Biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją greitai: vadovas, kurio nerasite Google

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo korporacinių gigantų, kurie vežia po visą Europą po vieną stalčių, iki mažų startuolių, kurie bando susistatyti "įprastinėje" furgone su vienu vairuotoju. Sakau tiesiogiai – biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją greitai nėra tas patas kas įprastas baldų vežimas čia pat, gatvės gale. Čia susiduria kultūros, kalbų ir, svarbiausia, laiko problemos. Dažnai klientai sako: "mums reikia, kad viskas veiktų pirmadienį ryte", o penktadienį dar net nėra supakuota. Aš čia ne kad būčiau griežtas, tiesiog realybė tokia, kad be gero plano ir šiek tiek panikos, nieko neinu. O ir štai, ką reikia žinoti, norint išvengti tų nervų, kuriuos aš mačiau ne vieną kartą.

Kainos, laikas ir nerealūs lūkesčiai

Kiek tas daiktas iš viso kainuoja?

Tai, žinoma, klausimas nr. 1. Bet kaip galiu pasakyti, jeigu aš nežinau, ar jūs turiate du stalus ar du šimtus? Biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją greitai kainuoja nuo tūrio, atstumo ir skubos. Jeigu skubate – mokėkite brangiau, nes tenka dirbti naktimis ar sekmadieniais. Paprastai, jei įsivaizduojame standartinį 50 kv. m. biurą su 10 darbo vietų, tai kaina svyruoja, bet gali užlipti ir keletą tūkstančių eurų, jeigu reikia profesionalų komandos abiejuose galuose. Nereikia tikėtis, kad už 200 eurų ką nors nuvešime į Miuncheną su krovikais. Benzinas, kelių mokesčiai Vokietijoje ir darbo užmokestis – viskas brangsta.

Kiek laiko tai užtrunka realiai?

Vėl gi, priklauso, kur važiuojame. į Berlyną ar Hamburgą nuvažiuojame per dieną, jei vairuotojas nešvaisto laiko. Bet jei reikia į Miuncheno apylinkes ar į gilumą, tai skamba apie 12–14 valandų viena kryptis. Taigi, jei norite, kad viskas atvyktų ryte, reikia važiuoti iš vakar. O dar kraustymas pats... Jeigu viskas supakuota, tai įkrauna per 3–4 valandas. Jeigu ne – tai gali užtrukti ir visą dieną. Vieną kartą, prieš 10 metų, teko laukti klientą 4 valandas, nes jis "užmiršo" pasiimti raktus nuo sandėlio. Tai yra klasika.

Ar įeina į kainą pakavimas?

Dauguma mano klientų mano, kad krovikai ateina ir tiesiog stumdo daiktus. Ne. Pakavimas – tai atskira paslauga, kuri kainuoja. Ir ji būtina, norint atlikti biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją greitai be jokių gedimų. Kartais klientai sako, kad jie patys supakuos. Tada aš atvykstu ir matau, kad serveriai stovi ant grindų be jokios apsaugos. Gera nuotaika. Geriau mokėti už dėžes ir burbulius ir miegoti ramiau.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei sumai?

Atstumas ir sunkumas. Jeigu reikia nešti pianiną ar didžiulį serverinį spintą per trečią aukštą be lifto – tai brangu. Taip pat, jeigu reikia specialios technikos, pvz., kraninės sunkvežimio su liftu. Vokietijoje griežti reikalavimai apsaugai, todėl mūsų vairuotojai turi turėti visus įrankius. O jeigu dar reikia išmontuoti ir vėl sumontuoti baldus... Tai darbo valandos. Žinote, kiek laiko užtrunka surinkti tą pačią "IKEA" spintą antrą kartą? Daugiau nei pirmą.

Ar galima gauti nuolaidą?

Galima, jeigu rasite laiko ir užsakykite ne iš paskutinės minutės. Arba jeigu keliose kryptyse vežate (t.y. atvežame ir ką nors atgal į Lietuvą). Bet tokios galimybės retos, nes logistika – tai ne lošimas. Aš stengiuosi būti sąžiningas, kai galiu – duodu nuolaidą nuo krovinių įkrovimo, bet negaliu dirbti nuostoliu. Benzinas nebeco pigiau.

Ką daryti, jeigu biudžetas labai ribotas?

Tada turite ruoštis patiems ir rasti "dalįine" pervežimą. Tai reiškia, kad jūsų dėžės keliauja su kitų klientų daiktais, o atvykimo data nėra fiksuota iki valandos. Tai gali užtrukti ilgiau. Jeigu jums svarbiau biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją greitai, tai šis variantas tikrai netinka. Būsite laukiami savaitę ar dvi, kol mes surinksime pilną mašiną. Tačiau taip galima sutaupyti 30–40 proc.

Logistika, kroviniai ir vairuotojų nuotaikos

Kokį transportą parinkti?

Jei mažai daiktų – užtenka 3.5 tonų furgono. Jis lengviau įvažiuoja į miesto centrus. O jeigu judate visą biurą, reikės 7.5 tonų sunkvežimio su liftu. Ne mažiau. Vieną kartą bandėme krauti į mažesnę mašiną... tai pasibaigė tuo, kad teko daryti antrą važiavimą, ir tai klientui atsiėjo brangiau nei iš karto nuvežti dideliu. Verta pasikonsultuoti, o ne spėlioti.

Ar vairuotojas padės krauti?

Taip, bet jo darbas yra vairuoti ir prižiūrėti krovinių saugumą. Jis nėra krovikas. Jeigu jis jums padės, tai tik iš geranoriškumo ar už papildomą mokestį "rankose". Vokietijoje vairuotojai labai griežtai laikosi poilsio laiko, jeigu jis numano, kad fiziškai nebeįsivažiuos su kroviniu – jis sustos. Taigi, geriau pasirūpinkite krovikais iš anksto.

Kaip užtikrinti, kad niekas nesužalogota?

Krovinių draudimas (CMR draudimas) yra privalomas. Jis dengia žalą, jei, pavyzdžiui, sunkvežimiu apsivers ar jei sprogsta padanga. Tačiau jis nedengia blogai supakuotų daiktų viduje. Jeigu jūs patys supakote monitorių be dėžės, ir jis susilaužo – draudimas to nedengs. Esu matęs tokias situacijas, kur klientai keliauja į teismus ir pralaimi. Gerai uždėkite juostas.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dabar beveik visi sunkvežimiai turi GPS. Galiu nusiųsti nuorodą, kur matote, kur mašina stovi. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur jūs". Jis vairuoja, tai neleidžiama. Kartą vienas klientas taip nuskambino, kad vairuotojas nusirūmino, prarado koncentraciją ir užlipo ant "šlagbaumo" Lenkijoje. Geriau pažiūrėkite žemėlapį ramiai.

Kas dėl sustojimų kelyje?

Vairuotojai turi poilsio režimus. Jie negali važiuoti 10 valandų be sustojimo. Tai Europos įstatymai. Taigi, jeigu matote, kad mašina stovi vietoje 45 minučių – tikriausiai vairuotojas valgo arba miega. Nieko nepadarosite. Biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją greitai nereiškia, kad pažeisime taisykles. Greitis turi būti saugus.

O jeigu pasibaigia degalai ar sugenda?

Tai mūsų problemos, ne jūsų. Mes turime pagalbos tarnybą visoje Europoje. Vieną kartą teko keisti sunkvežimio padangą netoli Frankfurto, tai užtruko 3 valandas. Klientas buvo labai nepykęs, bet ką darysi? Technika yra technika. Mes visada pranešame, jeigu įvyksta nesklandumų.

Ar saugu vežti brangų techniką?

Serverius, brangius kompiuterius reikia vežti specialiose dėžėse, su amortizacija. Negalima tiesiog padėti ant grindų. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasirūpinti IT įrangos draudimu atskirai, nes jo vertė daug kartų viršija standartinį CMR limitą. Ir patys IT žmonės turi padaryti atsarginęs kopijas (backup). Nes jeigu serveris nukris, dėžė neišgelbės duomenų.

Dokumentai, draudimas ir kitos būtinos ašaros

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Svarbiausias – krovininės pažymos (CMR kvitą). Be jo jūs neteisėtai turite krovinius. Taip pat reikia inventoriaus sąrašo (packing list). Jis turi būti bent orientacinis. Muitinė (nors ES viduje) gali sustabdyti ir tikrinti, ar tai tikrai ne kontrabanda. Vieną kartą mums sustabdė ir tikrino 4 valandas, nes klientų sąraše buvo parašyta "baldai", o realiai ten buvo nauja technika su dokumentais.

Ar reikia muitinės deklaravimo, kai veži į Vokietiją?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, paprastai muitinės nėra. YRA tik fiskalinis atstovavimas (intrastat), jeigu vertė viršija tam tikrą ribą, bet tai dažniausiai įmonės tvarko savo buhalterijoje. Man kaip vežėjui užtenka CMR. Bet jeigu vežate alkoholį ar tabaką – tai kita istorija, ten reikia akcizų dokumentų. Būkite su tuo atsargūs.

Kas dėl draudimo poliso?

Polis turi būti išduotas prieš važiavimą. Užtikrinkite, kad jo apimtis (suma) užtikrina jūsų turtą. Standartinė suma dažnai būna per maža biuro įrangai. Paprašykite kopijos iš manęs arba iš brokerio. Geriau vieną dieną paskaityti smulkmenas, nei vėliau gailėtis.

Kas nutinka, jei parduodate įmonei Vokietijoje?

Tai jau ne perkraustymas, o prekyba. Tada reikia PVM mokėjimo sąskaitų-faktūrų (invoice). Klientai dažnai painioja: "Mes ten atidarome filialą, tai tiesiog perkeliam". Taip, bet jeigu daiktai "pasikeičia savininku", tai turi būti dokumentuota kaip pardavimas ar dovanos. Aš nėra muinininkas, bet žinau, kad su vokiškais partneriais reikia turėti tvarkingus popierius.

Ar reikia vokiškai kalbančio kontakto?

Labai padėtų. Jeigu vairuotojas nekalba vokiškai, o vokiečių pusėje niekas nemoka angliškai ar lietuviškai, gali kilti nesusipratimų dėl atsiėmimo vietos ar laiko. Aš stengiuosi siųsti vairuotojus, kurie bent supranta pagrindinius žodžius. Kartais pakanka parodyti pirštu.

Kas dėl atsakingumo už praradimą?

Jei dingo daiktas – ieškome. Jei nerandame – mokame kompensaciją pagal draudimo sąlygas. Bet kartais daiktai tiesiog "užmirštami" kitoje dėžėje. Patikrinkite viską dar kartą prieš pasirašant perdavimo aktą. Vieną kartą klientas skundėsi dėl dingusių dokumetų, o jie buvo pasislėpę po failinės dugne.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai turi būti aiškiai pažymėta sąraše. Mes ne esame keleiviniai taksi. Jei darbuotojas nori nusivežti savo dviratį – gerai, bet turi būti užfiksuota. Kitu atveju, jei keliaujame per kontroliuos punktą, gali būti nesklandumų, kodėl vežame "ne įmonės" turtą.

Specifiniai dalykai (IT, archyvai, paslėpti lobiai)

Kaip saugiai vežti serverius?

Apie tai jau kalbėjau, bet pakartosiu. Išjunkite ir fiksuokite. Serveriai yra jautrūs virpesiams. Jeigu biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją greitai reiškia jums važiuoti 140 km/h Vokietijos autobane, tuomet serveris turi būti uždarytas kietame korpuse. Geriausia kreiptis į IT specialistus, kurie specializuojasi duomenų centrų perkraustymuose.

Ką daryti su archyvais (popieriais)?

Popierius yra sunkus. Labai sunkus. Jei turite 10 metų buhalterijos archyvą, tai sveria toną. Verta pagalvoti, ar tikrai viską reikia vežti, ar galima的部分 likti čia (jeigu įmanoma pagal įstatymus). Vežti dulkių rinkinius į naują, švarų biurą Vokietijoje – keistas sprendimas.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet nežiūrėkite, kad kelioms dienoms jie liks be šviesos ir vandens furgone, kai yra -10 laipsnių lauke. Žiemos metu augalus gana sudėtinga vežti. Jei tai brangios palmės – geriau raskite specializuotą pervežėją. Mūsų furgonai nešildomi (išskyrus kabną).

Kas dėl pavojingų medžiagų (toneriai, chemija)?

Negalima. Mes neturime licencijų vežti pavojingų krovinių (ADR). Toneriaus kasetes reikia išimti arba supakuoti taip, kad neišsilietų. Jeigu įmonėje naudojate laboratorines chemikalias – jas reikia vežti specialia transporto priemone. Mums tai draudžiama įstatymais.

Ar atvežiate ir surenkame baldus į vietos?

Taip, tai mūsų darbas. Vairuotojas su padėjėju atvežia, iškrauna, nuuneša į biurą ir surinka. Vienintelis dalykas – reikia aiškiai suprasti, kur kas stovės. Geriau pažymėti grindis lipdukais. Kitu atveju mes surinksime, o jūs vėliau gausite perstatyti visus spinteles, nes direktorius nusprendė, kad jų vieta bloga.

Ką daryti su virtuves įranga?

Šaldytuvus reikia išjungti iš anksto, ištirpinti ir labai gerai nusausinti. Jeigu paliksite vandens viduje, kelionės metu jis išteks ir sugadins viską aplinkui. Kavos aparatus taip pat reikia išpilti. Niekas nenori rasti pelėsio vokiškame biure pirmą dieną.

Kas jei raktai nuo naujo biuro vėluoja?

Tai problema. Vairuotojas negali laukti amžinai – jo laikas yra pinigai. Jeigu užtruksite daugiau nei valandą, gali būti paskaičiuojamas stovėjimo mokestis. Vieną kartą teko laukti iki 20 valandos nakties, kol vokiškas "Hausmeister" atvyko su raktais. Nėra smagu. Pasirūpinkite išanksto.

Ar galima pasilikti furgone naktį ir krauti ryte?

Jei kalbame apie Vokietiją – tai sunkiau. Ten negalima tiesiog sustoti kur nors mieste ir miegoti. Reikia stovėjimo aikštelės. Ir vairuotojas turi ilsėtis. Jeigu reikia anksti ryte pradėti krauti, geriau, kad vairuotojas atvyktų iš vakaro ir apsistotų viešbutyje arba legalioje aikštelėje netoliese.

O dėl įmonės automobilių?

Jei norite perkelti įmonės automobilius, tai reikia kitokios logistikos (autovežio). Mes negalime vežti automobilio furgone su biuro baldais, nes tai saugos pažeidimas (automobilis turi būti užfiksuotas). Yra specialios paslaugos, kurios vežia ir krovinius, ir automobilius vienu metu.

Išvada

Galiausiai, viskas sumajėja ne į techniką, o į žmones ir planavimą. Biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją greitai įmanomas tik tada, kai abi pusės kalba ta pačia kalba ir nedaugiau "meluoja" apie laikus. Po 20 metų darbo galiu pasakyti vieną – niekas niekada nepasako visos tiesos apie tai, kiek daiktų jie turi. Visada pasirodo dar viena dėžė su senais dokumentais ar dar viena kompiuterinė pele. Būkite atsargūs, planuokite iš anksto ir gerbkite vairuotojo poilsio laiką, o tada viskas nueis sklandžiai. Sėkmės kelyje (ir įmonės atidarymo Vokietijoje)!