Biuro perkraustymas į Vokietiją su visa technologine įranga: vadovas pragmatikams

Sveiki, taigi vėl susirinkome šitoje situacijoje. Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – niekada nėra taip pat kaip ankstesnį kartą. Ypač kai kalbame apie biuro perkraustymą į Vokietiją su visa technologine įranga. Tai nėra tiesiog baldų užmetimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau. Čia su kiekvienu kilometru auga rizika, nes serveriai, kompiuteriai ir visa kita brangi „geležė“ nemėgsta šokirų. Vokietija yra specifiska šalis su savo taisyklėmis, kurias reikia žinoti, kitaip galite likti be įrangos pasienyje arba gauti baudas, kurių neįsivaizdavote. Rašau šitą tekstą ne kaip mokslininkas, o kaip vyras, kuris mačiau viską – nuo sulūžusių kėdžių iki dingusių serverių.

Kas ten su dokumentais ir sąskaitomis?

Kiek laiko užtrunka visa procedūra nuo pasirašymo iki išvežimo?

Sunku pasakyti tiksliai, nes viskas priklauso nuo to, kiek esate pasiruošę. Jei turite visus sąrašus paruoštus ir biuro perkraustymas į Vokietiją su visa technologine įranga yra suplanuotas iš anksto, tai galiu užtikrintai sakyti – pora savaičių užtenka. Bet dažniausiai būna taip, kad klientai susimąsto paskutinę minutę, tada reikia skubėti su muitinės deklaracijomis, o tai prailgina procesą. Geriau derėkitės mažiausiai mėnesį iki renginio, kad išvengtumėte streso.

Ar mums reikės specialių draudimo polisų technikai?

Absoliučiai taip. Negalima vežti tūkstančių eurų vertės serverių be papildomo draudimo, kuris dengtų transportavimo rizikas. Įprastas krovinių draudimas dažnai net neapima jautriosios elektronikos, jei ji blogai supakuota. Pats mačiau situaciją, kai firma taupytojo ir vėliau verkdama skambino dėl 50 tūkstančių žalos. Geriau užsidėkite „viskas rizikuojama“ (all risks) polisį, tai nepadidins kainos žymiai, bet padės miegoti ramiau.

Ką daryti, jei pasienio pareigūnai užklaus apie įrangą?

Nepanikuokite, bet būkite pasiruošę parodyti pirkimo sąskaitas. Vokietijos muitinė yra griežta, jei mato, kad vežate naudotus kompiuterius, gali įtarti, kad tai prekyba. Jeigu tai yra biuro perkraustymas į Vokietiją su visa technologine įranga, turi turėti EX-1 dokumentą arba bent jau TIR knygelę, jei važiuojate pilnu režimu. Kartais užklausa apie serijinius numerius – tai juos reikia turėti užrašytus lentelėje.

Ar reikia mokėti PVM perkeliant įrangą į kitą ES šalį?

Čia yra įdomi vieta. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir perkelite savo nuosavybę į filialą Vokietijoje, tai dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas, jeigu pateikiate teisingą intrakomuninacinės prekybos ataskaitą. Bet jei nežinote tikslių nuostatų (aš pats kartais juos užmirštu, tiek jų pasikeitė), geriau pasikonsultuokite su buhalteriu. Neigiama PVM deklaracija yra būtina, kitaip vokietis gali reikalauti sumokėti 19 proc. vietinio PVM.

Ar galite padėti su inventoriumi?

Žinoma, padarysime, bet jūs turite tai padaryti pirmiausia. Mes nežinome, kas yra tame dėžėje, jei jūs neparašėte. Tarkime, dėžė Nr. 15 – „Monitoriai Dell, 4 vnt.“. Be to, kai vyksta biuro perkraustymas į Vokietiją su visa technologine įranga, inventorius yra pagrindinis dokumentas drąsoms atidaryti. Be jo, jei dingsta kažkas smulkaus, niekas nieko nepastebės. Užrašyk viską, net kabelius, jei jie brangūs.

Kaip susidėti šlamštą (technika)?

Ar galima įrangą vežti įprastose dėžėse?

Galima, jei norite rizikuoti. Gamintojų dėžės tinka, jei jos dar naujos ir tvirtos, bet jei jas jau išmetėte, teks naudoti profesionalias krovinių dėžes. Ypač serveriai – jie turi būti uždaryti antivracinėmis medžiagomis arba putomis. Vienas klientas taip pasidarė, sudėjo serverius į paprastas dėžės su popieriumi (galvojau, kad jis juos išvis neveš, taip atrodė), ir važiuodant per kelius viskas sugriuvo.

Ką daryti su dideliais serveriais?

Dideli serveriai reikalauja specialaus įrėminimo. Negali tiesiog pastatyti juos ant grindų sunkvežimio, nes variklio vibracija juos sugadins. Reikia paletės, pritvirtinti juos juostomis, o viršuje uždengti plėvele. Be to, kai atvykstate į Vokietiją, ten dažnai reikalauja, kad krovinys būtų aptvertas sijomis, o ne tik užjuostas rūbais.

Ar reikia išjungti viską prieš pakavimą?

Būtina. Ne taip, kad sudegtų, bet todėl, kad kietieji diskai gali nukristi smūgio metu. Yra tokia technologija, kad diskos galva nusileidžia į aikštelę, kai maitinimas atjungiamas. Jei paliksite įjungtą, vibracija galinti sukelti „head crash“, o tai reiškia, kad duomenys dingsta amžinai. Užtikrinkit, kad IT žmogus viską išjungia prieš mūsų atvykimą.

Kaip supakuoti monitorius, kad jie nesužalotų?

Monitoriai yra labai trapūs, ypač LCD arba LED ekranai. Geriausia naudoti putų plastiką ant ekrano ir tvirtą kartoną. Rekomenduoju sudėti juos stačiai, ne vienas ant kito, o greta. Pats mačiau, kaip viena įmonė padėjo vieną ant kito be tarpinio, ir apatinio ekranas paplyšo nuo svorio. Gaila, tai buvo brangūs 27 colių modeliai.

Ar imate ir susidedate kabelius?

Imame, jei jie yra surišti ir pažymėti. Jei mes tiesiog įmesime maišelį su šimtu kabelių, jums užtruks savaitę juos atsekti. Geriausia kiekvieną kabelį užrašyti lipduku, pvz., „PC 1 – monitorius“. Taip bus daug paprasčiau viską susimontuoti naujame biure Miunchene ar Berlyne. O jei pamiršite užrašyti... na, tada bus smagu ieškoti, kuris nuo spausdintuvo.

Ką daryti su smulkiomis detalėmis (pelės, klaviatūros)?

Jos turi eiti į mažas dėžutes, o po to tą dėžutę į didesnę. Negalima jų mesti tiesiai į didelę dėžę, nes jos susigrauž. Kai atliekame biuro perkraustymas į Vokietiją su visa technologine įranga, stengiamės sugrupuoti visas smulkmenas pagal stalus. Stalas Nr. 1 – viskas į dėžę Nr. 1. Taip sutaupote valandas darbo.

Ar reikia išimti spausdintuvų kasetes?

Taip, būtina. Toneris yra skystas (iš tikrųjų milteliai, bet jie pasibraižo), jei dėžė apsiverčia, jis nudažys viską viduje, net ir serverius, jei stovės šalia. Vieną kartą teko valyti visą sunkvežimį nuo juodo tonerio – tai košmaras. Išimkite kasetes ir uždarykite jas į maišelius.

Kelias ir Vokietijos realijos

Kiek laiko užtrunka nuvežti viską į Vokietiją?

Priklauso nuo vietos. į Berlyną ar Hamburgą važiuojame vieną dieną, jei išvažiuojame anksti ryte. Bet jei reikia važiuoti gilyn į Bavariją, gali užtrukti ilgiau. Taip pat reikia atsižvelgti į vairuotojų poilsio laiką. Negalima važiuoti 12 valandų be sustojimo, tai yra nelegalu. Taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją su visa technologine įranga trunka vidutiniškai 24-48 valandas nuo pakrovimo iki išpakavimo.

Ar sunkvežimis gali važiuoti bet kuriuo keliu Vokietijoje?

Ne. Yra daug apribojimų, ypač miestuose ir ekologinėse zonose (Umweltzone). Jei jūsų sunkvežimis neatitinka Euro 6 standarto, jis negali važiuoti į daugelį miestų centrų. Be to, kai kur yra vietų, kur sunkvežimis negali pasukti (nepavykęs pasukimas gali kainuoti šimtus eurų). Reikia tikslaus adreso ir maršruto plano.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai retas atvejis, nes technika prižiūrėta, bet jei įvyksta gedimas, mes kviečiame pagalbą vietiniuose servisuose. Vokietijoje tai veikia efektyviau, bet gali užtrukti valandą ar dvi. svarbu, kad krovinys būtų apsaugotas. Ir žinoma, mes jums pranešime iš karto. Nebijokit, mes sugebėsime išspręsti.

Ar galima užsisakyti išpakavimą ir montavimą vienu metu?

Taip, tai yra geriausias variantas. Mes atvežame, iškrauname, ir jei turime komandą, galime padėti viską pastatyti ant savo vietų. Bet tai reikalauja, kad biure jau būtų paruošti vietos – žinotumėte, kur stovės stalai. Ką mes darysime su serverių spinta, jei dar nėra padarytas grindinis kabelis? Niekko.

Kaip elgtis su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai didžiausia galva. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėti (Straßenbenutzungserlaubnis) arba rasti privatų kiemą. Jei sustojote neteisingai, gali atvykti vilkikas ir nuvežti jūsų sunkvežimį su visais jūsų kompiuteriais. Tai ne juokas. Pasirūpinkite vieta iš anksto, kitaip mums teks laukti gatvėje su varikliu įjungtu.

Ar reikia vokiškų etikečių ant dėžių?

Ne būtinai, jei ten yra lotyniškos raidės, bet geriau, jei ant didelių dėžių būtų parašyta „Vorsicht – zerbrechlich“ (atsargiai, trapu). Vokiečiai tai vertina. Jei mato, kad rūpinatės savo daiktais, jie elgiasi geriau. O jei matyvos tik lietuviškos raidės... ką bebūtų, viskas gerai, bet pagarbos daugiau.

Pinigai ir legalūs dalykai

Kodėl kaina gali pasikeisti paskutinę minutę?

Dėl kuro, dėl užtvarų, dėl papildomų paslaugų. Jei paskutinę minutę pasakote: „O, dar reikia nuvežti šį sofa iš namų“, tai natūralu, kad kaina pasikeis. Arba jei Vokietijoje reikia nuomauti kėlė (kraną), nes nėra lifto – tai papildomi 300-500 eurų. Stengiamės įkainoti viską iš anksto, bet gyvenimas yra neprognozuojamas.

Kas nutinka su atliekomis (pakavimo medžiagomis)?

Mes galime jas pasiimti atgal, jei susitariame, arba jas paliekame jums ten. Vokietijoje labai griežta atliekų rūšiavimo tvarka, tad negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Paprastai klijų pistoletus ir plėvelę mes imaime su savimi, o kartoną galite palikti „Papiercontainer“ netoli biuro, jei toks yra.

Ar imate mokestį už sunkų kėlimą (pvz., 4 aukštas be lifto)?

Taip, tai yra fizinis darbas. Jei vairuotojas vienas turi nešti 30 kg dėžes 4 aukštus pėsčias, tai jam reikalingi papildomi žmonės. Tada samdome vietinius krovikus. Tai nėra pigu, bet sveikata brangiau. Nesiūlykite mums tai daryti už picą, to nedarysime.

Ar galima apmokėti atvykus į vietą?

Geriau būtų iš anksto arba per sąskaitą-faktūrą su atidėjimu. Vokietijoje vairuotojai retai kur turi grynųjų pinigų tokiomis sumomis, o kortelės terminalas gali neveikti (su ryšiu ten dažnai būna problemų požemiuose). Patogiausiai yra pavedimu prieš važiuojant.

Ar yra kažkokių slaptų mokesčių Vokietijoje?

Nėra slaptų, bet yra nematomų. Pavyzdžiui, mokesčiai už užterštą orą (vokietiškai: Maut) keliais. Jie mūsų ne, bet įeina į sąskaitą. Arba baudos už greitį – jei mūsų vairuotojas padarys klaidą, mums ją tenka mokėti. Todėl važiuojame saugiai.

Kaip apskaičiuojate kainą už biuro perkraustymą?

Kaina priklauso nuo tūrio kubiniais metrais (m³) ir atstumo. Taip pat svarbu, ar reikia pakavimo medžiagų. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją su visa technologine įranga reikalauja specialios priežiūros, tai įkainojama kaip „jautrus krovinys“. Paprastai tai yra fiksuota kaina, kurią sutariame po apžiūros.

Ar duodate garantiją, kad niekas nesužalos?

Duodame garantiją, kad dirbsime pagal visas normas. Bet jei dėžėje yra parašyta „stiklas“, o viduje yra sunkus akmuo, ir ji nukrenta – mes neatsakome. Viskas priklauso nuo to, kaip tiksliai parengėte krovinių sąrašą ir kaip mes jį supakavome. Jei pakavimą darome mes – mes atsakome.

Ką daryti, jei naujame biure dar nėra elektros instaliacijos?

Tada turite problemą. Mes negalime įjungti serverių be elektros. Galime juos palikti pakuotėse, bet tai nėra gerai, jei ten drėgme. Užtikrinkite, kad elektros ir internetas bus pasiruošę mūsų atvykimo dienai. Vokiečai tiksliai laikosi grafikų, jei jums pasakė „elektra bus 8:00“, tai ji bus 8:00.

Ar galite gabenti ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Galime, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Negalima maišyti įmonės turtu su darbuotojo drabužiais. Vokiečių muitinė to nemėgsta. Darbuotojas turi turėti savo mažą dėžutę su savo daiktais, parašytą jo pavardės. Tai nepadidins kainos žymiai, jei tų dėžių nėra daug.

Ar reikia vokiečiško kalbos žinojumo?

Mums, pervežėjams, taip, mes kalbame bent jau truputį. Jums, kaip klientui, nebūtina, jei viską sutvarkome mes. Bet jei įvyka incidentas su policija arba su savininku pastato, kurį remontuojate, geriau turėti ką nors, kas suprastų vokiškai. Galiu pavaduoti, bet aš ne visada galiu būti šalia.

Pabaigos ir išvados

Kas nutinka, jei vėluojame su išvykimu iš Lietuvos?

Tada vėluojame ir su atvykimu į Vokietiją. Jei ten jūsų laukia montuotojai, jie gali būti nepatenkinti. Geriau pradėti kelti anksčiau. Nėra nieko blogiau nei vairuotojui, kuris spaudžiasi, kadangi spėtų į paskutinį keltą. Saugumas pirmiausia.

Ar verta rinktis pigų pervežėją？

Nebūtinai. Pigus dažnai reiškia, kad jis neturi draudimo arba vairuoja seną sunkvežimį, kuris gali sugesti. Jūs perkrate brangią įrangą. Ar tikrai norite ją patikėti žmogui, kuris siūlo kainą, per pus mažesnę nei rinka? Pasakyčiau, kad čia tikrai neverta. Geriau sumokėti daugiau, bet būti ramiam.

Kaip susisiekti su jumis, jei kelyje iškyla problema?

Visada turiu telefoną įjungtą. Nors kartais signalas Vokietijos miškuose būna prastas, ačiu. Bet ačiu, dabar ryšys jau gerokai pagerėjo. Skambinkite tiesiai man, arba dispečeriui. Mes turime GPS sekimą, taipogi žinome, kur yra sunkvežimis bet kurią minute.

Ar galite padėti su vokiškais adresų lapeliais?

Žinoma, parašome ant dėžių ne tik „Stalas“, bet ir „Zimmer 204“ (Kambarys 204). Tai labai pagreitina iškrovimą, kai atvykstame į didelį biurą su daug aukštų. Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl jiems labai patinka, kai viskas atkeliauja įtasakyta.

Ar galima susitikti prieš perkraustymą aptarti detales?

Būtina. Negaliu tai padaryti per telefoną, jei matau, kad ten yra daug sudėtingos technikos. Atvažiuoju į jūsų biurą, pažiūriu, ką reikės vežti, ir tada duodu tikslų įkainio. Tai padeda išvengti nep malonių staigmenų vėliau.

Ką daryti su sena technika, kurią nebebevežiame?

Galinu padėti surasti vietą, kur ją išvežti, arba nuvežti į šrotą Vokietijoje (ten taisyklės griežtesnės). Bet geriau tai padaryti iš anksto. Nenaudingų dalykų vežimas per pusę Europos nėra labai protingas dalykas, juk kuras nebe pigu.

Galutinis žodis – kuo reikia pasirūpinti svarbiausia?

Viskas susitraukia į vieną – komunikaciją. Jei pasakykite mums viską, ką matote, mes padarysime darbą gerai. Jei paslėpsite ką nors, tada gali kilti nesklandumų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su visa technologine įranga yra sudėtingas procesas, bet su patirtimi jis tampa rutina.

Taigi, trumpai tariant – pasirūpinkite dokumentais, draudimu ir vieta kitoje pusėje. Likusią dalį padarysime mes. Tikiuosi, viskas su šypsenomis nueis, o ne su baudomis.