Biuro perkraustymas į Vokietiją su visais įrenginiais

Įvadas

Biuro perkraustymas į Vokietiją su visais įrenginiais atrodo paprastas: kompiuteriai, spausdintuvai, serveriai, baldai, virtuvė, gal dar kavos aparatas. Tik realiame gyvenime tas kavos aparatas kartais sveria kaip mažas šaldytuvas, o serverio kabeliai atrodo kaip voratinklis po audros. Todėl svarbu ne tik vežti, bet ir žinoti, kas yra kas, kaip tai išardyti, kaip apsaugoti ir kaip paleisti naujoje vietoje.

DUK

Įrenginių inventorizacija biuro perkraustymui į Vokietiją

Prieš kraunant reikia žinoti, ką turite. Ne „apie 30 kompiuterių“, o 28 monitoriai, 31 klaviatūra, 4 spausdintuvai, 2 serveriai, 1 kavos aparatas, kuris, pasirodo, irgi yra įrenginys. Inventorizacija atrodo nuobodi, bet ji sutaupo daug nervų.

Kaip pradėti įrenginių inventorizaciją?

Pradėkite nuo paprasto sąrašo: kambarys, daiktas, kiekis, būklė, atsakingas žmogus. Gerai, jei kiekvienas daiktas gauna numerį. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visais įrenginiais be inventorizacijos greitai virsta „kas matė mano monitorių?“. Aš esu matęs biurų, kur vienas skyrius turėjo 17 pelių, o kitas nė vienos.

Ar reikia fotografuoti įrenginius prieš perkraustymą?

Taip, ypač jei daiktai seni, brangūs arba jau turi įbrėžimų. Nuotraukos nėra nepasitikėjimas, tai draudimas nuo vėlesnių ginčų. Kartais užtenka bendrų nuotraukų ir detalių vaizdų. Jei po kelionės atsiranda įbrėžimas, bent žinote, ar jis buvo anksčiau, ar atsirado kelyje.

Kas atsakingas už įrenginių sąrašą?

Geriausia, kai klientas patvirtina sąrašą, o perkraustymo komanda jį papildomai tikrina pakrovimo metu. Vienas žmogus negali žinoti visko, ypač jei biuras didelis. Buvo atvejis, kai trūko vieno projektorius, o paaiškėjo, kad jis buvo konferencijų salėje ir niekas jo neįtraukė. Mažas daiktas, didelis skandalas.

Kaip žymėti kabelius ir laidus?

Kabelius reikia žymėti abiejuose galuose, ne tik viename. Geriausia naudoti lipdukus, numerių sistemą ir nuotraukas prieš atjungiant. Jei kabeliai painiojami, IT technikas naujame biure praleidžia ne 20 minučių, o pusę dienos. (Pataisa: kartais vis tiek reikia bandyti, bet bent jau mažiau keikiama.)

Ką daryti su įrenginiais be garantijos?

Senus įrenginius verta įvertinti: vežti, parduoti, išmesti ar palikti. Jei spausdintuvas jau penkis kartus taisytas, kelionė į Vokietiją gali būti paskutinis jo nuotykis. Kartais klientas nori vežti viską, nes „gal dar tiks“, bet realybėje sena technika užima vietą ir didina riziką.

IT įranga, serveriai ir spausdintuvai perkraustymo metu

IT dalis yra ta, kur klaidos greitai tampa brangios. Kompiuterį galima apvynioti, bet serverį, telefoniją, duomenų bazes ir spausdintuvų tinklą reikia planuoti atsargiai. Čia ne vieta improvizacijai „iš ausies“.

Kaip paruošti serverius kelionei į Vokietiją?

Serverius turi ruošti IT specialistai, ne perkraustymo darbuotojai. Reikia backupo, išjungimo procedūros, paleidimo plano, atsarginių kabelių ir aiškaus žinojimo, ar įrenginys gali gulėti, ar turi stovėti vertikaliai. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visais įrenginiais be IT plano yra kaip važiuoti į autobaną be žemėlapio.

Ar spausdintuvus galima vežti gulint?

Ne visi. Kai kurie spausdintuvai turi kasetes, dažų sistemas arba mechanizmus, kurie nepatinka gulėjimui. Reikia žiūrėti gamintojo rekomendacijas. Buvo situacija, kai spausdintuvas atvažiavo į Berlyną, bet pradėjo varyti dažus, nes nebuvo paruoštas transportavimui. Todėl „na, jis gi sunkus, vadinasi tvirtas“ nėra techninis argumentas.

Kaip apsaugoti monitorius?

Monitoriai turi būti supakuoti į dėžes arba specialias apsaugines medžiagas, ekranas apsaugotas nuo spaudimo. Negalima jų mesti tarp kėdžių kojų, net jei „tik iki mašinos“. Dažniausiai pažeidžiami kampai ir ekranai. Jei turite 40 monitorių, vienas sudužęs atrodo kaip smulkmena, kol kas nors paklausia, ar tai buvo garantinis įrenginys.

Ką daryti su telefonais ir konferencijų įranga?

Telefonus, konferencijų kameras, mikrofonus ir garsiakalbius reikia išimti, sunumeruoti ir atskirai supakuoti. Kabeliai – į mažas dėžutes pagal zoną. Jei viską sumesite į vieną dėžę, montavimo dieną bus labai linksma, tik ne jums. Ypač konferencijų salėse, kur visi nori skambėti aiškiai, o ne kaip iš šulinio.

Ar reikia išbandyti įrenginius prieš pakrovimą?

Idealu – taip. Bent kritinė įranga turi būti patikrinta prieš išvežant. Jei spausdintuvas neveikė jau sename biure, naujame jis stebuklų nedarys. Tai nepatogu pasakyti klientui, bet geriau prieš kelionę nei po to, kai visi kaltina vairuotoją. Sąžiningas fiksavimas sutaupo daug ginčų.

Kas montuoja IT įrangą naujame biure?

IT įrangą montuoja IT specialistai arba technikai, o perkraustymo komanda padeda fiziškai: atneša, pastato, prijungia pagal žymėjimą, jei tai suderinta. Negalima painioti atsakomybių. Jei technikas neatvyksta, sunkvežimis negali laukti visą dieną. Todėl grafikas turi būti suderintas iki valandos.

Baldai, virtuvė ir specialūs biuro įrenginiai

Baldai atrodo paprasti, kol pradedate juos nešti per siaurus Vokietijos koridorius. Virtuvės įranga atrodo miela, kol kas nors pamiršta ją išvalyti. Specialūs įrenginiai – seifai, stendai, demonstraciniai eksponatai – reikalauja atskiro plano.

Ar biuro baldus reikia išardyti?

Dažnai taip, ypač stalus, spinteles ir didelius konferencijų stalus. Išardyti baldai užima mažiau vietos ir mažiau daužosi. Bet reikia saugoti varžtus, kampuočius, instrukcijas. Mažas maišelis su varžtais kartais pradingsta dramatiškiau nei visas stalas. (Tiksliau – varžtų niekas neieško taip dramatiškai, bet be jų niekas nedirba.)

Kaip vežti kėdes?

Kėdes geriausia krauti specialiose dėžėse arba tvirtinti taip, kad nesubraižytų viena kitos. Ratukai gali palikti žymių ant baldų, o porankiai – ant sienų. Jei kėdės brangios, verta naudoti apsaugines plėveles. Pigiausias būdas ne visada pigiausias, nes po to tenka pirkti naujas kėdes arba taisytis sienas.

Ar galima vežti kavos aparatus?

Galima, bet prieš tai reikia išjungti, išvalyti, išleisti vandenį ir įsitikinti, ar gamintojas leidžia transportuoti. Kai kurie aparatai turi filtrus ar talpas, kurios kelyje gali pradėti bėgti. Buvo atvejis, kai kavos aparatas paliko pieno pėdsaką visame furgone. Smagu nebuvo niekam, ypač vairuotojui.

Kaip tvarkyti seifus ir sunkius įrenginius?

Seifai, sunkūs spausdintuvai, demonstraciniai stovai ar techninė įranga reikalauja svorio žinojimo ir tinkamos įrangos. Nešėjai nėra keltuvai, nors kartais klientai taip galvoja. Jei seifas sveria 300 kg, reikia žinoti prieš dieną, ne tada, kai jis stovi prie durų. Vokietijos pastatuose tai ypač svarbu.

Ką daryti su senais baldais?

Senus baldus galima vežti, parduoti, dovanoti, išmesti arba palikti sename biure. Jei jie važiuoja į Vokietiją, reikia žinoti, ar ten tikrai yra vietos. Kartais naujame biure jau yra baldai, o klientas vis tiek nori vežti senus „atsargai“. Tai veda prie sandėliavimo kaštų.

Kaip apsaugoti baldus nuo drėgmės?

Baldai turi būti apsaugoti plėvele, kampai – minkšta medžiaga, o dokumentai ar elektronikos dalys – atskirai. Jei transportas stovi lauke arba laukia iškrovimo, drėgmė gali padaryti daugiau žalos nei pati kelionė. Ypač mediniai baldai ir popieriniai archyvai nemėgsta staigmenų.

Montavimas, testavimas ir garantijos po perkraustymo

Atvežimas nėra pabaiga. Pabaiga yra tada, kai įranga stovi, veikia, žmonės žino, kur kas yra, ir niekas neieško varžtų po stalais. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visais įrenginiais baigiasi testavimu, ne iškrovimu.

Kaip testuoti įrenginius po atvykimo?

Testuoti reikia pagal sąrašą: kompiuteriai, monitoriai, spausdintuvai, telefonai, serveriai, konferencijų įranga. Geriausia, kai IT technikas turi patikros lapą. Jei laukiama pirmos darbo dienos ryto, rizika didelė. Geriau testuoti prieš tai, net jei tai reiškia papildomą vakarą.

Ką daryti, jei trūksta vieno įrenginio?

Pirmiausia tikrinamas inventorizacijos sąrašas, automobilis, senas biuras, sandėlis ir paskutinė iškrovimo vieta. Jei viskas žymėta, paieška trunka minutes. Jei ne – prasideda detektyvas. Aš visada sakau: numeracija nėra biurokratija, tai greičiausias būdas rasti daiktą.

Kas fiksuoja pažeidimus?

Pažeidimai fiksuojami iškart, su nuotraukomis, sąrašu ir abiejų pusių pastabomis. Negalima pasirašyti „viskas gerai“, jei matote sugadintą stalą, o tada po savaitės rašyti pretenziją. Tai neveikia normaliai. Sąžiningas fiksavimas apsaugo ir klientą, ir pervežėją.

Ar įrenginiai gali būti laikinai saugomi?

Taip, jei naujas biuras neparengtas arba dalis įrangos turi atvykti vėliau. Sandėliavimas turi būti saugus, sausas ir inventorizuotas. Kai kurie įrenginiai, pvz., serveriai ar dažų turintys spausdintuvai, nėra skirti ilgai stovėti bet kokiomis sąlygomis. Todėl sandėlis nėra tiesiog „kambariukas kažkur“.

Kaip suderinti technikų vizitus Vokietijoje?

Technikai turi būti suderinti su iškrovimu, leidimais pastate ir darbuotojų grafiku. Jei interneto tiekėjas ateina trečiadienį, o baldai atvežami ketvirtadienį, planas griūva. Reikia derinti ne tik datą, bet ir laiką, kontaktą, prieigą prie patalpų. Vokietijoje be kontakto asmens galite ilgai stovėti prie durų.

Koks minimalus planas vežant visus įrenginius?

Minimaliai reikia inventorizacijos, žymėjimo, IT plano, pakavimo plano, transporto tipo, iškrovimo grafiko, testavimo sąrašo ir atsakingų asmenų. Jei bent vienas punktas trūksta, kažkas vis tiek bus „sutvarkyta vietoje“. Gal ir bus, tik greičiausiai nervų kainuos daugiau.

Išvada

Biuro perkraustymas į Vokietiją su visais įrenginiais reikalauja tvarkos nuo pirmo sąrašo iki paskutinio testavimo. Įranga turi būti suskaičiuota, apsaugota, teisingai išjungta ir paleista naujoje vietoje. Čia taupymas ant žymėjimo ar IT plano dažniausiai grįžta brangiau nei pats perkraustymas.