Biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu

Įvadas

Biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu nėra tik „atvežėm dėžes ir sudėliojom“. Tai reiškia, kad kažkas mato visą vaizdą: inventorizaciją, pakavimą, maršrutą, Vokietijos pastato taisykles, darbuotojų grafiką, IT įrangą, archyvus, kėdes, stalus, augalus, raktus, liftų rezervacijas. Aš tai mačiau ne vieną kartą – kartais viskas praeina gražiai, kartais kažkas pamiršta durų kodą ir pusė komandos laukia prie Frankfurto biuro. Komfortas čia reiškia ne prabangą, o ramybę, kai atsakomybė aiški.

DUK

Biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu: pasiruošimas ir realybė

Prieš kalbant apie mikroautobusus ir dėžes, reikia pasakyti paprastą dalyką: geras biuro perkraustymas prasideda nuo nepatogių klausimų. Kas iš tikrųjų važiuoja? Ką išmetame? Kas turi prieigą prie serverio? Kas žino, kuri spinta užrakinta? Jeigu pradedate tik nuo datos, be sąrašo, be atsakingų žmonių, tai jau rizika. Aš visada prašau bent minimalaus inventorizacijos sąrašo, nes be jo vėliau visi sako „maniau, kad tas žino“.

Ką reiškia biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu klientui?

Klientui tai reiškia, kad jis neturi bėgioti tarp pakavimo medžiagų, vairuotojo, pastato administratoriaus ir IT žmogaus. Mes sudėliojame grafiką, pažymime daiktus, sutariame, kas išmontuojama, kas pakuojama, kas vežama atskirai. Ne visada viskas būna kaip pagal filmą, bet chaosas turi būti valdomas. Jeigu kažkas pamiršta raktus, mes bent žinome, ką daryti. Komfortas yra tada, kai klientas mato progresą, o ne tik krūvą dėžių koridoriuje.

Kiek laiko reikia pasiruošti, kai planuojamas biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu?

Paprastam biurui iki 30 darbo vietų aš norėčiau matyti bent 3–4 savaites. Jeigu yra serverinė, archyvas, seifai, brangi įranga ar kelios Vokietijos lokacijos, geriau turėti 6–8 savaites. Žinau, kad klientai kartais pasakoja: „reikia rytoj“, ir mes bandome, bet tada komforto mažiau. Reikia žinoti pastatų taisykles Berlyne, Miunchene ar Hamburge, liftų laiką, parkavimo leidimus. Kuo mažiau laiko, tuo daugiau rankinio darbo ir nervų.

Ar reikia iš anksto žinoti visus daiktus?

Idealiai – taip. Realiai – ne visada, nes biurai gyvena savo gyvenimą. Kažkas atsineša papildomą monitorių, kažkur atsiranda senas spausdintuvas, archyvo dėžės stovi po stale. Bet pagrindiniai daiktai turi būti žinomi: stalai, kėdės, kompiuteriai, dokumentai, virtuvės įranga. Jeigu sąraše yra 20 kėdžių, o aikštelėje stovi 35, problema išlenda per vėlai. (pataisau: ne problema, o brangus siurprizas.) Todėl inventorių geriau daryti anksti.

Kas nutinka, jei komanda pamiršta pažymėti serverio spintą?

Tada prasideda tas nemalonus momentas, kur visi žiūri vieni į kitus. Serverių, NAS įrenginių, komutatorių ir laidų negalima vežti kaip paprastų kėdžių. Juos reikia išjungti, pažymėti, apsaugoti nuo drėgmės ir vežti atsakingai. Esu matęs, kad IT specialistas atvyksta tik po pietų, o krovinys jau išvažiavo į Kelno pusę. Todėl serverinė visada žymima raudonai, atskirai, su atsakingu žmogumi. Čia komfortas baigiasi, jei kas nors improvizuoja.

Ar galima perkraustyti biurą savaitgalį, kad niekas netrukdytų darbui?

Galima, tik savaitgalis Vokietijoje ne visada reiškia „tuščias pastatas“. Daug kur reikia iš anksto užsakyti liftą, krovininį įėjimą, apsaugą, kartais net leidimą stovėti sunkvežimiui. Jeigu biuras yra Miuncheno centre arba Hamburgo uosto zonoje, savaitgalis gali būti patogus, bet ne pigesnis. Darbuotojams reikia apmokėti papildomą darbą, o Vokietijos administracija ne visada atsako penktadienį 17 val. Todėl savaitgalį planuojame, bet ne kaip stebuklą.

Kiek kainuoja pirminis planavimas tokiam perkraustymui?

Jeigu kalbame apie normalų planavimą su apžiūra, sąmata, grafiku ir atsakomybių lentele, tai dažniausiai būna įskaičiuota į bendrą paslaugą. Jeigu reikia atskiro konsultanto, kelių vizitų, detalaus techninio plano, gali atsirasti 150–400 eurų mokestis. Mažiems biurams tai atrodo daug, bet vėliau sutaupo nervų. Blogiausia yra pigi sąmata be detalių – tada kiekvienas liftas, kiekviena dėžė ir kiekvienas laukimas tampa papildomu klausimu.

Biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu: daiktai, pakavimas, transportas

Čia daug kas galvoja, kad svarbiausia yra mikroautobusas. Ne, svarbiausia yra tvarka prie daiktų. Mikroautobusas gali būti geras, vairuotojas puikus, bet jeigu dokumentų spintos išardytos be nuotraukų, o stalčiai sumaišyti, komforto nebus. Mes žymime zonas, kambarius, stalus, kartais net konkrečius darbuotojus. Vokietijoje pastate dažnai nėra vietos „laikinai viską mesti“, todėl iškrovimas turi būti tikslus.

Kaip pakuojate baldus, kad jie neatvyktų į Vokietiją subraižyti?

Pirmiausia nuimamos kojelės, stalviršiai, stiklai ir laisvos dalys. Tada naudojame плėvelę, kampuočius, antklodes, kartais oro pagalves, jeigu baldas jautresnis. Pigūs vežėjai kartais tiesiog užmeta antklodę ir sako „bus gerai“, bet taip nebūna per 900 kilometrų. Ypač saugome blizgius paviršius, stiklines pertvaras, konferencijų stalus. Jeigu baldas senas, vis tiek pakuojame normaliai, nes klientui jis gali būti brangus.

Ar vežate archyvus ir senus dokumentus iki Vokietijos?

Vežame, tik čia reikia aiškumo. Dokumentai turi būti dėžėse, sunumeruoti, su sąrašu. Jeigu tai finansiniai dokumentai, sutartys ar asmens duomenys, geriau naudoti užplombuojamas dėžes arba papildomą atsakomybę. Esu matęs, kad archyvas keliauja be numeracijos, o Vokietijoje visi ieško „dėžės 14“, kuri kažkur dingo tarp Kauno ir Leipcigo. Tai ne komedija. Todėl archyvą tvarkome griežčiau negu kėdes.

Ar IT įrangą galima vežti kartu su baldais?

Techniškai galima, bet aš to nedaryčiau be atskiro plano. Monitoriai, dokai, klaviatūros, pelės, kompiuteriai ir laidai turi būti pakuojami atskirai. Serverius, diskus ir svarbius duomenų laikmenas geriau vežti atsakingas asmuo arba specialiai pažymėtas mikroautobusas. Kartais klientas sako, kad „nieko ten svarbaus“, o po dviejų dienų paaiškėja, kad ten buvo buhalterijos kompiuteris. Todėl IT visada išskiriame kaip rizikos zoną.

Ką daryti su kėdėmis ir stalais, kurie netelpa į vieną mikroautobusą?

Tada nedarome kvailystės ir nekišame visko jėga. 3,5 tonos mikroautobusas atrodo didelis, bet realiai telpa mažiau, negu žmonės mano. Jeigu yra 40 kėdžių, 20 stalų, spintos ir archyvas, reikia antro mikroautobuso arba didesnės transporto priemonės. Galiu pasakyti iš patirties: perkrautas automobilis yra rizika ir vairuotojui, ir baldams. Geriau iš anksto pasakyti „reikia dviejų reisų“ negu po to aiškintis, kodėl kėdės liko Vilniuje.

Ar reikia nuimti lentynas, pertvaras ir sieninius elementus?

Jeigu jie tvirtinami prie sienos, taip, dažniausiai reikia. Bet čia reikia žinoti, ar Vokietijos biure bus galima gręžti, ar pastatas to neleidžia. Kai kurie administraciniai pastatai Berlyne ar Diuseldorfe reikalauja techninio leidimo net paprastam lentynos montavimui. Mes galime pasiūlyti montuotojus, bet ne visada turime teisę kištis į pastato konstrukcijas. Todėl šitie klausimai sprendžiami prieš perkraustymą, ne tada, kai grąžtas jau rankoj.

Kaip žymite dėžes, kad Vokietijoje viskas greitai susidėtų?

Naudojame numeraciją, spalvas ir trumpus užrašus: „Buhalterija 01“, „IT 03“, „Archyvas A“. Ant durų Vokietijos biure dažnai klijuojame tokias pačias spalvas. Jeigu biuras didesnis, darome planą: kambarys 204 – mėlyna zona, konferencijų salė – geltona. Taip žmonės nemeta visko į vieną krūvą. Kartais klientas nori „tik paprastai pažymėkite“, bet paprastai vėliau reiškia chaosą.

Biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu: darbo tęstinumas ir patogumas

Komfortas reiškia, kad darbas nesustoja arba sustoja tik tiek, kiek tikrai reikia. Mes stengiamės perkelti pirmiausia tai, be ko negalima dirbti: kompiuterius, telefonus, pagrindinius dokumentus, konferencijų įrangą. Kai kuriais atvejais darome etapais: viena komanda išsikrauna, kita Vokietijoje jau stato. Ne visada pavyksta, ypač kai biuras mažas, bet planas B visada turi būti.

Ar darbuotojai gali dirbti perkraustymo dieną?

Gali, bet tik jeigu tai suplanuota. Jeigu tą dieną nešiojame stalus, dėžes ir kabelius, žmonės negali ramiai dirbti prie tų pačių stalų. Dažniausiai darome taip: penktadienį pakuojame asmenines darbo vietas, savaitgalį vežame, pirmadienį surenkame. Jeigu reikia dirbti tuo pačiu metu, skiriame saugias zonas. Bet meluoti nereikia – triukšmo, dulkių ir judėjimo bus.

Kaip apsaugote grindis ir sienas Vokietijos biure?

Naudojame grindų apsaugą, kampų apsaugą, antklodes ant turėklų ir kilimėlius prie įėjimų. Vokietijos pastatų administratoriai į tai žiūri griežtai. Jeigu paliekate įbrėžimą lifto durelėse arba įmušate kampą koridoriuje, tai gali kainuoti daugiau negu visas papildomas pakavimas. Esu matęs, kad dėl vieno neapsaugoto kampo klientas gavo sąskaitą vėliau. Todėl čia taupymas yra kvailas.

Ar padedate pastatyti stalus ir sujungti kompiuterius?

Padedame pastatyti stalus, kėdes, lentynas, paprastus baldus. Kompiuterių sujungimas priklauso nuo sutartos apimties. Jeigu tai paprasti monitoriai, dokai ir laidai, dažniausiai sutvarkome pagal žymes. Jeigu reikia konfigūruoti serverius, telefoniją ar saugumo sistemas, tai turi daryti IT specialistai. Mes galime padėti fiziškai, bet ne visada suprantame konkrečią įmonės sistemą. Čia geriau neapsimetinėti.

Kas atsakingas už raktus ir prieigos korteles?

Atsakomybė turi būti parašyta juodu ant balto. Mes galime priimti raktus, bet tik pagal perdavimo aktą: kas perdavė, kas priėmė, kiek raktų, kokios kortelės. Jeigu raktai dingsta, prasideda nemalonūs klausimai. Todėl geriau, kad kliento atsakingas žmogus būtų perkraustymo dieną abiejuose galuose. Vokietijoje pastatų apsauga kartais neleidžia palikti raktų vairuotojui. Tai nepatogu, bet realu.

Ar galite pernešti augalus ir biuro virtuvės daiktus?

Augalus pernešame, tik jie nėra lengvas krovinys. Žiemą reikia saugoti nuo šalčio, vasarą nuo karščio, o kai kurie vazonai bėra žemę visur. Virtuvės daiktus, kavos aparatą, šaldytuvą, indus taip pat vežame, bet kavos aparatas prieš kelionę turi būti išvalytas ir paruoštas. Nežinau šimtu procentų, ar konkretus modelis leis išleisti visą vandenį, todėl geriau klausti gamintojo arba biuro administratoriaus.

Ką daryti, jei lifto rezervacija Vokietijoje nepavyksta?

Tada perkraustymas gali virsti fizine treniruote. Jeigu biuras trečiame aukšte be krovininio lifto, reikia daugiau žmonių ir laiko. Kartais pastatas leidžia naudoti liftą tik nuo 18 val., o mikroautobusas jau atvažiavo 9 val. Tokios situacijos kainuoja papildomai, nes komanda laukia. Todėl lifto rezervacija yra ne formalumas, o vienas pagrindinių perkraustymo taškų. Be jos komforto nėra.

Ar atvežate laikinas darbo vietas, jeigu biuras dar nėra pilnai paruoštas?

Galime atvežti kelis stalus, kėdes, pradinius rinkinius, bet tai reikia tarti iš anksto. Laikinas darbo vietas dažniausiai naudoja įmonės, kurios keliasi etapais arba Vokietijos biuras dar nėra pilnai įrengtas. Reikia žinoti, kur jos stovės, kas jas surinks, kas pasirūpins elektra. Jeigu viskas paliekama „kaip nors“, gaunasi krūva baldų ir žmonės dirba nuo dėžių. Ne tai mes vadiname komfortu.

Biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu: kaina, garantijos ir rizikos

Kaina čia nėra tik „mikroautobusas Vilnius–Berlynas“. Į ją įeina žmonės, pakavimas, medžiagos, laikas, draudimas, planavimas, rizikos. Jeigu kas nors siūlo labai pigiai, aš visada klausiu, kas neįskaičiuota. Kartais neįskaičiuota beveik viskas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu kainuoja tiek, kiek kainuoja tvarkingas procesas, o ne tik ratai kelyje.

Kiek realiai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu?

Mažam biurui iki 10 darbo vietų galima matyti apie 1200–2500 eurų, jeigu daiktų nedaug ir viskas telpa į vieną reisą. Vidutiniam biurui iki 30 vietų dažnai būna 3000–7000 eurų. Jeigu reikia IT išjungimo, montavimo, kelių reisų, laikino saugojimo ar darbo naktį, kaina auga. Negaliu pasakyti tikslios sumos be sąrašo. Kas sako tikslią kainą telefonu be klausimų, greičiausiai kažko nežino.

Kas įeina į visiško komforto paketą?

Įeina planavimas, inventorizacija, pakavimo medžiagos, baldų išardymas ir surinkimas, žymėjimas, pakrovimas, transportas, iškrovimas, pagrindinis išdėstymas Vokietijoje. Dažnai įeina ir komunikacija su pastatų administratoriais. Ne visada įeina IT konfigūravimas, elektros darbai, profesionalus valymas ar dokumentų skenavimas. Jeigu klientas nori, galime pridėti, bet tada sąmata turi keistis. Komfortas nėra nematomas stebuklas, jis turi būti apibrėžtas.

Ar duodate vykdymo garantiją?

Duodame vykdymo garantiją kaip įsipareigojimą laikytis sutarto plano, bet ne kaip pažadą, kad pasaulyje niekas nesugrius. Gali būti eismas prie Frankfurto, sugedęs liftas, netikėtas dokumentų kiekis. Mes turime rezervą, atsarginį transportą, kontaktus ir procedūras. Jeigu kalbama apie griežtą datą, ji fiksuojama sutartyje. Bet jeigu klientas pats vėluoja su sprendimais, garantija tampa silpnesnė.

Ką daryti, jei vėluoja mikroautobusas prie Frankfurto?

Pirmiausia informuojame klientą, nes tylėjimas viską gadina. Tada žiūrime, ar komanda Vokietijoje gali pradėti nuo vidinių darbų: rinkti baldus, žymėti zonas, ruošti liftą. Jeigu vėlavimas didelis, keičiame grafiką ir perskirstome žmones. Kartais geriau atidėti iškrovimą dviem valandoms negu laikyti visą komandą prie uždarų durų. Eismas Vokiečijoje, ypač aplink didžiuosius miestus, kartais tiesiog nepasiduoda logikai.

Kokius dokumentus pasirašome prieš perkraustymą?

Dažniausiai pasirašome pasiūlymą arba sutartį, inventorizacijos sąrašą, atsakomybių lentelę, perdavimo aktą ir transporto dokumentus. Tarptautiniam vežimui gali būti CMR važtaraštis, nors ES viduje biuro daiktams tai ne visada atrodo taip pat kaip kroviniams. Jeigu yra brangi įranga, darome papildomą priedą. Dokumentai nėra biurokratija, jie yra apsauga abiem pusėm. Be popieriaus vėliau visi prisimena skirtingai.

Ar yra draudimas perkraustymo metu?

Yra transporto ir krovinio atsakomybės klausimai, bet reikia skaityti sąlygas. Ne viskas automatiškai apdrausta pilna verte. Jeigu vežate seną, bet labai vertingą dizaino stalą, apie tai reikia pasakyti iš anksto. Jeigu dokumentai dingsta dėl netvarkingos kliento numeracijos, draudimas čia nepadės magiškai. Mes galime pasiūlyti papildomą draudimą arba specialų vežimą. Bet be sąrašo ir vertės draudimas tampa miglotas.

Kaip suprasti, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu baigtas?

Baigtas jis tada, kai krovinys ne tik iškrautas, bet ir sudėliotas pagal zonas, baldai pastatyti, dėžės perduotos atsakingiems žmonėms, o likusios problemos užfiksuotos. Mes darome trumpą perdavimo patikrą: kas atvežta, kas laukia, kas sugadinta, kas dar turi būti sumontuota. Jeigu viskas tik iškrauta į koridorių, tai dar ne pabaiga. Komfortas baigiasi tada, kai klientas gali pradėti dirbti, o ne tada, kai mikroautobusas išvažiuoja.

Išvada

Biuro perkraustymas į Vokietiją su visišku komfortu pavyksta tada, kai detalės sutvarkytos prieš kelionę. Reikia žinoti daiktus, žmones, datas, pastatų taisykles, rizikas ir atsakomybes. Pigiausias variantas ne visada yra geriausias, ypač kai kalbama apie IT, archyvus ir darbo tęstinumą. Geras planas nenuima visų problemų, bet leidžia jas spręsti be panikos.