Biuro perkraustymas į Vokietiją: terminų laikymosi svarba ir kas nutinka, kai viskas ne taip

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją: terminų laikymosi svarba yra tas dalykas, kurį klientai supranta tik tada, kai jau pavėluoja. Vokietija nėra Lietuva, čia tvarka yra tvarka, o jei pažadėjote atvykti 8:00 ryto, vairuotojas turi būti ten 7:55. Ne 8:05 ir ne 8:10. Biuras negali dirbti be kompiuterių ir dokumentų, o kiekviena valanda prarastame darbo laiko kainuoja daugiau nei tas patraukimas. Dažnai žmonės galvoja, kad tai tik užkrauti dėžes ir važiuoti, bet iš tikrųjų tai sudėtingas logistinis šokis, kur viena klaida gali sugadinti visą planą. Čia ne apie jausmus, o apie tikslius skaičius ir grafikus.

Bendri klausimai ir susirūpinimai

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkraustymas į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų ir kur būtent važiuojame. Jei tai mažas kontora ir važiuojame į Berlyną, tai gali užtrukti dieną-dvi su pakavimu. Bet jei turite didelį sandėlį arba kelis aukštus baldų Miunchene, tai gali užtrukti ir savaitę. Reikia įskaičiuoti kelionę, iškrovimą, o tada dar grįžtą tuščia. Ir dar tą patį vairuotojo poilsio laiką, kuris Vokietijoje yra griežtai reglamentuojamas. Negali vairuotojas važiuoti 24 valandas, nors kai kurie klientai to ir norėtų.

Ar tikrai taip svarbu laikytis tikslių terminų?

Galvoju, kad biuro perkraustymas į Vokietiją: terminų laikymosi svarba yra net svarbiau nei kaina. Vokietijos nuomotojai arba pirkėjai labai dažnai turi griežtus grafikus – raktus reikia perduoti tam tikru laiku. Jei mes pavėluojame, jums gali tekti mokėti baudą už nepraleistą laiką arba net prarasti sandorį. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas užstrigo ties Ostrowiec Lenkijoje dėl techninės gedimo, ir viskas pasikeitė. Todėl visada turiime turėti atsarginį planą bent porai valandų.

Kiek toks dalykas galėtų kainuoti?

Noriu pasakyti tiesiai – neduokite pigių įvertinimų telefonu. Kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų: kuro kainos (kurios šokinėja kaip nori), mokesčiai už kelių naudojimą Vokietijoje, už darbo rankas Lietuvoje ir Vokietijoje. Paprastai tai prasideda nuo kelių tūkstančių eurų, jei kalbame apie pilną paslaugą su pakavimu. Bet gali būti ir brangiau, jei reikia specialios technikos, pavyzdžiui, kelti sunkus seifus arba serverines į aukštus aukštus be lifto.

Ar jums patinka toks darbas, ar tik pinigai?

Sąžiningai? Kartais pavargstu nuo to neaiškumo. Vieną dieną gali būti šauni, kai viskas susideda kaip lego, o kitą dieną klientas pradeda verkti, nes pamiršo pasakyti, kad trečias aukštas be lifto. Tai ne tik pinigai, tai ir nervai. Bet kai matai, kaip biuras pradeda dirbti laiku Vokietijoje, yra malonu pagalvoti, kad prie to prisidėjai. Nors dažniau prisimenu tuos blogus atvejus.

Kas vyksta, jei mes pasiruošome, o vairuotojas neatvyksta?

Tai yra mano blogiausias košmaris. Ir, deja, tai nutinka. Kartais techninės problemos, kartais – žmogiškasis faktorius. Jei dirbate su patikima kompanija, jie iš karto siunčia kitą automobilį, bet jei pasirinkote „vaiduoklį“ iš skelbimo, galite likti su dėžėmis gatvėje. Todėl visada patikrinkite ar įmonė turi realų transportą, o ne tik nuotraukas internete. Biuro perkraustymas į Vokietiją: terminų laikymosi svarba pasireiškia ir tame, kaip greitai įmonė reaguoja į nesklandumus.

Ar galima sutaupyti, jei patys pakrausime?

Galima, bet ar verta? Jei turite stiprių darbuotojų, galite pakrauti patys, o mums užsakyti tik transportą. Tačiau tada neatsakome už tai, jei jūsų vadovas užkraus serverį ant grindų, o ne į dėžę. Mūsų komanda žino, kaip uždėti spintas ant vienos kitos, kad jos neiškristų posūkyje ties Frankfurto tiltu. Sutaupyti galima, bet rizikuojate daugiau.

Ar reikia iš anksto užsakyti vietą iškrovimui?

Būtina. Vokietijos miestuose, ypač centruose, vieta prieš namą yra auksas. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės arba susitarti su policija, kad galėtume užimti kelio juostą. Vieną kartą turėjome atvejis Hamburge, kai negavome leidimo, ir teko važiuoti į specialią stovėjimo aikštelę, o tada viską pervežti mažomis transportuotėmis. Tai prailgino darbą dviem dienoms.

Kaip elgiate su brangia technika?

Serveriai, kompiuteriai, tiražavimo mašinos – viskas turi būti užfiksuota. Mes darome inventorizaciją, užfotografuojame būklę prieš pakrovimą. Jei kažkas pasidaro kelyje – turi draudimą. Bet geriau, kad niekas neatsitiktų. Patariu visus jautrius daiktus supakuoti į specialias dėžes su putomis. Negerai, kai tiesiog įmetote monitorių į kupranugarį su kėdėmis.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia sandėliavimo sutarties, CMR konvencijos (krovinio ženklo), vairuotojo pažymėjimų ir techninių apžiūrų kortelių. Vokietijos policija dažnai sustoja ir tikrina, ar viskas tvarkoje, ypač jei matyti, kad krovinys yra didelis. Jei trūksta bent vieno lapo, gali būti bauda arba uždarymas krovinio. Tai ne taip kaip anksčiau, kai važiuodavai su vienu popieriumi.

Ar reikia mokėti verytų (muitų)?

Jeigu keliaujate iš Lietuvos (ES) į Vokietiją (ES), tai muitų nėra. Tai yra vidinė rinka. Bet... ar tikrai? Na, jeigu keliaujate per Šveicariją, tai ten jau kita istorija, ten reikia customo. Bet įprastu atveju tiesiai į Vokietiją jokių muitų nereikia, tik sąskaitos faktūros, jei tikrinant kils klausimų apie krovinio priklausomybę.

Kas dėl Intrastat deklaracijų?

Tai jau jūsų buhalterijos reikalas, ne mūsų. Mes tik vežame. Bet žinau, kad jei prekių vertė viršija tam tikrą ribą, reikia pateikti Intrastat deklaraciją statistikai. Geriau klauskite savo apskaitininko, aš su tais lapais per daug gilinuosi (aš tiesiog vairuotoju/expeditoriumi). Nors turėčiau žinoti, bet kartais pasiklystu tarp tų kodų.

Ar galima važiuoti bet kuriuo keliu?

Vokietijoje yra draudžiama važiuoti kai kuriais keliais krovininiams automobiliams, sunkesniems nei 7,5 tonos (ar net 3,5 tonos priklauso nuo vietos). Yra ženklų „Kraftfahrzeugverkehr 3,5 t und mehr zulässige Gesamtmasse verboten“. Jei vairuotojas to nepastebės ir įvažiuos į miesto centrą, kur draudžiama, gaus baudą, o ją mokės klientas, nes jis nurodė adresą. Turime žinoti maršrutą iš anksto.

Kas daryti, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai didelė problema. Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, bet vokiškai – retai. Jei atsiranda nesklandumų su iškrovimo vietos vadovu, gali būti painiava. Todėl visada stengiamėsi turėti kontaktą, kuris kalba vokiškai, arba naudotis vertėjais programėlėmis. Bet geriausia, kai klientas viename gale yra suprantantis.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie „Altstadt“ senamiesčio?

Labai sunku. Ten gatvės siauros, žmonės pikti. Vieną kartą bandėme gauti leidimą Kelne, ir tai truko dvi savaites. Vietiniai gyventojai rašė skundus, kad mes trukdysime. Taigi, jei jūsų naujas biuras yra senamiestyje, pasiruoškite, kad teks statyti mašiną toliau ir nešti daiktus rankomis. Tai papildomi kaštai ir laikas.

Ar tikrai biuro perkraustymas į Vokietiją: terminų laikymosi svarba įtakoja draudimą?

Gali būti. Jeigu pavėluojate su iškrovimu ir krovinys privalo stovėti neapsaugotoje vietoje per naktį, draudimas nedengia vagysčių. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra tokios dažnos kaip Prancūzijoje arba Italijoje (pietuose), bet vis tiek egzistuoja. Todėl laikas yra pinigas ir saugumas.

Ką daryti su atliekomis (pakavimo medžiagos)?

Mes paprastai paimame dėžes atgal į Lietuvą, jei jos geros. Jei jos suplėšytos, tai jas išmetame vietinėse šiukšliadėžėse Vokietijoje. Negalima tiesiog palikti visos šiukšlės ant gatvės prie biuro, tai uždrausta. Vokietijos žmonės labai mėgsta tvarką, jei paliksite popierių, gausite didelę baudą arba skundą.

Problemų sprendimai ir reali situacija

Kas nutinka, jei pakelėse sustoja technika?

Buvo toks atvejis, kai mums sugedo važiuoklė ties Magdeburgu. Vairuotojas teko laukti gelbėjimo 6 valandas. Klientas buvo įsiutęs, bet mes padengėme laiko nuostolius (iš dalies). Svarbu turėti kontaktą 24/7, kad galėtumėt iš karto reaguoti. Negalima tiesiog nieko nedaryti.

Ar galima perveži augalus į biurą?

Galima, bet turi būti patikrinta, ar nėra kenkėjų. Vokietija griežtai tikrina augalus, ypač jei jie iš šiltnamių. Paprastai biuro augalai (fikusai ir pan.) yra geri, bet geriau turėti fitosanitarinį pažymėjimą, kad nesulaikytų sienoje, nors ES viduje tai retai tikrinama.

Kas daryti, jei klientas pateikė neteisingą adresą?

Tai klasika. Vairuotojas važiuoja į Frankfurtą prie Maino, o adresas yra Frankfurtas prie Oderio. Tai skirtingi miestai, vienas gale, kitas pradžioje. Tuomet prasideda telefonų karas. Reikia susitarti dėl papildomo mokesčio už papildomus kilometrus. Mes niekur nedraudžiame klaidų, bet jos kainuoja.

Ar verta rūpintis lifto rezervavimu?

Absoliučiai taip. Jei biure yra liftas, bet jis užimtas kitiems darbuotojams, mūsų darbuotojai stovi ir laukia. Laikas eina, skaitliukas sukasi. Geriau praneškite apie mus namų ūkui (Hausverwaltung), kad jie rezervuotą laiką mums.

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Kai kurios firmos tiesiog nurodo mažą kainą, kad gautų užsakymą, o paskui imami mokesčiai už kiekvieną laiptą arba už kilogramą. Mes stengiamės būti sąžiningi. Bet žinau, kad rinka yra pilna „juodųjų arklių“, kurie neturi nei licencijos, nei draudimo. Pasitikėkite patikimais žmonėmis, ne pigiausiais.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dabar dauguma sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu siųsti nuorodą, kur matysi, kur mašina važiuoja realiu laiku. Tai ramina nervus. Ypač kai biuro perkraustymas į Vokietiją: terminų laikymosi svarba lemia, kad turi susitikti su klientu tam tikru laiku.

Kas daryti, jei pervežame brangų meną ar archyvus?

Tam reikia specialių sąlygų. Archyvai negali būti drėgni, o menas negali būti suplėšytas. Turime naudoti dėžes su hermetišku uždarymu. Ir dar labai svarbu – niekas neturi žinoti, kas vyksta, kad netyčia neliktų be stebėtojų akies.

Ar reikia mokėti už vairuotojo apgyvendinimą?

Jei tai yra ilga kelionė ir reikia nakvynei, taip. Jei vairuotojas važiuoja ir grįžta tą pačią dieną (pavyzdžiui, į Berlyną ir atgal), tai ne. Bet jei eina į Miuncheną ir ten užtrunka dvi dienas, miegoti mašinoje yra nelegalu ir nepatogiau. Miegamasis viešbutis yra įtrauktas į sąskaitą.

Kas vyksta, jei daiktų telpa daugiau nei planavome?

Tada mes tiesiog užkrauname viską, ką telpa, o likusį dalį imame antrą kartu. Bet tai kainuoja dvigubai. Geriau iš anksto pasakyti, kiek tūkstančių dėžių turite. Aš ne kartą mačiau, kai klientas sako „turime keletą dėžių“, o tai išsivysto į pilną tentą.

Ar galima pasirašyti sutartį vokiškai?

Galime, bet mūsų pagrindinės sutartys yra lietuviškai arba angliškai. Jei reikia, galime padaryti vertimą. Vokietijos partneriai dažnai pageidauja savo kalbos, kad suprastų atsakomybes. Tai normalu.

Kaip elgiamės su pavojingomis medžiagomis biure?

Spalvų, cheminių medžiagų negalima vežti kartu su baldais be specialių leidimų. Jei turite biure daug dažų arba valymo priemonių, praneškite iš anksto. Negalima tiesiog užmesti į kuprinę, gali užsiliepti arba sprogti nuo vibracijos.

Kas dėl asmeninės technikos (telefono, nešiojamo kompiuterio)?

Geriau, kad vadovai vežtų tai su savimi mašina arba lėktuvu. Jei tą dėžę prarandame kelyje (kažkas pavogia), tai bus didžiausia galva. Mes atsakome už turtą, bet duomenų praradimas nėra apdraudžiamas. Taigi, brangiausius dalykus nešikite patys.

Ar reikia gerti kavą su vokiečiais?

(šypsosi) Ne, nebūtina. Bet jei pasiūlys, nepriekaištauk. Vokiška kava yra stipri. Kartais padeda susitarti su griežta namų ūkio vadove, kuri neleidžia stovėti. Žmoniškumas visada padeda logistikoje.

Pabaigos mintys

Galiausiai, viskas susitraukia prie vieno – planavimo ir pasitikėjimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją: terminų laikymosi svarba nėra tuščias frazės rinkinys, tai realybė, su kuria susiduriame kiekvieną dieną. Jei viską suplanuosite iš anksto, pasirūpinsite dokumentais ir nebandysite sutaupyti ant kokybės, viskas vyks sklandžiai. Ir tikrai, rinkitės tuos, kurie nebijo prisipažinti, kad kažką nežino, bet sugebia išspręsti problemą, kai ji atsiranda.