Biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu logistikoje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo paslėptų kontrabandos dėžių iki to, kaip vairuotojai verkia ties sienelių dėl klaidingai užpildytų dokumentų. Bet dažniausiai susiduriu su paprasta, tačiai nervus naikinančia problema – įmonių migracija. Vokietija yra arti, ekonomika ten stipri, daug lietuvių verslų ten auga, tačiau ateina momentas, kai reikia grįžti arba persikelti kitur. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui skamba kaip fantastika, bet iš tiesų tai įmanoma, jei žinai, kur yra pavojingiausios vietos. Visi kalba apie "sklandų procesą", o aš pasakysiu, kaip išvengti tų momentų, kai nori plaukti galva į sieną. Čia ne apie idealias brošūras, o apie realų gyvenimą su vairuotojais, muitininkais ir sugedusiais liftais.

Pradžia ir susitarimai (kaip nesuklysti iškart)

Kaip pradėti visą tą reikalą, kad neprašytų galvos?

Pradėkite ne nuo dėžių paieškos, o nuo proto. Dažniausiai klientai skambina sakydami: „Reikia vežti viską iš Berlyno, penktadienį jau čia turime būti“. Žiūrėkite, tie metai nėra svarbūs svarbu suprasti apimtį. Pirmiausia suskaičiuokite, kiek turite kvadratinių metrų ir ką iš tikrųjų norite vežti. Buvau atvejų, kai vežėme senus, sugedusius fotokopijavimo aparatus, kuriais irgi niekas nenaudoja. Nenuleiskite save nuo paskutiniųjų dėžių (geriau jau pasidarykite išsamią inventoriaus lentelę). Jei tiksliai žinote, ką vežiate, biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui taps daug lengviau, nes vairuotojas nebus stokojantis vietos arba gembų.

Ar brangu tai viskas daryti?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip kiškiai pievoje. Viskas priklauso nuo to, kiek tiksliai turite daiktų ir kur Vokietijoje esate įsikūrę. Jei esate giliau žemyne, pavyzdžiui, netoli Miuncheno, kainuos brangiau nei iš tų pačių pasienio miestelių. Degalai, keliai mokesčiai, vairuotojo darbo užmokestis – viską reikia sumokėti. Nenusimąstykite, kad rasite „pigiai“ už 500 eurų, jei reikia vežti visą biurą su stalais. Geriau tiksliai pasakykite, koks jūsų biudžetas, tada aš galėsiu pasiūlyti variantus, o ne svajoti apie stebuklus.

Kokį sunkvežimį rinktis?

Tai yra vienas svarbiausių klausimų. Jei turite tik keletą dėžių ir kompiuterių, užtenka 3,5 tonų mašinos, tačiau jei perkraustote didelę įmonę, reikės vilkiko su puspriekabe arba didelio uždaros korpuso sunkvežimio. Atminkite, kad Vokietijos miestuose yra daug vietų, kur maži sunkvežimiai negali važiuoti („Umweltzone“). Vieną kartą mūsų vairuotojas važiavo į centrą su sena mašina ir gavo 200 eurų baudą. Taigi, biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui reikalauja ir techninio pasiruošimo – tikrinkite, ar mašina atitinka aplinkos apsaugos standartus.

Ar reikia įmokos ar galima apmokėti vėliau?

Dauguma firmų dabar reikalauja avanso, bent jau 30-50 proc., kadangi ir mes turime užsakyti kuro, sumokėti vairuotojui dienpinigius. Yra firmų, kurios dirba be įmokos, bet tokiu atveju dažnai kaina padidėja 20 proc. Nemanau, kad verta rizikuoti – jei kas negerai, vairuotojas gali tiesiog neišvažiuoti iš Vokietijos kol negaus pinigų į rankas. Geriau sudarykite sutartį ir užmokėkite dalį, tai abiejų pusiu saugiau.

Kada geriausia keltis – savaitgalį ar darbo dienomis?

Savaitgaliai yra brangiausi, tačiau jei jums svarbu, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui įvyktų be jokios panikos, geriau rinktis šeštadienį ar sekmadienį. Tada nebus trankių tiesioginių konkurentų sandėliuose, o vairuotojai gali ramiau vežti. Bet nepamirškite, kad Vokietijoje sekmadieniais draudžiama dirbti tam tikrose srityse, taigi viską reikia suderinti iš anksto, kad nepatektum į bėdą.

Vokietijos dokumentų chaosas (ir kaip iš jo išlipti)

Kokius popierius reikia tur�ti iš Vokietijos?

O čia prasideda tikras malūnas. Jei vežate techniką ar biuro inventorius, kuris buvo nusipirktas ne mažiau kaip prieš 6 mėnesius, jums gali reikėti eksporto deklaracijų. Vokietijos muitinė labai griežta. Buvau atvejo, kai klientas negalėjo išvežti serverių, nes neturėjo pirkimo sąskaitų. Reikia CMR konosmentos, sąskaitos-faktūros už paslaugas ir, jei reikia, TIR karneto (nors tai daugiau dideliems siuntiniams).

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius išvykstant?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje turite registraciją, dažniausiai tai yra vidinės operacijos (B2B), taigi PVM neturėtumėte mokėti sienoje. Tačiau jei perkraustote savo asmeninę įmonės dalį be PVM, tai gali būti problematiška. Vokietijos muitininkai mėgsta užšalti siuntas, kai nėra aišku, kas yra prekė, o kas – asmeninis daiktas. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš skambinant man.

Kas su TIR knygelėmis, ar jos reikalingos?

TIR knygelės reikalingos, jei prekes vežate muitinės kontrolės nepriverčiant iškrauti. Tačiau paprastam biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui TIR dažniausiai nereikalingas, nebent jūsų siunta yra labai brangi arba specifinė. TIR tai papildomi kaštai ir rizika – jei knygelė pažeista, baudos didelės. Paprastai naudojame bendrą eksporto deklaraciją (EX).

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Nepanikuokite. Viską galima išspręsti elektroniniu būdu daugeliu atveju. Kartais tiesiog reikia išsiųsti skanes į vairuotojo telefoną. Vieną kartą mūsų vairuotojas paliko dokumentus kavinėje Hamburge (pats neįsivaizduoju kaip), bet mes susitvarkėme per valandą ir nusiuntėme PDF. Tačiau tai brangiau kainuoja, nes reikia laukti muitinės darbuotojo, kuris dirba pagal savo grafiką.

Ar reikia iš anksto deklaruoti muitinėje Lietuvoje?

Taip, būtina. Nors Lietuvos muitinė yra liberalesnė, bet jei atvažiuojate be deklaracijos, gali tekti stovėti pasienio punkte valandas ar net dienas. Norint, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui būtų tikras, VISKAS turi būti įvedta į sistemas iš anksto.

Pakavimas ir „brangiausios“ dėžės

Kas geriau – pakavimą atlikti patiems ar užsakyti pas mane?

Jei norite sutaupyti, darykite patys, bet tada nebekčiuokite, jei stiklas ant monitoriaus užlūžo. Profesionalus pakavimas brangiai kainuoja, tačiau sutaupo nervų. Mūsų komanda ateina su burbuliukine plėvele, stipria dėžėmis ir žino, kaip uždengti baldus. Jei jūsų darbuotojai kramsčio pietus ir užlipdo dėžes „kaip gaunasi“, tai vėliau gali būti liūdna.

Ar reikia išardyti baldus?

Didelę dalį reikia. Stalai, lentynos, didelios spintos – viską reikia išardyti, jei norite, tai tilptų į sunkvežimį ir neprasidarytų durų. Vokietijose dažnai būna sudėtingi „Schrauben“ (sriegtuvai), kuriuos sunku išsukti be įrankių. Mūsų vairuotojai turi savo įrankių rinkinius, tačiau jei baldai seni, gali tiesiog lūžti. Geriau pasirūpinkite, kad jūsų žmonės arba mūsų komanda tai padarytų iš anksto.

Kaip supakuoti kompiuterius ir IT įrangą?

Tai labai svarbu. IT įrangą reikia pakavoti į originalią dėžę, jei tokios dar liko. Jei ne – tada į stiprias dėžes su daug putų. Monitoriai ypač jautrūs. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui gali baigtis tuo, kad IT vadovas šaukia, kai pamato, kad serveris buvo pastatytas ant vibruojančio sunkvežimio grunto. Uždėkime etiketes ant kabelių, kad nebūtų painiava jungiant vėliau.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai problema. Fitosanitariniai kontrolės punktai gali sustabdyti, jei augalai yra su žeme arba yra saugomos rūšys. Paprastai biuro kaktusai nėra problema, tačiau jei turite didelę palmę, gali tekti turėti sertifikatą. Geriau tokius dalykus palikti Vokietijai arba vežti asmeniniu automobiliu, o ne krovininiu.

Ką daryti su atliekomis ir nereikalingais daiktais?

Nesivežkite šiukšlių! Vokietijoje atliekų šalinimas labai brangu („Gelber Sack“ ir pan.), o Lietuvoje mes mokame už sąvartyną. Jei turite senus sprendimus, juos palikite ten arba iškvieskite „Sperrmüll“ paslaugą. Nėra nieko blogiau, nei mokėti už vežimą tų pačių sulūžusių kėdžių, kurias ir taip reikės mesti.

Kelionė ir vairuotojai (žmoniškas požiūris)

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Vokietijos į Lietuvą?

Priklausomai nuo išsikrovimo vietos. Jei tai netoli Berlyno, tai apie 10-12 valandų važiavimo su poilsiais. Jei Miunchenas – tai jau beveik dvi dienos. Atminkite, kad vairuotojai turi taisykles – negali važiuoti be pertraukų. Jei jums skubama, reikia planuoti dviejų vairuotojų komandą, tai padidina kainas, tačiau biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui įvyksta per 24 valandas.

Ar vairuotojai moka lietuviškai ar tik vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, tačiau kartais samdome ir vietinius vairuotojus iš Vokietijos arba Lenkijos. Jei jums svarbu, kad vairuotojas suprastų instrukcijas „kaip įvažiuoti į kiemą“, geriau iš anksto pasakykite. Buvo atvejų, kai vokiškai kalbantis vairuotojas negalėjo suprasti, kad reikia važiuoti ne pro šaligatvį, o pro uždarą kiemą.

Kas jei vairuotojas sugenda arba atsiranda problemų kelyje?

Technika yra technika. Kartais užsidega variklis arba pradūsta ratas. Mes turime pagalbos paslaugas visoje Europoje, bet tai užtrunka. Jei jums labai skubama, visada turite turėti „Plan B“. Aš asmeniškai visada pridedu vairuotojo numerį į WhatsApp, kad galėčiau sužinoti, kur jis yra realiu laiku.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju keleiviu?

Techniškai negalima, jei tai yra krovininis sunkvežimis (virš 3,5 t), keleivių vežimas yra draudžiamas įstatymų. Tačiau mažesnėse mašinose galima susiderėti. Bet nepadarysiu to, nes tai pavojinga ir nelegalu – gali prarasti licenciją. Geriau susitikti paskirtyje. (Nors kartą, kai buvo kritinė situacija, teko vežti inžinierių, bet to nedarysiu daugiau).

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Vengiame to. Jei įvyksta stabdymas dėl poilsio laiko, stengiamės parkuotis saugiose aikštelėse (prieš mokslo namus arba saugomuose sandėliuose). Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra tokios dažnos kaip Prancūzijoje arba Italijoje, tačiau rizika visada yra. Ypač jei matote, kad mašinoje yra brangios IT įrangos. Geriau, kad vairuotojas neleistų akių nuo mašinos.

Pinigai ir problemos (tiesiogiai be audinių)

Kokia yra apytikslė kaina tokiam perkraustymui?

Sakykime tiesiai – nuo 1000 iki 5000 eurų už vidutinį biurą. Žemiau 1000 už sunkvežimį iš Vokietijos tai arba apgavystė, arba jūs vežate tik vieną kėdę. Kainą formuoja kuro rinka, kuri dabar kaip lunatikas. Užsakykite pasiūlymą dabar, o ne po mėnesio – gali brangti dar labiau.

Ar draudimas įeina į kainą?

Standartinis draudimas (CMR draudimas) yra, bet jis labai mažas – paprastai apie 10-12 SDR vienetas kilogramui (tai maždaug 14-16 eurų). Jei vežate serverius už 20 000 eurų, o jie sudegė, gausite tik nereikšmingą sumą. Būtinai reikia papildomo draudimo („All risk“). Tada biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui bus apsaugotas ir finansiniu požiūriu.

Kas daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Iš karto praneškite vairuotojui, kad jis užfiksuotų žalą nuotraukomis. Nesigirkite, kad viskas buvo gerai – vairuotojas gali būti tiesiog nepastebėjęs. Parašykite pretenziją per 7 dienas. Jei nerasite trūkumo iš karto, vėliau teismas nepriims jūsų versijos. Buvau liudininkas, kai klientas pareiškė, kad trūko stalas po mėnesio, ir mes negalėjome įrodyti, kad jis nebuvo sulaužytas jau naujoje vietoje.

Ar galima apmokėti kortele ar tik grynaisiais?

Mums visada patogiau pavedimu, tačiau galima ir kortele (pridedamas 2-3 proc. mokestis). Grynaisiais vengiame imti iš saugumo sumetimų – vairuotojai nešioja didelius pinigus pavojingame maršrute. Vokiečiai mėgsta mokėti „Überweisung“, tai labai populiari ir patikima forma.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Niekada nesakysiu, kad jų nėra 100 proc., tačiau stengiamės viską įrašyti į sąskaitą. Gali būti mokestis už vėlavimą (jei jūs vėluojate išsikrauti), už laukimą (jei neįleidžiate į sandėlį) arba už papildomą įrangą (pavyzdžiui, „hubcap“ – kėlimo platforma). Viskas aptariama iš anksto, jei jūs esate sąžiningas.

Specifinės situacijos (kai kas negerai)

Kas jei naujieji darbuotojai nepasiruošę priimti prekių?

Tai klasika. Atvažiuoja sunkvežimis, o kieme sniegas arba durys per ankščios. Vieną kartą važiavome į Vilnių, o ten nebuvo išvalytas kiemas – vairuotojas atsisakė važiuoti, nes baiminosi, kad užstrigs. Teko laukti valandą, kol atvažiavo traktorius. Jei norite, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui būtų sklandus, užtikrinkite prieigą prie sandėlio ar biuro iš anksto.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik jei turite atitinkamus leidimus ir priežiūros dokumentus. Biuro valymo priemonės dažnai yra klasifikuojamos kaip pavojingos (ADR). Negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Jei gausite muitinės patikrinimą ir rasite 10 litrų baliklio netinkamai pakavotą, gausite didelę baudą.

Kas su automobiliais – ar juos galima vežti su sunkvežimiu?

Galima, bet tai specifika. Jei tai įmonės automobiliai, reikia jų registracijos liudijimų. Jei asmeniniai – tai tampa įprastu automobilių pervežimu. Dažnai klientai nori, kad „pakrautume ir šturchą į vidų“, bet sunkvežimyje automobilis turi būti užfiksuotas („verzelt“), kitaip jis susidaužo.

Ar reikia rūpintis vairuotojo poilsimi ir maistu?

Ne, jie moka sau patys, tačiau jei žinote, kad iškrovimas vyks toli nuo kavinių, gera nuoširdžia forma duoti butelį vandens. Tai nėra privaloma, tačiau vairuotojas dirbs geriau, jei jį nepalieka baduoti. Tai tas pats „smulkus dalykas“, kuris padeda išvengti konfliktų.

Ką daryti, jei dėžės dingsta?

Beveik niekada nedingsta visos, bet gali pasimesti viena dėžė. Tai įvyksta tada, kai dėžės nėra pažymėtos numeriais arba vairuotojas iškrauna į krūvą. Privalu turėti sąrašą su numeriais. Jei trūksta vienos – tikrinkite, ar ji nebuvo palikta Vokietijos sandėlyje arba nebuvo paimta kaip pagalbinės medžiagos (tai ne juokas, buvo atvejų, kai dėžės naudojamos kaip pakopos).

Ar galima susitarti dėl laikymo sandėlyje jei vėluojame?

Taip, mes turime savo sandėlius Lietuvoje ir Vokietijoje. Bet tai kainuoja – paprastai pirmąsias 24 valandas nemokamai (arba labai pigiai), vėliau – metrinė kaina. Naudokitės tuo, jei darbai naujame biure vėluoja. Geriau sumokėti už sandėlį, nei nebežinoti, kur dėti dėžes su paslaptimis.

Pabaigos ir išvados

Kaip sužinoti, kad viskas pasibaigė sėkmingai?

Kai paskutinė dėžė iškrauta ir vairuotojas pasirašo CMR konosmentą be pastabų. Tada galite ramiai įkvėpti. Patikrinkite, ar nenukrito joks monitorius įžengiant į liftą (tai labai dažna problema vokiškuose namuose su siaurais koridoriais).

Ar verta kelti biurą patiems ar geriau pasikviesti profesionalus?

Jei turite mažą biurą – drąsiai vežkite patys su nuoma. Jei tai didelė įmonė su 50 darbuotojų – nebandykite, tai bus nervų griūtis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be trukdžių jūsų darbui yra taisomas tik su geru planu ir logistika.

Kokius patarimus duotumėte iš 20 metų patirties?

Nesitikėkite, kad visas kainuos mažiau, nei numatėte. Padidinkite biudžetą 10 proc. rezervui. Ir svarbiausia – nebijokite klausti logistikos vadybininko kvailų klausimų. Geriau klausti dabar, nei verkti vėliau tiesioginiame eteryje.

Tiesiog būkite atsargūs ir viską užrašykite. Sėkmės kelyje.