Biuro perkraustymas į Vokietiją: terminai, procesas ir kas tikrai nutinka kelyje

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus, o gal net daugiau, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neina taip lygiai, kaip piešia brangūs konsultantai. Vokietija yra Vokietija, ten tvarka svarbiau už greitį, bet pasitaiko ir visiški chaoso momentai, kai vairuotojas sustoja priešais pat klientą, o durys per siauras arba lifte nebeveikia. Čia ne tik apie tai, kad užkrauname dėžes ir važiuojam, tai visiškai kitas mentalitetas ir reikalavimai, kuriuos reikia žinoti iš anksto, kad nesusidarytum problemų su muitine ar vietiniais pareigūnais. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog logistika, bet iš tikrųjų tai nervų valdymas ir detali planavimas, kurio trūkumas kainuoja brangiai.

Kiek laiko užtrunka planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro perkraustymas į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur būtent Vokietijoje judate. Jei tai mažas kontorinis biuras Berlyne, tai gali užtrukti dvi dienas, o jei didelis sandėlis Miunchene, tai ir savaitę. Bet dažniausiai, kai kalbame apie standartinį 50-100 kv. metrų biurą, planuokitės maždaug 3-5 darbo dienas nuo pakrovimo Lietuvoje iki iškrovimo galiniame taške. Žinoma, kelyje pasitaiko staigmenų, pavyzdžiui, remontas A1 autostradoje Lenkijoje, kuris gali viską prailginti, tad geriau turėti atsarginę dieną.

Ar reikia užsakyti pervežimą savaitėmis iš anksto?

Absoliučiai taip, ypač jei planuojate biuro perkraustymą į Vokietiją pavasario arba rudenio pabaigoje, kai yra pikas. Geriausi vairuotojai ir sunkvežimiai yra užimti savaitėmis iš priekio. Jei skambinate pirmadienį ir norite važiuoti penktadienį, greičiausiai gausite brangią pasiūlymą arba nepatikimą transportą. Mano patirtis rodo, kad optimalus laikas – bent 2-3 savaitės iki kelionės, tada galime derinti grafikus ir rasti tinkamą sunkvežimį su liftu.

Kas nutinka, jei vėluojame su dokumentų parengimu?

Tai yra nuobodžiausia dalis, bet būtent čia dažniausiai ir įvyksta nesklandumų. Jei nespėjate paruošti inventoriaus sąrašo arba neteisingai užpildote eksporto deklaracijas, biuro perkraustymas į Vokietiją gali užstrigti sienoje arba muitinėje. Vokietai labai griežti dėl dokumentų, jei ten trūksta prekės kodų arba svorio, gali tekti mokėti baudą arba laukti patikrinimo. Geriau leiskite mums padėti su tais popieriais, nei bandykite daryti patys pagal „Google“ instrukcijas.

Ar galima atvežti viską per vieną dieną?

Teoriškai – taip, jei tai tik kelios dėžės su dokumentais. Bet jei kalbame apie pilną biuro perkraustymą į Vokietiją su stalais, kompiuteriais ir seifais, tai per vieną dieną beveik neįmanoma dėl vairuotojo darbo laiko apribojimų. Vairuotojas gali vairuoti tik 9 valandas per dieną, turi poilsio pertraukas, o be to, dar reikia laiko pakrauti ir iškrauti. Realiausias scenarijus – išvykimas ryte, atvykimas kitą dieną arba poilsio pertraukos.

O jei reikia įrenginio išmontuoti prieš važiuojant?

Tai dažnai užmirštama detalė. Jei turite didelį serverinį spintą arba suskaldytas kabinetas, jas reikia išmontuoti prieš mūsų atvykimą. Mes galime padėti su paprastais baldais, bet sudėtingos technikos išmontavimas – tai ne mūsų darbas (bent jau ne be papildomo įgūdžio). Vieną kartą teko laukti pusę dienos, kol klientas kvietė elektriką atjungti didelį spintą, ir viskas pavėlavo. Nurodykite tai planuojant biuro perkraustymą į Vokietiją, kad nereikėtų mokėti stovėjimo.

Kainos ir biudžeto nustatymas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Sakyčiau, kad kainos svyruoja labai stipriai. Nėra vienos kainos. Galima prasidėti nuo tūkstančio euro, jei tai mažas kiekis, ir baigtis penkiais ar daugiau tūkstančių, jei reikia kelias mašinas. Kaina priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo, ar reikia keltuvo, ir ar reikia įrengimo vietos. Biuro perkraustymas į Vokietiją brangesnis nei paprastas baldų pervežimas, nes čia daugiau atsakomybės ir dažniausia reikia greičio.

Kuo skiriasi kaina nuo paprasto krovinių pervežimo?

Skirtumas ne tik tame, kad kaina gali būti didesnė, bet ir tai, kas įeina į ją. Paprastame pervežime mes užkrauname ir vežame, o čia dar pridedame pakavimo medžiagas, dėžių surinkimą, galbūt baldų išmontavimą. Be to, draudimas biuro technikai yra brangesnis nei senoms sofoms. Taigi, kai klausiate apie kainą, visada klauskite, kas įeina į ją, kad nenuviltumėte vėliau.

Ar kainuoja daugiau, jei tenka dirbti šeštadienį?

Žinoma, šeštadienis ir sekmadienis yra poilsio dienos, o vairuotojai – žmonės, kurie taip pat nori ilsėtis. Jei reikia, kad biuro perkraustymas į Vokietiją įvyktų savaitgalį, tai kainuos papildomai, dažnai +50% arba dar daugiau nuo valandinio įkainio. Geriau planuokite atvykti penktadienį ir palikti daiktus koridoriuje, jei leidžia saugumo taisyklės, nei mokėti už viršvalandžius.

Ar galima gauti nuolaidą dideliam biurui?

Visada galima pasikalbėti. Jei turite 100 dėžių vietoj 10, arba jei tai ne vienkartinis reikalas, o galbūt reguliarios siuntos, mes galime pasiūlyti geresnę kainą. Dideli klientai mums patinka, nes lengviau užpildyti sunkvežimį. Tačiau neitikėkite, kad gausite 50% nuolaidą – kuro kainos nekelia savo, o mokesčiai Vokietijoje aukšti.

Kas yra šalutiniai mokesčiai, kurių nepasako iš karto?

Čia yra tas momentas, kai klientai nusivilia. Kartais atrodo, kad biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja mažai, bet tada pasirodo, kad reikia mokėti už miesto centro leidimą stovėti, už keltuvo nuomą vietos (jei mūsų netenkama), už laiptinės apsaugą. Vokietijoje viskas yra labai reglamentuota, ir už kiekvieną leidimą reikia sumokėti. Visada klauskite apie „galimas papildomas išlaidas“.

Pakavimo reikalavimai ir inventorius

Kas turi supakuoti dėžes – klientas ar pervežėjas?

Geriausia, jei tai daro klientas, bent jau smulkiems daiktams. Jūs geriausiai žinote, kur kas yra, ir galite pažymėti dėžes. Mes galime suteikti dėžes, jas atvežti iš anksto. Jei norite, kad mes supakuotume viską, tai įeina į kainą, bet tai užtrunka ilgiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra greitesnis, jei dėžės jau paruoštos, kai atvažiuoja vairuotojas.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ir technikai?

Labai rekomenduoju. Nenaudokite senų, purvų dėžių, kurios gali suyti. Kompiuteriai, monitoriai, serveriai turi būti supakuoti į tvirtas, dėžutes su putomis arba burbuliuku plėvele. Vokietijos keliai, nors ir geri, bet yra bangoti, o technika nemyli smūgių. Vieną kartą gavome nešiojamąjį kompiuterį, tiesiog įvyniotą į antklodę – natūraliai, jis neatvyko veikiantis.

Kas daryti su serveriais ir jautria duomenų laikmena?

Tai yra atsakomybė. Serveriai turi būti išjungti ir (jei įmanoma) išmontuoti iš spintos. Jei juos paliksite įjungtus, gali sugesti dėl vibracijos arba temperatūros pokyčių. Biuro perkraustymas į Vokietiją neapsiriboja fiziniu pervežimu, čia svarbu duomenų saugumas. Geriau juos vežti asmeniniame automobilyje, jei yra labai svarbių duomenų, o ne krovežio mašinoje.

Kas vyksta su popieriais ir dokumentais, jeigu lyja?

Dėžės turi būti uždengtos ir padėtos ant paletų, o ne tiesiog ant grindų. Jei dėžės yra plastikinės su dangčiais, tai puiku, jei kartoninės – užklijuokite jas gerai. Vokietijoje oras gali būti neprognozuojamas, o krovininė mašina, nors ir uždaras, gali šilti, o vėliau vėsti, kas sukelia kondensatą. Nenorite, kad jūsų sutartys drėgtų.

Ar jūsų vadybininkai padeda suskaičiuoti dėžes?

Taip, tai mūsų darbas. Galime atvažiuoti pas jus, pažiūrėti ir sakyti: „jums reikės 30 didelių ir 10 mažų dėžių“. Geriau padaryti tai iš anksto, nei vėliau gaudyti trūkstamų dėžių. Biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda ne nuo to, kai vairuotojas užsiveda variklį, o nuo tą momentą, kai paimate į ranką pirmą dėžę.

Vokietijos specifika ir muitinė

Ar reikia eiti per muitinę, jei tai ne pirkimas, o perkraustymas?

Tiesioginio muitinės deklaravimo (importo mokesčio) paprastai nereikia, jei tai yra įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir dabar perkeliamas į Vokietiją (intra-Community supply). Tačiau reikia pateikti eksporto deklaraciją iš Lietuvos. Be šio popieriaus, vokiečiai gali sulaikyti mašiną ir manyti, kad tai prekyba. Biuro perkraustymas į Vokietiją be šių dokumentų yra tiesiog neįmanomas legaliai.

Kas daryti, jei vokiškas pareigūnas nepasitiki vairuotoju?

Tai nutinka dažniau, nei norėtume. Vokiečiai yra labai įtariasi. Jei vairuotojas negali aiškiai paaiškinti, kas yra dėžėse, arba dokumentai neatitinka realybės, gali būti pradėtas išsamus patikrinimas. Geriausia, kad vairuotojas turėtų telefono numerį, kur galima paskambinti jums (klientui) arba mūsų dispečeriui patvirtinti informaciją. Niekada nerašykite „baldai“, jei ten yra technika.

Ar sunku gauti leidimą stovėti miesto centre, prie pat biuro?

Gali būti labai sunku, o kartais ir neįmanoma be specialaus leidimo (Verkehrszeichen). Vokietijos miestuose, ypač senosiuose kvartaluose, stovėjimo vietos yra brangios ir retos. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad iš anksto (dažnai 2-4 savaites) būtų paduotas prašymas savivaldybei leidimiai užimti vietą. Jei nesate tai padarę, vairuotojas gali tekti važiuoti ratu ir Kraunyti dėžes iš tolo, kas kainuoja laiką.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebebeiname?

Geriau juos palikti Lietuvoje. Vokietijoje atliekų surinkimas (Sperrmüll) brangus ir reglamentuotas. Negalima tiesiog palikti sofą gatvėje arba paduoti ją į konteinerį. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas momentas, kada reikia vežti šiukšles. Jei tikrai reikia atsikratyti ten, turime rasti specializuotą kompaniją, kuri tai priims, ir tai kainuos.

Ar reikia vokiškų etikečių ant dėžių?

Ne būtinai vokiškų, bet etiketės turi būti aiškios. Geriausia, jei ant dėžės parašyta: „Buhalterija“, „Vadovo kabinetas“, „Technika“. Vokiškai parašyta padėtų, bet neįmanoma reikalauti, kad klientas viską išversta. Svarbiau, kad tekstas būtų skaitomas ir suprantamas, o ne „1-as kambarys“, kurio niekas nežino kas yra.

Vairuotojai, vykdymas ir problemos

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai ne, arba kalba labai truputį. Mūsų vairuotojai daugiausia kalba lietuviškai, rusiškai, angliškai. Taigi, jei reikia kalbėtis su vietiniais pareigūnais arba sandėlio budėtoju, gali kilti barjerų. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra lengvesnis, jei jūs arba jūsų atstovas vietoje yra pasiruošęs padėti susikalbėti, jei įvyksta nesklandumų.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgo arba sugedo mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes siunčiame kitą vairuotoją ir mašiną, bet tai užtrunka. Jei tai įvyksta jau Vokietijoje, gali tekti perkrauti krovinius į kitą sunkvežimį. Tai retas atvejis, bet apie jį reikia žinoti. Mes turime draudimą, bet laiko negalima uždrausti. Vieną kartą (prieš penkerius metus) mums teko daryti tą patį autostradoje – buvo chaosas.

Ar jie gali susidėlioti baldus atgal vietose?

Taip, dauguma mūsų vairuotojų turi su savimi įrankius ir gali susidėlioti stalus, spinteles, kėdes. Tačiau jie nėra baldų meistrai. Jei biuras turi sudėtingas sisteminiomas spintas, kurios reikalauja specifinių raktų ir žinojimo, geriau, kad vietinis meistras Vokietijoje tai padarytų. Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi tuo momentu, kai paskutinė dėžė nuimama nuo sunkvežimio, o ne visada viskas sukalama.

Ar jie su savo keltuvais (krautuvais)?

Taip, visada. Be elektrinio keltuvo (rolykėlio) nieko nedarysime. Tačiau tarkime iš karto – tai mažas keltuvas dėžėms. Jei reikia kelti 200 kilogramų seifą į antrą aukštą be lifto, mums reikės specialios technikos, kurią tenka nuomoti vietos. Užsakykite tai iš anksto, nes vairuotojas su savo „rolykiu“ seifo nepakels.

O jei lifte nebeveikia arba jo nėra?

Tai košmaras. Tada viskas keliama rankomis arba įrengiami laiptai. Tai labai lėtina procesą ir brangina. Jei žinote, kad lifte bus išjungtas remonto dieną, perspėkite mus. Galbūt reikės sumokėti už papildomus krovėjus, kad biuro perkraustymas į Vokietiją neuktų į begalinę laukimą. Vieną kartą teko nešti 30 dėžių penktu aukštu – vairuotojas beveik iškrito.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galime parodyti, kur mašina yra, bet ne visada tai atnaujinama kas minutę. Kartais signalas pradingsta Vokietijos miškuose arba tuneliuose. Geriau tiesiog skambinti dispečeriui, jei jums nerimsta. Technologijos ne visada tobulos, o senas geras telefono skambutis veikia geriau.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra rocket science, bet tai reikalauja kantrybės ir detaliųjų. Niekada neįsivaizduokite, kad visas nueis lygiai pagal planą – kas nors visada pasikeičia, vėluoja, arba pasitaiko techninė bėda. Jei pasiruošiate dokumentams, pakavimui ir vietos apžiūrai iš anksto, 90% problemų išvengiate. Pasitikėkite savo pervežėju, bet ir nebūkite per daug abejingi – geriausia komunikacija užtikrina sėkmę.