Biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta organizuotai ir greitai

Dvidešimt metų šioje srityje praleidau, o žmonės vis dar mano, kad biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta organizuotai ir greitai savaime. Nuvykia, spaudžia mygtuką ir viskas. Pasakyčiau taip, jei ne tas chaosas, kurį matau kasdien. Tai tikrai įmanoma padaryti sklandžiai, bet tik tada, kai klientas nesigaudo į procesą paskutinę minutę. Pervežti biurą – tai ne tik dėžių kėlimas, tai serveriai, slapti dokumentai ir tūkstančiai smulkių dalykų, kurie dingo kur nors po stalumi. Jei viską suplanuojame iš anksto, Vokietija bus netoli, jei ne – pasilikite namuose.

Kainos ir planavimas: kaip nenukristi nuo kelių

Kiek laiko reikia suplanuoti tokį reikalą?

Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai mėnesį iki datos, o jei didelis įmonės padalinys – tai dar anksčiau. Vokietija yra arti, tačiau gerų pervežėjų grafikai užpildyti savaitėmis iš priekio. Negalima tiesiog paskambinti sekmadienį ir tikėtis, kad antradienį jau važiuojame su 20 tonų sunkvežimiu. Tada biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta organizuotai ir greitai tik tavo galvoje, o realybėje – tai stresas ir brangūs skubiosios pagalbos reisai. Planuok laiką, išsiaiškink dokumentus, tik tada bus ramu.

Ar kaina fiksuota ar gali pasikeisti vienu metu?

Principu, duodame savo žodį ir laikomės jo, bet yra dalykų, kurių mes nevaldome. Jei tu pats nurodai neteisingą krovinių kiekį arba pasirodo, kad reikia specialios technikos – kils kaina. Vokietijoje vietos apribojimai miestuose gali privesti prie to, kad teks ilginti važiavimą arba keisti maršrutą. Fiksuota kaina yra tada, kai matome viską akimis, o ne kai klausai "nuo kiek?" be jokios informacjia. Būk sąžiningas, ir mes būsime sąžiningi.

Ką daryti, jei biure yra labai brangios technikos?

Tuomet turbūt reikės ne paprasto „krovininuko“, o olandiško tipo sunkvežimio su liftu ir keltuvu. Serveriai ir dideli spausdintuvai nelenda į paprastas dėžes. Reikia užtikrinti, kad technika būtų fiksuota, kad važiuojant per Vokietijos duobes (o jų ten yra, tikrai yra) niekas nepasisuks. Dar verta pagalvoti apie draudimą – standartinis ne visada uždengia brangų IT įrangą gedimo atveju, jei ji blogai užfiksuota.

O kiek tai viskas kainuoja apytiksliai?

Neklausk „apytiksliai“, nes aš tau galiu pasakyti nuo 500 iki 5000 eurų, ir abi sumos bus teisingos, tik skirtingoms situacijoms. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo (ar važiuojame į Miuncheną arba pasienio miestelį) ir tai, ar reikia mums padėti supakuoti. Biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta organizuotai ir greitai, kai žinome biudžetą ir galime pritaikyti rinką. Jei pinigų mažai – vesime mažiau reisų, bet užtruks ilgiau.

Ar galima sutaupyti darbininkų skaičiumi?

Galima, bet aš nedaviau patarimo taip daryti, jei turi daug baldų. Vokietijoje darbo laikas griežtai reguliuojamas, ir jei mūsų vairuotojai išseks 12 valandų, jie turi sustoti. Jei paliksi mažiau žmonių, jie tiesiog fiziškai nespės nukrauti per dieną. Galiausiai, brangiau bus apmokėti viešbutį keturiems vairuotojams nakčiai, nei pavesti dviem papildomiems šiandien.

Ar imate mokestį už dėžes?

Įprastai dėžės nėra nemokamos, jos kainuoja, bet kartais į kainą įskaičiuojame, jei sutartame didelis paketas. Žmonės dažnai mano, kad dėžės kažkur išsiranda iš oro. Ne, jas reikia nupirkti, parvežti ir surinkti. Jei nori sutaupyti – pasidaryk pats iš kioskų, bet tikėkis, kad tokios dėžės gali sugriūti po sunkios knygų krūvos.

Vokietijos niuansai ir dokumentacija

Ar mums reikia kažkokių specialių leidimų važiuoti į Vokietiją?

Nors ir esame ES, bet vis tiek yra savų taisyklių. Jei fura viršija tam tikrą svorį ar matmenis, gali reikti specialių leidimų važiuoti tam tikrais keliais, ypač miestuose. Be to, Vokietijoje griežtai stebi vairuotojų poilsio laiką. Mes tai žinome ir pasirūpiname, kad viskas būtų tvarkingai su tachografais, nes baudos ten milžiniškos. Geriau, kai apie tai galvoja logistikos vadovas, o ne tu prie sienos.

Kaip su dokumentais, jei vežame kompiuterius?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, muitinės formalumo paprastai nėra, tačiau reikia sąrašo – ką vežame. Ypač jei tai ne nauja technika, o naudojama. Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti ir paklausti, kur tu tą tiek technikos įsigijai. Geriau turėti tvarkingą inventoriaus sąrašą su serijiniais numeriais, kad neįtartų vagystės. Biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta organizuotai ir greitai, kai pareigūnas prie sienos tik pasižiūri ir leidžia važiuoti toliau.

Ar reikia mums susirūpinti INTRASTAT deklaracijomis?

Tai jau tavo buhalterio reikalas, ne mūsų, bet aš galiu pasakyti, kad kai pervežami turtai tarp įmonių, dažnai tenka deklaruoti judėjimą. Mes duodame važtaraštį (CMR), kuris yra pagrindas. Jei vertė didelė, tikrai reikės šių deklaracijų, kitaip gali būti nemalonumų su VMA. (Čia aš tikrai ne 100% tikras, kokia riba dabar yra deklaravimui, gal 4000 eurų, gal daugiau, patikrinkit).

Kas daryti, jei Vokietijoje reikia iškrauti priešais „Umweltzone“ zoną?

Tuomet reikia specialaus žaliąją lentelę turinčio transporto. Jei mūsų fura neturi tokios lentelės dėl Euro standartų, mes negalėsime važiuoti į miesto centrą. Tada reikia organizuoti iškrovimą už miesto ribų arba naudoti mažesnę transporto priemonę, kuri turi leidimą. Planuok tai iš anksto, nes stovėjimas už zonos gali labai brangiai kainuoti.

Ar dažnai pasitaiko problemų su vietine policija?

Stipriai sumažėjo, nes visi jau prisitaikė prie taisyklių, bet kartais vis tiek nutinka. Vokiečiai yra disciplinuoti, jei mašina pastatyta neteisingai arba užkerta važiavimo juostą, baudos skiriamos iš karto. Mes stengiamės važiuoti taip, kad nieko nepastebėtų, bet jei tu būsi nurodęs blogą adresą su apribojimais – problemų neisvengsi.

Kiekvienas perkraustymas yra skirtingas: praktiniai patarimai

Ar jūsų komanda padeda surinkti baldus?

Taip, darbininkai atvyksta su įrankiais ir išmontuoja/sumontuoja viską, kas reikalinga. Žinoma, tai užtrunka laiko. Jei turi labai senus, sudėtingus seifus ar stalus, gali prireikti ne tik atsuktuvo, bet ir galvos. Nerekomenduoju juosardyti nieko pats, jei neesi tikras – vėliau surinkti sugedusį baldą yra nerealu. Palikite tai mums, tai įeina į mūsų kompetenciją.

O jei pasitaiko, kad kažkas sugenda kelyje?

Įvykiai būna. Prieš metų važiavome vienam klientui į Hamburgą, ir kelyje prakišo padanga (o ne vairuotojo kaltė, tiesiog „Volvo“ padanga nusėdo). Mes tai išsprendžiame savo reikalais – skambinam pagalbai, keičiame ratą ir važiuojame toliau. Klientui tai neturėtų rūpintis, nebent tai trukdo labai kritiškai. Biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta organizuotai ir greitai, kol kas viską išsprendžiame be jūsų įsikišimo.

Kaip elgtis su augalais arba žuvinėmis akvariume?

Augalus galima vežti, bet yra specifiniai reikalavimai dėl žemės ir kenkėjų – retai kada kas tikrina, bet teoriškai turi būti sterilu. Žuvis... geriau nepainioti. Neįsivaizduoju, kaip žuvis išgyventų šokiruojančioje kelionėje per du šimtus kilometrų vėsuoklyje. Palik jas kaimynams arba dovanok, nes mūsų atsakomybė negali bus užgyventus orus.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Dėl to dažnai kyla problemų. Darbuotojai nori pasivežti savo puodukus, vaikus nuotraukas ir pan. Mes galime tai vežti, bet mes neatsakome už tavo darbuotojo suvenyrus iš Atėnų, jei jie dings. Jei nori saugumo – tegul kiekvienas pasirašo sąrašą arba vežia savo daiktus atskirai. Įmonės turtas – taip, asmeniniai daiktai – tik su išlygomis.

Kas nutinka, jei naujieji patalpos dar nebaigtos remontu?

Tai klasika. Atvykstame, o ten dar dažoma grindys arba nėra elektros. Mes užstatome dėžes koridoriuje, jei telpa, bet jei ne – tai bėda. Tada reikia laukti arba ieškoti sandėlio vietos netoliese, o tai kainuoja pinigus. Negalima vadinti tai mūsų problema, bet mes visada stengiamės padėti išsirasti išeitį, nors kartais tenka tiesiog laukti su vairuotoju valandas.

Ar galima užsakyti perkraustymą savaitgaliu?

Galima, Vokietijoje nėra draudžiama važiuoti savaitgaliais sunkvežimiais (kaip kai kuriose šalyse), tačiau ten yra griežti ramybų laikai. Negalima būti gatvėje ir krauti/inkrauti sekmadienį ryte. Jei norite, kad viskas būtų padaryta penktadienį vakare arba pirmadienį ryte – geriau taip ir darykite. Savaitgalis tinka tiems, kurie turi privažiuoti prie sandėlio, o ne į miesto centrą.

Problemų sprendimai ir nelaimingi atsitikimai

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa Vokietijoje?

Tuomet skambinam mums, o mes skambinam pagalbai. Vokietijoje labai gerai veikia pagalbos tarnybos, bet jos ne pignos. Jei dėl techninės gedimo neįmanoma tęsti kelionės, gali tekti perkrauti krovinius į kitą mašiną. Tai vėluoja. Turiu omenyje, kad biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta organizuotai ir greitai tik tol, kol variklis veikia. Jei variklis miršta – tai jau ne organizuota, bet gelbėjimosi operacija.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Per mano 23 metus patirtį buvo tik vienas kartas, kai dingo dėžė su smulkimenomis, ir tai ne mūsų kaltė – buvo pavogta degalineje, kai vairuotojas gėrė kavę. Dabar daugiau dėmesio skiriame saugumui – furos užrakinamos, o vairuotojai instruktuojami nepalikti mašinos be priežiūros neaiškiose vietose. Tačiau visada rekomenduoju brangiausius daiktus vežti su savimi (nešiojami kompiuteriai, piniginės).

Jei aš nurodau blogą dėžės turinį, kas bus?

Niekas nepasiks, bet jei dėžėje parašyta „knygos“, o viduje yra svarbiausi serveriai, o mums jos numestos ant grindų... tai mes neatsakome. Žymėjimas turi atitikti tikrovę. Vokietijoje dirbantys žmonės kalba lietuviškai ne visada, jie žiūri į užrašus. Jei parašysi „lūžta“, ją gaus ir nebus mesti. Būk tikslus.

O jei aš pats noriu važiuoti su vairuotoju?

Įprastai mes neležame keleivių dėl draudimo ir saugumo taisyklių, bet jei tai ypač svarbu – galima susitarti. Tiesa, važiuoti su fura nėra jaukiai. Jai barstosi, vibracija, vairuotojas gali kalbėti tik rusiškai arba lietuviškai (arba vokiškai, jei jis vietinis), o oras ne visadas toks šiltas. Geriau susitikti paskirties taške.

Kaip elgtis su šiukšlėmis po iškrovimo?

Vokietijoje šiukšlių sistema yra sudėtinga. Negali tiesiog viską įmesti į vieną konteinerį. Pakuotės (kartonas, plastikas) turi eiti į „Gelber Sack“, o likę į „Restmüll“. Mes dažniausiai pasiimame savo pakuotes ir išvežame atgal, nes ten rūšiuoti per brangu. O tuo, kas liko – turi susirūpinti naujasis biuro šeimininkas dar prieš atvykstant mums.

Ar galima atidėti mokėjimą po paslaugos?

Standartiškai imame avansą arba mokėjimą prieš išvykstant, nes kroviniui išvykus, mes neturime jokios garantijos, kad mums sumokėsi. Ypač kai dirbame su naujais klientais. Esamiems partneriams galima ir su sąskaita-faktūra, bet tada pridedame papildomą patikimumo mokestį arba reikalaujame draudimo. Verslas yra verslas.

Ar verta rūpintis draudimu?

Būtina. Net jei tu tiki savo vairuotoju, kelyje gali įvykti avarija. Mūsų standartinis draudimas dengia dalį žalos, bet jei turi labai brangų turtą, geriau papildomai jį apdrausti. Vokietijos keliai greiti, ir jei kažkas įsisuks priešais fūrą, stojimas gali būti staigus. Geriau būti saugiam.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys realiu laiku?

Duodame vairuotojo numerį ir jis gali atsakinėti į skambučius (kai nevažiuoja). Taip pat turime GPS stebėjimo sistemas, kurias gali parodyti klientui. Nereikia skambinti kas pusvalandį ir klausti „kur jūs?“. Vairuotojas negali kalbėti vairuodamas, tai ne tik saugumo, bet ir įstatymo klausimas. Pasitikėkite – jei sakome, kad bus rytoj, bus rytoj.

Kas nutinka, jei nepavyksta iškrauti per dieną?

Tai buvo viena baisiausių situacijų, ką mačiau. Atvykome į Berlyną, o liftas namuose sugedo, o vairuotojai nebegalėjo dirbti pagal savo grafiką. Teko užrakinti fūra su dalimi krovinio ir palikti saugumo aikštelėje. Klientas buvo nepatenkintas, bet mes jo kaltės nejausmėme. Dabar visada tikriname liftus prieš važiuodami (o ne atvykę, kaip anksčiau). Jei neįmanoma įvežti per dieną – reikia planuoti antrą dieną.

Ar jums patinka dirbti su Vokietijos klientais?

Vokiečiai yra labai tikslūs, kas man patinka. Nėra tokių situacijų, kai „kažką pamiršom“ arba „kažką pakeisime“. Jei sutarta 8:00 valanda, reiškia 8:00, o ne 8:15. Man kaip vadybininkui tai palengvina gyvenimą. Lietuviams dažnai tenka paaiškinti, kad planavimas yra būtinas, o vokiečiai tai supranta iš karto. Su jais biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta organizuotai ir greitai labiausiai.

Galutinis patarimas tiems, kurie bijo.

Nebijokite. Blogiausia, kas gali nutikti – tai pavėluoti dieną arba nulūžti kojai nuo sofos. Visą kitą mes išspręsime. Pagrindas yra bendravimas. Jei nesakykite mums apie savo rūpesčius, mes negalėsime jų išspręsti. Skambinkite, rašykite, klauskinėkite. Geriau daug klausinėti, nei vėliau gailėtis.

Išvada

Galiausiai viskas paprasta. Nėra jokios stebukladingos formulės, tiesiog reikia proto ir darbo. Jei norite, kad biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta organizuotai ir greitai, nedelskite susisiekti su logistika iš anksto. Mes padėsime, bet jūs turite būti pasirengę parodyti, ką reikia vežti. Gerai sutarus, viskas vyksta kaip laikrodis, o mūsų vairuotojai gali būti greiti ir efektyvūs.