Biuro perkraustymas į Vokietiją su visa transporto logistika: Praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo dėžių, kurios išsiskiria važiuojant, iki serverių, kurie dingsta neaiškiomis aplinkybėmis. Jeigu jums ką nors sakė, kad verslo perkėlimas užsienio yra paprastas „sėdži ir važiuok“, tai melagiai. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visa transporto logistika yra sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės ir tikslumo. Čia ne tik apie tai, kaip užkrauti baldus, bet ir kaip praslysti pro vokiškąją biurokratiją neprarandant nervų. Tiesiog drąsiai prisistatome pasakysiu, kad be gerų partnerių čia nieko nebus.

Pagrindiniai klausimai apie perkraustymo organizavimą

Kiek laiko užtrunka susitvarkyti su dokumentais?

Gerai, tai vienas labiau erzinančių dalykų. Jeigu turite viską paruošta, tai diena, du. Bet jeigu trūksta koks nors kvitas ar techninė pasą, gali užtrukti savaitę. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visa transporto logistika prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo popierių. Vokietai myli popierius. Būtinai patikrinkite, ar visi inventoriaus sąrašai sutampa su realybe, kitaip muitinėje gali būti nemaža stabdis.

Ar reikia iš anksto matuoti baldus?

Žinoma, jei nenorite, kad vokiški liftai būtų per maži. Turime nupirkti matuoklius, nors dažnai klientai siunčia tik nuotraukas iš telefono, kur nieko nesimato. Vieną kartą važiavome į Miuncheną ir turėjome versti didžiulę spintą pro laiptus, nes ji neįlipo į liftą. Taip pat, verta žinoti, ar įmonės patalpose yra erdvė sunkvežimiui priartėti, ar reikės mažesnės transporto priemonės.

Kas dėl tos pačios transporto logistikos – kas ją sudaro?

Tai ne tik vairuotojas ir vadas. Čia įeina maršruto planavimas, kuris nėra paprastas, kai yra draudžiamų valandų, Maut mokesčiai ir degalų kainos. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visa transporto logistika reiškia, kad mes pasirūpiname, kad kelyje niekas nepasiktų. Kartais tai reiškia, kad reikia iš anksto gauti leidimus važiuoti naktimis arba savaitgaliais, kas Vokietijoje yra griežtai reguliuojama.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti?

Taip, darome tai kasdien. Turime savo dėžių, burbuliukų ir įvairių medžiagų. Tiesą sakant, klientai dažnai bando taupyti ir pakuoja patys, bet po to gauna sugadintus kompiuterius. Mums patinka, kai tik pasakote „kraukite viską“, o mes atvykstame su savo komanda. Tai greičiau ir saugiau, ypač kai kalbame apie jautrią įrangą.

Ar galima daryti tai savaitgalį?

Galima, bet brangiau. Vokietijoje galioja draudimai važiuoti sunkvežimiais sekmadieniais ir švenčių dienomis, todėl reikia specialių leidimų. Jeigu norite, kad darbuotojai pirmadienį būtų savo vietose, turime pradėti darbus penktadienį arba šeštadienį, o tai reiškia viršvalandžius mūsų komandai. Planuokite tai iš anksto.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reikalas?

Ką tiksliai? Vien stalas ar visas sandėlis? Kainos svyruoja labai stipriai. Mažas biuras gali kainuoti kelis tūkstančius eurų, o didelis gamybos cechas – keliasdešimt. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visa transporto logistika turi savo kainą, kuri priklauso nuo tūrio ir atstumo. Jeigu einate į Berlyną, brangiau nei kažkur į provinciją, dėl didžiulių pravažiavimo mokesčių mieste.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jeigu tiksliai žinome, ką vežiame. Kai klientas sako „aš turiu maždaug 10 dėžių“, o prie jų prideda dar 50 neplanuotų, tada kaina kyla. Fiksuota kaina yra galima tik po to, kai mes atvykstame ir pamatome akimis. Kitu atveju tai tik apytikslis įvertinimas, kuris gali pasikeisti dieną prieš išvykimą.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja pigiau?

Paprasta. Jos neturi draudimo, jos samdo užsienio vairuotojus už mažiausią algą, arba joms tiesiog nešvaria sąžine. Esu matęs atvejų, kai krovinys dingdavo kelyje, o telefonai nebeatsiliepdavo. Mums brangu, nes mūsų vairuotojai yra lietuviai (arba patikimi partneriai), turime visus draudimus ir mes atsakome už savo darbą. Pigiau dažnai pasirodo esą brangiau.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Jeigu vokiečiai vėluoja su patalpų atidavimu arba raktų nebera, tai taip. Mūsų laikas taip pat kainuoja – vairuotojas negali stovėti nemokamai valandų prie ežero. Nors stengiamės būti supratingi, bet jei planuojate atidaryti biurą penktadienį, o raktų nėra iki pirmadienio, tai turėsite sumokėti šturmanavimo mokestį.

Kas įeina į kainą be paties važiavimo?

Įeina krovėjų darbas, pakavimo medžiagos (jei sutarta), draudimas ir visi mokesčiai keliais. Kartais klientai nustemba, kodėl sąskaitoje matome Maut mokesčius Vokietijoje – tai ne mūsų pelnas, tai mokesčiai valstybei už kelią. Turime būti skaidrūs, todėl visada išskaidome, ką už ką mokate.

Vokietijos specifika ir muitinės reikalai

Ar sunku praeiti vokiškąją muitinę?

Jeigu viską teisingai užpildote, tai ne. Bet jeigu bandysite slėpti kažką arba sugadinsite deklaraciją, tikėkitės problemų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visa transporto logistika be tinkamo dokumentavimo yra kaip žaisti ruletę. Vokietijos muitinė (Zoll) labai techniška, jie turi skenerius, kurie matuoja svorį net nebraižant. Geriau būti sąžiningas ir sumokėti mokesčius, jei reikia.

Kokius dokumentus reikia turėti su savimi?

Būtina transporto sutartis, detalus inventoriaus sąrašas su svoriais ir vertėmis, bei galiausiai CMR sąskaita faktūra. Jei vežate naują techniką, reikės pirkimo dokumentų, kad neįtartų prekybos. Be šių popierių sienos kirsime tik po ilgų paaiškinimų (ir tai ne visada). Visada darykite kopijas vairuotojui.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet griežtai nerekomenduoju. Muitinėje tai sukelia chaosą – jie nemėgsta maišyti verslo ir asmeninių daiktų. Vieną kartą turėjome atvejį, kai direktorius įmetė savo dviratį į sunkvežimį su biuro baldais, ir mes privalėjome atskirti šias siuntas prie pat sienos. Geriau tiesiog atskirai.

Kas vyksta, jei padarysiu klaidą dokumentuose?

Tada kelia užsidaro. Muitinės darbuotojai užrakina sunkvežimį iki kol viską nepataisysite. Tai gali trukti nuo valandos iki kelių dienų. Kartais suabejoju, ar verta taupyti ant teisininkų, kurie patikrina dokumentus prieš išvykimą, nes viena klaida gali atsieiti brangiau nei jų paslaugos. Geriau patikrinti du kartus.

Ar reikia mokėti PVM ar muito mokestį?

Jei tai įmonės perkėlimas viduje ES (t.y. atsiskaitymo mokestis netaikomas), tai dažniausiai ne. Bet turi būti tinkamas PVM mokėtojo kodas ir dokumentai, kad tai įrodytų. Jei vežate įrangą, kuri nebuvo nusipirkta legaliai arba trūksta PVM, tai vokiečiai labai greitai pareikalaus mokesčio. Buvo atvejų, kai klientai teisingai nespėjo paruošti Exoneration (išėmimo) dokumentų.

Ar reikia vokiško vertimo?

Žinoma, bent pagrindiniams dokumentams. Nors daugelis kalba angliškai, o kai kurie ir rusiškai, bet oficiali kalba yra vokiečių. Jei atvyksite su lietuvišku sąrašu be vertimo, gali būti problemų. Mes paprastai tai darome sav klientams, kad būtų ramiau. Taip pat, štai patarimas – nebandykite versti su Google Translate, kai kalba eina apie technines specifikacijas.

Technika, serveriai ir jautrūs daiktai

Kaip vežami serveriai?

Labai atsargiai. Mes turime specialias dėžes, kurios amortizuoja smūgius. Niekada nevežame statmenai, nebent tai yra specialiai pritaikytas šarvuotas kabinetą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visa transporto logistika ypač kritiškas, kai kalbame apie IT infrastruktūrą – jei sugadinate serverį, verslas sustoja. Paprastai patariame IT specialistams viską išjungti ir pažymėti kabelius, kitaip surinkimas vėliau bus košmaras.

Ar atsirkiate kompiuterius vėl vietose?

Galime, jei sutarta. Bet dažniausia IT komanda vyksta atskirai arba sutinka mus ten. Mūsų vairuotojai moka prijungti stalą ir kėdęs, bet ne visada sugeba konfigūruoti tinklus. Jeigu norite, kad po švenčių viskas veiktų, geriau, kad jūsų IT žmogus vadovautų tuo metu. Mes tik padėsime griežti varžtus.

Ką daryti su archyvais (popieriais)?

Popierius labai sunkus. Jei turite tūkstančius lapų, reikia labai stiprių dėžių, nes paprastos susprogo. Kartais patariame klientams susirasti vietinę sandėliavimo paslaugą Vokietijoje ir palikti senus dokumentus ten, o ne vežti juos į naują, brangų biurą centre. Taip sutaupote tiek vietos, tie pinigų.

Ar draudžiate juodąsias spalvas (LCD ekranus)?

Taip, drudžiame, bet ne visada. Yra rizika, kad ekranas sprogsta nuo vibracijos. Jeigu turite brangų vaizdo sistemų, geriau juos supakuoti į originalią pakuotę (jei jos dar liko). Mums dažnai tenka kliautis tik įprastomis medžiagomis, todėl sakykite mums iš anksto, jei turita tokių „keistų“ daiktų.

Kaip elgtis su saugumo spynomis ir raktais?

Susirinkite visus raktus į vieną dėžutę ir užkoduokite (parašykite kodą sau). Niekada nevekite spynų užrakintos, nes jei raktas dingsta kelyje, teks laužti. Buvo atvejis, kai klientas užrakino stalčius su svarbiais dokumentais o raktą paliko namuose Lietuvoje. Kelionė beveik baigėsi liūdnai.

Ar reikia išvalyti techniką prieš vežimą?

Būtina. Vieną kartą gavome įspėjimą, nes vežėme dulkių mėsę (kažką panašaus) vietoje kompiuterio. Vokiečiai labai švarūs. Niekada nevežkite indų su maisto liekanomis kartu su technika – tai ne tik higiena, bet ir vabzdžių rizika. Nenorite atvežti tarakonų į naują biurą Miunchene.

Nerealios situacijos ir patarimai

Kas daryti, jei vairuotojas nusiplečia kelyje?

Tai regėjau. Skambinkite mums nedelsiant. Mes turime draudžiamąją pagalbą (assistance), kuri ateis pakeisti ratą arba tempti. Nenuokankite vairuotojo, jis ir taip stresuje. Pagrindas yra tai, kad jei lūžta sunkvežimis, mes tada organizuojame pervežimą kita mašina, nors tai kainuoja papildomai ir užtrunka.

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Galima, bet tai brangu. Jeigu staiga nuspręsite, kad reikia užsukti į dar vieną miestą, kurio nebuvo planuose, vairuotojo darbo valandos didėja. Kelyje keisti reikia tik labai svarbių priežasčių. O dabar (susidarau, sakau blogai), kai sakau „keisti“, nerašiu „pakeisti ratus“, o maršruto punktus. Planuokite iš anksto, kad nereikėtų mokėti dvigubai.

Ką daryti, jei naujasis biuras dar nepasiruošęs?

Tai dažna problema. Klientai spaudžia statybininkus, bet tie vėluoja. Tada mums tenka laukti arba vežti į sandėlį laikinai. Jeigu žinote, kad darbai vėluoja, pasirūpinkite sandėliuku iš anksto. Geriau padaryti vieną papildomą stopą, nei stovėti prieš uždarytas duris šimtus kilometrų nuo namų.

Ar jūsų vairuotojai gerai elgiasi su vokiečiais?

Dažniausiai taip. Mūsų vyrai mūsų, kalbame lietuviškai, žinome protokolus. Kartais, kai kurie vairuotojai gali būti šiek tiek griežtesni, jei vokiečiai bando mums komanduoti. Bet stengiamės išlikti profesionalūs. Svarbiausia, kad jie nekeltų bėdų vietinei policijai. (Čia vienas smulkus netikslumas – ne visada vairuotojai mūsų, kartais samdomi partneriai, bet tikriname juos labai gerai).

Ar verta vežti senus baldus, ar geriau nusipirkti naujus?

Žiūrėkite, kainos Vokietijoje aukštos. Jei baldai geri ir lietuviški (kieta medis), tai verčiau vežti. Jei tai kai kurios „Ikea“ kramtuklės, kuri jau du kartus pervaryta, palikkite. Kaina už tokių baldų pervežimą gali viršyti jų vertę. Sėkmės, jeigu reikės juos išmesti ten – atliekos mokestis Vokietijoje siaubingas.

Kaip susitvarkyti su šiukšlėmis po išsikraustymo?

Mes ne šiukšliavežiai. Mes iškrauname, bet šiukšles paliekame jums (arba numatome tai plane). Vokietijoje būna griežtos taisyklės dėl atliekų rūšiavimo. Negalima tiesiog visko mesti į vieną krūvą. Patariame pasirūpinti konteineriais iš anksto, kitaip sužinosite, kas yra „Mülltrennung“ (atliekų skyrimas).

Ar reikia kažką žinoti apie vokiškus poilsio laikus?

Taip, vairuotojai turi būti laikomi. Negalima varyti juos 10 valandų be sustojimo, o Vokietijoje daug vietų, kur negalima sustoti. Ir dar dalykas – sekmadieniais draudžiama vežti krovinius (su išimtimis). Reikia planuoti taip, kad neužstrigtumėte sekmadienį viduryje kelio be galimybės pajudėti.

Kokį patarimą duotumėte paskutiniu momentu?

Nebijokite klausti. Leiskite mums daryti mūsų darbą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visa transporto logistika yra mūsų duona, o ne jūsų. Dažniausia problemos kyla dėl to, kad klientai bando per daug kontroliuoti procesus, kuriuos nemėgsta. Atsipalaiduokite, pasitarkite su mūsų vadovu vietosje, ir viskas gerai pasibaigs.

Išvada

Viskas pasirodo daug papraščiau, kai turi galią partnerį šalia. Nors aš esu matęs viską – nuo sudegusių sankabų iki dingusių dėžių, tikra biuro perkraustymas į Vokietiją su visa transporto logistika su mumis gali būti net ramu. Svarbiausia yra nepamiršti, kad tai komandinis darbas, o ne vieno žmogaus kova. Jeigu viską suplanuojame protingai, jūsų įmonė dirbs Vokietijoje jau po kelių dienų be jokios galvos skausmo.