Biuro perkraustymas į Vokietiją – visi žingsniai ir kainos

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, o biuro perkraustymas į Vokietiją visada sukuria tiek pat galvos skausmo, kiek ir prieš dvidešimt metų. Žmonės mano, kad tai tiesiog dėžių pakrovimas į sunkvežimį, bet Vokietijoje viskas vyksta pagal savo taisykles, kartais net griežtesnės nei čia, Lietuvoje. Nėra nieko blogiau, nei kai sunkvežimis su visais jūsų serveriais ir dokumentais užstrigšvo ties Berlynu, nes vairuotojas neturėjo leidimo važiuoti miesto centre. Štai jums realus vaizdas, kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių iš reklamos brošiūrų. Nuo planavimo iki paskutinio euro išlaidos – tiesiogiai ir be užmaskuojamų frazių.

Kaip pradėti ir kada į tai kištis

Kada geriausia pradėti planuoti perkraustymą?

Tai ne tas dalykas, kurią padaryti per savaitę. Geriausia pradėti bent prieš du mėnesius, o jei judate didelėje kompanijoje, tai ir dar anksčiau. Vokiečiai mėgsta planus, ir jei atvyksite be išankstinio pranešimo į naująjį biurą, gali būti problemų su vietos geležinkelio stoties (Güterverkehrszentrum) rezravavimu. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja gero logistinio mąstymo, todėl neskubėkite.

Ar tikrai reikia įmonės, ar galima patys?

Galima, tik ar verta? Jei turite tik kelis stalus ir nešiojamuosius kompiuterius, patsitepkite su „Man“ arba „Volkswagen“ transporteriu. Bet jei turite seifus, serverines ar daug baldų, geriau kreiptis į profesionalus. Esu matęs, kaip verslininkai bandydami sutaupyti, laužė nugaras arba iškrito įmonės brangiausia technika. Geriau mokėti už profesionalią paslaugą nei vėliau šaluoti dėl sugadintų duomenų.

Kaip parinkti tinkamą datą?

Venkite pirmadienių ir penktadienių. Vokietijoje penktadieniais dažnai vyksta didesiai eismo užtvaros, o vairuotojai nori namo. Geriausia sekmadienio–ketvirtadio dienomis (išskyrus sekmadienį, kai Vokietijoje sunkvežimiams važiuoti draudžiama). Taip pat patikrinkite, ar tą dieną nėra Vokietijoje šventės, nes tuomet viskas stovi, o užsidaro ir sandėliai.

Ką daryti su darbuotojais?

Jie nedirbs tą dieną. Duokite jiems laisvadienį arba leiskite dirbti nuotolinai. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra triukšmingas procesas, ir jums nereikės žmonių, kurie klaustų, kur dėti popierių trintuvą. Organizuokite darbuotojus taip, kad jie iš ankstu susirinktu asmeninius daiktus, kitaip mes turėsime darbuotis po valandą, o tai kainos.

Logistika: sunkvežimiai, maršrutai ir nenurodytos problemos

Kokį sunkvežimį rinktis?

Tai priklauso nuo tūrio, bet dažniausiai užtenka 3,5–7,5 tonų sunkvežimio su liftu. Jei judate į Miuncheno arba Frankfurto centrą, didelis 20 tonų sunkvežimis tiesiog nepravažiuos pro žemą tunelį arba gaus milžinišką baudą už įvažiavimą į „Umweltzone“ (ekologinę zoną) be teisingo ženklo. Reikia tiksliai išmatuoti, kiek daiktų turite, o ne spėlioti. Kartais tenka naudoti „pirmutinio mynimo“ (shuttle) sunkvežimį, kuris perveža daiktus iš didelio sunkvežimio į centą. Tai brangiau, bet būtina.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia kelionės į kalnus?

Taip, jei judate į Bavarijos arba Baden-Viurtembergo regionus, kur kalnuota, kaina gali šokti, nes sunkvežimis dirba sunkiau, o kuras sunaudojamas greičiau. Be to, ne visi vairuotojai nori važiuoti į sudėtingas vietas, tenka mokėti premiją. Biuro perkraustymas į Vokietiją į tolius rajonus, pavyzdžiui, netoli Alpių, visada yra brangesnis dėl papildomo laiko.

Kas, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turime draudimą ir techninę pagalbą, bet jei sugenda Vokietijos autostradoje (Autobahn), gali prasidėti chaosas. Vokiečių gelbėtojai greiti, bet brangūs. Įsitikinkite, kad pervežėjas turi techninę pagalbą įskaičiuotą į kainą, nes kitaip jums gali atsiųsti sąskaitą už kelių kilometrus vilkiko.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma modernių firmų siūlo GPS sekimą. Bet sakykime tiesiai – kartais signalas dingsta arba vairuotojas užmiršta įjungti terminalą. Nereikia panikuoti, jei valandą nematote judėjimo. Geriausia tiesiog paskambinti vairuotojui, jis dažniausiai atsiliepia, kai sustoja pietų pertraukai.

Ką daryti su parkavimu mieste?

Čia yra didžiausia bėda. Vokietijoje sunkvežimio pastatymas ne ten kainuoja nuo 35 iki 100 eurų, o gal net daugiau, jei trukdo eismui. Reikia iš anksto gauti leidimą iš miesto savivaldybės arba susitarti su savininku dėl vietos. Biuro perkraustymas į Vokietiją be išankstinio parkavimo plano gali tapti tikru košmaru, ypač miestuose kaip Hamburgas ar Štutgartas.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Geriau to nedaryti. Jei kelionė trunka ilgiau nei vieną dieną, reikia rasti saugų stovėjimą su apsauga. Vokietijoje vagystės nėra tokios dažnos kaip Pietų Europoje, bet įvyksta. Nėra nieko keisto, kad vairuotojas miega kabinoje, tačiau jei krovinys labai vertingas, verčiau uždaryti sandėlyje. (Aš asmeniškai visada liepiu vairuotojams stovėti apsaugotuose aikšteliuose, net jei tai kainuoja 20 eurų).

Kainos: kur pinigai išteka ir kaip nenukirsti

Iš ko susideda kaina?

Pagrindiniai dalykai – nuoma sunkvežimio, kuras, vairuotojo darbas, dėžių nuoma ir pakojimo medžiagos. Taip pat įeina mokesčiai už tiltus ir tunelius (pvz., Warnow tunnel Rostoke arba Herrentunnel Liubeke). Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo 800–1000 eurų mažiems biurams iki kelių tūkstančių dideliems. Taip pat žiūrime, ar reikia kelti daiktus aukštyn be lifto – tai papildomas darbas.

Ar taikomas PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, PVM taikomas pagal Lietuvos tarifus (šiuo metu 21%), nebenaudojant atvirkštinio apmokestinimo, jei tai yra vienos šalies įmonės perkraustymas į kitą ES šalį ir tenka registruoti atsiskaitymą. Bet aš čia ne buhalteris, tai geriau pasikonsultuokite su savo apskaitininku, nes taisyklės pasikeitė po 2020 metų. Kartais įmonės bando išvengti PVM, bet tai legalu tik tam tikrais atvejais.

Kiek kainuoja papildomos paslaugos?

Pakavimas – tai daugiauiaug 15–20 eurų už valandą vienam darbuotojui. Išmontavimas ir surinkimas baldų – panašiai. Jei turite kažką labai sunkaus, kaip pianinas ar didelis seifas, tai gali kainuoti papildomus 100–200 eurų. Užkrovimo (lifto) naudojimas paprastai įskaičiuojama, bet tikrininkite.

Ar galima sutaupyti dėžėse?

Nenaudokite parduotuvės dėžių! Jos neturi standarto, o apatinės dažnai susilanko. Geriau išsinuomokite specialias perkraustymo dėžes. Taip, tai kainuoja, bet jų nereikės lipniuoju juosta klijuoti po tris kartus. Biuro perkraustymas į Vokietiją su „Maximos“ dėžėmis baigiasi tuo, kad jų pagrindas iškrenta su kompiuteriu viduje. Nėra verta rizikuoti.

Ar kainuoja daugiau, jei keliame pavojingus daiktus?

Taip, jei turite daug cheminių medžiagų arba dažų sandėlyje. Reikia specialių leidimų (ADR). Paprastai biurai neturi tokio daikta, bet jei esate gamykla, tai kaina šoks, nes reikės specialaus transporto. Pavojingų medžiagų gabenimas Vokietijoje yra labai griežtai kontroliuojamas.

Ar galima mokėti po atvykimo?

Dauguma firmų nori bent 50% išankstinio mokėjimo, kad nenuvažiuotų su tuščiais sunkvežimiais. Likusią dalį galima sumokėti grynaisiais (jei suma nedidelė) arba pavedimu po darbo. Su didelėmis sąskaitomis dažnai dirbame pagal sutartį su atidėjimu (pvz., 14 dienų), jei esate patikimas klientas.

Dokumentai, muitinė ir vokiškas biurokratas

Kokius dokumentus reikia turėti?

Svarbiausias – krovininės prekybos sutartis (CMR). Be jo negali važiuoti pro sieną netgi tarp ES šalių (teoriškai gali, bet policija visada klausia). Taip pat reikia inventorizacinio sąrašo (packing list). Biuro perkraustymas į Vokietiją be šių popierių gali baigtis ilgai laukiant pasienio kontrolėje, nors ir esame Schengeno zonoje.

Ar reikia eiti į muitinę?

Jei perkraustote savo įmonės turtą iš vienos ES šalies į kitą, tai nėra importas, tad mokesčių nėra. (Čia tikrai nėra PVM importo, nebent jei esate iš ne ES šalies, bet tada visa istorija kita). Tačiau, jei turtas yra nuomojamas arba yra finansinio lizingo, gali reikėti parodyti dokumentus, kad tai jūsų nuosavybė arba turite teisę ją perkelti.

Kas dėl „Gewerbeanmeldung“ verslo registracijos?

Mes neįmonių kūrėjai, mes pervežėjai. Žinau, kad Vokietijoje reikia registruoti verslą (Gewerbeamt) per 2-4 savaites po atvykimo. Jums reikės adreso prieš tai. Mums tokie dalykai nerūpi, mes tiesiog atvežame daiktus į nurodytą adresą. Bet tikrai patikrinkite, ar adresas galiojas, nes jei ne, kur dėsime dėžes?

Ar reikia draudimo poliso?

Geriausia turėti krovinių draudimą. Standartinis CMR draudimas apima tik labai mažą sumą pagal SDR (Special Drawing Rights), maždaug 8-10 eurų už kilogramą. Jei turite brangią techniką, tai nieko nebus apmokėta. Užsisakykite papildomą „All Risk“ draudimą. Tai penkiais ar šešiais etatais pigiau, nei pirkti naujus serverius.

Kaip elgtis su asmeniniais darbuotojų daiktais?

Geriau prašyti juos nevežti. Jei turi vežti, tegu surašo sav sąrašą arba turi pasirašyti, kad tai asmeniniai daiktai, o ne įmonės. Muitinėje gali kilti klausimų, jei rasi brangų nešiojamąjį kompiuterij, kuris nėra įmonės inventorinėje.

Realios situacijos ir smulkmenos, kurias pamiršti

Ar galima vežti augalus į Vokietiją?

Oficialiai, galima, jei ne saugumo rūšies. Bet vokiški muitininkai (Zoll) gali būti labai griežti dėl žemės, jei augalai su šaknimis. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai įtraukia didelius dekoratyvinius medžius. Aš asmeniškai patariu juos palikti arba vežti be žemės, jei įmanoma. Vokiški fitosanitariniai reikalavimai nežaidžia.

Kas su kava ir vandens dispenseriu?

Išleiskite vandenį! Buvau situacijoje, kai virelis pasuko kelyje ir užliejo visas dėžes su dokumentais. Nėra nieko blogiau nei drignos popieriai. Taip pat išjunkite šaldytuvus bent 12 valandų prieš kelionę, kad dujos nusistotų. Kompresoriaus sugedimas dėl judėjimo yra dažnas dalykas.

Ar vokiečiai padeda su iškrovimu?

Įprastai, ne. Jie laukia, kol atvyksite. Jei sutartyje parašyta „iškrovimas įskaičiuotas“, tai mūsų darbuotojai tai padarys. Jei ne, tai jūsų biuro darbuotojai turi būti pasiruošę. Vokietijoje darbo jėga brangi, todėl papildomai žmonių pasamdyti vietoje yra labai pigu. Geriau pasimokyti iš anksto.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tai klasika. Statybininkai vėluoja. Tada reikia sandėliavimo (Lagerung) Vokietijoje. Mums tai papildomas rūpestis, bet mes galime padėti rasti vietą. Žinokite, kad Vokietijoje sandėliai yra švari ir brangūs. Laikymas kainuoja, todėl planuokite atvykimą tik kai baigsite remontą.

Ar būna sužalojimų?

Retkarčiais taip, pasitaiko trūkčių. Mes turime pirmosios pagalbos komplektą, bet jei kas nors rimčiau, vokiečių greitoji pagalba atvyksta per 10 minučių. (Vieną kartą vairuotojas nukrito nuo sunkvežimio „pakabinimo“ – laimei, nusileido ant kojų). Saugumas yra pirmiausia, nors ir stengiamės būti greiti.

Kaip elgtis su kompiuterių duomenimis?

Duomenys ne draudžiami. Pasakykite IT specialistams, kad jie padarytų atsarginęs kopijas (backup). Jei serveris nukrenta ir sulūžta, mes atžadam už fizinę įrangą, bet ne už jūsų 10 metų darbo duomenis. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra fizinis procesas, ne virtualus.

Ar reikia valyti seną biurą?

Dauguma sutarčių sako, kad paliksite patalpas „sweeping clean“ (išvalytas šluota). Jei reikia kapitalinio valymo, tai papildoma paslauga. Vokietijoje yra firmos, kurios tai daro profesionaliai, bet mums tiesiog nėra jų įrangos. Mes galime tik sureguliuoti šiukšles.

Kas, jei dėžė pradingsta?

Tai labai retai, bet nutinka. Jei pasirašėte perdavimo aktą, o vėliau pastebėjote, kažko trūksta, reikia rašyti pretenziją per 7 dienas. Po to sunkiau įrodyti. Užtikrinkite, kad visos dėžės būtų sunumeruotos. Tai sužlugdo pusę problemų.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent truputį, nes reguliariai važiuoja ten. Bet jie ne vertėjai. Jei reikia kalbėtis su namų savininku ar statybininkais, geriau, kad jūsų vokiškai kalbantis vadovas būtų vietoje. Mes važiuojame vežti, ne deryboms.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Pakrovimo metu susikaupia šiukšlių – popieriaus, lipnių juostų, senų dėžių. Jas galime išvežti su savimi, jei sutartyje numatyta. Vokietijos šiukšliadėžės yra griežtai segreguojamos (geltona, mėlyna, pilka), negalima mesti visko į vieną.

Ar galima vežti maistą?

Ne, nebent tai yra uždarytos dėžės, skirtos konferencijai, bet tuomet gali kilti klausimų dėl galiojimo laiko. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra maisto prekių gabenimas. Geriau išgerti arba išdalinti darbuotojams prieš kelionę. Kondensacija gali sugadinti kitus daiktus.

Ką daryti jei liūja?

Dėžės dažniausiai atsparios drėgmei, bet ne vandeniui. Jei lietus liūdna, reikia greitai krauti arba naudoti uždangas. Vokietijos orai gali būti neprognozuojami. Kartais vairuotojai atsisako krauti, jei liejus kaip iš kibiro.

Ar turite atsiprašyti už triukšmą?

Būtina. Vokiečiai yra jautrūs dėl ramybes (Ruhezeit), ypač tarp 13:00 ir 15:00 ir po 20:00. Jei statote dėžes ant grindų garsiai, gali būti pašaukta policija. Pasakykite kaimynams, kad judate, o jie bus geranoriški.

Kaip elgtis su liftais?

Jei lifte yra mygtukas „Stop“, jo nenaudokite be reikalo. Kartais reikia specialaus rakto įjungti sunkvežimiui skirtą aukštą. Pasitikrinkite iš anksto, ar liftas pakels 500 kilogramų. Esu matęs, kaip liftas užstrigo tarp aukštų dėl perkelto sunkaus seifo.

Ar reikia palikti arbatos ir kavos darbuotojams?

Nebūtina, bet vairuotojams labai padeda. Vokietijoje kava skamba brangiau nei čia. Jei duodate puodelį, darbas eka greičiau ir su šypsena. Tai smulkmena, bet padeda susitarti.

Galutinis patikrinimas prieš išvykstant.

Negalite tiesiog nuvažiuoti. Reikia apžiūrėti ar nieko nepalikote, ar neuždarėte durų. Vokietijose durys dažnai užsidaro automatiškai. Jei paliksite raktus viduje, tai bus brangus iššaukimas.

Išvada

Viskas apsiverčia, jeigu nenorite sutaupyti ant visko ir pasitikit su ekipažiu iš anksto. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tik fizinis darbas, bet ir biurokratijos bei planavimo iššūkis, kuriame svarbiausia yra tikslumas. Neklauskite tėvų ar draugų patarimų, kurie prieš 10 metų vežė sovietines spintas, situacija pasikeitė. Pasiruoškite dokumentus, susitarkite dėl vietos ir būkite kantrūs – tada viskas vyks sklandžiai, o jūsų verslis Vokietijoje pradės darbą be nenuostatų.