Biuro perkraustymas į Vokietiją su sudėtingu logistikos planu: kaip neišprotėti ir viską nuvežti

Sėdiu šitoje srityje jau virš dvidešimt metų ir regėjau viską – nuo pasiklydusių vilkikų Berlyno centre iki serverių, nukritusių į duobę kelio ruožo netoli Miuncheno. Žinoma, biuro perkraustymas į Vokietiją su sudėtingu logistikos planu nėra niekas tokio, kas neįmanomas, bet jei manote, kad tiesiog užsuksite keletą dėžių į „Volkswagen“ transporterį ir nusivažiuosite, esate labai klaidingai. Čia reikalinga strategija, kantrybė ir geras planas, nes vokiečiai mėgsta, kai viskas vyksta pagal taisykles, o mūsų aišku, dažnai tenka suktis. Papasakosiu, kaip tai iš tikrųjų atroda iš vidaus, be jokių gražių brošūrų.

Dokumentai ir muštimas su galva (burokratija)

Ar tikrai reikia tiek daug popierių?

Atrodo, kad čia tik daiktų pervežimas, bet ne, be popierių niekas nepajudės. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją su sudėtingu logistikos planu vyksta ne tarp fiziniai asmenų, o įmonių, reikės vizos, darbo leidimų kopijų, o gal net ir įkaito. Mums, vežėjams, svarbiausia yra TIR važiavimo knygelė arba CMR sąskaita, tačiau muitinėje visada kyla papildomų klausimų. Kartais atrodo, kad jie tiesiog nori užpildyti laiko.

Ką daryti su Intrastat deklaracijomis?

Jei prekiaujate ES viduje, tai jums pažįstama dalyka, bet judant į Vokietiją, ribos nėra, tačiau kontrolė lieka. Intrastat reikia pateikti, jei perkraustomas turtas viršija tam tikrą vertės slenkstį. Geriau neklauskite manęs, koks tiksliai slenkstis šią minutę, jis keičiasi dažniau nei mano nuotaika. Svarbiausia – turėti gerą buhalterį, kuris nueis pro šį rūką.

Ar mums reikalingas T1 dokumentas?

Tik tada, jei prekės ateina iš trečiosios šalies, pavyzdžiui, iš Jungtinės Karalystės po „Brexit“, o turi būti gabenamos per Vokietiją. Jei tiesiog vežate stalus iš Vilniaus į Hamburgą, T1 nereikalingas, nebent juos atvežėte iš Kinijos prieš savaitę ir nespėjote sumokėti PVM. Tuomet biuro perkraustymas į Vokietiją su sudėtingu logistikos planu taps tikru košmaru dėl šių formulų.

Kas dėl Ex-1 procedūros?

Tai tas pats kas T1, tik vykstant iš ES. Nedažnai tenka biuro perkraustymuose, bet jei staiga nuspręsite keltis atgal, prisiminkit šį trumpinį. Vokiška muitinė labai mėgsta šias abrikacijas. Žinuotė, jei pasakyti „Ex-1“ neteisingai kontekste, jie gali priverčius jus sustoti ir iškrauti visą mašiną patikrai.

Ar reikia mokėti Vokietijos PVM?

Jeigu esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir vykstate registruotos įmonės turtą, dažniausiai taikoma 0% PVM rate, tačiau reikia pateikti tinkamą PVM sąskaitą-faktūrą. Jei užmiršite įrašyti savo PVM kodą arba jis neatitinka vokiškų reikalavimų, gali tekti mokėti 19% vietinio mokesčio. O tai yra nemalonus siurprizas, kai gavote apmokėjimą, o pinigai dingo į mokesčius.

Ką daryti, jei dokumentai vokiškai?

Geriau turėti vertimą. Nors dauguma muitininkų kalba angliškai, bet oficialūs pažymėjimai ir prašymai gali būti tik vokiškai. Turėjau kartą situaciją, klientas atvežė tik lenkiškus dokumentus ir vokiškas instrukcijas – mes praleidome pusę dienos tiesiog bandydamas suprasti, kur reikia pasirašyti. Nenuvilkite iš proto vairuotojui.

Ar galima viską padaryti elektroniniu būdu?

Dabar jau viskas eina per EMCS arba kitas sistemas, bet fizinis popierius vis dar karaliauja. Reikia turėti spausdintą CMR, kurį pasirašo vairuotojas. Negalite tik siųsti PDF į jo telefoną, vokiškas policialas to nepripažins. Pasidarykite kopijas, vieną duokite vairuotojui, kitą palikite sau.

Kaina ir pinigai (kada mokėti)

Kiek viskas tai kainuoja?

Klausimas, į kurį neatsakysiu taip paprastai. Viskas priklauso nuo to, kiek tų kubinių metrų turite, ar reikia įrenginėlių kėlimo, ar tik stalų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su sudėtingu logistikos planu gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių dešimčių tūkstančių eurų. Sakyčiau, įsivaizduokite, kad 1 m³ kainuoja apie 80-120 eurų, ir skaičiuokite toliau.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia įvežti į centrą?

Žinoma. Vokietijoje, ypač Miunchene ar Frankfurte, įvažiavimas į „Umweltzone“ (ekologinę zoną) reikalauja specialios žaliosios kortelės. Be to, jei reikia užsisakyti priduotąją mašiną (prikabinamą priekabą), kadangi didelis vilkikas nepriebsi į siaurą gatvelę, tai papildomi keleto šimtų eurų išlaidos. Neapsimetkime, niekas nieko nemano už nemokamai.

Kokios mokėjimo sąlygos paprastai būna?

Standartas – 50% avanso, likę 50% priėmus krovinių. Jeigu esate didelė, patikima įmonė, galima derėtis dėl atidėjimo, bet mažesnėms firmoms aš nedariačiau to. Per šiuos 20 metų mačiau, kaip pasakydavo „mokėsime kai atvešite“, o paskui reikėdava tekti tiesiog atvežti atgal. Geriau saugu.

Ar pinigai gali padidėti kelio metu?

Taip, deja. Atsitiko keletas kartų, kai reikėjo samdyti keltą per uostą, nes tiltas buvo uždarytas remonto darbams, arba teko mokėti baudą dėl neteisingai užfiksuoto svorio. Vairuotojas gali parodyti sąskaitą, ir jums teks ją padengti, jeigu tai nebuvo numatyta pradiniame darbo užsakyme. Visada turėkite rezervą 10-15%.

Kas atsitinka, jei aš atšaukiu važiavimą?

Jei atšaukiate prieš kelias dienas, grąžinsime avansą, atėmus išlaidas paruošiamiesiems darbams. Jei vairuotojas jau važiuoja ir jis yra pusiaukelės, tada teks susimokėti pilną kainą, nes jis negali tiesiog pasuktu atgal tuščias. Tai paprasta logistika, ne asmeninis nusivylimas.

Ar reikia mokėti už pakyros?

Kai kalbame apie biuro perkraustymas į Vokietiją su sudėtingu logistikos planu, pakyros gali būti reikalingos. Jei reikia perkrauti dėžes iš didelio vilkiko į mažesnį sunkvežimį mieste, tai kainuoja. Vokietijoje darbo jėga brangi, net krovejai laikomi brangia resource.

Ar galima sumokėti kortele?

Didelėms sumoms mums patinka bankinės pervestos, nes kortelių terminalų vilkikuose dažniausiai nėra, o mokesčiai dideli. O jeigu reikia mokėti vokiškaiems subrangovams vietoje, grynaisiais pinigais arba Vokietijos banko pavedimu yra geriausia.

Pakavimas ir įranga (kas iš tikrųjų vyksta)

Ar galima pakrauti į dėžes be tvarkos?

Galima, bet kentėsite vėliau. Įsivaizduokite, kai vairuotojas atvyksta į adresą, o jis turi iškrauti 200 dėžių per 2 valandas, nes kituriems klientams jau laukia. Jeigu dėžės nepaženklintos, tai taps chaosu. Dėžių numeravimas yra būtinas dalykas.

Kaip supakuoti IT įrangą?

Tai jautriausia dalis. Serverius reikia originaliose pakuotėse, jei likusios, tada specialiuose „anti-static“ dėžėse. Negalima tiesiog mesti monitoriaus į šiūkšliadėžę. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas supako brangų serverį į kartono dėžę, o viduje buvo tik vienas audinio gabaliukas. Nuvažiavome 500 km, o viduje viskas buvo suskilę į gabalus.

Ar reikia išardyti biuro baldus?

Stalus ir spintas reikia išardyti, jei jos nekeliažos per duris ar liftą. Nebūkite naivūs, vokiški pastatai turi labai standartines, kartais siauras duris. Mūsų komanda atveža įrankius, bet jeigu turite 100 metų senumo spintą, kuri yra sukaltanta, gali tekti samdyti vietinį stalių. Apie tai reikia galvoti iš anksto.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Tuščias toneriai, dažų indai – tai pavojingi kroviniai (ADR). Jų negalima tiesiog užmesti į kambarį. Reikia specialios pakuotės ir deklaracijos. Jei vairuotoją sulaiko muitinėje su tokiomis dėžėmis be pažymėjimų, bauda gali būti didesnė nei jūsų mėnesinis atlyginimas. Negerai.

Ar turite duoti dėžes?

Taip, mes galime atvežti dėžių, bet už jas reikia mokėti. Neklauskite, kodėl jos nemokamos, joms kainuoja gamyba ir vežimas. Paprastai siūlome standartinę komplektaciją – mažos dėžės knygoms, didelės kompiuteriams. Geriau jas užsisakyti savaitę iki kelio.

Kas su archyvais?

Popieriaus tonos yra sunkios. Jei turite senų buhalterinių dokumentų, kurie turi būti nuvežti į sandėlį Vokietijoje, supakuokite į mažas, ne per sunkias dėžes. Vieną kartą buvome toje situacijoje, kad viena dėžė svėrė 50 kg, ir krovėjas tiesiog nenujojo – nuslydo nugarai. Teko skubiai rasti kitą dėžę ir perpakuoti.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų gražu, jei taip būtų. Vokietijoje yra gana griežti higienos standartai, bet jei atvežiate mūvėtus krėslus, kurie kvepia sena tabaku ar šunimi, gali būti problema, jei tai viešbutis ar bendras biuras. Nenuvilkite dėl to, bet paprastas nuvalymas nenukentės.

Vokietijos realybės (kas laukia vietoje)

Ar sunku rasti vietą vilkikui?

Labai sunku. Vokiški miestai nėra pritaikyti 18 metrų ilgio monstrams. Beje, biuro perkraustymas į Vokietiją su sudėtingu logistikos planu turi apimti ir vietos paiešką. Reikia gauti leidimą iš miesto savivaldybės (Sondererlaubnis) stovėjimui priešais įmonę, kitaip jus nuvešą staty aikštelę. Ir ten jums labai nesimels.

Kas dėl lifto rezervacijos?

Jeigu esate 4 aukšte be lifto, gaukite už tai pinigų. Jeigu yra liftas, jis turi tilpti bent 2 metrų aukščio kroviniams. Dažnai lifto šachtos per siauros. Turime tartis su namų administratoriumi, kad uždarytų liftą tam laikui, kad kiti gyventojai nevarytų jūsų dėžių.

Ką daryti, jei vairuotojas negali rasti adreso?

Naudokimes „What3Words“ arba tiesiog siųskite nuotrauką. Vokiški adresai keisti – vienas gatvės galas yra viename rajone, kitas kitame, o viskas vadinasi taip pat. Naudokite navigaciją, bet pasakykite vairuotojui, kad jei dinglo signalas, teks skambinti man ar jums, ir nevažiuoti pro šalį.

Ar vokiečai padeda?

Retai. Kaimynai gali iškęsti už langus ir rašyti skundą dėl triukšmo, jei statote daiktus sekmadienį. Gerbkit jų poilsio laiką. Vokietija griežtai laikosi taisyklių dėl ramybės valandų (Ruhezeit). Nedarokite triukšmo nuo 13:00 iki 15:00 ir po 20:00.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje nakčiai?

Jei mašina yra su užraktu ir stovėjimo aikštelėje apsaugota, daugmaž taip, bet aš nesiūlyčiau rizikuoti. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją su sudėtingu logistikos planu numato nakvynes įsikišus tarp savaitgalių, geriau užsisakykt saugomą sandėlį, o ne palikti kelių šimtų tūkstančių vertės įrangą vienoje stovėjimo aikštelėje netoli Berlyno autobano.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Pakuotės, putas, juostos – visa tai turi eiti į šiukšles. Negalima užpildyti vokiško konteinerio jūsų lietuviškomis šiukšlėmis, tai nelegalu. Reikia susitarti su vietinėmis šiukšlių ivežimo kompanijomis arba mes galime pasiimti atgal (už papildomą mokestį, aišku).

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Vairuotojui nėra būtina, jis moka savo darbą, bet su vietiniais sandėlininkais ar administracija kalba būtina. Mes turime vokiškai kalbančius koordinatorius, todėl nenukentėsite, bet jei bandysite patys su šlubu, jie gali tiesiog nusigręžti.

Problemos ir nesklandumai (kas gali klysti)

Kas daryti, jei sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus. Turime turėti atsarginį vilkiką arba perkelti krovinią į kitą. Už tai paprastai atsakinėja draudimas, bet laiko neatgausite. Vieną kartą mus užstrigo sniego audroje netoli Hanoverio, ir mes praleidome tris dienas su biuro įranga šaltyje. Klientas buvo labai laimingas (ironiškai).

Ar draudimas apima viską?

Turiu patikslinti – standartinis draudimas (CMR apsauga) dažniausiai siekia tik kelių eurų už kilogramą. Jei vežate brangia serverį, kuris sverdo 10 kg, bet kainuoja 10 000 eurų, negausite visos sumos. Būtina „All risk“ draudimas, kuris padengs pilną vertę. Neužmirškite to pasakyti darbuotojams, kurie supakuoja dėžes.

Kas jei dings daiktų?

Tai labai retai, kad mes pavogtume, tačiau dėžės gali nukristi ar suplyšti. Visada darome inventorizaciją įkrovos ir iškrovos metu. Jei trūksta dėžės, pradedame ieškoti. Bet jeigu jūs neparašėte, kad dėžėje yra 3 laptopai, o ne tik knygos, mes negalėsime nieko padaryti.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai ne, jeigu tai yra komercinis krovinys. Jei vairuotojas rasiš jūsų moters drabužių tarp serverių, gali būti problema su muitine. Asmeninius daiktus reikia vežti atskirai arba deklaruoti juos kaip „naudotus asmeninius daiktus“, o ne įmonės turtą.

Ką daryti, jei vokiški klientai atsisako priimti krovinių?

Tai įvyko kartą. Atvažiavome, o darbo vietos nebuvo parengtos – nėra elektros, nėra vietos. Mes su vairuotoju tiesiog išsijungėme ir laukėme. Taip atsitinka, kai biuro perkraustymas į Vokietiją su sudėtingu logistikos planu nėra suderintas su abiejomis pusėmis. Jums reikia mokėti stovėjimo moekstį, kol jie susitvarko.

Ar gali būti uždelsta išvykimas?

Taip, jeigu paskutinę minutę nutiko, kad reikia pakrauti dar 10 dėžių, kurios nebuvo planuotos. Tai sukuria grandinę reakcijų. Vairuotojas turi poilsio laikus, jis negali važiuoti 24 valandas. Jei pavėluosite 4 valandas, gali tekti jam miegoti kelio viduryje, o tai reiškia, kad atvyksite vėliau į Vokietiją.

Kaip elgtis su nusiskundimais?

Jei kažkas sugedo, skambinkite mums iš karto. Nedarykite to po savaitės. Negalėsime įrodyti, nebuvo tai įvykęs vežimo metu. Mes turime procedūrą nusiskundimams priimti per 24-48 valandas, kitaip draudik nepriims pareiškimo.

Ar dažnai pasitaiko problemų su muitine?

Esą, jei viskas tvarkinga, problemų nėra. Bet jei pamiršote vieną detalę, gali tekti laužti galvas. Vokiška muitinė yra labai precizi. Kartais atrodo, kad jie ieško būt kažką, kad tik sugadintum dieną. Tad geriausia gera preparacija.

Išvada

Na, va toks tas gyvenimas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su sudėtingu logistikos planu nėra pasivaikštojimas parku, bet su tinkama komanda ir be arogancijos viskas įmanoma. Svarbiausia – nekrečiate galvos per daug į tas smulkmenas, kurias kontroliuoti neįmanoma, o sutvarkykite tai, ką galite: dokumentus, pakavimą ir bendravimą. Gero kelio ir sėkmės naujoje vietoje, o jei kas — skambinkite man, pažingsiu.