonomikos požiūriu, tai nebrangu, o nervų tausoja.

Kokios yra dažniausios klaidos?

Klaida nr. 1 – nepakanka laiko planavimui. Klaida nr. 2 – nepakenčiami vairuotojai. Klaida nr. 3 – nepalikti duomenų atsarginės kopijos. Žmonės dažnai mano, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos yra tiesiog fizinis judesys, tačiau tai ir psikologinis procesas. Darbuotojai jaudinasi, vadovai pyksta. Būkite ramūs ir planuokite su atsarga.

Ar verta tuo visu rūpintis patys?

Galite bandyti daryti savo jėgomis, jei turite du furgonus ir draugus, kurie nori nieko nedaryti savaitgalį. Tačiau verslui laikas yra pinigai. Per kraunant vieną biurą, galite prarasti dienas, kurias galėtumėte praleisti dirbdami. Profesionalios komandos tai darbo dienomis sužino. Manau, atsakymas akivaizdus.

Ką daryti, kai ką nors prarandate?

Kaip elgtis su praradimu atveju?

Jei dėžė dingusi, pirmiausia skambinkite vairuotojui – gal tiesiog nukrito po sėdynės arba buvo palikta sandėlyje Vokietijoje. Jei tikrai dingusi (o tai nutiko tik vieną kartą per 20 metų rašant šį straipsnį praradome dėžę su spaudiniais), pradedame ieškoti. Rašome pareiškimą, tikriname vaizdo įrašus iš furgonų kamerų (jei yra). Dažniausiai dėžė randa pas patį vairuotoją, kuris tiesiog pavėlino ją nuparkuoti.

Ar turiu gauti atsiprašymą?

Kai įmoniškai suklystame (vėluojame), mes visada atsiprašome. Vokiškas požiūris reikalauja, kad būtų pasakyta „Entschuldigung“. Jei kas nors pasidaužė, mes sumokame arba pakeičiame. Geriausios įmonės nebedingsta, o spręnst problemas. Taigi, jei jums tokios situacijos ištiko, reikalaukite ne tik pinigų, bet ir oficialaus paaiškinimo, kad ateityje tokios nebūtų.

Išvados

Na, kaip ir viskas, ką reikėjo žinoti apie šitą procesą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos ne tas dalykas, kurį reikia leisti atsitiktinėms aplinkybėms. Jei viską suplanuosite gerai, pasirūpinsite dokumentais ir pasirinksite patikimus partnerius, verslas net nepamirš, kad jums ką nors keitė vietą. Žinoma, visada gali kažkas nepavykti – aš vis dar nesužinojau, kur dingn tas vienas stalas iš Leipcigo, bet gyvename toliau. Sėkmės jūsų verslui ir saugaus kelio!