Biuro perkraustymas į Vokietiją visapusiškai pasirūpinant

Įvadas

Biuro perkraustymas į Vokietiją visapusiškai pasirūpinant – tai toks variantas, kai klientas nori ne tik automobilio, o ramybės. Kad būtų sutvarkyta nuo pirmo įvertinimo iki paskutinės dėžės naujame biure. Per daugelį metų esu matęs, jog žmonės dažniausiai bijo ne paties kelio, o nežinomybės: kas pakuos, kas išjungs kompiuterius, kas sutiks Vokietijoje, kas išveš dėžes, kas sutvarkys šiukšles. Visapusiškas pasirūpinimas būtent tai ir mažina.

Trumpa realybė iš patirties

Vienas biuras Frankfurte norėjo „tik kad viskas būtų gražiai“. Gražiai reiškė: sudėlioti stalus pagal planą, pastatyti kėdes, išvežti pakavimo medžiagas, atiduoti dokumentus skyriams. Tai užtruko ilgiau nei pats vežimas. Kita istorija – klientas pamiršo, kad senajame biure reikia palikti raktus ir perduoti patalpas. Teko derinti papildomą vizitą. (Taip, raktai kartais svarbesni už baldus.) Visapusiškas pasirūpinimas reiškia, kad šitos smulkmenos gauna vietą plane.

DUK

Kas įeina į visapusišką pasirūpinimą

Ką reiškia biuro perkraustymas į Vokietiją visapusiškai pasirūpinant?

Tai reiškia, kad pervežėjas neapsiriboja transportu. Į darbą įeina įvertinimas, planavimas, pakavimo medžiagos, krovėjai, baldų ardymas, žymėjimas, vežimas, iškrovimas, montavimas, šiukšlių išvežimas ir galutinis patikrinimas. Biuro perkraustymas į Vokietiją visapusiškai pasirūpinant nėra pažadas, kad klientas nieko nedarys. Bet jis tikrai reiškia, kad logistiniai darbai bus sutvarkyti vienoje grandinėje.

Ar visapusiška paslauga apima pakavimą?

Dažniausiai taip, jei tai įtraukta į pasiūlymą. Pakavimas gali būti pilnas arba dalinis. Pilnas reiškia, kad komanda pakuos stalčių turinį, dokumentus, virtuvės daiktus, kompiuterių priedus pagal taisykles. Dalinis reiškia, kad klientas paruošia dalį daiktų, o mes pakuojame bendrą turtą. Reikia aiškiai susitarti, kas lieka asmeninėms dėžėms. Kitaip kyla nesusipratimų.

Ar į paslaugą įeina baldų surinkimas?

Gali įeiti, bet tai turi būti nurodyta. Baldų surinkimas nėra automatinis dalykas kiekvienoje transporto sutartyje. Jei norite, kad stalai, spintos, kėdės ir pertvaros būtų pastatyti naujame biure, tai reikia įtraukti į darbų sąrašą. Kai kurie baldai surenkami greitai, kiti reikalauja specialių įrankių. Jei planuojate dirbti pirmadienį, montavimas turi būti suplanuotas savaitgalį arba prieš darbo pradžią.

Ar galima užsisakyti ir IT pagalbą?

Taip, bet IT pagalba dažniausiai yra atskiras sluoksnis. Mes galime koordinuoti kompiuterių, monitorių, serverių, spausdintuvų perkėlimą, bet konfigūracijas, tinklus ir duomenų saugumą turi tvarkyti IT specialistai. Geriausias variantas – kai IT žmogus dalyvauja prieš išjungimą ir po pajungimo. Be jo krovėjai gali tik atsargiai perkelti įrangą. Tai svarbu, nes „veža kompiuterius“ ir „perkelia IT sistemą“ nėra tas pats.

Ar visapusiškas pasirūpinimas apima valymą?

Kartais taip, kartais ne. Galima užsisakyti valymą prieš išvažiuojant, valymą po iškrovimo arba abiejose vietose. Tai ypač aktualu nuomotuose biuruose, kur reikia palikti patalpas tvarkingas. Jei valymas neįtrauktas, klientas gali gauti papildomą sąskaitą iš nuomotojo. Todėl geriau iš anksto pasitikrinti nuomos sąlygas. Vokietijoje patalpų perdavimas dažnai būna griežtesnis, nei žmonės tikisi.

Pasiruošimas prieš perkraustymą

Kaip prasideda visapusiškas pasirūpinimas?

Viskas prasideda nuo klausimų. Kiek darbo vietų, koks miestas, koks terminas, ar yra liftas, ar reikia pakavimo, ar bus IT, ar baldai lieka, ar reikia sandėliavimo. Po to daroma inventorizacija ir pateikiamas planas. Ne visada pirmas pasiūlymas būna galutinis, nes kartais klientas prisimena papildomų daiktų. Tai normalu. Svarbu, kad pokyčiai būtų fiksuojami, o ne liktų žodžiu.

Kodėl reikia žinoti naujo biuro planą?

Naujo biuro planas leidžia iš anksto žinoti, kur statyti stalus, spintas, serverių spintą, virtuvės zoną, dokumentų dėžes. Jei plano nėra, iškrovimo dieną prasideda: „O kur dabar tai dėti?“ Tai lėtina darbą ir didina klaidų tikimybę. Gerai, kai planas turi kambarių numerius arba zonas. Tuomet dėžės ir baldai keliauja tiesiai į vietas, o ne į bendrą krūvą.

Ar reikia darbuotojams paruošti asmenines dėžes?

Taip, tai labai padeda. Kiekvienas darbuotojas gali gauti vieną ar dvi dėžes asmeniniams daiktams, dokumentams ir smulkmenoms. Dėžės pažymimos vardu arba kodu. Tai sumažina painiavą. Be asmeninių dėžių krovėjai turi sprendinėti, kas kam priklauso, o tai nėra jų darbas. Be to, žmonės ramiau dirba, kai žino, kur jų daiktai. Smulkmena, bet perkraustymo dieną ji labai juntama.

Ką daryti su dokumentais, kurių nebereikia?

Geriausia peržiūrėti prieš perkraustymą. Senus dokumentus galima naikinti saugiai, skenuoti arba perkelti į archyvą. Jei jų nereikia, neverta mokėti už vežimą į Vokietiją. Dokumentai sunkūs, užima vietą ir didina riziką. Kartais įmonės bijo išmesti, nes „gal kada nors prireiks“. Bet jei tie „kada nors“ niekada neateina, geriau tvarkytis iš anksto. Saugus naikinimas taip pat gali būti organizuojamas.

Ar galima visapusiškai pasirūpinti nuotoliniu būdu?

Dalinai taip. Nuotoliniu būdu galima derinti planą, sąrašus, kontaktus, dokumentus. Bet fizinė apžiūra visada vertingesnė, ypač jei biuras didelis. Per vaizdo skambutį galima praleisti siauras duris, sunkų seifą ar trapų baldą. Todėl didesniems projektams rekomenduojame apžiūrą vietoje arba labai detalų video. Negaliu 100% pasakyti, kad nuotolinis įvertinimas visada pakankamas. Kartais pakanka, kartais ne.

Vežimas, iškrovimas ir montavimas

Kaip vyksta krovimas visapusiškoje paslaugoje?

Krovimas vyksta pagal planą, ne chaotiškai. Pirma paruošiamos zonos, tada pakuojami ir žymimi daiktai, po to ardomi baldai, IT arba trapūs daiktai dedami atskirai, o sunkūs daiktai tvirtinami transporte. Svarbu, kad krovėjai žinotų eiliškumą. Jei Vokietijoje pirmiausia reikia serverių, jie negali būti palaidoti po kėdėmis. Gera krovimo seka taupo laiką iškraunant.

Ar komanda gali dirbti pagal naujo biuro schemą?

Taip, jei schema pateikta aiškiai. Dėžės žymimos pagal kambarius, baldai statomi pagal planą, IT įranga dedama į numatytas vietas. Tai ypač svarbu didesniuose biuruose. Jei schema miglota, krovėjai statys ten, kur atrodo laisva. O vėliau viską reikės nešioti iš naujo. Todėl planas turi būti paprastas: kambarys, zona, numeris. Nebūtina daryti architektūrinio šedevro.

Kiek laiko trunka montavimas naujame biure?

Mažam biurui montavimas gali užtrukti kelias valandas. Vidutiniam biurui – visą dieną arba savaitgalį. Dideliam biurui – kelias dienas. Trukmė priklauso nuo baldų tipo, IT kiekio, dokumentų, pertvarų ir to, ar biuras turi būti pilnai paruoštas darbo pradžiai. Jei reikia greitai, reikia daugiau žmonių. Bet greitai nereiškia nerūpestingai. Skubėjimas kartais sukuria daugiau darbų vėliau.

Ar galima išvežti pakavimo medžiagas po iškrovimo?

Taip, tai dažnai įeina į visapusišką paslaugą. Po iškrovimo lieka dėžės, plėvelė, kartonas, apsauginės medžiagos. Jei jų niekas neišveža, naujas biuras greitai tampa sandėliu. Geriau iš anksto sutarti, ar medžiagos grąžinamos, ar išvežamos utilizuoti. Kartais klientai prašo palikti dalį dėžių, ir tai normalu. Tik reikia pasakyti, kiek. Kitaip krovėjai palieka kalną kartono koridoriuje.

Kas nutinka, jei naujame biure trūksta elektros lizdų?

Tada montavimas gali užtrukti arba dalis darbo vietų negalės būti naudojamos iškart. Elektros planą reikia tikrinti prieš perkraustymą. Jei lizdai ne ten, kur stalai, reikia keisti baldų išdėstymą arba kviesti elektriką. Tai viena tų smulkmenų, kurią žmonės pamiršta. Biuras atrodo gražus plane, bet realybėje laidai nesiekia. Todėl planą gerai derinti su IT ir patalpų administratoriumi.

Papildomi darbai ir smulkmenos

Ar galima organizuoti sandėliavimą?

Taip. Sandėliavimas reikalingas, kai naujas biuras dar neparuoštas, dalis baldų nereikalinga iškart arba perkraustymas vyksta etapais. Galima sandėliuoti Lietuvoje, Vokietijoje arba tranzitu. Kaina priklauso nuo tūrio, termino, draudimo ir prieigos. Reikia tik žinoti, kas bus sandėlyje ir kada reikės pristatyti. Sandėliavimas be plano greitai tampa „pamirštų daiktų viešbutis“.

Ar galima pervežti virtuvę ir kavos aparatą?

Galima, tik reikia pasirūpinti švara ir saugumu. Kavos aparatas turi būti išvalytas, vanduo išleistas, filtrai apsaugoti. Virtuvės indai pakuojami atskirai. Mikrobangės, šaldytuvai ir kiti prietaisai taip pat turi būti paruošti. Kartais klientai pamiršta, kad šaldytuvas negali būti guldomas bet kaip. Tokios smulkmenos atrodo juokingos, kol prietaisas pradeda neveikti. Todėl buitinė įranga irgi turi būti plane.

Ar visapusiška paslauga apima senų baldų išvežimą?

Gali apimti, jei tai sutarta. Senus baldus galima išvežti į utilizavimą, sandėlį, labdarą arba palikti pagal nuomos sąlygas. Tik reikia žinoti, kas su jais daroma. Utilizavimas Vokietijoje nėra visada pigus, ypač dideliems baldams. Todėl geriau šį klausimą spręsti prieš perkraustymą. Jei baldai paliekami sename biure, reikia patvirtinimo iš nuomotojo. Žodinis sutikimas vėliau gali neveikti.

Ar galima padėti darbuotojams perkelti asmeninius daiktus?

Galima organizuoti, bet asmeninius daiktus geriausia tvarko patys darbuotojai. Mes galime parūpinti dėžes, etiketes, instrukcijas ir surinkti jas pagal grafiką. Bet atidarinėti stalčius be leidimo nereikėtų. Tai ir privatumo, ir atsakomybės klausimas. Geras variantas – darbuotojai paruošia asmenines dėžes, o komanda jas surenka ir pažymi. Taip visi ramiau.

Ar visapusiškas pasirūpinimas tinka mažam biurui?

Tinka, nors ne visada reikia maksimalios apimties. Mažam biurui gali užtekti pakavimo, transporto, iškrovimo ir baldų pastatymo. Nereikia daryti didelės biurokratijos. Bet net 8 žmonių biure gali būti dokumentų, kompiuterių ir trapiais daiktų. Todėl visapusiškas variantas gali būti labai patogus. Biuro perkraustymas į Vokietiją visapusiškai pasirūpinant dažnai reiškia ne daugiau darbų, o mažiau galvos skausmo.

Rizikos ir realūs nesklandumai

Kokios problemos dažniausiai iškyla?

Dažniausiai iškyla ne pačios kelionės problemos, o pasiruošimo spragos: nepažymėtos dėžės, nepatvirtintas liftas, trūkstami raktai, neaiškus IT planas, per mažai laiko montavimui. Kartais problema būna paprasta – naujame biure nėra kur pastatyti sunkvežimio. Todėl prieš reisą reikia patikrinti ne tik daiktus, bet ir aplinką. Logistika myli detales, net jei jos atrodo nuobodžios.

Ar galima viską suspėti per vieną dieną?

Mažam biurui taip, vidutiniam – kartais, dideliam – retai. Vienos dienos perkraustymas atrodo patogus, bet jis reikalauja labai gero pasiruošimo. Visos dėžės turi būti paruoštos, baldai lengvai ardami, IT planas aiškus, Vokietijoje viskas atidaryta. Jei bent viena dalis vėluoja, visas grafikas griūva. Todėl vienos dienos variantą reikia vertinti blaiviai, ne pagal norą „kad greitai baigtųsi“.

Ką daryti, jei klientas paskutinę dieną priduria daug daiktų?

Reikia įvertinti, ar jie telpa, ar reikia papildomo transporto, ar keičiasi darbo laikas. Jei priduriama pora dėžių, problema maža. Jei atsiranda seifas, 20 kėdžių ir dokumentų archyvas, tai jau keičia projektą. Mes stengiamės padėti, bet negalime ignoruoti svorio ir laiko. Todėl papildomi daiktai turi būti pranešami kuo anksčiau. Paskutinė minutė visada brangesnė.

Ar visapusiška paslauga apsaugo nuo blogų rangovų?

Ji sumažina riziką, nes darbą koordinuoja viena komanda. Bet tai nereiškia, kad visos įmonės dirba sąžiningai. Rinkoje yra tokių, kurios gražiai žada, o tada skaičiuoja kiekvieną papildomą minutę. Todėl reikia aiškios sutarties, sąrašo, kas įeina, ir kas neįeina. Jei pasiūlymas labai miglotas, klauskite konkrečiai. Ramybė turi būti pagrįsta faktais, ne šypsena.

Ką reiškia „pasirūpinti viskuo“ realybėje?

Realybėje tai reiškia, kad niekas nelieka be atsakomybės. Jei reikia dėžių – jos parūpinamos. Jei reikia montuotojų – jie suplanuojami. Jei reikia išvežti šiukšles – tai įtraukiama. Jei reikia derinti Vokietijos pastato taisykles – tai daroma. Bet klientas vis tiek turi suteikti informaciją ir priimti sprendimus. Biuro perkraustymas į Vokietiją visapusiškai pasirūpinant yra bendras darbas, tik su stipresne logistine ranka.

Išvada

Biuro perkraustymas į Vokietiją visapusiškai pasirūpinant yra patogus kelias tiems, kurie nori kontroliuojamo rezultato, o ne kovos su dėžėmis. Svarbu aiškiai apibrėžti, kas įeina į paslaugą: pakavimas, montavimas, IT, sandėliavimas, valymas ar utilizavimas. Tuomet perkraustymas tampa projektu, o ne improvizacija. Jei viskas sutarta iš anksto, naujas biuras Vokietijoje gali pradėti dirbti žymiai ramiau.