Biuro perkraustymas į Vokietiją visa logistika: kaip išvengti katastrofos ir išlaikyti protą

Sveiki, tikiuosi, gerai išgeriate kavą, nes šią temos aš pradžiuoju be jos jau 20 metų. Dirbu logistikoje, mačiau viską – nuo tų, kurie į Vokietiją vežė vieną kėdę, iki didelių korporacijų, kurios perkėlė visus savo serverius vieną naktį. Turiu jums papasakoti tiesą, o ne tą, ką rašo gražūs tinklaraščiai. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tiesiog dėžių įmetimas į sunkvežimį ir važiavimas priešais. Tai yra vienas didžiausių iššūkių jūsų įmonei, kuris gali baigtis nervų krize arba, jeigu pasisekia (ir jeigu mane klausote), sklandžiu startu naujoje vietoje. Čia nėra idealus vadovas, tiesiog vyras iš fronto, kuris žino, kur dega.

Kiek tai kainuoja ir kodėl visada brangiau nei planavote

Ar tikrai brangu kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Žiūrėkite, aš kiekvieną kartą girdžiu tą patį klausimą. Atsakymas paprastas: brangu, jeigu bandote taupyti ant visko. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją įgyvendinate su profesionalia komanda, tai nėra auksas kainuojantis dalykas, bet tikrai ne taip pigu kaip pirkti bilietą į koncertą. Kaina priklauso nuo to, kiek daiktų turite, ar reikia išmontuoti baldus, bei nuo degalų kainos, kuri, kaip žinote, šokinėja kaip nori. Turėkite omenyje, kad Vokietijoje už važiavimą keliais (maut) reikia mokėt daugiau nei čia, tai ir įeina į sąskaitą.

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Nekalbėkime apie idealų pasaulį. Realiai, jei keliate nedidelį biurą į Berlyną, pači veža galite užtrukti vos porą dienų. Bet jei tai didelis biuro perkraustymas į Vokietiją su 30 dėžių ir 10 kompiuterinių stalų, skaičiuokite bent savaitę nuoplanavimui ir dar 2-3 dienas kelionei su iškrovimu. Vieną kartą teko laukti, kol vairuotojas prasiveržia pro spūstį prie Hanoverio, tai užtruko 12 valandų ilgiau. Laikas – tai tai, ko niekas negali garantuoti 100%, kadangi mes ne valdom eismo.

Kada reikia pradėti planuoti?

Geriau prieš mėnesį, o dar geriau – prieš du. Aš matau tiesiog baisių dalykų, kai vadovas skambina pirmadienį ir sako, kad reikia viską išvežti penktadienį. Tuomet prasideda chaosas, kainos šoką į viršų, mes turim atšaukti kitus klientus. Būna, kad viskas susidėlioja stebuklingai, bet toks biuro perkraustymas į Vokietiją yra pavojingas jūsų nervų sveikatai. Neskubėkite, planuokite, kad turėtumėte rezervo laiko.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Galvojote, kad mes labdaringos organizacijos? Esu girdėjęs daug kartų, ką nori pasakyti klientai, bet mūsų vairuotojams reikia maitinimo ir degalų dabar. Paprastai įmonės prašo avansinio mokėjimo bent 50 proc. Prieš išvykstant. Vokietijos pusėje tais atvejais, kai reikia samdyti vietinius kranininkus arba manipuliatorius, pinigai turi būti mokami iš karto, kitaip jūsų įranga tiesiog neišvaziuos iš mašinos.

Dokumentai ir vokiškos biurokratijos paslaptys

Kokius dokumentų reikia surinkti?

Sąrašas nėra trumpas, bet nėra ir kosminis. Jums reikės CMR sąskaitos faktūros, ką sukuriam mes, eksporto deklaracijos (jeigu esate PVM mokėtojai), ir labai detalaus inventoriaus sąrašo. Vokiškai jis turi būti "Packing List". Be šių dalykų nepraeisite net sienos. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas parašė "baldai" vienoje eilutėje, ir muitininkai vėlė mašiną tris valandas, tik patikrinti, kas ten dar yra. Nedarykite to.

Ar reikia mokėti PVM?

Čia tikrai subtilus dalykas. Jei abiejose pusėse yra PVM mokėtojai (tarptautinė prekyba), tai nereikia. Jei ne, tądien gali būti nemalonų staigmenų. Vokietijos muitinė labai griežtai žiūri, į ką kreipiasi įmone. Vienas mano klientas, darbdavys, pamiršo patikrinti partnerio kodą, ir teko mokėti Vokietijos PVM iš savo kišenės, o po to verkti prie administracijos, kad grąžintų (negrąžino). Geriau patikrinti du kartus.

Kas daryti jei trūksta dokumentų?

Tada prasideda mano naktis iš rytų. Aš turėčiau gerti kavą ir ne miegoti. Jei trūksta inventoriaus, mes galime jį sudaryti vietoje, bet tai užtrunka. Jei trūksta eksporto deklaracijos, laukiam, kol brokeris ją bus padaręs. Vieną kartą teko skambinti pačiam muitininkui su prašymu parodyti malonę, nes dėžė su svarbiais kontraktais užstrigo prie sienos be popieriaus. Buvo baisu, bet išsprendėme.

Muitinė Vokietijoje – ar tikrai tokia baisi?

Ji nėra baisi, ji tiesiug veikia pagal taisykles, kurios mums atrodo pernelyg griežtos. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta tvarkingai, jie net nežiūri į jus. Jei tie, kas įvyksta su serveriais ar brangia įranga, gali užklausti apie kilmę. Turi turėti galvos, kaip tai supažindinti, ir visus pirkimus dokumentuoti. Neatsitiktinai su jais kalbame su pagarba tai nėra vieta juokauti.

Fizinis darbas, technika ir kitos bėdos

Ar galima pergabenti serverius be išjungimo?

Žinau, ką kai kurie "IT specialistai" galvoja – kad "pasivers". Aš jums pasakysiu tiesą – ne. Diskas gali pasisukti ir galvos nusėsti, ir viskas – duomenys dingę. Geriau užtikrint, kad jūsų IT žmogus viską išjungia po tinkamu protokolu, o mes tik užtikriname, kad dėžės yra amortizuotos. Vokiški keliai, ypač netoli Miuncheno arba tiesiog statybų zonuose, nėra lygus kaip lengvojo atletikos stadionas, o suvirinijimas metu (kalbu apie montuotojus) trumpai tariant, rizikuojate prarasti visus savo duomenis.

Ar jūsų komanda pakrauna ir iškrauna?

Taip, tai mūsų kasdieninis darbas. Mes ne tiesiog varome mašiną, mes ir nešame. Vienintelis dalykas, kurio mes nedarojame (arba darome tik papildomai už papildomus pinigus), yra sudėtingos įrangos montavimas vietoje. Tai turbūt reikia lokalių meistrų Vokietijoje, kurie žino tų patalpų elektrinę instaliaciją. Mūsų vadybininkai padės padėti stalus bei kėdes, bet jei ten reikia prijungti kompleksinius serverius, tai palikite IT žmonėms, kitaip sužlugote.

Kas daryti su senais baldais?

Galite juos vežti, galite palikti čia. Vokietijoje yra gera šiukšlių utilizavimo sistema, bet jei tenvežiate šiukšles, tai turite sumokėti už šiukšlių išvežimą (čia tikrai brangu). Nerašiau iš karto, bet geriau susitarti dėl senių baldų utilizavimo čia, Lietuvoje, nes tenkur ten pigiau (gal net nemokamai). Nebežinau tiksliai dabarinių tarifų Vokietijoje, tenka visada tikrinti vietinių savivaldybių reikalavimus, nes jie keičiasi kasmet ir su tai labai griežti.

Ar turiu aš pats vairuoti sunkvežimį?

Galite tikrai, jei turite teises (C kategorija), bet ar verta? Biuro perkraustymas į Vokietiją pavojingas toks dalykas, ypač jeigu niekada nevairavote tokių monstrų. Vokiečių autostrados – tai ne jūsų Žemaitijos plentas, ten važiuoja 160 km/h linksniais automobiliai ir jūs būsite juoda averija be patirties. Geriau pasikrauti alaus (ne vairuojant, aišku) ir leisti mums tiems tiems dirbti, o jūs stebėkite procesą iš šalies.

Vairuotojai, keliai ir realus gyvenimas

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Kalba tiesiai – ne visi. Dauguma supranta pagrindinius žodžius, bet jei kils problema, aš asmeniškai skambinsiu iš Lietuvos ir išversiu. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas moksės vokiškai jums dėl to, kad norite gerti kavą su vietiniu saugos darbuotoju. Mes susitariame telefonu ir viskas veikia kaip laikrodis, net jei aš turiu būti pašnektys. Kartais nukrypstu mintimis, bet svarbiausia, kad krovinys pasiekti tikslą.

Kas jei vairuotojas užstrigs?

Pavasario ar žiemos metu Vokietijoje dažnai yra eismo sukilimai dėl sniego ar nelaimingų atsitikimų. Vairuotojas praneš ir mes pranešame jums. Tas laikas bus pridėtas prie pristatymo. Niekas negali numatyti, kai nuošliauža sunkvežimis prie Kelnas. Verta turėti pasirūpinęs, kad darbuotojai galėtų dirbti nuotoliniu būdu tas dienas, jei įranga vėluos. Tai ne jūsų kaltė, tai tiesiog gyvenimas.

Ar saugu palikti įrangą mašinoje naktį?

Jeigu biuro perkraustymas į Vokietiją baigėsi vėlai ir vairuotojas miegoja, mašina turi būti užrakinta ir su užpildytu degalų baku esant saugioje aikštelėje (dažnai mokamoje). Paprastai vairuotojai miegoja kabinoje ir stebi. Mes niekada nepaliekame krovinio be priežiūros per naktį, ypač jei yra lengvai parduodami daiktai kaip kompiuteriai. Tačiau jei tai tik spintelės su seniais popieriais, rizika mažesnė, bet vis tiek saugumo priemonių nepaisome.

Kodėl vairuotojai kartais būna nepagydomi?

Tiesiog jie nuolat važinėja, miega kabinoje ir valgo per greitai. Vienas mano vairuotojas vieną kartą taip nusibalino dėl to, kad klientas negalėjo rasti adreso, kad išslydo keletas žodžių (užtenka niekam pasakyti). Bet žinote, jie dirba sunkų darbą, o kai klientas nepasiruošęs, jų kantrybės viršija ribą. Jums atrodo, kad trūksta kantrybės, o jiems – kad gaišti laiką.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet legaliai tai problema. Jūsų darbuotojai nori vežti savo dviračius ar gramofonus? Tai turi būti atskira siunta, kitaip muitinė gali nubausti už prekybą be leidimo. Pasakykite jiems, kad turi susirūpinti savais daiktais atskirai, mes negalime įtraukti jų šaldytuvų į įmonės deklaraciją (taip pat kažkas tikrai nusipelnė, jei bandys tai padaryti). Geriau išvengti tų rizikų iškart.

Specifiniai niuansai ir nepageidaujami dalykai

Kokios problemos su žiemos padangomis?

Vokietijoje yra griežtas įstatymas – nuo spalio iki balandžio turi būti žieminės arba visų sezonų padangos. Jei policija sustabdys mašiną be jų, skambina rizikinga ir tikrai brangu bauda. Mes visada patikrinime tai prieš išvykdami (čia tikrai svarbu), nes vienas klientas neatsižvelgė į tai ir jo krovinys stovėjo kelias dienas, kol mes keitėm padangas kelkraštyje. Neleiskite sau to patyčios.

Ar reikia draudimo?

Žinoma, standartinis CMR draudimas apima tik labai mažą sumą už kilogramą (apie 8-10 SDR). Jei biuro perkraustymas į Vokietiją ir jūs gabenate serverius už 50 tūkstančių, gausit vos šimtus, jei kas nutiks. Būtina tai aptarti ir apsidrausti papildomai (Cargo draudimas). Nerašau tai kaip baiminimąsi, tiesiog realų patarimą – vienas bandė taupyti ant draudimo ir dabar teisme bylinėjasi dėl sudužusios brangios įrangos.

Ar galiu pasitikėti visais brokeriais?

Čia bus nuoširdus atsakymas. Ne. Yra daug tų, kurie tiesiog ima užsakymus ir meta juos į "mainus" su atsitiktiniais vairuotojais. Pasirinkite tokius, kurie turi savo techniką arba ilgalaikius patikimus partnerius, o ne tas, kurias radote pigiausia skelbime. Pas darbą kaltų vairuotojų daug, o gerų reikia ieškoti ir mokėti. Nenorėtumėt, kad jūsų konfidencialūs dokumentai nukeliautų į pažastą.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Įmonėse dažnai būna valymo priemonių ar spausdintuvų toneriai. Tai laikoma pavojingu kroviniu (ADR). Negalima tiesiog mesti į dėžę kartu su knygomis. Reikia deklaruoti ir specialiai užfiksuoti. Jei slydote ir įvyksta nutekėjimas, baudos milžiniškos. Geriau tuos dalykus išvežti atskirai arba pasirūpinti, kad jie būtų tvarkingai supakuoti.

Ar yra apribojimams miestuose?

Daugumoje dideliųjų miestų yra aplinkosaugos zonos (Umweltzone), kur neleidžiama važiuoti seniems sunkvežimiams. Mūsų technika yra nauja ir atitinka Euro 6 standartus, todėl problemos nėra. Bet jei samdyt kaimyną su jo seną "Gazelę", gali būti nemalonių staigmenų prie miesto centro. Prieš išvykstant patikrinkit, ar jūsų adresas nėra toje zonoje, kai ten yra didelis biuro perkraustymas į Vokietiją.

Ką daryti su dideliu kiekliu smulkių daiktų?

Pakuojame ant spintų ir lentynų. Dėžių skaičius gali būti didelis, todėl svarbu gerai užžymėti kiekvieną dėžę (pvz., "Buhalterija", 1 iš 5). Pasibandžiau vienąkart nežymėti, ir rezultatas buvo chaosas – iškrovome viską į vieną krūvą ir ieškojome vadovo dėžės su svarbiaisiais spaudiniais pusę dienos. Etiketės yra svarbiau nei greitis, tikėkite manęs.

Ar galima suteikti garantiją, kad niekas nesuluž?

Užtikrint 100% negali niekas. Mes stengiamės, kad viskas pasiektų taip, kaip išvyko. Jei kažkas pasidaro dėl mūsų kaltės, atsakome. Bet jei pakuojate pažeistą lentyną ir ji susilaužo važiuojant (nuo vibracijos), tai ne mūsų kaltė (čia svarbu suprasti skirtumą). Mums svarbu, kad dokumentai būtų tvarkingi. Vienintelė garantija yra mūsų patirtis ir rūpestis.

Išvados

Viskas susideda ne iš to, kiek tu užmiegi, o kaip tiksliai suplanuoji. Aš matęs daug biurų, kurie persikėlė be jokios žalos, ir tokių, kurie teko daryti pradinį iš naujo. Svarbiausia – neskubėkite su dokumentais ir rinkitės patikimus žmones. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mirtinas, bet reikalauja atsakomybės ir kantrybės. Sekmės jūsų verslui užsienyje, tikiuosi, mums teks susitikti tik gerųjų darbų metu, o ne šlamšto valymo.