Biuro perkraustymas į Vokietiją suplanuotas greitai ir patikimai

Sveiki, taigi... biuro perkraustymas į Vokietiją suplanuotas greitai ir patikimai – tai toks idealus paveikslėlis, kurį visi norite matyti savo galvoje. Bet realybėje, kai dirbi šioje srityje beveik du dešimtmečius, žinai, kad dažniau būva kitaip. Vokietija – tai ne kaimyninė Lenkija ar Latvija, ten tvarka ir reglamentai yra, tarkime, šiek tiek griežtesni. Jei norite, kad jūsų verslas nelestų dienų dėl to, kad dėžės su svarbiausiais dokumentais pasiklydo kažkur po Berlynu, reikia žinoti keletą dalykų. Aš čia ne dėl to, kad išgąsdintų, o kad išvengtumėte tų klaidų, kuriuos aš mačiau ne kartą.

Kas ir kaip? (Pradžiamokslis)

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Viskas priklauso nuo to, kiek didelis jūsų biuras yra. Paprastai reikia maždaug savaitės ar dviejų, kad viską sutvarkytum su dokumentais. Bet jei jums reikia biuro perkraustymo į Vokietiją jau rytoj, tai... na, stengsimės, bet tai kainuos brangiau ir bus daug streso. Geriau visgi nedelskite iki paskutinės minutės, nes vokietiškas planavimas mums, lietuviams, kartais atrodo per daug sudėtingas.

Ar tikrai reikia profesionalių pervežėjų?

Galima rasti ir "Gazela" vairuotoją iš skelbimo, bet ar verta? Jei jums svarbi garantija, kad biuro stalai neatkeliaus sulūžę, o kompiuteriai neprarastų, tai geriau pasirinkti patikimą logistikos partnerį. Dirbu šioje srityje jau 23 metus ir mačiau, kaip pigūs pasiūlymiai baigdavosi teisme. Žinoma, biuro perkraustymas į Vokietiją gali atrodyti brangu, bet palyginti su prarastais duomenimis ar sulaužytais baldais – tai verta investicija.

Ką daryti su labai brangiais daiktais?

Jeigu turite meno kūrinių ar brangių serverių, apie tai privalote pasakyti iš karto. Negalima tiesiog užmesti ant jų pledo ir manyti, kad viskas bus gerai. Reikia specialios pakuotės ir, tikriausiai, papildomo draudimo. Vieną kartą teks gelbėti skulptūrą, kuri vos nebuvo užgulta dėžių su popieriumi. Nenorėčiau, kad jums taip nutiktų.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvažiavimą?

Priklauso nuo nuomos sutarties. Dažnai savininkai reikalauja, kad būtų palikta "šluota vali". Tai reiškia, kad turite ne tik išvežti daiktus, bet ir išvalyti grindis, išnešti šiukšles. Vokietiai yra labai tikslūs šiuo klausimu. Jei paliksite buvusioje vietoje dėžę su spauda, gali tekti mokėti baudą arba valymo paslaugas už didelę kainą.

Kaip suskaičiuoti, kiek sunkvežimių reikia?

Čia dažnai klaidinamasi. Klientas sako "turime tris stalus", o realiai tie stalo yra didžiulės direktoriaus stalai su vitrinomis, kurie sveria po pusę tonos. Geriau kvieskite specialistą apžiūrėti arba siųskite nuotraukas. Biuro perkraustymas į Vokietiją suplanuotas greitai ir patikimai neįmanomas, jei vietoj 3,5 ton sunkvežimio atvažiuoja per mažas "Fiatas Ducato" ir negali pakrauti visko.

Ar galima veži cheminius reikmenis?

Taip, bet tik jei tai yra nedideliai kiekiai biilo reikmenims (popieriaus klijai, valikliai). Jei turite sandėlį su dažais ar kita chemija, tai jau kitas istorija, reikia specialių leidimų (ADR). Nebandykite slėpti tokių dalykų, jei sulaikys policija, baudos bus milžiniškos, o o galiausiai gali būti, kad krovinys bus konfiskuotas.

Pinigai ir biurokratija (Nepatogi dalis)

Kiek vidutiniškai kainuoja tokia paslauga?

Kainos labai svyruoja, priklausomai nuo to, kiek daiktų turite ir kur būtent Vokietijoje važiuojame. Vidutiniškai kalbant, jei turite standartinį biurą apie 20-30 kvadratinių metrų, tai kaina gali būti nuo 1500 iki 3000 eurų. Tačiau jei reikia vežti tik kelias stalus ir kompiuterius, gali užtekti ir mažiau. Viskas priklauso nuo tūrio kubiniais metrais.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir turite PVM kodą, tada tarptautinis pervežimas tarp ES šalių dažnai taikomas su 0% PVM tarifu. Reikia tik užpildyti tinkamą PVM sąskaitą-faktūrą ir parodyti, kad prekės (arba turtas) keliauja į kitą šalį. Bet jei esate fizinis asmuo ar tiesiog nemokate PVM, tada gali tekti mokėti standartinį tarifą. Vokietijos muštinės (tiksliau - muitinės) labai mėgsta tikrinti šiuos dalykus.

Kas dėl draudimo?

Standartinis krovinių draudimas, kurį turi logistikos kompanija, dažnai apsaugo tik labai mažą sumą, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangius serverius ar meno kūrinius, tai nieko neapsidengsite. Būtinai pasikalbėkite apie papildomą draudimą (All risk). Aš asmeniškai visada primenu apie tai, nes klientai dažnai pamiršta, kol neįvyksta nelaimė.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Jei vairuotojas atvyksta į vietą, o jūs dar nesate arba biuras dar neužrakintas, laukimas gali būti mokamas. Paprastai yra 1 valanda nemokamo laukimo, po to – mokama. Vokietijoje darbuotojų laikas brangus. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas. Jei sutarta 8:00, būkite ten 8:00. Nesijaudinkite, jei vairuotojas pavėluoja 10 minučių – tai normalu.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dažniausiai reikalaujame išankstinio apmokėjimo bent 30-50%, o likutį – gavus prekes arba prieš išvežimą. Galima ir per sąskaitą-faktūrą su atidėjimu, jei dirbate su įmone. Pinigų pervedimas iš Lietuvos į Vokietiją (ar atvirkščiai) trunka 1-2 dienas, tai reikėtų apskaičiuoti. Biuro perkraustymas nebus pradėtas, kol nebus aišku, kad apmokėjimas vyks.

Ar gali būti paslėptų mokesčių?

Nedoros kompanijos gali pridėti rūkstes už "lipdukus", virvę arba net už vairuotojo pietauti. Pas mus viskas įskaičiuota: nuo pakavimo medžiagų iki degalų. Viską turi būti parašyta sutartyje. Jei kažkas atrodo įtartai pigu, galvojate, kad ką nors praleidote. Patikrinkite punktą apie "kelių mokesčius Vokietijoje", jie gali būti dideli.

Kelionės ir vairuotojai (Realybė kelyje)

Kiek laiko trunka kelionė?

Paprastai, jei viskas suplanuota gerai, tai patys vežimai trunka 1-2 dienas, priklausomai nuo atstumo. Vilnius į Berlyną tai kaip tik viena diena su įkrovimu ir iškrovimu. Bet jei važiuojame į Miuncheną, tai jau gali užtrukti ilgiau, ypač jei tenka stovėti spūstyse ties Vroclavu arba kai kuriais keliais Vokietijoje. Be to, reikia skirti laiko pakavimui.

Ar galima važiuoti savaitgalį?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai turi poilsio režimus, o jei jie dirba savaitgalį, reikia mokėti viršvalandžius. Be to, Vokietijoje yra griežti važiavimo draudimai sunkvežimiams sekmadieniais ir šventėmis (Fahrverbot). Taigi, jei norite atvykti į Berlyną sekmadienį ryte, turime važiuoti iš anksto arba gauti specialų leidimą, kuris labai sunkiai gaunamas.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Teoriškai gali, jei yra vietos (bunkas), bet praktiškai dauguma kompanijų to neleidžia dėl draudimo ir saugumo. Be to, 10 valandų praleisti sėdint sunkvežimyje ant vibruojančių sėdynių nėra labai malonu. Geriau susitarti, kad vairuotojas paskambina būtent tada, kai artėja, o jūs važiuosite savo automobiliu.

Kas atsitinka, jei vairuotojas sugenda?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada mes siunčiame pagalbą arba kitą vairuotoją su kitu sunkvežimiu, jei būtina. Tai gali padidinti laiką. Vieną kartą mums teko perkrauti viską iš sugedusio sunkvežimio į kitą Kauno pakraustymo aikštelėje. Tai buvo chaosas. Bet tokios situacijos yra draudžiamos. Jums svarbiausia turėti kontaktinį numerį, kurį galite paskambinti bet kuriuo metu.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų moka angliškai, o vokiškai... tiesą sakant, supranta pagrindinius žodžius. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su vietiniais policininkais ar namų savininkais, geriau, kad jūs ar jūsų atstovas būtų vietoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją be kalbos žinių gali tapti stresingu nuotykiu, jei kažkas nueina ne taip.

Ar saugu leisti kompiuterius ir techniką?

Žinoma, bet tik jei jie tinkamai supakuoti. Negalima tiesiog įmesti monitoriaus į dėžę be putų, jis atvažiuos sulūžęs. Aš visada patariu naudoti originalią pakuotę, jei jos dar turite, arba specialias technikos dėžes. Buvo atvejis, kai vienas klientas padėjo visus serverius ant grindų sunkvežimyje, ir pirmasis staigus stabdymas... na, jums nereikėtų žinoti, kas ten atsitiko.

Vokietijos niuansai (Ką reikia žinoti)

Ar reikia rūpintis vietos stovėjimu?

O taip, tai didelė bėda. Didžiuosiuose miestuose kaip Miunchenas, Frankfurtas ar Hamburgas, sunkvežimiui pastoti be leidimo beveik neįmanoma. Jums gali tekti užsakyti specialią vietą arba gauti leidimą iš savivaldybės (Anwohnerparken). Jei tiesiog sustosite ant kelio, greitai atvažiuos policija ir paskambins šliuzas.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Absoliučiai taip, tai privaloma. Be gero sąrašo (packing list) gali būti problemų su muitine ar draudimu. Sąraše turi būti nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje, bent jau apskritai – "biuro reikmenys", "kompiuterių dalys", "archyvas". Negalima rašyti tiesiog "daiktai". Vokietijoje muitininkai gali sustabdyti net ir viduje ES esantį sunkvežimį, jei atrodo įtartai.

Kaip elgtis su šiukšlėmis?

Lietuvoje jas išmesite patys, bet Vokietijoje šiukšlių išvežimo sistema yra sudėtinga. Negalima tiesiog įmesti elektronikos į bendrą konteinerį. Jei turi senus kompiuterius, reikia juos vežti į spec. surinkimo punktus (Recyclinghof). Biuro perkraustymas dažnai baigiasi tokiu nenuostabumu – išsivežėte viską, bet liko stekas su senais spausdintuvais.

Ar reikia išardyti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Didelės konferencijos stalus, spintas, sekcijas reikia išardyti, kad tilptų į sunkvežimį ir neigtų daug vietos. Mūsų komanda tai gali padaryti, arba galite tai padaryti patys. Jei baldas yra labai senas ir jautrus, gali būti, kad išardymas jį sugadins. Užsirašykite, kurios detalės kurioje skrynioje yra (nors aš dažnai pamiršu ir tikiuosi, kad tilps).

Kas dėl duomenų saugumo?

Tai labai svarbu, ypač jei vežate serverius su klientų duomenimis. Rekomenduoju prieš išjungiant serverius padaryti pilną atsarginę kopiją (backup). Nors biuro perkraustymas yra fizinis procesas, technikos gedimai dėl smūgių gali būti fatalūs. Duomenų praradimas gali kainuoti daugiau nei visas perkraustymas. Patikrinkite, ar diskai užfiksuoti teisingai.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus?

Galima, bet tai turi būti aiškiai pažymėta sąraše ir nedidelis kiekis. Negalima naudoti biuro perkraustymo sunkvežimio kaip asmeninio šeimos išsikraustymo be to, kad kompanija apie tai žinotų. Jei sulaikys muitinė ir rastų tūrą drabužių ar virtuvės reikmenų, gali būti įtarimų dėl prekybos. Geriau viską aptarti.

Kokius dokumentus reikia tur�ti vairuotojui?

Vairuotojas visada turi turėti vairuotojo pažymėjimą, vairavimo kortelę (tacho kortelę), CMR sąskaitą ir pakavimo sąrašą. Jei vežate pavojingas krovežis (pvz., dažų balionus), reikia ADR dokumentų. Bet įprastam biurui užtenka CMR. Biuro perkraustymas be CMR yra neįmanomas, nes tai pagrindinis krovinių gabenimo dokumentas ES.

Ar saugu vežti dokumentus?

Fiziniai dokumentai turi būti supakuoti į dėžes, užsegtos ir pažymėtos "Dokumentai - svarbu". Geriausia juos vežti atskirai nuo baldų, kad jų neužgultų. Jei įmanoma, patys svarbiausius sutartis vežkite su savimi rankinėje bagaže. Biuro perkraustymas gali sukelti dulkes, drėgmę, tad dokumentų fizinė sauga yra kritiška.

Ką daryti, jei kažkas sulūžo?

Nedelsdami praneškite vadovui arba vairuotojui. Nufotografuokite žalą iš visų pusių. Negalima tiesiog išmesti sulaužytos kėdės ir manyti, kad viskas praėjo. Draudimo įmonė reikalauja įrodymų. Biuro perkraustymas yra apie atsakomybę. Jei tai mūsų kaltė, mes padengsime žalą pagal draudimo sąlygas. Jei tai buvo jūsų prasta pakuotė – tada dejuoti.

Kas dėl mokesčių už tiltus ir tunelius?

Vokietijoje nėra mokamų kelių lengviesiems automobiliams, bet sunkvežimiams mokama už emisijas ir už tam tikrus ruožus, pvz., tuneliai ar tiltai (pvz., Herrentunnel). Paprastai šios išlaidos įskaičiuotos į pasiūlymo kainą, bet visada verta paklausti, ar nėra "papildomų mokesčių", kurie atsiras vėliau.

Kuo skiriasi pervežimas į Rytų Vokietiją?

Infrastruktūra gali būti šiek tiek skirtinga, bet dabar jau mažai. Rytuose keliai buvo blogesni, bet dabar jau pataisyti. Skiriasi galbūt vietų prieinamumas – senose miestų dalyse gali būti siauresni gatvės. Taip pat, darbuotojų kalbų žinios gali šiek tiek skirtis, bet vokiškai su vairuotojais visada susitarsime.

Ar galiu sekti savo krovinių vietą?

Dabar beveik visi sunkvežimiai turi GPS stebėjimą. Mums lengva pasakyti, kur jis yra. Tačiau nereikėtų skambinti vairuotojui kas 10 minučių klausiant "kur jūs". Jis vairuoja, negali kalbėti. Mes jums pranešime, kai bus arti. Pasitikėkite profesionalais, jie nori baigti darbą ir grįžti namo taip pat, kaip ir jūs norite, kad jūsų daiktai atvyktų.

Na, trumpai tariant, biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti tiesiog darbo diena, o o gal ir košmaras, priklausomai nuo to, kiek gerai pasiruošėte. Nereikia būti ekspertu, kad suprastum – brangiausia yra skubėjimas ir blogas planavimas. Pasitikėkite patirtimi, nes aš tą patį girdžiu kas savaitę iš naujų klientų. Jei viską padarysite protingai, o taip ir turi būti suplanuotas greitai ir patikimai – tai rytoj jau galėsite dirbti naujoje vietoje, o ne šiukšliynė ieškoti stalo kojos. Sėkmės kelyje, ir pasilikite ramūs.