Biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu logistikos planavimu

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu logistikos planavimu yra tas dalykas, kurį dažnai darome per vėlai. Visiems turbūt pažįstamas tas jausmas, kai vadybininkas skambina paskutinę minutę ir klausia, ar galime „šiandien“ išvežti visus kompiuterius, nes nuoma pasibaigia. Vokietija nėra Lietuva, ten kelių ženklai kiti, o vokiečių tinklo administratoriai gali būti labai išrankūs. Jei norite išvengti tūkstančių eurų nuostolio dėl sulaužytų serverių ar dingusių dėžių, reikia galvoti ne tik apie sunkvežimius, bet ir apie tai, kaip kas vyks pačiame pradžioje. Čia nėra tik apie tai, kad pakrauname ir važiuojame, čia gili logistika.

Pagrindiniai klausimai prieš kelionę

Kiek laiko užtrunka susitarti dėl datos?

Tai priklauso nuo to, kada skambinate. Jei tai vasara, tai gali užtrukti ir savaitę, kol surasime laisvą vairuotoją, kuris sutiktų važiuoti tiesiai į Miuncheną arba Berlyną. Žmonės dažnai galvoja, kad logistika – tai tik vienas telefonas, bet realybėje tai sudėtingas paveikslėlis. Reikia derinti laikus su jūsų darbuotojais, su vokiečių puse (jei jie tada dirba), ir dar su tais, kurie krauna. Taip, aš čia nėra tikras aiškarežis, bet geriau planuoti dvi savaites iš anksto. (Nors žinau, kad dažniausiai viskas vyksta per paskutines tris dienas).

Ar branguu? (Tiksliau, kiek kainuoja)?

Kainos šiuo metu šokinėja, kaip duona parduotuvėje. Biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu logistikos planavimu nėra pigus dalykas, nes čia ne tik kuras, bet ir darbo rankos Vokietijoje. Jei ten reikės iškrauti su kranu arba įvežti daugiau nei 5 aukštus be lifto – tai papildomai. Paprastai pradedame nuo bazinės sumos ir pridedame kilometrus. Tiesiog nedarykite to klaidos, kad renkatės tik pagal kainą – pigiausias variantas paprastai baigiasi sulaužytais baldais.

Ar reikia ypatingų dokumentų?

Nebūtinai ypatingų, bet būtinai teisingų. Kadangi mes ES, tai muitinės nėra, jei tai ne prekybinis siuntimas, o įmonės turtas. Bet jums reikės perdavimo aktų (pack list), o jei važiuojate su komercine transporto priemone, tai turi būti tvarkingi vairuotojo darbo laiko lapai. Vokiečiai ant greitkelių (Autobahn) tikrina viską. Tikrai nerašiau čia to, kas nebūtų tiesa, be dokumentų gali sukpti ratuose ir uždirbti didelę baudą.

Kas dėl draudimo? Ar jis apima viską?

Standartinis CMR draudimas apima tik ribą, paprastai tai kelių šimtų tūkstančių eurų sumą, bet ne visada. Jei vežate brangią serverinę įrangą ar meno kūrinius į prezidento kabinetą, privalome tai aptarti. Kartais įmonės mano, kad jei pasakojo „apdrausta“, tai tai reiškia „už viską atsakome“. Ne, draudimas turi savo niuansų, ypač jei dėžės buvo netinkamai supakuotos. Verta pasidomėti išanksto.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai – ne, jei tai yra komercinis reisas. Bet mes žinome, kad darbuotojai visada pasislepia po stalais keletą dėžių su asmeniniais daiktais. Jei jų nedaug ir tai ne alkoholis ar tabakas (didelės akcizų rizikos), paprastai tai „praeina“, bet aš jums to nepataraučiau daryti be žinios. Geriau deklaruoti kaip personalo daiktus, kad neįstrigtumėte pas vokiečius muitinėje.

Pasiruošimas ir pakavimas

Ar jūs pateikiate dėžes?

Taip, mes visada galime suteikti dėžes, netgi tų specialių, ant kurių rašo „Kompiuterinė technika“ ar „Archyvas“. Problema ta, kad klientai dažnai perka pačios blogiausios kokybės dėžes iš rinkos, o paskui stebisi, kai jas pakėlus, dugnas iškrenta. Mūsų dėžės stiores, su specialiais rebrėjimais. Neteisingas pakavimas – tai 80 proc. visų gedimų pervežimo metu. (O kažkas sako, kad vairuotojas važiavo per stačiai).

Ar reikia išmontuoti baldus?

Absoliučiai taip. Nė vienas normalus perkraustymas į Vokietiją nevyksta be išmontavimo, jei tik kalbame apie didelius stalus, spinteles ar sekcijas. Balandžio dalis neįeina pro liftų duris, o jei įeina, tai tada tenka kažką laužti. Mūsų komanda atveža savo įrankius, viską išsuka, pažymi, o atgal Vokietijoje – surenka atgal. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas bandė vežti surinktą vitriną... Neteisingas sprendimas.

Kaip susitvarkyti su serveriais?

Tai yra pati jautriausia dalis. Biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu logistikos planavimu čia turi būti ypatingai atidus. Serverius negalima tiesiog mesti į sunkvežimį su komoda. Jie turi būti užfiksuoti, specialiai supakuoti į antibrūkšnines dėžes. Be to, rekomenduoju padaryti atsarginę kopiją (backup) prieš važiuojant. Nors mes ir atsakingi, bet duomenys – tai tai, ko nebegalime atkurti, jei diskas nukris ant betono.

Ką daryti su augalais ir akvariumais?

O tai, žinoma, problema. Augalus į Vokietiją vežti galima, jei tai ne saugomos rūšys, bet vairuotojai juos nemėgsta, nes jie „kvėpuoja“ ir daryja drėgmę. Akvariumą reikia išpilti, o žuvis vežti atskirame inde. Buvo atvejis, kai augalas užvirto šilumakonyje (nežinau, kodėl vairuotojas padidino temperatūrą), ir klientas gavo tik sausą stiebą. Geriau juos vežti savo automobiliu.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Tikrai nerašiau to, jei nebūčiau matęs chaosą Vokietijoje, kai atvyksta 40 dėžių, o niekas nežino, kur yra vadovo telefonas. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir galbūt trumpą aprašymą. Taip pagreitiname iškrovimą. Jei dėžė be žymos, mes ją įrašome kaip „neidentifikuotą“, o tada prasideda paieškos.

Vokietijos specifika ir atvykimas

Ar sunku rasti vietą prieš biurą Vokietijoje?

Vokiški miestai yra statyti kitaip – dažnai senamiestyje sunkvežimiui neturi ką nuvežti, jei nėra specialios leidimo zonai. Mums reikia iš anksto žinoti adresą ir galbūt gauti specialų leidimą stovėjimui (Anliegegenehmigung). Jei tiesiog sustojame ant „purpurinio“ kelio, gali atvykti policija ir tardyti mums visą įrangą. Tai padaro didelę įtaką biuro perkraustymo į Vokietiją su saugiu logistikos planavimu procesui.

Kas dėl „Umweltplakette“ (ekologinės kortelės)?

Tai būtina dalykas visiems miestuose (viena iš tų vokiškų bėdų). Be šios kortelės sunkvežimis negali važiuoti į miesto centrą (žalia zona). Mūsų mašinos jos turi, bet jei samdote atskirą vairuotoją be patikros, užkliūsite pirmame želdyne. Baudos didelės, o nuvarius mašiną iš miesto galima prarasti pusę dienos.

Ar dirbate savaitgaliais?

Vokietijoje galioja griežti poilsio laiko apribojimimai, ypač sekmadieniais ir švenčių dienomis. Negalime atvykti ir pradėti triukšmingai krauti prieš gyvenamąjį namą sekmadienį ryte. Vokiečiai labai gerbina savo ramybę. Jei planuojate atvykti penktadienį vakare, geriau, kad viskas būtų paruošta iš anksto, o ne kad mes pradėtume gręžti grindis 22:00 valandą.

Ką daryti, jei naujieji patalpos dar nebaigti?

Tai klasika. Atvykstame, o ten dar dažoma grindys arba nėra elektros. Tokiu atveju mes krauname į sandėlį laikinai (tai papildomai kainuoja) arba laukame. Negalime laukti nemokamai 5 valandų, nes vairuotojų darbo laikas yra ribotas. Geriausia susiderėti su statybininkais, kad paliktų mums angą.

Ar vokiečių kalbos žinojimas svarbus?

Labai svarbu, ypač kalbant su „Hausmeister“ (namų ūkvedžiu) arba sargu. Jis gali tiesiog neįleisti mūsų, jei nesupras, ką mes darome. Mūsų vadybininkai šiek tiek kalba, bet jei situacija įtempta, reikia vertėjo arba vietinio koordinatoriaus, kuris „užkalbintų“ sargą. Nenuviliu – kartais reikia paduoti rūką ar kavą, kad praeitume.

Kas jei kyla problema su liftu?

Vokiški liftai dažnai maži arba jautrūs. Reikia specialių apsaugų, kad nesuteptų sienelių. Jei liftas sugedęs, teka nešti per laiptus, o tai kainuoja kaip nupirkti naują liftą. Vieną kartą teko nešti 3 aukštus vitrines, nes kaimynas užpyldė liftą statybinėmis atliekomis. Tiesiog būkite pasiruošę blogiausiam scenarijui.

Kainos ir mokesčiai

Ar kainuoja laukimas vairuotojui?

Taip, kiekviena valanda viršijama lauko skaičiuojama. Vairuotojas nėra robotas, jis turi poilsio laiko. Jei jums užtrunka valanda pereiti prieš tai, neišnešant dėžių, mums reikia tai kompensuoti. Taip pat reikia mokėti už vairuotojo maistą ir nakvynę, jei tai ilgesnė kelionė. Čia ne taip, kad sumokėte už kuro litrus ir viskas.

Kaip apskaičiuojamas atstumas?

Mes skaičiuojame nuo mūsų bazinės iki jūsų vietos ir atgal. Taip pat įeinami kelių mokesčiai (Maut) Vokietijoje, kurie yra vieni didžiausių Europoje. Jei einate į pietus (Miunchenas), kainos bus aukštesnės nei į vakarus (Kelsterbacheris arba kaimas netoli sienos). Nerašau tikslių skaičių, jos keičiasi kasdien su kuro kaina.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprastai imame avansą (40-50 proc.) sutarties pasirašymo metu, o likutį – atiduodant daiktus arba prieš išvykstant iš Lietuvos. Tai apsauga abiems pusėms. Jei mes atvykstame, o klientas lieka „negyvas“ (nepasirodo), mes prarandame laiką ir pinigus. Esu matęs, kaip firmos išsiskirstė, o mes likome su jų baldais kieme.

Galima susimokėti kortele?

Geriau pavedimu, bet taip pat galima ir kortele (tik reikia žinoti, kad bankas gali sulaikyti lėšas dėl didelės sumos). Vairuotojai dažnai negali priimti kortelės vietoje, jie nori grynųjų arba pavedimo į sąskaitą. Vokiškose degalinėse mokėjimas kortele paprastai, bet čia kalbame apie paslaugų apmokėjimą.

Kas yra „pavėsinimo“ mokestis?

Tai kertinis akmuo. Vokiškuose sandėliuose ir biuruose yra taisyklės, kad sunkvežimis negali stovėti ilgiau nei 2 valandas be papildomo mokesčio. Jei mes ten užstringame, reikia mokėti. Kartais klientai pyksta, dėl ko ši „pavėsinė“, bet mes tiesiog perduodame sandėlio sąskaitą.

Rizikos ir blogos patirties istorijos

Kas dėl pavogtų daiktų?

Vokietijoje vagysčių mažiau nei pietuose, bet jos yra. Ypač pavojinga palikti užpakyta mašina neapsaugotoje aikštelėje pietų metu. Biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu logistikos planavimu reiškia, kad mes stebime mašiną arba naudojame saugomas aikšteles. Negalima važiuoti pro „Ruhpolding“ ir sustoti prie parduotuvės su užrakinta kėde.

Kas nutinka, jei sulūžsta brangus daiktas?

Turi draudimą. Bet jei lūžta dėl to, kad klientas nepasakė, kad vitrina yra iš stiklo (o mes ją nešėjome kaip medinę), tai draudimo kompanija gali atsisakyti mokėti. Būtinai parašykite, kas yra trapu. Aš vieną kartą nusiaubiau brangų lustą tik todėl, kad man nepasakė, kad jis nėra pritvirtintas prie stovo.

Ar buvo, kad vairuotojai „dingo“?

Buvo. Ne pas mus, o pas konkurentus. Vairuotojas atvažiuoja, iškrauna, o paskui sako, kad turi techninę gedimą ir važiuoja atgal, palikdamas ratus arba šiukšles. Mes dirbame tik su patikimais komandomis, kurios yra mums pažįstamos 10 metų. Pasitikėjimas šioje srityje brangesnis už auksą.

Ką daryti, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Jei atšaukiate 2 dienas iki išvykimo – mes turime teisę reikalauti žalos, nes jau planavome vairuotojų grafiką. Bet jei tiesiog keičiate vietą iš Berlyno į Hamburgą (ir tai nėra toli), mes sutinkame. Lankstumas yra mūsų privalumas, bet ne be ribų.

Ar tikrai saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Taip, mes užrakiname juos kabinoje. Bet geriausia, kad jūsų vadybininkas vežtų svarbiausius dokumentus su savimi rankiniame bagaže. Nė vienas logistikos partneris negarantuoja 100 proc., kad dėžė nebus nukritusi arba neatidaryta muitinėje (nors retai). (Čia turiu omenyje tą atvejį, kai buvo perkrauta ir dėžės plyšo).

Kaip elgtis su šiukšlėmis?

Negalime tiesiog išmesti jūsų senų stalų į vokišką mišką. Tai nelegalu. Reikia rasti specialią konteinerių aikštelę ( recyclinghof ), o tai užima laiko. Dažnai klientai sako: „pasilikite savo sau“, bet mes negalime vežti atgal šiukšlių Lietuvon, tai brangu. Sutarkite iš anksto, kur dėsiete nereikalingus daiktus.

Ar reikia tikrinti vairuotojo alkoholio lygį?

Vokiška policija tai daro už jus. Mes turime griežtas vidaus taisykles – nėra jokio alkoholio prieš važiuojant. Buvo atvejų, kai pačių klientų vadybininkai siūlė „priešpiečio“, bet mūsų vyrai turi atsisakyti. Saugumas yra pirmiausia.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu logistikos planavimu nėra tas dalykas, kurį reikia daryti savaitgalį tarp pietų ir vakarienės. Reikia kantrybės, gerų partnerių ir aiškaus supratimo, kad kainos nustatomos ne iš oro. Jei viską padarysite protingai, pasieksite naujus biurus be streso, o jei taupysite – gali tekti mokėti dvigubai. Nerašau to, kad išgąsdintų, o tam, kad atidžiau žiūrėtumėte į smulkmenas. Sėkmės kelyje ir laukiame jūsų skambučio, kol dar neatėjo tas „paskutinis momentas“.