Biuro perkraustymas iš Vokietijos – didelė patirtis ir kokybė

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Vokietijos niekada nebus paprastas pasivaikščiojimas parke. Vokietija yra griežta, o biuras – tai sudėtingas organizmas su serveriais, slaptais dokumentais ir daugybe smulkių daiktų, kuriuos lengva prarasti. Per šį laiką matavau viską: nuo idealiai suplanuotų procesų Miunchene iki totalios chaoso situacijos kai kuriuose mažesniuose miestuose. Čia ne tik apie tai, kaip įkrauti krovinių mašiną, bet ir kaip išvengti štampų galvos skausmo ir vokiško biurokratinio siaubo. Tiesiog kalbėsime kaip yra, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Dokumentai ir vokiškas biurokratas

Ar sudėtinga susitvarkyti su dokumentais?

Vokietijos dokumentai yra kaip svogūnai – daug sluoksnių ir kartais verčia ašaroti. Esant biuro perkraustymui iš Vokietijos, reikia pagalvoti apie eksporto deklaracijas, jei vežate techniką, kuri yra įrašyta į ilgiaamžio turto sąrašą. Be to, jei įmonė turi atsargų, tai jau gali būti prekyba, o ne tik perkraustymas. Vieną kartą klientas vos nepraleido laiko, nes neįvertino, kad serverių spintos nebegali būti tiesiog "pervežtos", joms reikia specialaus prašymo. Geriau pasidomėkite iš anksto, nei stovėsite pasienyje su suplyšusiu nervų ryšiu.

Ką daryti su muitinės deklaracija?

Muitinė Lietuvoje ir Vokietijoje kalba skirtingais kalbais, nors rašo tas pačias frazes. Jei turite naujų daiktų, reikės mokėti PVM ir muitus. Esu matęs situaciją, kai vadybininkas maniau, kad perkraustymas – tai ne prekyba, o muitininkas turėjo kito nuomonės. Buvo nemažas pykčio. Geriau, jei jūsų buhalteris susisiektų su mumis iš anksto, arba mes pasirūpinsime tinkamo brokerio paslaugomis. Taip sutaupysite nemažai nervų ir pinigų.

Ar reikia mokėti už išvežimą iš Vokietijos?

Sakyčiau, tai priklauso nuo to, ką vežate. Jei tai tik įrangos, kuria naudojatės, grįžimas į Lietuvą, tai dažniausiai mokesčių nėra. Bet jei staiga nuspręsite, kad parduodate biuro stalus Vokietijoje ir vežate pinigus (o ne stalus) atgal – tai jau kitas reikalas. Vokietijos finansų institucijos yra labai atidžios. Vieną kartą teko padėti klientui įrodyti, kad jis nebegamina prekių Berlyne, o tiesiog uždaro filialą. Be raštiškų įrodymų ten būtų buvę sunku.

Ar reikia tarpininko?

Ne visada, bet biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai įtraukia tarpininkus, ypač jei kalbame apie didelius korporacinių biurų judėjimus. Tarpininkai padeda su organizacija, bet kartais tik sudaro papildomą barjerą tarp mūsų ir vairuotojo. Geriausia, kai mes bendraujame tiesiogiai su žmogumi, kuris fiziškai yra toje patalpoje. Taip mažiau klaidų, pvz., dėl to, kur stovėti sunkvežimiui, nes tarpininkas dažnai nežino vietinio parkavimo ypatumų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas "vabzdžių lizdas". Jei darbuotojas nori pavežti savo flopių kėdę, tai viena, bet jei jis pradeda krauti savo namų ūkio techniką į mūsų mašiną, tai gali būti problemų su muitine. Mes paprastai sakan, kad asmeniniai daiktai turi būti atskirai pažymėti ir (geriausia) vežami atskirai, jei jų yra daug. Nes taip atsitiko, kad vienas vadybininkas įdėjo savo motociklą ir teko mums aiškintis su muitinės pareigūnais dvi dienas.

Logistika ir laikas

Kiek laiko užtrunka visa procedūra?

Viskas priklauso nuo to, kur iš tikrųjų esate. Jei biuro perkraustymas iš Vokietijos vyksta iš Frankfurto ar jo apylinkių, tai galima įveikti per dieną. Bet jei esate pietuose, prie Miuncheno, tai tai jau ilgesnis maršrutas. Taip pat reikia įvertinimo, kiek laiko užtruks iškraustymas vietoje. Kartais vokiški liftai yra lėti, o patalpos – neįprastai erdvios, todėl važiavimas į aukštus užima daugiau laiko, nei numanome.

Ar galima atvežti tą pačią dieną?

Teoriškai taip, jei vairuotojas pradeda anksti ryte ir vairuoją labai greitai (kas neleidžiama). Bet realiai, jei kelias ilgesnis nei 800 km, tai mes jau planuojame nakvynę. Sausainis (vairuotojas) negali būti užsisukęs ratais 20 valandų, tai yra nelegalu ir pavojinga. Geriau jums pasakyti, kad daiktai atvyks kitą dieną ryte, nei viltis ir gauti pranešimą apie avariją kelio viduryje. Saugumas pirmiausia.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet už tai reikia mokėti daugiau. Vokietijoje savaitgaliais ir švenčių dienomis yra griežti apribojimai, ypač sunkiasvorės transporto priemonėms. Negali važiuoti tam tikrose vietose. Taip pat, jei reikia įleisti keltą (jei keliaujate per Šiaurės Vokietiją), savaitgaliais grafikai gali būti keistes. Taigi, jei norite sutaupyti, laikykite darbo dienomis. Jei skubate – mokėkite, mes susitvarkome.

Kas jei vairuotojas pavėluoja?

Tai nutinka. Dažniausiai dėl eismo įvykių arba dėl to, kad ankstesnis klientas nebuvo pasiruošęs. Vieną kartą vairuotojas užstrigo trijų valandų spūstyje prie Hamburgo. Mes visada stengiamės informuoti, bet kartais signalas pradingsta arba vairuotojas tiesiog užmiršta paskambinti (žmonės yra žmonės). Būkite kantrūs, mes jums nešame jūsų turtą, o ne muskuilą.

Ar galima sekti krovinių vietą?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas, tačiau aš asmeniškai retai kada galiu duoti realaus laiko nuorodą klientui, nes sistema kartais užstringa. Bet paprastai, jei mašina pajudėjo, ji juda. Geriau tiesiog pasitikėkite mūsų vadybininku, kuris skambins vairuotojui. Nereikia šeipioti žemėlapiu kas valandą, tai tik nervina vairuotoją.

Įrangos ir baldų transportavimas

Kaip elgiatės su serveriais?

Serveriai yra jautriausia dalis. Mes ne IT specialistai, todėl neįsijungiame jų. Mes tik atjungiame, užpakuojame į specialias dėžes su putas (jei turime) arba uždedame antklodus. Aš visada prašau klientų padaryti atsarginę kopiją (backup) prieš mums atvykstant. Nes jei mes nukrisime dėžę (o mes stengiamės to nepadaryti), o duomenų nėra – bus didelė bėda. Atsakomybė už duomenis visada lieka ant jūsų.

Ar išmontuojate ir sumontuojate baldus?

Taip, turime savo vyrą (arba du), kurie gali tai padaryti. Bet turiu jums pasakyti, kai kurie vokiški baldai yra sukurti taip, kad juos išardyti be speicialaus įrankio beveik neįmanoma. Tada mes tiesiog juos nešame kaip vieną bloką. Jei reikia išardyti sudėtingas recepcijas ar konferencijos stalus, tai užtrunka ilgiau. Vieną kartą teko laužti stalą, nes varžtai buvo užsivėrę rūdyje. (Atsiprašau už tą stalą, bet nebuvo kito kelio).

Ar reikia dėžių?

Geriau taip. Mes galime parduoti arba išnuomoti dėžes, arba jūsų darbuotojai gali susirinkti pačios iš parduotuvių. Bet jei norite, kad viskas būtų tvarkingai ir neišsibariuotų smulkmenos, naudokite standartines dėžes. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be dėžių yra kaip valgyti sriubą šaukštu su skylėmis – įmanoma, bet nepatogu. Žymėkime jas, bus lengviau surasti ką nors paskui.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spausdintuvų kasetės, valymo priemonės, chemija – tai viskas turi būti atskirai. Negalima mesti toneriaus į vieną krūvą su suvenyrais. Vokietijoje už tai gali skirti baudą, jei sustabdo policija ar inspekcija. Mes paprastai prašome klientų pasiimti tai su savimi (jei važiuoja automobiliu) arba padėti į atskirą, gerai uždarytą dėžę su užrašu "Pavojinga".

Ar vežate augalus?

Galima, bet tai rizika. Sunkvežimis su šaldymu kainuoja šimtus eurų, o įprastinėje mašinoje gali būti per karšta ar per šalta. Esu matęs, kaip po kelių dienų kelionės atvyksta tik "žolė", o ne augalai. Jei tai brangūs, dideli palmės medžiai, geriau pasamdykite specializuotą firmą. Jei tik kaktusas ant direktoriaus stalo – galima bandyti, bet už jį neatsakome.

Kainos ir problemos

Kiek tai kainuoja?

Kainos kinta kaip oras. Aš negaliu pasakyti fiksuotos sumos be apklausos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos kainuoja nuo to, kiek m³ daiktų turite, kur tiksliai esate ir kiek darbuotojų reikia pakrovimui. Maždaugai, jei turite 30 m³ ir einate iš Berlyno, tai galvokite apie tūkstantį ar daugiau eurų, bet tai labai apytikslis skaičius. Parašykite man, tada suskaičiuosiu tiksliau.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mums nepatinka "paslėpti" mokesčiai, nes tai sukelia konfliktus. Mes sakome, ką mokate už darbą, kaską už kelią ir kaską už degalus. Bet yra dalykų, kurių mes negalime numatyti, pvz., mokesčiai už leidimą važiuoti miesto centre (LGV arba Umweltplakette). Jei reikės specialios leidimo arba priverstinio iškrovimo naktį (dėl triukšmo), tai jums teks mokėti papildomai tiesiog tiek žmonėms.

Ar pigiau vežti ar pirkti naujus?

Dažnai klientai klausia to. Jei turite senus, jau iširusius baldus, tai galbūt pigiau nusipirkti naujus Lietuvoje, nei mokėti už jų vežimą. Kuras ir darbo laikas Vokietijoje nėra pigūs. Bet jei kalbame apie brangią ergovę arba unikalią architektūrinę detalę, tai aišku, vežti verta. Aš asmeniškai patarčiau pažiūrėti į logistikos sąnaudas prieš sprendžiant.

Kas atsitinka, jei kažkas sulūžta?

Mes turime atsakomybės draudimą. Tačiau jis neapima visko. Jei jūsų darbuotojas užpako monitorių į dėžę be putas, o jis sulūžta, draudimo kompanija gali atmesti mūsų pareiškimą. Mes stengiamės viską padaryti tvarkingai, bet ir jūsų darbuotojai turi būti sąmoningi. Vieną kartą klientas bandė priskirti lūžusį vazą, kuri stovėjo ant krašto ir nukrito nuo vibracijos. Tai ne mūsų kaltė.

Ar galima apmokėti po perkraustymo?

Standartinė praktika yra 50% avansas, likusią dalį – atvykus į vietą arba prieš iškrovimą. Per daug metų matavau viską. Yra klientų, kurie "pamiršta" pinigų po to, kai daiktai jau pas jų namuose. Tada turiu važiuoti atgal ir prašyti, o tai yra nepatogu. Jei esate didelė, patikima įmonė, galime aptarti sąlygas, bet mažoms firmoms aš neduodu kreditų.

Papildomi klausimai ir abejones

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai, lietuviškai ir angliškai. Vokiškai... na, kai kurie išmoko keletą žodžių, kaip "Guten Tag" ir "wo ist der Tankstelle". Bet jei reikia sudėtingų derybų su namų savininku (Hausmeister) dėl lifto, gali kilti problemų. Geriau, jei jūs turite vietinę kontaktą, kuris galėtų padėti susitarti vietiniuose reikaluose, arba mes pranešame iš anksto, kad reikia vokiškai kalbančio vadybininko (tai kainuos brangiau).

Kas su parkavimu Vokietijoje?

Tai yra košmaras. Vokietijoje labai griežtai stebimi parkavimo taisyklės. Negali tiesiog sustabdyti 16 tonų sunkvežimio prie "pavėsinės". Reikia iš anksto gauti leidimus, užimti vietas, pastatyti įspėjimo ženklus. Jei to nepadarysite, gausite baudą, o mašina gali būti nuvaryta. Mes patys tai negalime padaryti be jūsų pagalbos, nes tai reikalauja vietinių žinių.

Ar padedate su iškraustymu Lietuvoje?

Žinoma, mes ne paliekame jūsų dėžių kiemo viduryje ir neišvažiuojame. Mes iškrauname ir, jei sutarta, atnešame į biuro patalpas. Tačiau reikia pasirūpinti, kad butų laisvi keliai, liftai veiktų, o durys būtų pakankamai plačios. Buvo atvejis, kai atvykome, o naujieji biuro raktai dar nebuvo pasigaminti, ir teko laukti valandą kieme su pilna mašina. (Nebuvo smagu).

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Jei turite banko ar medicinos dokumentus, juos geriausia vežti atskirai, o ne su visa komanda. Mes galime uždaryti juos į užrakintą dėžę, bet aš asmeniškai negarantuotu, kad niekas neatsidarys per kelionę (nors mūsų vairuotojai sąžiningi). Labai slaptus dalykus vežkite patys. Nekelkime pakvietimo.

Ar reikia sąrašo?

Labai rekomenduoju. Inventoriaus sąrašas (Packing List) padeda išvengti ginčų. Kai atvykstate į vietą, galite patikrinti, ar viskas čia. Be sąrašo mes tiesiog krauname viską, kas matome, o paskui gali būti "o, šito stalo kojos čia nebėra". Aš (tikriausiai) užtikrinsiu, kad kojos būtų, bet sąrašas duoda ramybę.

Ką daryti su atliekomis?

Vokietijoje yra griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės. Mes negalime paimti jūsų šiukšlių ir išmesti juos Lietuvoje, tai nelegalu. Jei turite senų baldų, kuriuos norite išmesti, mes galime juos nuvežti į artimiausią šiukšliadėžę Vokietijoje, bet už tai gali būti mokestis. Neteik mums savo senų spausdintuvų, jei nenorite jų atgal.

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Nes vienos firmos darbo sąnaudos yra didesnės, o kitos tiesiog meluoja. Mes mokame mokesčius, turime draudimą ir mokame darbuotojus. Jei kas nors siūlo kainą, kuri yra dvigubai mažesnė nei rinkos, tai arba jis nevežs jūsų daiktų, arba jis ims papildomus pinigus kelyje. Patirkite įmonę, prieš pasirašydami sutartį.

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai kainuoja. Jei pamenėte, kad reikia užeiti į kitą miestą paimti daugiau daiktų, tai reiškia papildomus valandas, degalus ir galbūt nakvynę. Mes ne esame taksi, kur sustoja kiekvienoje šviesoforoje. Planuokite iš anksto, bus pigiau ir greičiau.

Kaip elgtis su liftu?

Jei liftas nedirba, praneškite mums iš anksto. Nešti 50 kg spintą 5 aukštų pėsčiomis yra sunku ir brangu. Mums reikės daugiau žmonių arba keltuvo. Vieną kartą klientas nepasakė, kad liftas remontuojamas, ir mums teko nešti viską per laiptus. Darbuotojai buvo labai nepatenkinti, o klientas gavo didelę sąskaitą už papildomą fizinį darbą.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Stengiamės to nedaryti. Mes važiuojame iki taško ir iškrauname. Bet jei įvyksta avarija arba vairuotojas turi privalomo poilsio pertrauką, mašina užrakinama ir stovi saugioje vietoje (pvz., apsaugotoje aikštelėje). Turiu pasakyti, vagystės nutinka retai, bet rizika visada yra. Brangiausius daiktus (pinigus, brangiąsias elektronines) geriau pasiimti su savimi.

Ar reikia apžiūrėti būklę prieš kraunant?

Būtina. Mes užpildome "protokolą", kuriame pažymime, kas yra įbrėžta, kas sulūžę. Jei to nepadarysime, paskui gali būti ginčų, kas sulaužė tą lentyną – ar ji buvo tokia jau seniai, ar mes ją numetėme. Nusifotografuokite savo daiktus prieš mūsų atvykimą, tai geriausias įrodymas.

Kas jei aš nežinau tikslaus adreso?

Tuomet mes negalime vykti. Vokietijos adresai turi būti tikslūs, su indeksu (Postleitzahl). Jei nežinote, kur iškraustyti, mes galime laukti kol jūs sužinosite, bet laukimas bus mokamas pagal valandas. Geriau susitvarkykite su savo nuomotoju arba agentu prieš kelionę.

Ar dirbate su asmeniniais perkraustymais iš Vokietijos?

Taip, nors šis straipsnis apie biurus, mes darome ir asmeninius. Bet ten yra kitokie niuansai – daugiau emocijų, daugiau "suvenyrų" ir mažiau serverių. Principas tas pats – pakrauti, vežti, iškrauti. Tik ten kartai reikia labiau švelnumo.

Ką daryti jei vokietis kaimynas piktinasi?

Vokietijos kaimynai gali būti labai "užkietėję" dėl triukšmo. Jei jie pradeds šauktis policiją, mes turime turėti leidimus. Jeigu leidimų nėra, mes turėsime sustoti. Todėl aptarkite su kaimynais iš anksto, jei galite, arba vežkite darbo dienomis, kai jų nėra namuose. Taip išvengsite problemų.

Kaip susisiekti su jumis?

Geriausia el. paštu arba "WhatsApp". Aš dažnai vairuoju arba esu sandėlyje, todėl ne visada galiu atsiliepti į skambutį. Parašykite man, aš atsakysiu kai tik galėsiu. Nenustokite po kelių minučių, jei neatsiliepu, aš tikriausiai tikrai esu užsiėmęs.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei perkraustote didelį biurą, pvz., 500 m², taip, mes galime pasiūlyti geresnę kainą. Jei tai tik vienas stalas ir kėdė, nuolaidos nebus, nes mums brangiau išvažiuoti negu gauti pinigus. Viskas yra verslas. Diskutuokime, mes ne žiauriai, bet ir dirbti nemokamai negalime.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra būtiniausias blogis, jei viską suplanuojate protingai. Svarbiausia yra ne rinktis pigiausią variantą, o tą, kuris neduos raudonų plaukų ir neišseks jūsų banko sąskaitos. Mūsų patirtis rodo, kad geriausias rezultatas gaunamas, kai yra atvirumas abiejomis pusėmis. Mes padėsime su technika, o jūs padėkite su dokumentais ir vietiniais "vokiškais niuansais". Tada viskas nueis sklandžiai, o jūsų verslas nenukentės nuo pertraukos.