Biuro perkraustymas į Vokietiją: terminai, organizavimo etapai ir kaip išvengti nervų griūties

Sveiki, gyvenau ant kelių beveik dvidešimt metų, tiek sulig sunkvežimiais ir tarptautiniais pervežimais, todėl mažai ką gali mane nustebinti. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tas pats kaip perkraustyti savo seną sofą pas tetą iš Alytaus į Vilnių. Čia kyla visa verslo struktūra, o viena klaida gali šluoti nuostolius dienomis. Dažnai klientai klausta, kiek užtrunka ar kiek kainuoja, tačiau atsakymas visada vienodas – priklauso nuo to, kaip gerai susitvarkote su organizavimo etapais. Vokietija nėra vieta, kurioje galima važiuoti „kaip keliauja“, ten taisyklės yra taisyklės. Štai paprastas, beveiki šiukšlių nešvarus, žvilgsnis į tai, kaip visa tai vyksta iš vidaus, be tų gražių paveikslėlių iš reklamų.

Pradžia: kada pradėti galvoti ir kiek laiko tikrai užtrunka

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Nieko tokio, kad klientai skambina pirmadienį ir nori viską nuvežti trečiadienį, bet tai paprastai baigiasi avariniu režimu. Idealiu atveju turėtumėte pradėti galvoti apie tai mažiausiai mėnesį iki datos, o jei perkraustote didelę korporaciją, tai pusę metų. Biuro perkraustymo terminai ir organizavimo etapai į Vokietiją nėra dalykas, kurį galima „spaudžiati“ paskutinę minute. Reikia laiko dėl dokumentų tvarkymo, ypač jei keliate kompiuterinę įrangą. Vokietijos muitinė gali sustabdyti krovinį dėl smulkmenų, o tuomet jūsų komanda sėdės be darbo.

Ar verta tikrai kreiptis į firmą ar galima padaryti patys?

Žinoma, galite padaryti patys, jei turite savo sunkvežimį, vairuotoją su leidimais ir norit prarasti savo nervus. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja specifinės žinios, kaip pakuoti jautrius įrenginius. Vienas mano klientas bandė taip padaryti prieš metus, jo vairuotojas nežinojo, kur galima statyti sunkvežimį Miuncheno centre, ir gavo baudą, kuri buvo didesnė nei už pervežimą. Profesionalios firmos žino šiuos niuansus ir turi draudimą, kuris padengs žalą, jei kažkas nukris nuo ketvirto aukšto (ir tai nutinka dažniau negu manote).

Kas yra tas „inventorizacija“ ir ar tai būtina?

Inventorizacija – tai paprasčiausiai sąrašas, kas keliauja. Dažnai žmonės sako „o, mes viską užpakuosime į dėžes“, tačiau kai atvyksta muitinė, jie negali pasakyti, kiek tame dėžėje yra vertės. Vokietijoje tai labai svarbu. Jums reikia tiksliai aprašyti kiekvieną stalo kompiuterį, kėdę ar serverį. Be to, jei dingsta kažkas brangaus, be inventoriaus nebus įmanoma gauti draudimo išmokos. Geriau praleisti vakarą rašant šiuos dalykus, nei nežinėt, kas dingo. (Na, iš tikrųjų dažniausiai dingna maži dalykai – puodeliai, telefonų įkrovikliai, bet vargu ar dėl to verta kelti šurmulį).

Kada geriausia vykdyti perkraustymą – darbo dienomis ar savaitgalį?

Geriau tai daryti savaitgalį arba švenčių metu, tačiau čia yra gudrybė. Vokietijoje daugelis biurų patalpų neleidžia dirbti savaitgaliais dėl triukšmo normų, ypač jei pastate yra butai. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti suderintas su pastato administracija. Jei bandysite įvežti baldus sekmadienį ryte, gali užplūsti policija, kaimynai skambins ir bus didžiulis nusivylimas. Patikrinkite savo nuomos sutartį – ten dažnai būna parašyta, kada galima naudotis liftu kroviniams.

Dokumentai, pinigai ir vokiškas biurokratas

Kokius dokumentus reikia tur�ti keliuodami į Vokietiją?

Pagrindinis dalykas yra CMR draudimas – tai tarptautinis krovinio pervežimo dokumentas. Be jo jūs legaliai negalite vežti krovežio. Taip pat reikės pakavimo aktų ir jei keliate naujus daiktus, PVM sąskaitų faktūrų, kad muitinė nesusimastŗ, ar juos neperparduodate. Jei krovinio vertė viršija 3000 eurų (arba dabar jau kiek kitaip, geriau pasitikrinti), gali tekti pildyti eksporto deklaraciją. Vokietijos pareigūnai mėgsta tvarkingą popierių, jei trūksta vieno parašo – žiūrėk ir lauk.

Ar mums reikia mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Jei tai yra perkėlimas jūsų filialui arba perkėlimas įdarbinimui (darbuotojų perkėlimas), tai dažnai atleidžiama nuo PVM ir importo mokesčių, tačiau tik esant tinkamai dokumentacijai. Reikia pateikti „Transfer of Residence“ dokumentus arba įrodymus, kad tai ne prekyba. Žinoma, jei jūsų „perkraustymas“ atrodo kaip 500 naujų monitorių gabenimas į parduotuvę, tai jums vos ne iš karto gaus mokesčių sąskaitą. Būkite sąžiningi, vokiečiai turi sistemas, kurios greitai sužino, kas čia vyksta.

Kaip suformuluoti sutartį su vežėju, kad nebūtų nemalonumų?

Nerašykite „pervežti biurą į Berlyną“. Parašykite tiksliai: iš kur, į kur, kiek pakuoju, koks aukštis be lifto (tai labai svarbu, vairuotojai nekenčia nešti penkių ašmenų spintelę laiptais). Taip pat užfiksuokite, kas atsitinka, jei dėžės neatvyks. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rimtas verslas, ir sutartyje turi būti įrašyta atsakomybė. Jei sutartyje parašyta tik „pervežimas“, tai vairuotojas gali tiesiog numesti dėžes kieme ir važiuoti toliau.

Ar tikrai reikalingas draudimas ir kiek tai kainuoja?

Tai ne pasirinkimas, tai privalumas. Įprastas draudimas (paprastai apie 3-5 eurų už 1000 eurų vertės) dengia tik tiesiogines žalas. Jei jums sugenda serveris su duomenimis, jo vertė gali būti milžiniška, o draudimas išmoks tik už geležį. Yra specialus „viskas rizika“ draudimas, brangesnis, bet vertas. Vieną kartą gavome bylą, kad vairuotojo stabdžių atsitraukė važiuodamas kalnu, ir viskas buvo padengta, tikriausiai be to draudimo klientas būtų bankrotavęs.

Fizinis darbas: technika, baldai ir pakavimas

Kaip teisingai supakuoti IT įrangą (serverius, kompiuterius)?

Nenaudokite senų prekių dėžių iš maisto prekybos. Nusipirkite specialias kietas dėžes su putomis arba burbuliuku plėvele (daug jo). Serveriai turi būti išjungti (ir turi būti nusifotografuota jų išorė prieš ir po, jei staiga nenusileis). Monitoriai turi būti apvynioti putomis, o ne tiesiog įdėti į krūvą su kėdėmis. Biuro perkraustymo terminai ir organizavimo etapai į Vokietiją dažnai lūžta ties IT – jei duomenys dingna kelyje, tai didžiausia bėda.

Ar reikia išmontuoti baldus ar juos galima vežti surinktus?

Jei baldai yra dideli, tarkim, viršutinės spintelės ar konferencijos stalas, geriau išmontuoti. Vokietijose daug senų pastatų su siaurais liftais ar tiesiog be jų. Surinktas stalas gali tiesiog įlipti į liftą angą. Be to, surinkti baldai daugiau galimybės subyti kelyje – atsiskiria koja ar lūžta plokštė. Jei nesusitariate su montuotojais abiejose pusėse, gali tekti mokėti vairuotojui už laukimą, kol jis bandys išsukti paskutinį varžtą.

Kas daryti su archivaliais dokumentais?

Dokumentus galima vežti dėžėse, bet jie lengvi, o užima daug vietos – tai brangu. Geresnis variantas yra specialios mobiliesios talpyklos arba tiesiog susitarti dėl išsamios dėžių numeravimo sistemos. Vokietijose yra griežti taisyklės dėl duomenų apsaugos (GDPR), todėl negalite tiesiog mesti į vežimėj atvirų dėžių su asmens duomenimis. Jas reikia uždaryti, uždėti antspaudą arba prižiūrėti, kad niekas nelibtų.

Kas daroma su smulkuoju inventoriumi (puodeliai, pieštukai)?

Tai nuobodus darbas, su kuriuo dažnai stengiamės padėti patys darbuotojai, bet dėl to dingsta daugiausia dalykų. Geriau surinkti viską į mažas dėžutes ir pažymėti „virtuvė“, „prieskoninė“ ir t.t. Vienas klientas mums viską sumaišė ir atvyko į naują biurą, kur teko praleisti pusę dienos ieškant arbatinukų. Smulkmenos sukaupia didžiausią stresą, kai reikia pradėti dirbti rytoj, o tu neturi pieštuko, kad pasirašyti dokumentą.

Kelionės eiga: vairuotojai, keliai ir realios problemos

Ar vairuotojai moka anglų kalbą ar tik vokiškai?

Dauguma tarptautinių vairuotojų supranta pagrindinius žodžius anglų kalba (up, down, left, right), bet dažnai jie yra iš Rytų Europos arba net iš toliau, ir jų kalba gali būti labai ribota. Vokiškai dažniausiai moka tik keletas frazių susijusių su muitine. Būtinai turkite savo asmens mobilųjį telefoną, kuriuo vairuotojas galėtų paskambinti jums (arba savo vadybininkui), jei jis pasiklydo. Pasiklysta dažnai, ypač Miuncheno ar Frankfurto pramoniniuose rajonuose, kur viskas atrodo vienodai.

Kas yra „Maut“ ir ar tai įeina į kainą?

„Maut“ yra Vokietijos kelių mokestis sunkvežimiams. Dauguma firmų jį įtraukia į savo sąskaitą, bet kartais gali būti, kad kaina yra „be kelių mokesčių“. Jei matote tokį užrašą, būkite budrūs – tai gali pridėti šimtus eurų prie galutinės sumos. Užsisakydami biuro perkraustymas į Vokietiją, visada klauskite, ar kaina yra galutinė. Jei ne, tai vėliau gali būti nemalonūs pokalbiai apie tai, kas kodėl nepranešė apie papildomus išlaidas.

Kaip elgtis, jei vairuotojas užstringa kelio eisme ar avarijoje?

Tai reali situacija. Vokietijoje eismas tankus, o autostradose dažnai nutinka didelės avarijos, kurios uždaro kelią valandomis. Jei įvyksta avarija, vairuotojas turi skambinti į savo dispečerinę, o dispečeris turi pranešti jums. Negalėsite nieko padaryti, tik laukti. (Kartais gali būti, kad vairuotojas tiesiog pamiršta užpilti degalų... bet sakykime, kad tai avarija). Turite turėti rezervą laiko savo planuose – nelaukite, kad sunkvežimis atvyks lygiai 10:00 ryte, jei jo kelias trunka 10 valandų.

Ar vairuotojas gali padėti su iškrovimu?

Techniškai jis gali, tačiau jis yra atsakingas už saugumą, o ne už nešimą. Daugumoje sutarčių parašyta, kad jis padeda „įkelti/iškelti“, bet ne nešioti dėžes į antrą aukštą be lifto. Jei reikia nešioti laiptais, reikia tartis apie „kelniu“ (palydovų) paslaugas. Niekada nereikia manyti, kad vairuotojas bus jūsų samdinys – jis dirba pagal savo taisykles, o ne pagal jūsų nurodymus.

Pinigai ir pabaiga: ką daryti, kai viskas atvyksta

Ar reikia mokėti už iškrovimą atskirai?

Paprastai ne, jei tai buvo suderinta pradžioje. Tačiau jei paskutinę minutę pasirodo, kad prie pastato neturi vietos statyti autokrano arba keltuvo, reikės mokėti už laukimą arba papildomą techniką. Vokietijose vietos prieš pastatus dažnai yra mokamos ir turi būti rezervuojamos iš anksto. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti suplanuotas iki metro: kur pastos sunkvežimis, kur numesite dėžes.

Kas daryti, jei atvykęs baldas yra sulūžęs?

Pirmiausia, nepadarykite panikos. Nufotografuokite žalą vietoje, užpildykite žalos protokolą (CMR pažymą) ir parašykite pastabą. Negalima nieko taisyti ar judinti prieš tai. Vėliau kreipkitės į draudimo kompaniją. Jei pradėsite veržti baldą atgal, o jis lūžtų daugiau, draudimas gali atsisakyti mokėti. Būkite ramūs, dokumentuokite viską, vokiečiai myli dokumentus daugiau nei jausmus.

Kaip sudaryti galutinį aktą?

Kai viskas iškrauta, reikia apžiūrėti patalpas ir dėžes. Jei trūksta kokios nors dėžės, tai turi būti užrašyta akte. Negalima pasirašyti aktą, kad „viskas tvarkoje“, o tada vakare rasti, kad nėra svarbiausio serverio. Po to niekas nesikreips į jūsų skundą. Galutinio akto pasirašymas yra jūsų galimybė užtikrinti, kad įmonė atsakinga už prarastus daiktus.

Ar grąžinamos pakavimo medžiagos?

Tai priklauso nuo to, ką užsisakėte. Jei nuomavote dėžes, jas reikia surinkti ir grąžinti (dažnai tą patį vairuotoją arba kitą transportą). Jei pirkote medžiagas, jos lieka jums. Atminkite, kad tuščios dėžes užima daug vietos, tačiau vienas vairuotojas gali jas paimti atgal, jei tai suderinta sulyginant krovinius (jei tarkim vežiate kažką atgal į Lietuvą).

Ką daryti su atliekomis (popierius, plastikas po išpakavimo)?

Vokietijoje šiukšlių rūšiavimas yra beveik religija. Negalima tiesiog užpilti visko į vieną didelį krepšį ir mesti kieme. Radęs giminaičia šiaip sau paimti šiukšles į savo sunkvežimį, vairuotojas gali gauti didelę baudą. Turite susitarti dėl šiukšlių ivežimo su vietine kompanija arba patiems nuvežti į artimiausią šiukšliadėžę (Recyclinghof). Nelaikykite šiukšlių biure, tai blogas įvaizdis.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Dauguma profesionalių firmų dirba su 50% avansu ir likusia suma po pristatymo. Biuro perkraustymo terminai ir organizavimo etapai į Vokietiją gali būti brangūs, todėl nerekomenduoju mokėti 100% iš anksto. Jei kas negerai, jūs neturėsite jokio įrankio spaudžių įmonę. Tačiau, jei esate didelis klientas, galima susitarti dėl išankstinio apmokėjimo sąskaitos faktūros, bet su garantine raštiška sutartimi.

Kaip išvengti „nepageidaujamų staigmenų“ paskutinę minutę?

Vienintelis būdas – viską patikrinti savo paties arba pasamdyto koordinatoriaus akimis prieš išvykdami. Patikrinkite, ar neišsimetė dėžės su telefonais, ar uždaryti langai, ar išjungtas šviesos. Vienas klientas paliko raktus stikliniame indelyje ant stalo, o vairuotojas jį nuvertė... nereikia aiškinti, kas buvo toliau. Atsisveikinimas su senu biuru turi būti toks pat tvarkingas kaip ir susitikimas su naujuoju.

Kas vyksta, jei sunkvežimis fiziškai netelpa į gatvę?

Tai įvyksta Berlyne arba seniuose miestuose dažnai. Tada reikia iškrauti krovinį į mažesnį sunkvežimį („pervezėją“). Tai vadinama „last mile“ paslauga ir ji kainuoja papildomai. Jūsų įmonė gali siūlyti tokį variantą, jei tikslas yra istoriniame centre. Geriau iš anksto nueiti iki vietos ir pažiūrėti, ar gali važiuoti 18 tonų sunkvežimis, o ne manyti, kad „kažkaip pravažiuos“. Nėra nieko blogiau nei stovint sunkvežimiui užblokuotus gatvę ir laukti mokesčių gynėjų.

Ar reikia pranešti apie pervežimą kaimynams ar administraciją?

Absoliučiai taip. Vokietijos kaimynai yra labai aktyvūs. Jei užblokuosite jų kiemą sunkvežimiu, jie iškviš policiją greičiau nei jūs spėsite iškrauti pirmą dėžę. Informuokite visus paštu arba užklijuokite pranešimą ant laiptinės. Tai nedidelis dalykas, kuris užtikrina, kad kelias būtų laisvas, o ožys gers mažiau.

Ką daryti, jei pristatymo diena yra šventė Vokietijoje?

Vokietijoje šventės yra šventės. Niekas nedirba, net sunkvežimiai negali važiuoti tam tikromis dienomis (pvz., Velykų arba Kalėdų metu yra ribojimai). Patikrinkite šventinių dienų kalendorių prieš planuodami biuro perkraustymas į Vokietiją. Jei bandysite pristatyti tokia diena, tiesiog negausite leidimo patekti į miestą, o vairuotojas turės laukti kelias dienas prie miesto ribų, užtik jus mokės jam šią dieną.

Galutinis patarimas – ką daryti, jei viskas suklysta?

Paimkite gilią įkvėpimą. Net jei dingsta pusė daiktų, o sunkvežimis užstringa Panervoje, isterija neduos nieko. Susisiekite su savo vadybininku, dokumentuokite viskas ir laukite. Po 20 metų šioje srityje matau, kad viskas išsprendžiama, tiesiog reikia kantrybės. O kito ką įmonės (ir klientai) dažniausiai padaro – pradeda šauktis per telefoną, ir tai niekam nepadaro geresniu.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymo terminai ir organizavimo etapai į Vokietiją nėra rocket science, tačiau jie reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Jei viską suplanuosite iš anksto, pasirūpinsite dokumentais ir pasirinksite patikimą partnerį, viskas turėtų praeiti ramiai (arba bent jau nebe taip chaotiškai). Svarbiausia – nebijokite klausti Klausimų ir tikrinti viską du kartus. Gerai sutvarkytas perkraustymas yra tas, kurį visi pamiršta po savaitės, o blogas – apie kurį kalbama dar metus. Sėkmės su jūsų naujuoju biuru Vokietijoje, tikrai ten reikia gero kavos aparato, kad praeiti šią stresą.