Biuro perkraustymas į Vokietiją: Visa logistika be paslėptių mokesčių ir nervų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neina taip lygiai, kaip planuojame Excelio lentelėje. Viskas prasideda nuo paprasto skambučio, o baigiasi dažnai vėluojančiu reidu į Berlyną arba Miuncheną, kai vairuotojas negali rasti vietos statybinių konteinerių šešėlyje. Vokietija yra arti, tačiau jų kultūra ir, svarbiausia, biurokratija skiriasi nuo mūsų. Čia ne tiesiog vežame stalus ir kompiuterius, čia reikia sužinoti, ką daryti su šiukšlėmis, kaip gauti leidimą stovėti prie "Altstadt" centro, ir kodėl vietiniai vadybininkai keliauja su dėže kava rankose. Štai realus vaizdas iš vidaus, be gražių žodžių apie "klientų pusiausvyrą", o tik geras senas patirtis ir daržovių maišeliai.

Dokumentai ir muitinė (ką tikrai reikia turėti)

Ar reikia mokėti PVM pervežimui į Vokietiją?

Nereikia, jeigu abiejų įmonių PVM mokėtojo kodai galioja ir tai yra prekių, o ne paslaugų perkėlimas tarp ES šalių. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai laikomas įprastu prekių judėjimu, todėl turi būti pateikta sąskaita-faktūra su nuliniu PVM tarifu. Vieną kartą turėjau klientą, kuris užmiršo nurodyti vokišką PVM kodą, ir vairuotoją sulaikė pasienyje (nors techninės sienos nebėra, kontrolė vyksta). Turėjome versti dokumentus realiu laiku. Taip, viskas vyksta viduje, bet jei dokumentai bus neteisingas, gausite baudą arba pristatymą stabdys savaitę.

Ką daryti su inventoriaus sąrašu?

Jį reikia daryti. Ne iš galvos, o realų. Vokiečiai mėgsta tikslumą. Sąrašas turi turėti ne tik "stalai", bet ir "4 stalai pilkos spalvos, 160x80 cm". Kiekviena dėžė turi būti pažymėta numeriu. Esu matęs situaciją, kai atvyko į Frankfurte esantį sandėlį, o jie nepriėmė krovinių, nes vienoje dėžėje buvo parašyta "buitinė technika", o sąraše – "biuro įranga". Buvo nemalonu, teko išpakavamos patikrinti. Geriau praleisti valandą daugiau rašant, nei dieną ginčijantis su vokišku logistiku.

Ar turi būti T1 dokumentas?

Tik jeigu kelyje užklystate į Šveicariją arba Norvegiją, bet įprastai biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta tiesiai, tad T1 nereikalingas. Mes naudojame CMR sąskaitas, tai pagrindinis dokumentas. Vieną kartą vairuotojas, senuoju įpročiu, užpildė T1 važiuodamas per Lenkiją, ir sukėlė sumaištį Vokietijos pusėje, nes muitininkai negalėjo suprasti, kodėl tranzitas, jeigu krovinys lieka Vokietijoje. Geriau laikytis paprastos taisyklės – ES viduje judame be muitinių deklaracijų, jei tai ne akcizinės prekės (kaip alkoholis ar tabakas, kurį nevežame į biurus, tikiuosi).

Kas dėl draudimo poliso?

Būtinas. O ne taip, kad "kažkas yra". Polisas turi dengti ne tik transporto priemonę, bet ir patį krovinį nuo pagrobimo, gaisro ir daužymo. Vokietijoje kelių eismo taisykles laikosi griežčiau, bet avarijų yra. Prisimenu vieną atvejį prie Kelno, kai mums užlipo ant galinio buferio – visi serveriai buvo sugadinti. Jeigu nebūtume turėję "viso rizikos" draudimo, mūsų firma būtų bankrotavusi. Patikrinkite, ar suma padengia viską, kas vežama, o ne minimalų 1,30 EUR už kg.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Geriau turėti. Oficialūs dokumentai gali būti angliškai (dauguma vokiškų logistikos kompanijų kalba angliškai), bet jeigu atvykstate į mažesnį miestelį, kur vietininkas kalba tik vokiškai, vertimas išgelbės. Turėjome problemų vienoje gamykloje, kur vadovas nesuprato, kas yra "inventory list". Teko versti ant popieriaus lapelio. Smulkmenos, bet užtikrina, kad biuro perkraustymas į Vokietiją neužstrigtų prie vartų.

Ar galiu vežti asmenines daiktus biuro reide?

Techniškai galima, bet aš nedaryčiau. Muitinė gali suabejoti, ar tai ne komercinės prekės. Jeigu turi keliomis dėžėmis savo knygų ar dviratį, geriau tai deklaruoti atskirai arba tiesiog užkrauti paskutiniu momentu ir nepažymėti inventoriuje. (Nesu tikras, ar tai legaliai 100%, bet praktikoje dažnai taip daroma, jei tai ne prekybiniu tikslu). Geriau nekilti įtarpai, nes vokiečių pareigūnai mėgsta tikslumą.

Organizacija ir pakavimas (kaip išvengti chaoso)

Ar reikia išmontuoti baldus?

Būtina. Nė viena vokiška įmonė nepriims atvežtų spintų surinktų, jeigu jos nepraeina pro duris ar liftą. Be to, surinktas baldas daugiau vietos užima ir yra pažeidžiamas. Biuro perkraustymas į Vokietiją apima tai, kad mūsų komanda arba jūsų technikai išmontuoja viską, o vietoje vėl surenka. Kartais klientai sako: "mes patys išsirensime", o paskui vairuotojas laukia šešias valandas, nes jie negali surasti varžtų. Pasirašykite sutartyje, kas montuoja.

Ką daryti su IT įranga?

Tai svarbiausia dalis. Serverius reikia išjungti ir užfiksuoti jų būklę (nuotraukos). Mes neesame IT specialistai, mes už krovą atsakingi. Jeigu serveris nukrito dėl blogo pakavimo – mūsų kaltė. Jeigu jis neįsijungia po normalaus pervežimo – tai techninė problema. Rekomenduoju pažymėti kabelius, kitaip tenkur įsijungsite tris dienas. Vienam klientui Miunchene teko kvieti vietinį IT specialistą tiesiog prijungti spausdintuvus, nes nepavyko rasti teisingų laidų.

Kaip žymėti dėžes?

Naudokite spalvotas lipdukus. Raudona – "skubu", mėlyna – "virtuvė", žalia – "IT". Be to, ant kiekvienos dėžės turi būti numeris ir kam priklauso. Be šio tikslumo biuro perkraustymas į Vokietiją tampa košmaru, kai vairuotojas iškrauna 50 dėžių viena krūva, o vadybininkai šoka ant galvos. Vokiškas tvarkingumas prasideda nuo pakavimo.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Galima, bet yra rizika. Sienos tarp šalių atviros, tačiau gali būti apribojimų dėl kenkėjų žemės. Geriau nusipirkti naujus vietose. Jei labai brangūs – vežkite, bet tik su pažymėta žeme, be uodų. Kartą teko mums atiduoti vieną didelį fikusą muitininkams patikrinimui, jis vos neišdžiūvo stovėdamas karštyje. Nėra to verta.

Kaip susitarti dėl laiko?

Vokietijoje darbo laikas griežtas. Jeigu sutarta 8:00 ryto, reiškia 8:00, ne 8:15. Vairuotojai turi poilsio laiko limitus, todėl jeigu vėluosite išsirengti, jie gali tiesiog važiuoti poilsio į aikštelę, ir jūs liksite be baldų dienai. Planuokite biuro perkraustymą į Vokietiją su atsarga. Patarčiau pradėti anksti ryte, kai mieste mažiau eismo. Berlyne arba Hamburge spūstys nuo 6 ryto.

Kas su šiukšlėmis?

Jūsų šiukšles mes vežti negalime. Vokietijoje atliekų surinkimas labai brangus ir struktūruotas. Jeigu išsirengiate senus biuro baldus, juos reikia išvežti prieš atvykstant mums, arba susitarti dėl atskiro konteinerio. Negaliu tiesiog "numesti" jų pirmame miške kažkur Bavarijoje, tai baudžiama milžiniškomis sumomis. Vieną kartą klientas mokėjo už šiukšlių ivežimą daugiau nei už patį pervežimą.

Ar reikia rūpintis vieta stovėjimui?

Taip, būtinai. Miestuose su "Umweltzone" (ekologinė zona) ir siauromis gatvėmis reikia leidimo. Be jo, automobilį nuvilks statybinė technika. Turite susitarti su savivaldybe ar namų administracija. Kartais klientai mano, kad "mes kažkaip įsivažiuosime", bet 20 tonų sunkvežimis neįsivažiuoja į senamiestį. Gali tekti kelti daiktus 300 metrų rankomis (arba naudoti specialią techniką už papildomą mokestį).

Kainos ir sutartys (kur pinigai dingsta)

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reidas?

Klausimas yra kaip "kieg ilgos yra virvelės". Viska skaičiuojama pagal tūrį (kubinius metrus) arba svorį, atstumą ir darbo valandas. Pavyzdžiui, biuro perkraustymas į Vokietiją iš Vilniaus į Diuseldorfą su pilnu įrangos reidu gali kainuoti nuo 1500 iki 4000 eurų. Žinoma, jeigu tai tik keletas dėžių, pigiau. Bet jeigu reikia išmontuoti ir pameistrį vokietiškame biure – kainaauga. Užklausos formoje parašykite kiek tiksliai daiktų, gausite tiksliau.

Kas yra "longliner" mokestis?

Tai mokesčiai už papildomą vietą statybinių mašinų stovėjimo aikštelėje arba už tai, kad sunkvežimis per ilgas ir nebetelpa į standartinę vietą. Vokietijoje viskas yra mokama. Jeigu reikės naudoti suolelius su liftu (kranu), tai taip pat papildomai. Dažnai klientai stebisi, kodėl galutinė sąskaita padidėjo 200 eurų – o tai būtent šios "nenumatytos" paslaugos, apie kurias aš visada ką nors primenu.

Ar galima mokėti kortele?

Geriau grynaisiais arba pavedimu. Vairuotojams retai kada yra terminalai kortelėms, ypač kai reikia sumokėti už degalus ar užkeltą kelią (Maut). Vokiškose kasyklose reikia mokėti iš karto. Jeigu sutartyje numatyta, kad mokate įmonės sąskaitą po kelias dienas, tai viena, bet jeigu reikia sumokėti vairuotojui vietinio išlaidas (pernakvojimą, maistą), tai reikia turėti grynųjų. (Nors dabar jau vis dažniau pasirodo ir kortelės, bet patikimumiau – grynaisiais).

Kas dėl depozito?

Imame. Dažnai 30-50 proc. pradinio įnašo. Kodėl? Nes mes turime užsakyti kuro, užtikrinti vairuotoją. Jeigu klientas atšaukia perkraustymą paskutinę minutę, mes prarandame uždarbių. Buvo atvejų, kai žmonės sakė "važiuojame", o paskui nutylėjo. Depozitas užtikrina, kad biuro perkraustymas į Vokietiją bus rimtas užsakymas, o ne žaidimas.

Kodėl kaina skiriasi nuo kaimyno?

Kiekvienas turi savo kaštus. Vienas turi savo parką, kitas nuomoja. Vienas dirba su lenkiškais vairuotojais, kitas su lietuviškais. Skiriasi draudimas, kuras. Neklauskite, kodėl brangiau, klausykite, kas įeina į kainą. Ar įeina pakavimo medžiagos (dėžės, folija)? Ar įeina montavimas? Pigiausia pasiūlyta kaina dažnai tampa brangiausia, kai pridedamos visos "papildomos" paslaugos vietoje.

Ar galima sutaupyti darydamas pats?

Žinoma. Jeigu patys supakuojate, išmontuojate ir patys išsikraunate Vokietijoje – tai sutaupysite 40 proc. kainos. Mes tik vežame. Tiesa, rizikuojate, kad sulužinate koją arba nusileidžiate serverį. Jeigu turite stiprią komandą, kurie nėra bijantys fizinio darbo – darykite. Bet biuro perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas, todėl dažniausiai klientai viską palieka mums, o patys stovi su kava.

Vokietijos specifika ir realios problemos (ką nėra parašyta brošiūrose)

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai. Jeigu jums būtinas vokiškai kalbantis vairuotojas deryboms su namų administratoriumi, prašykite iš anksto. Aš galiu parinkti tinkamą žmogų, bet tai gali kainuoti brangiau. Kartais būna, kad vairuotojas tiesiog nieko nesupranta ir būna nepatogu, kai vokiečiai šaukia ant jo dėl neteisingai pastatyto mašinos.

Kas dėl "Umweltzone"?

Vokietijos miestuose yra žaliosios zonos. Jeigu mūsų sunkvežimis neturi atitinkamo žaliosios kortelės (环保贴纸), mes tiesiog negalėsime važiuoti į miesto centrą. Tai labai svarbu, jeigu biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta į miestus, tokius kaip Štutgartas arba Miunchenas. Reikia tikslaus adreso, kad aš galėčiau patikrinti, ar galima ten važiuoti mūsų technika.

Ką daryti, jei užstrigs sienoje (techninėje)?

Techninių sienų nėra, bet yra policijos patikros. Jeigu vairuotojas per daug valandų vairavo, gali būti nuimamas teises. Tada reikia laukti atsarginio vairuotojo. Tai užtrunka. Vieną kartą teko laukti iki ryto. Būkite kantrūs. ES taisyklės yra griežtos. (Geriau nedaryti spaudimui vairuotojams, kad jie važiuotų per naktį be poilsio, tai pavojinga).

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimio priekyje?

Nerekomenduoju. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių ant parkavimo aikštelių nėra retas reiškinys, ypač netoli sienų ar didelių prekybos centrų. Jeigu reikia pernakvoti, reikia rasti saugią, aptvertą aikštelę (su apsauga). Tai gali kainuoti 30-50 EUR naktį, bet pigiau nei prarasti du brangius serverius.

Kas dėl kavos ir maisto?

Tai smulkmena, bet svarbi. Vokiškose kavinėse pietų pertrauka gali trukti valandą. Jeigu vairuotojas ir krovėjai nueina pietauti, darbas sustoja. Jeigu galite, užtikrinkite, kad jie turėtų maisto su savimi arba užsakykite jiems vietiniam biure. Alkanis žmogus dirba lėčiau ir pyksta. Nors tai ne mano reikalas, bet stebiu, kad geriausiai viskas eina, kai klientai pasirūpina paprastais dalykais.

Ką daryti, jei kažkas sulūžo?

Skambinti man iš karto. Nefiksuokite patys, jeigu nežinote, kaip. Mes turime draudimo procedūrą. Reikia nuotraukų, pranešimo policijai (jei vagystė) arba eismo įvykio protokolo. Nesijaudinkite, viskas bus išspręsta, bet nebegaukite panikos. Esu matęs viską – nuo sudegusių sunkvežimių iki nukritusių pianinų. Gyvenimas eina toliau.

Ar galima sujungti keletą biurų į vieną reidą?

Taip, tai labai dažnai daroma. Jeigu turite padalinius Kelne ir Frankfurte, galima užtikrinti vieną maršrutą. Tačiau tai reikalauja labai gero planavimo, kad nereikėtų važiuoti pirmyn-atgal per visą šalį. Toks biuro perkraustymas į Vokietiją yra pigesnis, bet ilgiau trunka. Reikia suderinti laikus abiejuose vietose, kad nereikėtų laukti vienoje vietoje, kai kita dar neatsidaro.

Kaip elgtis su vietiniais kaimynais?

Vokietijoje kaimynai gali būti griežti dėl triukšmo. Jeigu statote baldus sekmadienį ryte, gali būti iškviesta policija. Žinokite savo vietos taisykles (Ruhezeit). Geriau viską padaryti darbo dienomis arba susitarti su namų administratoriumi iš anksto. Nenusėskite ant gatvės su dėžėmis.

Ar reikia atsarginių raktų?

Taip, palikite vieną raktų komplektą vairuotojui, jeigu jis užrakina sunkvežimį su jūsų daiktais (naktį). Ir nepraraskite savo raktų nuo naujo biuro prieš išsirengiant seną. Buvo keletas situacijų, kai teko laužti duris, o tai papildomi kaštai ir nervai.

Išvada

Viskas apie biuro perkraustymas į Vokietiją atroda sudėtinga tik tol, kol pradedi planuoti. Kai jau duodame signalą ir sunkvežimis pajuda, tai tiesiog darbas, kurį atliekame kasdien. Svarbiausia yra ne taip, kiek kainuoja dėžės, o tai, kad viskas atvyktų vienu metu ir nesužlugtų. Rūpinkitės dokumentais ir būkite kantrūs su keliais – vokiškas greitis yra kitoks nei mūsų. Jeigu reikia pagalbos, tiesiog skambinkite, išspręsime, net jei ir atrodo, kad situacija beviltiška. 20 metų patirties leidžia mane rasti išėjimą iš bet kurios, net ir pačios keisčiausios situacijos.