Biuro perkraustymas į Vokietiją – viskas suplanuota ir patikima

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – niekada nėra taip, kaip planuojame. Žinoma, biuro perkraustymas į Vokietiją atrodo kaip tiesiog logistinė užduotis, tačiau dažniausiai tai susidėli iš tūkstančių smulkių dalykėlių, kurie gali užtrukti arba sukelti strešą. Vokietija yra kaimynas, bet jų kultūra ir reikalavimai skiriasi nuo mūsų, tad būtinos žinios, ką tikėtis kelyje. Štai trumpas vadovas, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų, o kaip yra iš tikrųjų.

Dokumentai ir biurokratija

Ar mums tikrai reikalingas tas CMR dokumentas?

Žinoma, kad reikalingas, be jokio abejo. CMR tarptautinės vežimo sutartis tai ne popierius, kurį rašome "dėl vaiko", o pagrindinis jūsų draudimas. Vieną kartą turėjau klientą, kuris sakė, kad jo draugas vežė ir be to, gaila, kad aš to nepamiršau pasakyt. Kai vairuotojas buvo sustabdytas patikrai netoli Hanoverio, tiek dokumentų trūkumo tiek krovos pririšimo problemų kainavo jam brangiai. Be šio popieriaus apskritai negalima kirsti sienos legaliai vežant krovinius, net jei tai tik jūsų seni biuro kėdės.

Kas dar reikia išsiruošti prieš važiuojant?

Būtinas inventorius arba, kitaip tariant, krovinių sąrašas. Jis nėra tas pats kas CMR, tai detailus sąrašas, ką vežame. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja tikslumo, nes jei sulaikys vokiečių muitinė (nors ir ES viduje, tikrinimai vyksta), reikės parodyti, kad nevežate juodo ar prekes parduotuvėl be PVM. Taip pat patikrinkite ar vairuotojas tai kvalifikuotas vairuotojas, bent jau pagal darbo laiko reglamentus, kad nebūtų bėdų kelyje.

Ar reikia mokėti mokesčius ar muitus?

Jei esate ES viduje ir vežate savo daiktus iš vienos įmonės filialo į kitą, mokesčių nėra. Nėra parašais. Bet turiu omenyje situaciją, kai viena firma bandė įvežti kompiuterius neapskaičiuotus balansu ir tai sukėlė nemalonumus. Jeigu biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta dėl įmonės steigimo ar relokacijos, daiktai turi būti įmonės balanse. Jei ne, tai tai gali būti traktuojama kaip privataus pobūdžio siunta ir gali kilti klausimų dėl PVM ar net mokesčių (nors dažniausiai nieko, jei viskas aišku).

Kaip suparduoti tą nekilnojamą turtą čia (Lietuvoje)?

Čia jau ne mano įmonių dalis, aš tik vairuoju, bet galiu pasakyti – pasitikėkite buhalteriu. Vien klientas pardavį visą inventorių pas save, o tada teko aiškintis Vokietijoje, kodėl PVM neatsiskaitė teisingai. Geriau iš anksto pasitarkite su apskaita, kad vėliau mums ne tektų laukti pasienyje kol jums siunčia naujus dokumentus faksu (tai ne juokas, taip ir buvo prieš 10 metų).

Ką daryti jei dingsta dokumentai?

Panieškoti visur. Vokietijos pareigūnai labai drausmingi, bet jei parodote, kad bandėte viską išsiaiškinti, padės. Bet geriau darykite kopijas. Aš visada pasakau savios komandai: padarykite nuotrauką dokumentų prieš važiuojant ir iš karto po pakrovimo. Tai sutaupo nervingas valandas.

Logistika ir kelią reikalai

Kiek laiko užtrunka nuvykti į Berlyną ar Miuncheną?

Į Berlyną apie 12-14 valandų važiavimo su poilsiais, į Miuncheną – ilgiau, gal 16-18 valandų. Bet neįsivaizduokite kad tai kaip važiuoti iki Druskininkų. Čia yra eismo įvykiai, statybos, o Lenkijoje keliai dar vietomis... na, jūs žinot. Vieną kartą užstrigome Poznanėje, vairuotojas negalėjo rasto degalinių su tinkamu aukščiu sunkvežimiams, dėl to pavėlavome 4 valandas (velnias, jis irgi buvo naujokas).

Ar galima sėdėti keleiviui sunkvežimyje?

Oficialiai – ne. Draudimas neleidžia vežti keleivių krovininiame transporte be specialios licencijos, jei tai ne komandos nariai. Žinoma, jei vadovas sėdi šalia ir įsivažiuoja į Vokietiją, dažniausiai niekas nebesustabdo. Bet aš to nerekomenduoju, nes jei įvykia avarija (duok Dieve, kad nebus), draudimas nieko nebus mokėjęs. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra verslo reikalas, o ne turistinė kelionė.

Kas daro jei sugenda sunkvežimis?

Tai kažko nepageidaujame, bet vyksta. Tada mes kviečiame techninę pagalbą. Jei sugenda kelyje, mes stengiamės perkrauti krovinį į kitą mašiną, bet tai užtrunka. Kartais klientai bijo, kad jų serveriai šils arba sušals saulėje, bet stengiamės vežti tinkamose mašinose. Jei įvykia katastrofa, mes turime draudimą, kuris padengia žalą, bet... geriau kad nebūtų.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų moka rusiškai, angliškai, o vokiškai – tiek, kad suprastų kelio ženklus ir policijos nurodymus "Aussteigen" arba "Papiere". Jei reikia sudėtingesnių derybų su vokiečiu vadovu namuose, geriau jei jūs būsite ten arba mes galim sujungti telefonu. Vieną kartą, kai vairuotojas bandė paaiškinti vokiečiui kodėl negali užvažiuoti į smuklės kiemą, buvo labai juokinga (ir liūdna).

Kada geriausia važiuoti?

Jeigu įmanoma, ne sekmadienį ryte ir ne penktadienį vakare. Vokietijoje sunkvežimiai turi poilsio laikus, o sekmadieniais daug kur draudžiama važiuoti. Geriausia planuoti atvykimą į paskirties vietą antradienį ar trečiadienį ryte, kai sandėliai jau atidaryti. Žinoma, kiekvienas biuro perkraustymas į Vokietiją yra individualus, bet stengiamės priderinti prie jūsų darbo laiko.

Ar sutartiniai keliai brangesni?

Gali būti, jeigu reikia važiuoti ne greituoju keliu arba jei yra specialių reikalavimų (pvz., pilotinis automobilis dideliems kroviniams). Bet dažniausiai važiuojame standartiniu maršrutu. Jei norite taupyti kuro sąnaudas – derėkitės, ką įmanoma vežti vienu metu.

Ar saugu važiuoti per žiemą?

Su mūsų mašinomis – taip, jos turi žieminę padangų komplektaciją, o Vokietijoje tai griežtas reikalavimas. Jei eina sniegas, važiuojame lėčiau. Tikrai nėra verta gauti baudą už vasarines padangas, jos ten didžiulės. O jei keliais blogi, pranešame iš anksto, kad pavėluosime, nes greitis krenta iki 40 km/h.

Kainos ir pinigai

Kaip susiformuoja kaina?

Dažniausiai tai kubiniai metrai arba atstumas. Jeigu maža siunta, gali būti fiksuota kaina. Didelis biuro perkraustymas į Vokietiją suskaičiuojamas pagal tai, kiek vietos užima krovinys kablyje ir kiek reikia vyrų kraunant/iškraunant. Taip pat įeina keltas, jei važiuojame per Švediją ar Daniją (nors į Vokietiją nebūtina, bet kartais maršrutai keičiasi).

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei esate nuolatinis klientas, žinoma. Jei vežate kartą ir dar raginat atpiginti iki prasmės... tai ne, negalime. Kuras, dujos, algos – viskas brango. Galima pasiderėti dėl mokėjimo terminų, bet kaina yra kaina. Kartais klientai sako, o ką daryti jei aš turiu tik 500 eurų? Tada sakau, tuomet mes pervešime tik 5 dėžes, ne visą biurą.

Ar reikia mokėti iš karto?

Paprastai imame avansą 30-50%, o likutį – kai krovinys atvežtas ir patikrintas. Taip pat galimas atsiskaitymas pervedimu iš anksto. Grynaisiais pinigais vairuotojui geriau neduoti, didelės sumos nebus saugios. Yra buvę atvejų, kai klientas norėjo duoti pinigus vairuotojui už „gerą darbą“, o tai nelegalu pagal įmonės taisykles (nors kas juos pasitaisys?).

Kas yra "wait time" mokestis?

Tai laukimo mokestis. Jei mums reikia laukti prie sandėlio 2 valandas, kol jie suranda raktus (o tai Vokietijoje dažnai nutinka), laikas skaitomas. Vairuotojo darbo laikas yra reglamentuotas, jis negali laukti nemokamai amžinai. Taigi, pasirūpinkite, kad kas nors būtų vietoje kai atvažiuojame.

Ką dar reikia mokėti vietoje (Vokietijoje)?

Kartais reikia sumokėti už "Verkehrssicherung" (eismo saugumą), jei reikia uždaryti gatvės juostą. Arba už liftą, jei jis neįeina į standartinę kainą. Taip pat gali būti mokestis už sunkvežimio stovėjimą mieste (Umweltzone). Geriau išsiaiškinti iš anksto, ar jūsų naujasis biuras yra žaliojoje zonoje.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastas draudimas (CAT) įeina, bet jis apsaugo tik ribotą sumą, dažniausiai iki 10 EUR už kg arba kažką panašaus. Jei vežate brangų serverį ar meno kūrinius, reikia papildomo draudimo. Nepadarysite tai – gausite problemų jei kas nutiks. Aš asmeniškai visada primenu apie tai.

Kodėl kai kurios firmos pigesnės?

Nes jos taupo ant visko. Dujos, senos mašinos, vairuotojai be poilsio. Yra firmų, kurios pasako "100 eurų ir vežame", o tada kelyje prašo dar 200 arba palieka krovinį kažkur prie miško. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra vieta kur galima eksperimentuoti su pigiausiais variantais. Patikimumas kainuoja, bet jis vertas.

Pakavimas ir krovinys

Kas turėtų pakuoti daiktus?

Geriausia kad tai darytų jūsų žmonės, arba mes pasiūlom pakavimo paslaugą (už papildomą mokestį). Jei pakuoja patys, prašome uždaryti dėžes, kad neišbyrėtų. Negėdėtų, kai vairuotojas atidaro kabiną, o ten pilna popierių be dėžių. Vokietijai svarbu tvarka.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus, spinteles – taip, reikia. Jei ne, tie baldai gali tiesiog neįeiti pro duris arba sugriužti pervežimo metu. Vienas klientas neleido išmontuoti didelio konferencinio stalo, teigdamas kad jis "labai tvirtas". Rezultate – stalas neįėjo į liftą, teko gabenti per laiptus su jėgainėmis (brangiai).

Kaip su kompiuteriais ir IT įranga?

Viskas turi būti išjungta ir užpakuota. Monitoriai į burbulius. Jei ne, aš neatsakingas už juodą ekraną po važiavimo. Geriausia, jei IT specialistas išjungia serverius ir pažymės kabelius. Neseniai vienoje įmonėj neišjungė NAS'o ir jis viršo, kol atvažiavome... na, laimei viskas veikia, bet buvo karšta.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet ne užšaldant. Sunkvežimio krove yra nešildomas (ne visada). Jei šalta, gali numirti. Ir be to, jei tai daug augalų, reikia fitosanitarinių dokumentų? Manau, ne ES viduje, bet... tikrai neabejoju. Aš asmeniškai nepervežiu daug žalių augalų, bijau kad nuvys.

Ką daryti su atliekomis?

Mes nevežame šiukšlių į Vokietiją. Tai draudžiama ir brangu. Jei turite senų baldų, kurias norite išmesti, pasirūpinkite konteineriu čia, Lietuvoje. Prieš išvykdami palikite tik tai, ką reikia vežti.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Labai praverčia. "Vadovo kambarys", "Virtuvė", "Lengvi daiktai". Tai greitina iškrovimą Vokietijoje, nes vokiečiai mėgsta,kai viskas yra savo vietoje ir neišsidėsto chaosą. Jei nėra etikečių, mes tiesiog statome vieną krūvą koridoriuje.

Vokietijos specifika ir iškrovimas

Ar sunku rasti vietą iškrovimai mieste?

Berlyne, Miunchene, Hamburge – siaubingai sunku. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui (Erhaltungsnachweis). Jei tiesiog sustosite ant kelio, greitai atvažiuos policija ir paskambins švinui. Pasirūpinkite vieta (Stellplatz) iš anksto, kitaip mums teks žiedu važiuoti.

Kas daryti jei namuose nėra lifto?

Tada krauname rankomis. Ir kainuoja brangiau. Vieną kartą Frankfurte teko nešti 3 aukštus be lifto, tai vairuotojai užsimokėjo viršvalandžius. Nurodykite iš karto apie tokias aplinkybes, kad galėčiaum numatyti darbo jėgą.

Ar vokiečiai griežti dėl triukšmo?

Labai griežti. Niekada negalima triukšmoti sekmadienį arba po 18:00 valandos (ar net 13:00 kai kur). Jei biuro perkraustymas į Vokietiją planuojamas į senus pastatus, tikrinkite "Hausordnung". Gali būti, kad išvis negalima gabenti po tam tikru laiku.

Kas jei pažeidžiame kaimyno daiktą iškraunant?

Tai nuobodi situacija. Jei įvyko incidents, privalome pranešti. Turiu draudimą atsakomybei už trečiųjų asmenų turtą. Tikrai nerekomenduoju bėgti iš vietos. Vokietijai drausmė ir sąžiningumas – tai pagrindas.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas?

Įprastai tiek pat kiek pakrovimas, kartais ilgiau jei sunku privažiuoti. Planuokite, kad visą procesą užtruks nuo 2 iki 6 valandų priklausomai nuo krovinio. Gerai jei kas nors iš jūsų komandos prižiūri, kad dėžės nueitų į reikiamas patalpas.

Ar jums reikalinga vokiška priežiūra?

Geriau kad būtų kas nors, kas kalba vokiškai. Jei ne, mes susitvarkome su rankomis ir ženklais, bet jei kils nesusipratimų dėl raktų ar vietos, bus sunkiau. Aš galiu paskambinti savo pažįstamam, bet jis ne visuomet laisvas.

Ar reikia valyti po savęs?

Mes išnešame daiktus. Jei reikia išvalyti patalpas po senių baldų, tai papildoma paslauga. Dažniausiai Vokietijos sandėlininkai nereikalauja, kad mes valytume, jei tik nešvarumų nepadarėme. Bet palikti popierių ir lipdukas ant grindų – nemandagu.

Pabaigos ir išvados

Kas nutinka po to, kai viska iškrauname?

Pasirašome perdavimo aktą (Übernahmeprotokoll). Tikriname, ar visos dėžės atvyko, ar nėra pažeidimų. Po to vairuotojas važiuoja atgal, o jūs galite pradėti dirbti (jei spėjate viską surinkti).

Ar galite su surinkti baldus?

Galime, jei sutartame. Mūsų vairuotojai moka paprastus surinkimus, bet sudėtingus sistemos baldus geriau palikti vietiniams meistrams arba jūsų IT komandai. Aš nešiu ir stumiu, o su veržlėmis visada klystu (kazkaip taip išeina).

Ką daryti jei kas trūko?

Skambinti man. Jei dėžė liko Lietuvoje, ieškosime. Paprastai viskas atvyksta, bet kartais nutinka nesusipratimų kai kurie dalykeliai užkliūna po sėdynės. Tikriname viską kartu su sąrašiu.

Kaip atrodo jūsų mašinos?

Neblogai, bet jos ne naujos. Tai darbo arkliukai. Jas dažnai plaunam, bet žiemą jos būna purvinos. Negalitikėkite kad atvažiuos kaip vestuvių limuzinas. Tai sunkvežimis su kelių šimtų tūkstančių kilometrų už nugaros.

Kodėl aš turėčiau rinktis jus, o ne "Penny" firmą?

Nes aš žinau ką darau. Esu matęs viską – nuo sugriuvusių sienų iki dingusių konteinerių. Mano tikslas – kad jūsų daiktai atvyktų saugiai, o ne kad aš būčiau pigiausias. Patikimumas šioje srityje brangesnis už kainą.

Ar visada įmanoma suplanuoti viską idealiai?

Ne. Visada kažkas pasikeičia. Keliai, orai, žmonės. Bet su 20 metų patirtimi galiu išspręsti beveik bet ką. Tiesiog pasitikėkite manimi ir pasakykite iš karto jei kas negerai, o ne sulaukę kito sekmadienio.

Ar čia viskas ką reikia žinoti?

Daugiau ar mažiau taip. Likusius smulkius dalykus galime aptarti telefonu. Svarbiausia – būkite kantrūs, nes biuro perkraustymas į Vokietiją ne taip jau paprasta kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio.

Gal kokių patarimų galiau pabaigai?

Gerkite kavą. Mums reikia, o jums taip pat. Ir pasirūpinkite raktais, be jų mes nieko nepadarysime (nebeprisimenu kiek kartų teko laukti valandas kol kas nors atvyksta su raktais).

Išvada

Tiesiog nėra tokios užduoties kaip biuro perkraustymas į Vokietiją, kuri būtų visiškai paprasta. Ten yra tūkstančiai detalių, kurios gali sukelti nervus, bet su tinkama komanda ir žiniomis viskas įmanoma. Geriausia nebijoti klausti ir pasakyti, ką planuojate daryti, iš anksto. Aš čia ne tam kad jums parduoti paslaptis, o kad būtų daroma taip, kad pabaigoje visi būtų laimingi – bent jau tiek, kiek įmanoma per kraustymąsi.