Biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema: kaip išgyventi be širdies smūgio

Sveiki, va dvidešimt metų šliaužiuju po šias kelių trasas ir bandau susitvarkyti su krovinių chaosu. Esu matęs viską – nuo padegtų furgonų iki dingusių konteinerių, todėl žinau, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema tai nėra tik gražūs žodžiai iš reklamos brošiūros, o vienintelis būdas išlikti sveikam. Kai įmonė nusprendžia keltis į Berlyną ar Miuncheną, visada prasideda panika, nes niekas nežino, kur dėti tuos visus kompiuterius ir failus. Gyvenime viskas būna kitaip nei idealiais planuose, todėl štai jums mano nešlifuotas, bet tikras žinynas, kaip tai iš tikrųjų veikia, be jokio "turinio marketingo" uždangos.

Kas tas "vieningas" ir kodėl visi tai kalba?

Ką tas "vieninga logistikos sistema" išvis reiškia paprastomis kalbomis?

Dažnai klientai klausia, ką aš čia vėl išradau su tais savo terminais. Vieninga sistema reiškia, kad viskas – nuo dėžių užsakymo iki galutinio iškrovimo Vokietijoje – valdoma vieno žmogaus arba vienos sistemos, o ne sumanyta iš gabalų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema užtikrina, kad jūsų personalo vadybininkas nebegalvos, kur dingo stalas, nes viską matys ekrane. Be to, tai leidžia išvengti situacijų, kai viena firma veža įrangą, kita baldus, o trečia nežino, kur reikia važiuoti. Visi suprantama, kad chaosas brangiai kainuoja.

Ar verta šypsotis iš tokių sistemų ar tai tik pridėtinė vertė?

Žinau, žinau, pirmiausia visiems kainuoja. Bet tarkime taip – jei pas jus viskas suka viename rate, tuomet biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema taps pigesnis nei samdyti atskirus vežėjus. Turėjau atvejį, kai viena firma įvežė spintas, o raktai liko Vilniuje. Tas nakties reisas su atgaline kelione uždirbo tiek, kad galėjome nusipirkti mažą autobilį. Sistema užtikrina, kad tokios kvailos klaidos būtų išvengtos automatiškai.

Kuo skiriasi nuo paprasto "vežame viską" pasiūlymo?

Skirtumas tas, kad paprastas vežėjas tik meta daiktus į kėbulą. O jei kalbame apie biuro perkraustymą į Vokietiją su vieninga logistika, tai mes žinome, kiek svorio vienas stalas turi, kur jis turi stovėti sandėlyje ir kada jį reikia iškrauti. Tai ne tik fizinis pervežimas, tai informacijos valdymas. Be to, dažnai įeina ir draudimas, kuris ne visada įtrauktas į "pigius" pasiūlymus.

Vokietijos specifika – kodėl ten viskas taip sudėtinga?

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų, kai važiuojama į Vokietiją?

Vokietija yra Vokietija. Ji mėgsta popierius. Jei trūksta nors vieno lapelio, gali būti, kad sulaikysite kraują pasienyje. Biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema pagal numatytas taisykles turėtų apimti ir visus tuos Ex-1 dokumentus, prekių deklaracijas ir kitus dalykus, kuriuos jūs nenorite skaityti. Vieni tik tie muitinės reikalavimai sukelia nemigą, todėl geriau, kai tai darba žmogus, kuris žino, kur spaudži ant to formos.

Kas tas Umgeldas ir kodėl man reikia jį mokėti?

Tai tas nematomas mokesčias už tai, kad Vokietijoje apsigyvenate. Jei įvežate turtą, kuris bus naudojamas Vokietijoje (o ne tiesiog tranzitu), jums gali tekti mokėti šį mokestį. Dabar kainos keičiasi (nesu tikras, ar tikrai 1.3 proc., ar jau pakito, reikia patikrinti), bet jis tikrai egzistuoja. Jei sistemą tvarko profesionalai, jie jums paskaičiuos tą sumą iš karto, kad jums nereikėtų stovėti prie banko kasos su pyktiu veidu.

Ar vokiški draudimai skiriasi nuo mūsų?

Skiriasi, ir dar kaip. Jų civilinė atsakomybė yra didesnė, o baudos už pažeidimus gali padaryti didelę įtaką jūsų biudžetui. Mūsų praktikoje biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema visada įtraukia vietinio draudžiotojo patikrinimą. Kartais mūsiškiai draudikai nesugeba apskaičiuoti rizikos ten, kur kelias eina per kalnus arba kur yra didelė eismo intensyvumas.

Ką daryti, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai reali problema. Tiesioginiai pervežėjai kartais pasamdo žmones iš trečiųjų šalių, kurie kalba tik rusiškai arba angliškai. Vokiškame kelyje tai gali būti bėda, jei reikia susisiekti su policija ar techninės pagalbos komanda. Mūsų atveju visada stengiamės siųsti tuos, kurie bent jau supranta pagrindinius žodžius, arba turime vertėją linijoje.

Techninė pusė – kaip neišsibarstyti technikai?

Kaip supakuoti serverius, kad jie neatsitrenktų?

Serveriai yra jautrūs kaip kūdikiai. Reikia specialių dėžių, putų, o geriausia – originalios pakuotės. Kartais klientai sako: "gal paprasčiau į šiaudą suvynioti?" – ne, negalima. Biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema numato, kad techniką žymi specialiomis etiketėmis "FRAGILE" ir dedama į viršų, o ne po tūkstančio kilogramų svorio spintomis.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius prieš kelionę?

Būtina. Ne tik todėl, kad jie gali įšilti, bet ir dėl duomenų saugumo. Važiuojant per baduotas vokiškas kalnelius, vibracija gali sugadinti standųjį diską, jei jis suksis. Taip pat, jei įvyksi avarija, įjungtas įrenginys gali užsidegti. Mes visada reikalaujame, kad vadybininkai patikrintų, ar viskas išjungta, prieš įkeliant į furgoną.

Kaip sekti, kur mano daiktai yra realiu laiku?

Štai čia ta vieninga sistema pasirodo savo grožiu. Turite numerį, įvedate į programėlę ir matyte, kur jūsų krovinių mašina šiuo metu stovi. Buvau atveju, kai mašina stovėjo tiesiai pas Robeqną užkandžiuodama dešrelę, o klientas manęs klausinėjo, kodėl nejudi. Taip jums nereikia spėlioti, ar vairuotojas jau perėjo sieną, ar dar geria kavą.

Kas dėl tinklelių ir laidų? Jie visada pasimeta?

Laidai – tai didžiausias biuro perkraustymo priešas. Jie susipainioja kaip auskarių dėžutėje. Jei neatpažįstate kabelių, juos reikia pažymėti. Rekomenduoju daryti nuotraukas prieš išmontavimą. Viena klientė išsiuntė mums tuos laidus atgal į Lietuvą, nes negalėjo surasti, kaip prijungti printerį. (Nors buvo paprastas USB, bet kas aš tą žinau).

Kaina ir laikas – ką tikėtis iš savo piniginės?

Kiek trunkas toks ilgas reisas į Vokietiją?

Paprastai tai dvi dienos, jei važiuojame į vakarinę dalį. Bet jei tenkas stambus biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema, kur reikia iškelti penkis aukštus, tai gali užtrukti ir tris, ir keturias dienas. Reikia prisiminti apie vairuotojų poilsio laiką – jie negali važiuoti 24 valandas kaip Formos-1 lenktynininkai. Vokietijoje dar gali būti eismą stabdantys darbai, kurių ten netiesiog daug.

Ar kaina gali pasikeisti kelionės metu?

Gali. Ir tai ne aš čiupti noriu. Jei sulaikys jus muitinė, jei reikės samdyti keltą (jei važiuojate į šiaurę), arba jei pasikeiks kuro kaina (ir kaip mes visi žinom, kuro kaina šoka kaip ožys), galutinis sąskaitos gali skirtis. Mes stengiamės įkainoti fiksuotai, bet "force majeure" visada įtraukiamas į sutartį.

Kas pigiau – vežti visą biurą iš karto ar dalimis?

Kad ir keista skambėtų, pilnas biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema dažniausiai išeina pigiau. Kodėl? Nes išsisaugote keliones ir vairuotojo laiką. Jei vežiate po trupdelį, mokate už kiekvieną reisą atskirai. Taip pat mažiau tikėtina, kad pamiršite kažką svarbaus pirmame reise, ir teks skubėti antru.

Ar galima susiderėti dėl atidėjimo mokėjimo?

Su nuolatiniais klientais – visada kalbame. Su naujais – tai pavojinga. Logistikoje pinigai turi sukti tolygiai. Jei mes atvežame viską į Vokietiją, o jūs sakinėte "mokėsim kitą mėnesį", tai mūsų vairuotojas gali tiesiog užrakinti mašiną ir važiuoti atgal tuščias. Tai ne grasinimas, tai verslo logika.

Darbuotojų daiktai ir asmeninės kilpos

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai dažniausia bėda. Žmonės nori suvežti savo augintinius, motociklus ar net šaldytuvus. Reikia aiškiai sulyginti, kas yra įmonės turtas, o kas – asmeninis. Asmeninius daiktus biuro perkraustymą į Vokietiją su vieninga logistikos sistema galima įtraukti tik tuo atveju, jei yra sudarytas atskiras sąrašas ir sumokėti mokesčiai. Kitaip tai gali būti laikoma kontrabanda arba nelegaliu prekybinio importu.

Ar reikia kiekvienam darbuotojui sąrašo?

Taip, tikrai. Be to, sąrašas turi būti detalus. Ne "knygos ir puodukai", o "3 knygos, 1 keraminis puodukas". Vokiški muitininkai mėgsta tikslumą. Jei parašysite "baldai", jie gali nuspręsti patikrinti visą furgoną rankomis. Pasitikėkite, tai jums nereikalingas malonumas praleisti dieną pasienyje.

Kas nutinka, jei kažkas dingsta kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Jei naudojate vieningą sistemą, viskas yra uždraudžiama. Turime inventoriaus sąrašą, kurį pasirašome įkeliant ir iškeliant. Jei trūksta dėžės su svarbiais dokumentais, pradedame paiešką pagal GPS istoriją ir vaizdo įrašus iš kameros. Dažniausiai ji nukrenta už kabinos arba užmiršta sandėlyje. Bet be dokumentų gali būti sunku įrodyti, kad ji buvo įdėta.

Ar galima susivienoti ir darbuotojams patiems važiuoti su kroviniu?

Techniškai – ne, ypač jei tai sunkvežimis. Keleivių vežimas krovinių mašinomis yra griežtai reglamentuojamas. Yra išimčių (pvz., perkraustymo komanda), bet paprasti darbuotojai turi važiuoti savo automobiliais arba lėktuvu. kitaip gausite didelę baudą ir problemas su vokiška policija.

Bėdos, kurios iškyla (ir kaip jų išvengti)

Kas daryti, jei vairuotojas suserga Vokietijoje?

Tai realus dalykas. Žmogus gali susirgti. Tada mūsų sistema turi tą vairuotoją pakeisti kitu, kurį išsiunčiame iš Lietuvos arba samdome vietinį. Kartais tai užtrunka, todėl visada turime planą B. Negalima palikti krovinių kieme be priežiūros, nes tą patį vakarą gali juos išardyti vietiniai "meistrai".

Ar Vokietijoje sunku rasti vietos stovėjimui dideliems sunkvežimiams?

Milžiniška problema. Miestuose kaip Miunchenas ar Hampurgas, stovėjimo aikštelės sunkvežimiams yra kaip auksas. Mūsų planuotojai tikrina maršrutą iš anksto, kad netyčia neišvažiuotumėte į centrą, kur lengvieji automobiliai tik ir praleis. Buvo atvejis, kai vairuotojas pravažiavo pro žalią šviesoforą, nes negalėjo sustoti ant sankryžos (dėl ilgio) – tai geras pavyzdys, kodėl reikia žinoti maršrutą.

Kas jei kliento Vokietijoje dar nėra (patalpos nebaigtos)?

O tai dažna scenarijų. Tada mes laikome krovinius laikiname sandėlyje, kol jums paruošiami biurai. Biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema apima ir tarpinį sandėliavimą. Žinoma, tai kainuoja, bet pigiau nei vežti tuos daiktus atgal į Lietuvą ir vėl grįžti.

Kaip rasti tinkamą patalpų savininką, kuris leistų įvežti krovinius?

Daugelis namų savininkų Vokietijoje yra... kaip tai pasakyti maloniai... griežti. Jie bijo, kad sunkvežimiai sudaužys jiems priekiną kiemą. Reikia iš anksto sutarti, nufotografuoti kiemą, parodyti, kokia mašina važiuos. Kartais net reikia papildomo draudimo, kad savininkas nurimtų.

Kodėl kai kurios firmos pasiūlo kainą, kuri perpus mažesnė?

Nes jūsų apgąs. Arba jie neįtraukia mokesčių, arba naudoja senas, laužytas mašinas, arba jų vairuotojai dirba be draudimo. Jei kainos per mažos, galėkite pasiruošti, kad Jums reiks skambinti gelbėjimo tarnybai prieš Frankfurto ribų. Geras specialistas niekada nedirbs sau nuostoliui.

Ar tikrai verta samdyti profesionalus, ar galima "pačiems" su nuoma?

Jei turite tik du kėdes ir stalą – nuomokite furgoną. Jei kalbame apie pilną biurą su 50 darbuotojų – neliksite be plaukų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su vieninga logistikos sistema yra investicija į jūsų nervus. Jūsų laikas ir darbuotojų ramybė brangiau už tuos kelis šimtus eurų, kuriuos sutaupysit bandydami tai padaryti patys.

Apibendrinant, viskas pasidaro daug paprasčiau, kai turi vieną žmogų, galintį pasakyti, kur kas yra. Nereikia bėgioti po tris skirtingas firmas, galvoti, kur dingė kėdės, ar bijoti, kad vokiškas muitininkas nusprendė, kad jūsų kava yra pavojinga medžiaga. Pasiduokite į mūsų rankas ir tiesiog laukite, kol jums bus nustatyti stalai naujame mieste. Gero kelio!