Biuro perkraustymas ir daiktų atvežimas iš Vokietijos: kas tikrai vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas ir daiktų atvežimas iš Vokietijos niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešia PowerPoint pateiktėlėse. Viskas prasideda nuo to, kad vokiškas tvarkingumas susiduria su mūsiškio „kaip nors suksis“ mentalitete, ir jau ten prasideda nuotykiai. Dažnai klientai man klausia, kodėl taip ilgai trunka ar kodėl kaina pakilo, o atsakymas paprastas – logistika yra gyvas organizmas, o ne tik skaičiai Excel lentelėje. Štai jums realus vaizdas, be jokio glaistymo, kaip tai atrodo iš mano pusės.

Dokumentai ir muitinės nightmare

Ar tikrai reikia visų tų popierių?

Žinoma, galima važiuoti ir be jų, bet tada pasiruoškite nervinam suirimui prie pat sienos. Muitinės pareigūnai, ypač kai matydo biuro perkraustymas ir daiktų atvežimas iš Vokietijos, dabar yra ypatingai griežti dėl deklaravimo. Jei turi komercinį siuntą, privalai turėti TIR knygą arba ekspedicinę deklaraciją. Be to, kiekvienas daiktas turi būti aprašytas sąraše – ne tiesiog „baldai“, o „vienos darbo vietos komplektas: stalas, kėdė, spinta“. Buvau atvejų, kai trūko vieno parašo ant faktūros, ir visa mašina stovėjo tris dienas Kalvarijų pasienio punkte. Geriau uždirbkite valandą laiko parašant dokumentus, nei prarasite savaitę spręsdami problemas su muitinės departamentu.

Kas su PVM mokėjimu, jei atvežame įmonės reikmenis?

Tai vienas sudėtingiausių klausimų, nes čia visada kažkas pasikeičia. Jei atvežate naudotus įrengimus ar biuro baldus iš Vokietijos į Lietuvą, dažniausiai taikomas PVM atskaitomas importavimo metu, bet tik jei esate PVM mokėtojas ir turite PVM kodą. Reikia pateikti PVM mokėjimo atidėjimo paraišką, kitaip teks mokėti iš karto. Kartais klientai mane klausia, ar galima apeiti, bet aš visada sakau – geriau nemokėti baudų. Nesenai vienas klientas bandė sutaupyti ir paskelbė siuntą kaip asmeninį, o tai baigėsi dideliu baudų sąrašiu ir krata įmonės biudžete.

Ką daryti, jei trūksta originalių faktūrų?

O tai yra klasika. Vokiečiai dažnai išrašo „Rechnung“ ir užmiršta atsiųsti originalą, o klientas jau laukia prekių Vilniuje. Jei trūksta originalios faktūros, muitinė gali neleisti įvežti prekių arba pritaikyti prognozinį muito mokestį, kuris visada būna aukštesnis už realią vertę. Geriausia visada prašyti vokiškų partnerių dvi kopijas – vieną įdėti į vairuotojo dokumentus su pakuotę, kitą nusiskanuoti ir atsiųst man el. paštu dar prieš išvykstant mašinai. Vieni mano klientai taip prarado beveik 500 eurų, nes negalėjo įrodyti prekių vertės be dokumento.

Ar reikia vertimo į lietuvių kalbą?

Formaliai – taip, ypač jei tai techninė dokumentacija arba specifiniai sertifikatai, bet praktiškai muitinėje dažnai priima ir angliškus ar vokiškus tekstus, jei jie aiškūs. Tačiau jei ten rašoma kažkas apie chemines medžiagas ar statybines atliekas, geriau turėti vertimą. Esu matęs, kaip užstrigo siunta su indukcinėmis krosnimis, nes nebuvo lietuviško nurodymo apie saugos reikalavimus. Tai ne tiek dėl biuro perkraustymas ir daiktų atvežimas iš Vokietijos, kiek dėl to, kad pareigūnai turi suprasti, ką jie tiksliai leidžia įvežti į šalį.

Ar galima atvežti dalykus, kurie buvo dovanojami?

Galima, bet čia tikrai būna „juodos dėmės“. Jei prekės buvo dovanotos, reikia turėti dovanų raštą (Schenkung), kuriame būtų nurodyta, kad vertė yra 0 eurų, tačiau muitinė dažnai to nepripažįsta ir nustato savo vertę pagal rinkos kainas. Vienas kartas atvežėme kompiuterių komplektą, kuris, pasak vokiško pusės, buvo „dovana“ partneriui, o mums teko mokėti mokesčius nuo 2000 eurų vertės, nes tokių kompiuterių niekas nemalūnui nedovanoja. Taip kad, dovanos dažniausiai kainuoja brangiau nei paprastas pirkimas.

Kaip greitai gauti EORI numerį, jei jo nėra?

Jei planuojate biuro perkraustymas ir daiktų atvežimas iš Vokietijos, EORI numeris privalomas. Jį gaunate per vieną darbo dieną nemokamai, jei pateikiate paraišką internetu. Bet jei jūsų vadybininkas apie tai prisimena tik tada, kai mašina jau važiuoja link Kybartų, tai tada bėdos. Esu matęs įmonių vadovus, kurie verčia vairuotojus laukti pasienyje dieną-dvi, kol sprendžia EORI klausimus. Nerekomenduoju to daryti, nes vairuotojo laikas taip pat kainuoja.

Ar verta rūpintis draudimu ar „ką nors nutiks“?

Draudimas yra tų dalykų, kurio tikimės, kad jo nereikės, bet kai jis reikalingas, tai gelbsti verslą. Ypač kai vežiate brangų elektroniką ar serverius. Pasirašydamas sutartį su ekspeditoriumi, visada patikrinkite, ar draudimo suma dengia visą krovinio vertę, o ne tik minimalų tarifą. Buvau atvejo, kur vairuotojas užkliuvo į bėglį ir išvirto visas serverinės įranga, o įmonė neturėjo visaverčio draudimo. Dabar jie jau moka kas mėnesį didesnę įmoką, bet miega ramiau.

Kainos ir pinigai: kodėl brangu?

Kodėl kaina svyruoja kiekvieną kartą?

Kodėl? Nes pasaulis nesustojo. Kuro kaina, euruoto kurso svyravimai, o ir vokiškų pervežėjų tarifai pasikeičia kas savaitę. Biuro perkraustymas ir daiktų atvežimas iš Vokietijos kaina priklauso nuo tai, ar mes radome atgalinį krovinį. Jei vairuotojas važiuoja tuščias atgal į Vokietiją, jis gali sumažinti kainą, bet jei turi važiuoti į kitą šalį be krovinio – kils. Taip pat įtakos turi ir tai, ar reikia kelti keliomis mašinomis, ar viena talpia.

Ar įeina į kainą iškrovimas Lietuvoje?

Dažniausiai ne, nebent tai tikrai nurodyta akivaizdžiai sutartyje. Dauguma vokiškų pervežėjų atveža iki durų ir sako „viskas, mane čia nebėra“. Tada jums reikia rasti vietos kėbulų pervežėjus arba statyti savo darbuotojus neįprastai sunkų darbą. Vienas mano klientas Vilniuje tikėjosi, kad vokiečiai patys išnešės 50 biurinių stalų į trečią aukštą su liftu, tačiau sutartyje buvo tik parašyta „iškrovimas įžengimo į aikštelę metu“. Nusipelnėmė didelių nervų.

Kas yra „palengvinimas“ ir kodėl jis kainuoja?

Palengvinimas (vokiškai Verladegeld) tai mokestis, kurį moka vokiškai įmonės už tai, kad jūsų krovinys yra paruoštas ir laiku. Jei jūsų krovinys nėra paruoštas, pvz., darbininkai vėluoja arba sandėlys uždarytas, vokiečiams tenka laukti. Jie niekada nemoka laukimo laiko nemokamai – štai ir tas palengvinimas. Kartais tai būna tik 50 eurų, kartais – keli šimtai, jei laukia valandą ar dvi.

Ar galima sutarti fiksuotą kainą?

Galima, bet ji bus aukštesnė. Fiksuota kaina apsaugo jus nuo kuro padidėjimo, bet ekspeditoriai į ją įskaitymia rizikos maržą. Aš visada sakau – jei krovinys standartinis ir reikalingas per 2 savaites, imkite rinkos kainą. Jeigu tai skubus biuro perkraustymas ir daiktų atvežimas iš Vokietijos ir reikia garantijos, kad kada nors nepaskambins sakant „kuras padidėjo, mokėk 300 eurų daugiau“, geriau sutarti fiksuotą.

Kiek laiko užtrunka apmokėjimas?

Standartiškai – 7-14 dienų nuo sąskaitos gavimo, tačiau vokiškos įmonės dažnai reikalauja išankstinio mokėjimo, ypač jei dirbate pirmą kartą. Tai gali būti nemalonu, bet taip jie apsisaugo nuo nesumokėjimų. Esu matęs, kaip lietuviai atveža prekes, parduoda, o vokiečiams sumoka po trijų mėnesių. Po to vokiečiai daugiau su jais nedirba. Geriau pasirašyti garantinį raštą banku, jei norite atidėti mokėjimą.

Ar taupoma, jei patiems vežame savo fura?

Savo furos turėjimas atrodo taupymas, tačiau dažnai tai būna apgaulinga. Jums reikia vairuotojo, kuris turi leidimus, kuris žino maršrutus ir kuris negers vairuodamas (o tai didelė problema). Be to, jei lūžta technika arba įvyksta avarija, viskas krenta ant jūsų pečių. Dirbant su ekspeditoriumi, jie užima riziką. Vienas mano klientas nusipirko seną „Scania“ ir važinėjo pats, kol vieną naktį prie Berlyno jam pavogė visą krovinį su priekaba. Dabar vėl kreipiasi į mane.

Kas daryti, jei sąskaita viršija numatytą biudžetą?

Pirmiausia – nepanikuok ir nesiųsk įkyrių laiškų. Reikia susisiekti ir paprašyti išsamios paaiškinimo. Kartais tai būna tik klaida, o kartais – papildomi paslaugų mokesčiai, kurių jūs neįsivaizdavote. Pavyzdžiui, jei krovinys netelpa į standartinę 33 euroletę (palekę), reikia imti didesnę mašiną, o tai kainuoja brangiau. Buvau atvejo, kai klientas numatė 10 vietų, o pasirodė, kad reikia 14, nes dėžės buvo didesnės nei sakė.

Laikas ir maršrutai: kodėl vėluoja?

Kiek vidutiniškai trunka kelionė iš Berlyno?

Idealiu atveju – 10-12 valandų važiuojant be sustojimų, bet tokio dalyko praktiškai nėra. Vairuotojai turi poilsio režimus, o be to, dar ir darbo dienomis eina dideliai spūstys, ypač ties Poznane arba Lenkijos-Vokietijos siena. Jei planuojate biuro perkraustymas ir daiktų atvežimas iš Vokietijos, geriau skaičiuokite, kad tai užtruks dviejų dienų ciklą – viena diena važiuojama, kita grįžtama (arba pailsima).

Ar galima užsisakyti ekspresinį pristatymą?

Galima, bet tai kainuoja kaip sparnas. Ekspresas reiškia, kad vairuotojas važiuoja be poilsio pertraukų (kas nelegalu) arba turi du vairuotojus vienoje mašinoje. Taip pat reikia suprasti, kad jei jums reikia prekių rytoj 8:00 valandą ryte, tai mašina turi išvykti šiandien vakare. Dažnai klientai man skambina pirmadienį ir prašo pristatyti antradienį, bet neįsivaizduoja, kad logistika neveikia taip greitai.

Kodėl kartais mašina sustoja ir nieko neveikia?

Tai gali būti techninė gedimas, arba geresnis atvejis – vairuotojas tiesiog privalo laikyti poilsio laiką pagal taisykles. Yra toks dalykas kaip „tachografas“, kuris fiksuoja viską. Jei vairuotojas vairavo 4,5 valandas, jis privalo sustoti 45 minučių. Kartais jis sustoja ties degaline, valgo ir miega, o klientas jau skambina ir pyksta, kodėl nejudama. Aš visai neseniai taip pat pykjau vienam vairuotojui, kol sužinojau, kad jis tiesiog laukia, kol atsivers sandėlis, kurį jis pasiekė per naktį.

Ar maršrutas įtakoja kainą?

Žinoma. Jei reikia važiuoti ne per pagrindinius magistralius, o į kaimo vietoves pietų Vokietijoje (Bavarija), tai kils kaina, nes ten keliai siauresni, o daugiau laiko prarandama. Taip pat, jei reikia įvežti daiktų į miesto centrą, pvz., į Miuncheną, ten ribojamos važiavimo zonos (Umweltzone), todėl reikia mašinų su specifine „Green Zone“ ženkle. Be to, ten ir stovėjimas brangus.

Kas daro didžiausią įtaką vėlavimams?

O tai tikrai ne orai (kaip dauguma mano klientai galvoja), o tai – sandėlių darbo laikai. Vokiški sandėliai dirba tik iki 16:00 valandos (ir tikrai ne šeštadieniais). Jei vairuotojas atvyksta 16:15, jis ten privalo laukti iki ryto. Ir tai nėra mūsų kaltė. Vienas kartas mes vėlavome dvi dienas, nes vokiškas sandėlininkas išėjo atostogų ir niekas nepasakė mums, kad reikia specialaus leidimo iškrauti.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dabar tai jau beveik standartas. Mes naudojame GPS stebėjimo sistemas, kurios rodo, kur yra mašina. Tačiau ne visada tai tikslu – kartais signalas dingna tarp kalnų arba tuneliuose. Ir neprašykite manęs skambinti vairuotojui kas valandą, kai jis vairuoja – tai ne tik saugumo pažeidimas, bet ir nervuojantis. Geriau pažiūrėkite programėlę ir gerkite kavą.

Kaip elgtis su savaitgaliais?

Jei krovinys atvykta penktadienį vakare, jis gali stovėti iki pirmadienio. Lietuvoje kai kurios įmonė dirba ir šeštadienį, bet Vokietijoje tai retas dalykas. Todėl, jei jums labai skubus biuro perkraustymas ir daiktų atvežimas iš Vokietijos, geriau planuokite atvykimą iki ketvirtadienio arba antradienio. Nesenai vienas klientas norėjo iškrauti sekmadienį, bet teko mokėti vairuotojai dvigubą užmokestį už viršvalandžius.

Ką mes vežame ir kaip tai supakuojame?

Ar galiu atvežti naudotus biuro baldus?

Žinoma, tai yra viena populiariausių paslaugų. Vokietijoje daug įmonių bankrutuoja arba atsinaujina, todėl ten galima nusipirkti labai kokybiškus baldus pusiau kaina. Tačiau reikia atidžiai patikrinti, ar jie nėra apnuodyti (seni baldai gali turėti kenksmingų medžiagų), ar ar turi reikiamus sertifikatus. Mano klientas vieną kartą nupirko pigių kėdžių, kurios po to smirdėjo chemija visą mėnesį, ir darbuotojai skundėsi.

Kaip supakuoti kompiuterius ir elektroniką?

Jūsų pareiga – išjungti ir atjungti visus laidus. Mūsų pareiga – uždėti antipilo putas ir įdėti į stiprias dėžes. Jei jūs paliksite kompiuterius įjungtus arba nesupakuosite monitorių, o jie sulūš per važiavimą, mes neatsakome. Esu matęs, kaip vienas IT vadovas padėjo serverius ant paprastos lentynos be fiksavimo, o pirmasis posūnis kelyje padarė savo darbą. Gaila, bet tiesiog.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su komerciniais?

Techniškai negalima, nes tai yra muitinės pažeidimas – krovinyje negali būti maišomi asmeniniai ir verslo daiktai be atskirų dokumentų. Jei vairuotojas rasi jūsų motinos drabužių dėžę tarp biuro popieriaus, visa siunta gali būti sulaikyta. Vienas kartas teko iškrauti visą priekabą pasienyje, kad rastume vieną dėžę su vaikučiais žaislais, kurią „užmiršo“ padėti atgal.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (chemija, dažai)?

Čia tikrai griežtos taisyklės. Negalima tiesiog įmesti dažų bakelio į krovinių erdvę. Reikia ADR (pavojingų krovinių) dokumentacijos ir specialios pakuotės. Jei bandysite paslėpti, o kažkas nutekės ir užterš kitas prekes, mokėsite ne tik už švarią priekabą, bet ir už baudas. Geriau tokias medžiagas vežti atskirai arba jas iš viso nusipirkti Lietuvoje.

Ar verta vežti sunkias mašinas (lifto, pramoninės)?

Sunkiosios technikos pervežimas iš Vokietijos – tai atskira istorija. Reikia specialios technikos su „Rollen“ (ritinėmis) pakrovimo, o ne įprastinių „kėbulų“. Be to, reikia griežtai matuoti svorį ir matmenis, nes jei viršysite leistiną svorį ant ašių, gausite baudą kelyje. Buvau atvejo, kai klientas nupirko didelį presą, bet mums teko jį iškrauti pusiau kelyje, nes tiltas neatlaikė tokio svorio. Tai brangus pamokas.

Kaip užtikrinti, kad nieko nedingsta?

Užrakinkite savo sandėlį ir patikrinkite, kas įeina į jį. Geriausia turėti inventoriaus sąrašą su numeriais ant dėžių. Jei trūksta dėžės #45, žinome, kad ieškoti jos reikia Vokietijoje, o ne Lietuvoje. Kartais dingsta dėžės ne dėl vagystės, o dėl to, kad jos nukrito po kitomis dėžėmis arba buvo padėtos atskirai. Tvarka čia svarbiau nei greitis.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtina. Vokiečai yra labai švarūs žmonės, ir jei atvežiate baldus su seno maisto likučiais arba dulkių kamuoliais, jie gali atsisakyti juos įkrauti. Be to, dulmis gali pakenkti kitoms prekėms. Vienas kartas teko mokėti 100 eurų už dulkių siurbliuką, kad išvalytume sofą, nes klientas nepasakė, kad jo šuo ant jos miegojo penkis metus.

Vairuotojai ir rizikos: žmogiškasis faktorius

Kas daryti, jei vairuotojas nekalba lietuviškai ar angliškai?

Tai dažna problema, ypač su senesniais vairuotojai iš Rytų Europos arba paties Vokietijos. Geriausia turėti parašytą instrukciją vokiškai arba angliškai su adresu ir kontaktais. Nenaudokite rankų kalbos – tai sukelia daugiau nesusipratimų. Esu matęs, kaip vairuotojas važiavo į Klaipėdą vietoje Kauno, nes suprato „uostas“ kaip „jūros uostas“, o ne geležinkelio stotį.

Ar galiu pasitikėti vairuotoju su savo daiktais?

Daugiausia ar mažiausia taip, bet visada verta būti atidžiam. Yra tokių, kurie yra tiesiog darbininkai, bet yra ir tokių, kurie gali „užmiršti“ atiduoti dėžę su brangia elektronika, jei ji nėra uždaryta. Geriausia, jei galite, būti prie iškrovimo momento arba pasamdyti atsakingą asmenį. Pasakojau istorija apie tai, kaip vienas vairuotojas „paskolino“ kliento grėblį ir niekada negrąžino, tai atrodo smulkmena, bet erzinanti.

Kas nutinka, jei mašina sugenda kelyje?

Tuomet mes pasiunčiame pagalbą. Jei tai nedidelė gedimas, vairuotojas jį pats sutvarko, jei didelė – siunčiame atsarginę mašiną arba perkrauname krovinį. Svarbiausia – neskambinkite vairuotojui ir neklausykite „kada važiuosite“ kiekvieną penkias minutes, kai jis stovi šalia degalinės su išplėštu varikliu. Jis ir taip nervinasi. (Čia tikrai svarbu suprasti, kad mechaninis gedimas nėra mūsų kaltė, bet mes spręsime).

Ar galiu nurodyti, kad vairuotojas nedirbtų naktį?

Galite nurodyti, bet tai gali pailginti pristatymą. Vairuotojai dažnai renkasi važiuoti naktį, nes mažiau spūsčių. Jei jūs uždrausite jam važiuoti naktį, jis privalo sustoti poilsio, o tai reiškia, kad prekės atvyks vėliau. Vienas klientas prašė nevažiuoti naktį, nes jo sandėlis buvo gyvenamajame name, o paskui nustebo, kad prekės atėjo tik po dviejų dienų.

Kaip elgtis su alkoholiu?

Nulis tolerancijos. Jei matote, kad vairuotojas vairuoja girtas, skambinkite policijai ir man. Tačiau dažniausiai problemos ne su vairavimu, o su tuo, kad jie gali išgerti poilsio metu ir užmigti, o tada vėluoti. Aš turiu vieną vairuotoją, kurį nebebeleidžiu į Lietuvą, nes jis praleido savaitgalį bare vietoj to, kad grįžtų tuščia mašina.

Ar saugu palikti raktus vairuotojui?

Jei tai tik biuro perkraustymas ir vairuotojas turi įeiti į patalpas, taip, bet geriau, kad kas nors būtų šalia. Kartais vairuotojai gali užrakinti duris ir išvykti su raktais kišenėje (jų kišenėse daug daiktų). Buvau atvejo, kai teks laužti biuro duris, nes vokietis užrakino jas ir išvažiavo pietauti, o raktas liko viduje.

Kas daryti, jei vairuotojas įžeidžia ar elgiasi negerai?

Skambinkite man iš karto. Aš nedirbu su chuliganais. Jei jis nedirba pagal sutartį, aš įsikišu. Vienas kartas vairuotojas atsisakė iškrauti dėžes, nes „jų per daug sunku“, nors tai buvo jo darbas. Po mano skambučio jo viršininkui jis greitai pasikeitė nuomonę. Nenuokankite blogo elgesio – tai mūsų reputacija.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas ir daiktų atvežimas iš Vokietijos nėra rocket science, bet tai reikalauja kantrybės ir detalių. Niekada nepasitikėkite tuo, kad viskas nueis lygiai, visada būkite pasiruošę nukrypimams nuo plano. Svarbiausia – rinkitės patikimus partnerius, ne tik pigiausius. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti, kad pigu dažniausiai baigiasi brangiai. Sekite dokumentus, bendraukite su vairuotojais ir viskas bus gerai. O jei kas nors nepasiseks – skambinkite man, su kažkuo jau esu susidūręs.