Biuro perkraustymas į Vokietiją su tvarkingu daiktų tvarkymu: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, jei ne daugiau, ir galima sakyti, mačiau viską – nuo tada, kai klientas bando susivažiuoti su „Opel Astra“ gabenti serverius, iki tokių situacijų, kai vokiškai muitininkai verčia iškrauti visą furgoną vien dėl klaidingai užpildyto deklaravimo lapelio. Biuro perkraustymas į Vokietiją su tvarkingu daiktų tvarkymu nėra tas pats kas paprastas baldų vežimas pas tetą. Čia reikalinga organizacija, kurią dažnai įsivaizduojame tik idealizuotose reklamose. Realybėje kartais vairuotojai vėluoja, o keltuvas Berlyne neužsuko į gatvę dėl pasidariusios koncerto eilės. Visgi, jei viską suplanuoti protingai, net šis chaosas gali būti valdomas. Štai kaip tai atrodo iš mano pusės.

Pasiruošimas ir organizacinis chaosas

Ar tikrai reikia samdyti firmą ar galima padaryti paties?

Žinoma, galima bandyti patiems, ypač jei turite tik kelis stalus ir kompiuterius, bet manau, kad paskui gausite daugiau galvos skausmo nei sutaupysite pinigų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su tvarkingu daiktų tvarkymu reikalauja specialios įrangos, ypač jei kalbame apie serverius ar seifus. Prieš keletą metų matome situaciją, kai viena įmonė Vilniuje nusprendė vežti patys, ir viena brangi spausdintuvo galva nukrito ant betono tiesiog kelio duobėje. Jei norite išvengti tokios dramos, geriau pasikviesti profesionalus, kurie žino, kaip uždėti fiksatorius.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Nebūtų keista, jei pradėtumėt planuoti mažiausiai mėnesį iki išvykimo, nors aš esu matęs ir "uždegimų" režimą, kai viskas vyksta per savaitę (tai yra tikras niūrus vaizdas). Reikia sudaryti inventorinį sąrašą, susitarti dėl vietos Nürnberge ar Miunchene, ir, žinoma, pasirūpinti dokumentais. Geriau turėti laiko atsarga, nes vokiškas biurokratas gali užtrukti ilgiau nei tikėjotės.

Kas daryti su dokumentais?

Tai svarbiausia dalis. Jei daiktai keliauja į Vokietiją, tai techninės įrangos eksportas (jei tai ne asmeninis daiktų perkėlimas), reikia EX1 deklaracijos arba susitarimo, kad tai tik laikinas perkėlimas. Aš čia ne teisininkas, bet galiu pasakyti, kad be tvarkingų popierių per sieną nepraeisi, arba priversi mokėti muito ir PVM. Geriau pasiklausti buhalterio iš karto.

Ar reikia numeruoti dėžes?

Absoliučiai taip. Be numerių tai bus totali painiava. Vienas kartas (galiu prisiminti Kaune) mes išvežėme viską tvarkingai, o klientas vėliau skambino verkdamas, kad negali rasti mygtukų nuo projektoriumi. Jei dėžės numeruotos ir turite sąrašą, kur kas yra, biuro perkraustymas į Vokietiją su tvarkingu daiktų tvarkymu tampa kur kas paprastesnis net tada, kai viskas sumaišyta.

Ką daryti su baldais, kurie netilptų?

Geriau iš anksto sužinoti matmenis. Vokietijoje biurai dažnai būna senose pastatuose, o laiptinės – siauros. Jei turite didžiulę prezidento lovą (o tokios būna), gali tekti išmontuoti langą arba išsirengti kraną. Tai kainuoja papildomai, tačiau kartais nėra kito kelio.

Ar galima vežti atliekas?

Niekada. Vokietija turi griežčiausias atliekų tvarkymo taisykles Europoje. Jei mūsų vairuotojas rastų jūsų šiukšlių furgone, jis tiesiog jas išmes pasienio punkte, o jums parašys baudą. Išmeskite visą nereikalingą čia, Lietuvoje, prieš pakraunant.

Kainos ir biudžeto nuostoliai

Ar brangu kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją su tvarkingu daiktų tvarkymu?

Kainos svyruoja labai stipriai. Priklauso nuo to, kiek kubinių metrų turite ir kur tiksliai važiuojame – į Hamburgą gali būti brangiau nei į Berlyną dėl uosto miestų specifikos. Mažam biurui gali tekti gauti 1500-2000 eurų sąskaitą, o dideliam – ir iki 10 tūkstančių. Verta palyginti kelis pasiūlymus, bet neburkite į pigiausią, nes ten dažnai pasislėpia papildomi mokesčiai.

Kaip apskaičiuojama kaina?

Pagal tonų kiekį arba kubinius metrus. Taip pat įeina distancija, kelių mokesčiai Vokietijoje (jie ten nemaloniai aukšti) ir darbo valandos. Jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti baldus, tai taip pat įskaičiuojama. Aš visada sakau – klauskite, ar įskaičiuotos "paskutinės mygtukų minutės".

Ar galima mokėti paskui?

Dauguma firmų, įskaitant ir mūsų, paprašo avanso, kadangi mes turime užpildyti degalines ir sumokėti kelių mokesčius iš anksto. Likusią dalį galima padengti, kai daiktai jau yra pasiekę vietą arba netrukus po iškrovimo.

Kas daryti, jei biudžetas ribotas?

Tada reikia labai gerai susirūpinti pakavimu – darykite tai patys, naudokite naudotas dėžes (tik jei jos stiprios). Taip pat galima mums padėti krauti, tačiau tikrai tikime, kad jūsų darbuotojai nebus nusivargę per pusę dienos (tai būna problema, bet kartais išeina).

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Deja, kartais yra. Pavyzdžiui, jei vairuotojas turi laukti ilgiau nei valandą, nes raktų neberanda, tai laukimo mokestis. Arba jei reikia nuomoti specialią liftą, kurio nebuvo sąraše. Visada klauskite apie "blogą scenarijų".

Ar draudimas įeina į kainą?

Daugeliu atvejų įeina pagrindinis, bet jis padengia tik 3-5 eurų už kilogramą. Jei vežate brangią techniką, reikia sudaryti papildomą draudimo sutartį. Galiu pasakyti, kad geriau persimokėti už draudimą, nei gailėti sulaužytų serverių.

Vokietijos specifika ir muitinė

Ar sunku praeiti muitinę?

Jei dokumentai tvarkingi – ne taip sunku. Jei ne – gali būti problema. Vokiečiai yra labai tikslūs. Biuro perkraustymas į Vokietiją su tvarkingu daiktų tvarkymu reiškia, kad turi mums pateikti duomenis apie kiekvieną didesnį daiktą, ypač jei tai nauja technika.

Ką daryti, jei sustabdo muitinė?

Nieko nelikta kaip laukti. Kartais jie tik tikrina, ar nėra narkotikų (tai įprasta praktika), kartais – ar atitinka deklaracija. Jei trūksta dokumentų, mums tenka kreiptis į tarpininką, o tai kainuoja pinigus ir laiką.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei vežate įrangą, kuri yra jūsų nuosavybė ir ją naudosite savo veikloje Vokietijoje, dažnai taikoma 0 proc. PVM tarifas su atitinkamu PVM mokėjimu Vokietijos pusėje (intra-community supply). Bet dar kartą – pasitarkite su savo apskaitininku, nes aš galiu tik pasakyti, kaip tai paprastai būna logistikoje.

Kaip elgiasi vokiečių pareigūnai?

Profesionaliai ir griežtai. Jie nemėgsta pokalbių "apie nieką". Jei jie klauso "kas čia per dėžė?", reikia atsakyti tiksliai ir trumpai. Bandymas juokauti gali baigtis papildoma patikra.

Ar galima vežti alkoholį ar maistą biuro reikmenimis?

Asmeniniam naudojimui – tam tikras kiekis, bet jei tai įmonės krovinys, tai gali būti interpretuojama kaip prekyba arba kontrabanda, net jei tai tik dovanos klientams. Geriau to nedaryti, kad nekviesite problemų.

Ar reikia versti visus dokumentus į vokiečių kalbą?

Ne visus, bet techninius pasus arba inventorius būtų labai pravartu. Muitininkas gali paprašyti paaiškinimo, kas yra "specialus įrenginys duomenų apdorojimui", ir jei bus lietuviškai, gali užtrukti.

Techninė įranga ir jautrūs daiktai

Kaip vežti kompiuterius ir serverius?

Tik į specialias dėžes su putomis. Niekada ne į paprastas kibires. Prieš metų vežėme vienos IT įmonės duomenų centrą ir netgi mažiausia drebėjimas gali sugadinti standųjį diską. Biuro perkraustymas į Vokietiją su tvarkingu daiktų tvarkymu čia yra labai kritiškas.

Ar atsakingate už duomenų praradimą?

Ne, mes atsakingame tik už fizinę įrangos būklę. Duomenys turi būti pasidaryti backup'as (atsarginė kopija). Niekada negarantuokite, kad serveris įsijungs po kelio, jei pats nebuvo išjungtas teisingai.

Kaip pakuoti didelius printerus?

Juos reikia užfiksuoti, išimti tonerius (jie gali išsilieti – tai siaubas), ir uždengti plastiku. Kartais reikia išmontuoti stalčius.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet ne visus. Yra apribojimai dėl kenkėjų. Jei turite didelę palmę biure, gali reikėti fitosanitarinis pažymėjimas. Be to, augalams reikia drėgmės, o furgone sausa.

Ką daryti su paveikslais ir vaza?

Tai "smulkiųjų daiktų" kategorija. Reikia daugiau burbulų plėvelės ir specialių dėžių su skyreliais. Aš visada stengiuosi padėti šiuos dalykus į kabiną, jei vietos užtenka, kad jie nešoktų gale.

Ar reikia atjungti visus laidus?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad nelūžtų lizdai. Užrašykite, kuris laidas į kurį kišasi (photos of the setup before disassembly padeda labai daug).

Vairuotojai, kelyje ir iškrovimas

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kelyje?

Tai reta, bet įmanoma. Tuomet mes siunčiame pagalbą arba kitą vairuotoju. Kartais vairuotojas tiesiog pavargsta (tai yra žmogiškas dalykas), todėl reikia poilsio laikotarpių. Vokietijoje griežtai stebima vairuotojų darbo laiko taisyklės (tachografas).

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet jie nėra vertėjai. Jei reikia sudėtingų derybų su namų savininku vietos dėl iškrovimo, geriau, kad būtų kas nors, kas moka kalbėti vokiškai iš jūsų pusės.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar neužrakintas?

Tai problema. Vairuotojas negali laukti amžinai be mokėjimo. Reikia turėti kontaktą asmeniui, kuris turi raktus, ir jis turi būti ten laiku. Vieną kartą laikėmės 4 valandas prie uždarytų vartų Miunchene, nes vadybininkas nepateko iš oro uosto.

Ar galima nurodyti konkretų iškrovimo laiką?

Galima bandyti, bet negarantuojame minutinio tikslumo. Kelyje viskas gali nutikti – avarija, užtūsas. Mes skambiname iš anksto (apie 2-3 valandas prieš atvykimą), kad paruoštumėte vietą.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Jūs turite pasirūpinti leidimu stovėti (erlaubnis). Be to, gausite baudą, o mūsų furgonas gali būti nuvestas į aikštelę. Vokietijos policija labai greitai reaguoja į blogai pastatytas sunkvežimius.

Ar padės surinkti baldus vietoj?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugų paketą, jei tai buvo susitarta. Mūsų komanda turi įrankius. Tik žinokite, kad surinkimas trunka ilgiau nei išmontavimas, ypač jei pamešti varžtai (todėl laikykite juos maišeliuose).

Kas daryti su pakuotės medžiagomis po to?

Mes galime jas išvežti atgal į Lietuvą (jei tai mūsų dėžės) arba susitarti dėl perdirbimo vietos. Vokietijoje negalima tiesiog palikti viso šlamšto gatvėje, tai baudžiama.

Galutiniai nustatymai ir smulkmenos

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nėra privaloma, bet labai pagerina nuotaiką. Jei vairuotojas pavargęs, o jūs duodate kavos arba nedidelį dėkingumo ženklą, jis padarys viską, kad būtų labai atidžus. Žmogiškas faktorius čia veikia 100%.

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko?

Turite eiti pagal sąrašą ir tikrinti kiekvieną numerį. Negalima tiesiog pasakyti "ai, viskas atrodo gerai". Vėliau gali atsirasti prarastų dalykų, kurių nebus kur ieškoti.

Kas daryti, jei kažkas sulūžo pervežimo metu?

Tuomet reikia užpildyti vadinamąjį "protokolą apie pažeidimus" tiesiog vietoje. Nufotografuokite žalą, parašykite pastabą. Be šio dokumento draudimo kompanija nieko neatsiskaitys.

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet brangu. Jei nusprendžiate nevežti į Hamburgą, o į Frankfurtą, tai reikš naują maršruto planą, papildomus km ir galbūt nakvynę. Geriau žinoti iš anksto.

Kaip susitarti dėl grąžinimo į Lietuvą?

Jei tai "kelionė į vieną pusę" (one way), mums tenka ieškoti grąžinimo krovinio. Jei tai pilnas paslaugų rinkinys, mes tai įskaičiuojame. Biuro perkraustymas į Vokietiją su tvarkingu daiktų tvarkymu dažnai įtraukia ir tuščios važiavimo išlaidas.

Ką daryti, jei įmonė persikrausto į laikinas patalpas?

Tuomet reikia labai aiškiai pažymėti dėžes, kurios eina į sandėlį, o kurios – į darbo vietą. Sandėliavimas Vokietijoje nėra pigus, tačiau mes galime padėti rasti vietą.

Ar saugu vežti konfidencinius dokumentus?

Mes nežiūrime, kas yra dėžėse, bet jei turite labai slaptų dokumentų, geriau juos vežti sau (kabinete) arba uždaryti į seifą, kurį tik jūs atidarysite. Pasitikėjimas – dalykas svarbus.

Ar reikia pranešti apie persikraustymą kaimynams Vokietijoje?

Nebūtina, bet mandagu. Vokiečiai nemėgsta triukšmo, todėl jei žinote, kad iškrovimas vyks anksti ryte arba vėlai vakare, galite padėti mažą lapelį pašto dėžutėse. Tai sumažins skundų riziką.

Ką daryti, jei dėžės drėgnos?

Tai gali nutikti, jei furgonas turi nuotėkį (labai retai) arba jei buvo kraunama lietuje. Jei pastebite drėgmę, nedelsdami atidarykite ir išdžiovinkite, kad nešiltų pelėsis.

Ar galima susisiekti su vairuotoju tiesiogiai?

Taip, mes duodame jo numerį išvykus. Tačiau prašome nevilioti per vairavimo laiko, saugumo sumetimais.

Kokios dažniausios klaidos?

Pagrindinė klaida – nenumatyti rezervos laiko ir nepasirūpinti raktais. Dar dažnai žmonės užmiršta atjungti plovimo mašiną nuo vandens (o tai sukelia potvynį). Biuro perkraustymas į Vokietiją su tvarkingu daiktų tvarkymu gali būti sklandus, jei nebus šių "bukų" klaidų.

Išvada

Galiausiai, viskas susitempia į vieną paprastą tiesą: geras planas išlaisvina daugiau laiko nei manote. Biuro perkraustymas į Vokietiją su tvarkingu daiktų tvarkymu nėra būtinai košmaras, net jei aš išvardžiau tiek rizikų. Raktas yra komunikacija tarp jūsų ir logistikos partnerio. Pasitikėkite savo intuicija renkantis firmą ir nebijokite klausti "kvailų" klausimų, nes geriau klausti dabar, nei šaukti vėliau tuščiame biure Berlyne. Sėkmės naujoje vietoje, o su technika mes tikrai padėsime susitvarkyti.