Biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu: kas tikrai vyksta kelyje

Gyvenu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir galu galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu retai kada vyksta taip, kaip piešiama PowerPoint prezentacijose. Viskas paprasta: turi dėžes, turi vairuotoją ir turi adresą. Tačiau realybje susiduri su vokišku tikslumu, kuris mūsiškiams kartais kelia šoką, ir su keliais, kurie niekada nesibaigia. Dažnai klientai klausia, kodėl brangu, kodėl ilgai, o aš tiesiog stengiuosi paaiškinti, kad tai ne tik fizinis darbas, bet ir nervų valdymas. Čai nerašau apie teorijas, o apie tai, ką iš tikrųjų matau kasdien – nuo taisyklių laužymo iki to, kaip svarbu gerai uždėti lipduką ant dėžės.

Kainos, dokumentai ir pinigai

Kiek maždaug kainuoja perkraustymas į Vokietiją?

Čia neįmanoma pasakyti vieno skaičiaus, nes viskas priklauso nuo to, kiek turite tos "biuro įrangos". Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, tai gali tekti apie 1,5–2 tūkstančius eurų, priklausomai nuo to, kurį miestą taikome – ar tai Berlynas, ar kažkur giliau Bavarijoje. Bet jei jau kalbame apie pilną biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu, tada su visais keltuvais ir pakuotojais skaičiai svyruoja nuo 3 tūkstančių ir be galo viršuje. Geriau susitarti dėl fiksuotos kainos, kad nustotumėt galvoti apie degalų kainą benzininėse.

Ar reikia mokėti už estafetę (muitinę)?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, tai nereiškia, kad galima važiuoti lyg per savo kiemą. Jei perkraustote įrangą, kuri buvo nusipirkta su PVM nuolaida ar yra įrašyta ilgalaikio turto ataskaitose, būna "malonumų" su deklaravimu. Paprastai aš visada patariu klientams pasitikrinti su buhalteriu, nes kartais muitininkai gali sustabdyti ir paklausti, kur keliauja turtas. Geriau turėti TIR keliuva ar bent jau tinkamai parengtą prekių transportavimo dokumentą (CMR), kad nepraleistum valandų pasienyje.

Ką daryti, jei pasiūlymas per brangus?

Neklauskite manęs, kodėl kai kurios firmos imasi po 500 eurų. Aš galiu tik spėlioti, kad tie vairuotojai važiuos be draudimo arba su senais sunkvežimiais, kurie gali numušti pusiaukelėje. Biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu kainoja ne todėl, kad aš noriu daugiau uždirbti, o todėl, kad reikia sumokėti vairuotojui, degalus, ir už tai, kad krovinys bus uždraustas. Jei kainoj atrodo per gera, tai tikriausiai taip ir yra – vienas dalykas gali nulūžti kelyje.

Ar į kainą įskaičiuota pakavimo medžiaga?

Tai priklauso nuo susitarimo, bet dažniausiai dėžės, lipdukai ir burbuliukai yra atskirai. Aš stengiuvis įskaičiuoti tai į bendrą sąskaitą, kad klientas nereikštų galvos, kur gauti 50 dėžių. Kartais būna, kad klientas sako, "pačiusims nupirksime", o paskui pasirodo, kad dėžės būna tokios plonos, kad jos plyštu vos jas pakėlus. Tada tenka važiuoti parduotuvę ir pirkti normalias, kas laiko laiką prideda prie galutinės sumos.

Kaip mokėti – iš karto ar po atvykimo?

Dirbu taip: 50 proc. avanso, kad aš galėčiau užsakyti vairuotoją ir nupirkti degalų. Likusią dalį – kai viskas sėdi naujoje vietoje Vokietijoje. Buvo atvejų, kai klientai numetė telefoną po atvyksto, tai dabar esu atsargus. Ką jau kalbu apie tuos, kurie bando derėtis po to, kai darbas jau atliktas... Tai nedaro gerų santykių. Sutarkime iš anksto, kad nereiktų pyktis prieš pat Vokietijos sieną.

Ar galima atsiimti PVM sąskaitą faktūrą?

Žinoma, jei esate juridinis asmuo, viskas tvarkingai. Aš išrašau sąskaitas su PVM. Bet nepamirškite, kad jei pervežimas į Vokietiją, gali būti niuansų su PVM mokėjimu atgal (Reverse Charge), jei abiejų šalių įmonės yra registruotos PVM mokėtojais. Geriau pasikalbėti su savo apskaitininku prieš pasirašant sutartį, kad vėliau nektektų mokėti dvigubai mokesčių.

Pasiruošimas ir pakavimas: kas vyksta čia?

Ar jūs pakuojate už mane?

Taip, tai yra mūsų darbas. Siūlau pilną paslaugą – ateina komanda, viską išsiruošia, užlipdo ant dėžių, užrašo, kas viduje yra. Ypač svarbu, kai kalbame apie biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu, nes ten daug pašto, dokumentų, jautrios technikos. Aš nekalbu apie tai, kad padėsime kelis stalus – aš kalbu apie tai, kad padėsime išardyti ir supakuoti visą serverinę, jei reikia.

Ką daryti su dokumentais?

Tai vienas pavojingiausių dalykų. Negalima tiesiog užmesti į didelę dėžę ir palikti. Patariu susirasti specialias dėžutes su spynelėmis arba bent jas žymėti kaip "Labai svarbu". Vokietijoje, jei prarasite kokį nors sutartį, gali būti bėdų, o tą dėžę gali tiesiog užmesti ant kito krovininio, jei nepažymėsite. Aš visada įspėju – dokumentus nešikite su savimi (jei galima) arba uždarykite juos atskirai.

Ar reikia išardyti baldus?

Absoliučiai taip. Niekas neveža didelių stalų surinktų, nes jie užima per daug vietos, o be to, gali nulūžti rėmams. Mūsų komanda atkeliauja su įrankiais, viską išsirenka, įrašo varžtus į maišelius (lipduką antkibire). Vokietijoje vėl surenkame. Buvo atveju, kai klientas bandė tai daryti pats ir pabandė sulipdyti lentas tepalu... nu va, tada mes ten važiavome dvi dienas vietoj vienos.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvas arba numerius. Pavyzdžiui, viskas, kas į 2-ą aukštą – žalia spalva. O arba tiesiog "HR skyrius". Jei parašysite tik "Stalas", tai vokiečių komandai (jei ten dirba vietiniai) gali būti sunkiau suprasti, kur dėti. Geriausia, kai yra aiškus planas, koks kambarys kur yra. Biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo to markerio, kurį laikote rankoje.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas "blynas". Techniškai – negalima, nes tai yra komercinis transportas, o ne kelionės automobilis. Jei muitinė sustabdys ir rasi drabužių ar vaiko žaislų, gali būti didelių rūpesčių ir baudų. Aš sakau – niekada nevežkite asmeninių daiktų kartu su biuro kroviniu. Išskyrus, tai jei tai yra nedidelės rankinės, bet net ir tada geriau, kad kiekvienas darbuotojas pasirūpintų savimis.

Ką daryti su augalais?

Tai ne man reikalas, bet augalus į Vokietiją vežti gana sudėtinga dėl fitosanitarinių reikalavimų, nors ES viduje ribos nėra, bet vis tiek gali būti patikros. Be to, augalams trūksta oro, jie gaišta. Geriau juos pačioms įmonėms palikti arba perduoti kažkam, o ne bandyti spausti į sunkvežimį su kompiuteriais.

Vokietijos niuansai ir problemos

Ar sunku važiuoti Vokietijos keliais?

Neblogai, bet yra vienas dalykas – greičio ribos autobanams nėra, o sunkvežimiams visada yra 80 km/h. Reikia labai dėmesio, nes vokiečiai važiuoja greitai ir staiga iššoka iš už nugaros. Be to, ten daug eismo matuoklių. Vairuotojai mano gerai juos žino, bet jei jūs nuspręsite važiuoti savo automobiliu priešais sunkvežimį, būkite pasiruošę, kad jis niekur nešoks greičiau.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestus?

Taip, daugelyje miestų, tokių kaip Miunchenas, Berlynas, ar net mažesniuose, yra "Umweltzone" – ekologinės zonos. Mūsų sunkvežimiai turi visas žalias kortas, bet jei samdote ką nors patys, patikrinkite. Be to, centriniuose miestuose dažnai reikia gauti specialų leidimą stovėjimui (Parkleiderlaubnis), kadangi sunkvežimis negali tiesiog stovėti ant "purpurinės" juostos. Gausite baudą, jei neapsirašysit.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs?

Vokietijoje problemų su keliu mažiau nei Lietuvoje, bet bet kas gali nutikti – variklio gedimas ar avarija. Tada mes kviečiame pagalbą iš vietinės tarnybos (ADAC ar pan.). Tai gali užtrukti valandą ar dvi. Klientas visada nerimsta, kodėl neatsiliepiu, bet aš tuo metu būnu tiesiog užsiėmęs gelbėdamas jūsų krovinių, kad jie nepavirstu ledu, jei laukas šaltas (žiemos metu). (Čia tikrai svarbu turėti gerą draudimą).

Ar dirbate savaitgaliais?

Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl ramybės (Ruhezeit). Negalima statyti (krauti/iškrauti) sekmadieniais ir švenčiadieniais. Jei atvyksite sekmadienį į Berlyną, teks laukti iki pirmadienio ryto, nebent gausite specialų leidimą, kuris labai brangus. Taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu reikalauja labai galo planavimo, kad nenuvažiuotum tuščiomis.

Ką daryti, jei naujieji patalpos nėra paruoštos?

Tai klasika. Atvažiavome, o raktų nėra, arba darbai vyksta, arba ten dar dirba statybininkai. Tai manęs nekelia problemų – aš galiu užsakyti vietą sandėliuke (Lager) Vokietijoje ir ten laikyti daiktus dieną-dvi. Bet tai kainuoja. Klientai dažnai mano, kad mes galime tiesiog laukti gatvėje nemokamai, bet vairuotojo laikas – tai pinigai.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Mano komandoje yra žmonių, kurie kalba bent angliškai, o kai kurie ir vokiškai. Tačiau su vietiniais meistrais ar namų savininkais (Hausverwaltung) dažniau reikia vokiečių kalbos. Kartais būna situacijų, kai vokiečiai tiesiog atsisako kalbėti angliškai, tada reikia skambinti mūsų atstovui. Geriau, jei ir jūs turite bent vieną žmogų komandoje, kuris supranta pagrindinius žodžius.

Saugumas, technika ir kiti dalykai

Ar mano įranga yra apdrausta?

Taip, mes turime standartinį krovinių draudimą (CMR draudimas), bet jis dažniausiai apdraudžia tik pagal svorį (pvz., 8,32 EUR/kg). Jei turite brangų serverį, kuris sverdo 10 kg, tai kompensacija bus maža. Tokiu atveju reikia sudaryti papildomą "All Risk" draudimą, kuris padengs pilną vertę. Aš visada primirštu paminėti tai, nes buvo atveju, kai klientas neteko 10 tūkst. vertės įrangos dėl to, kad taupė ant draudimo. (Nepamiršk to).

Kokius automobilius naudojate?

Turime įvairių – nuo 3,5 tonų "Volkswagen" Crafter iki didelių 40 pėdų sunkvežimių su tentu. Pasirinkimas priklauso nuo tūrio. Jei mažas biuras, nėra prasmės varyti didelės mašinos, kuri negali įvažiuoti į miestą centrą. Jei didelis įmonė, tai reikės keleto mašynų reiso. Biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu reiškia tinkamą parinkimą technikos.

Kaip vežami serveriai ir jautri technika?

Jie turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis (antishock). Negalima jų tiesiog padėti ant grindų, nes vibracija kelyje gali sugadinti disku. Paprastai jei tai didelis serveris, jis eina atskirai, ne su baldais. Aš asmeniškai visada patikrinu, ar jis stabiliai stovi, prieš uždarant dangtį.

Ar naudojate keltuvus (liftus)?

Žinoma. Jei biure yra liftas, tai puiku, bet dažnai Vokietijoje senose patalpose lifto nėra arba jis per mažas. Tada mes išleidžiame hidraulinį keltuvą su platforma. Tai apie 20-30 metrų ilgio ranka, kuri pakelia dėžes pro langą. Tai labai greita ir saugu, bet reikia vietos kieme. Jei kiemas užstatytas automobiliais, turi eiti "rankomis", o tai lėčia.

Kas daro, jei kažkas sulūžta pervežimo metu?

Tai nutinka. Retai, bet nutinka. Jei tai mūsų kaltė, mes atsilyginame iš draudimo. Jei tai buvo jūsų blogai supakuota dėžė, tuomet ne. Prieš išvykstant mes užpildome "būklės aktą" (Inventory list), ten pažymime, kad viskas tvarkoje. Jei atvykstant randama skylė, tai aišku – mes kalta. Būkite sąžiningi, ir mes taip pat busim.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Aš galiu jums nusiųsti nuorodą, kur matote, kur mašina yra. Bet nevisada vairuotojas atsiliepia į telefoną, jei vairuoja (kaip ir turi būti). Taigi, jei nematote judėjimosi valandą, nepanikuokit – gali būti pertrauka ar degalinė.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas Vokietijoje?

Tai priklauso nuo lifto ar keltuvo. Jei viskas tvarkingai, vidutinio biuro (20-30 žmonių) iškrovimas trunka apie 4-5 valandas. Jei ten dar reikia surinkti baldus, tai pridėkite dar 2-3 valandas. Vokiečiai dirba greitai, jei viskas suplanuota. Bet jei pradeda trukdyti kiti darbuotojai arba neturi vietos, kur dėti dėžes, tai procesas užstringa.

Ar įmanoma atvežti dalykus penktadienį, kad būtų pasiruošta pirmadieniui?

Taip, tai dažnai daroma. Mes atvežame, iškrauname į sandėlį arba tiesiog į patalpas (jei saugu), o pirmadienį ryte ateina mūsų montuotojai viską surinkti. Taip sutaupote savaitgalį, kai darbuotojai ilsisi. Vienintelis minusas – reikia užrakinti duris gerai, kad niekas "neužsuktų" per savaitgalį.

Ką daryti su šiukšlėmis po pakavimo?

Pakavimo medžiagas (dėžės, plėvelės) galime išvežti su savimi atgal arba palikti jums vietiniam šiukšlių pervežėjui. Vokietijoje labai griežta atliekų rūšiavimo taisyklės, tad negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Aš visada liepiu komandai susirinkti plastiką atskirai, kad nebūtų rūpesčių su Hausverwaltung.

Ar reikia aptarnaujančio asmens iš mūsų pusės vietoje?

Ne būtinai, jei viskas suplanuota. Bet jei tai didelis projektas, aš arba mano vadybininkas dažnai važiuojame su mašina, kad sprestume problemas vietoje. Ypač jei kliento atstovas Vokietijoje nemoka kalbos arba nežino, kur ką dėti. Tai užtikrina, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu nevirstytų į chaosą.

Kodėl kartais vairuotojas atsisako iškrauti?

Yra tam tikrų priežasčių. Pavyzdžiui, jei vieta per daug pavojinga – ledo kalnai laiptuose arba per siauras koridorius, kur net nepraeis sofa. Arba jei klientas reikalauja neleistino dalyko, pvz., kad vairuotojas neštų 100 kg svorio dėžę vienas be pagalbininkų. Mes turime saugumo taisykles, kurios neleidžia sužaloti darbuotojų. Tada reikia samdyti papildomus rankas vietiniuose.

Kaip elgtis su parkavimu mieste centre?

Geriausia, jei Jūsų vokiški partneriai jau išsiuntė planus, kur statyti mašiną. Jei ne, turi važiuoti vairuotojas ir ieškoti vietos. Kartais tai reiškia važiuoti ratu 10 minučių. Jei užimsite vietą ne skirtą sunkvežimiui, gali atvykti policija ir pareikalauti nuvažiuoti. Tada prasideda stresas. Sutaikykite vietą iš anksto – tai pigiau nei bauda.

Ar atvežate ir mažus biurus (pvz., namų biurą)?

Žinoma. Tiesiog tada imame mažesnę mašiną. Nėra prasmės samdyti 16 tonų gigantą vienam stalui ir dviem kėdėms. Tačiau procesas toks pat – saugus krovimas, draudimas, laikas. Net mažas kiekis reikalauja dėmesio, jei ten yra brangūs daiktai.

Ką daryti, jei pasikeičia adresas paskutinę minutę?

Tai įmanoma, bet brangu. Jei vairuotojas jau važiuoja į vieną adresą, o jums staiga reikia važiuoti į kitą miestą, reikės sumokėti už papildomus kilometrus ir vairuotojo laiką. Vokietijoje atstumai dideli, tai gali kainuoti šimtus eurų. Geriau iš karto žinoti, kur keliaujame.

Ar galite padėti su baldų išmetimu?

Taip, jei seni baldai nereikalingi, juos galima pamesti į specialią statybinę atliekų aikštelę Vokietijoje ( recyclinghof). Bet tai už papildomą mokestį, nes tenka mokėti už priėmimą. Negalima tiesiog palikti šiukšlių gatvėje – tai garantuota bauda ir blogas įvaizdis.

Kaip apmokami kelių mokesčiai Vokietijoje?

Jie įskaičiuoti į mūsų kainą. Mes naudojame mokėjimo vienetus (Toll Collect), todėl vairuotojas ne sustoja prie vartų. Viskas vyksta automatiškai. Jums nereikia rūpintis tuo, kad vairuotojas neturėtų grynųjų pinigų.

Baigiant – kodėl rinktis jus?

Nes ač žinau, ką darau. Esu matęs viską – nuo gaisrų kelyje iki to, kaip dėžės nuskrenda nuo sunkvežimio. Biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu yra ne tik fizinis darbas, tai yra logistika. Ač duodu savo telefono numerį ir atsiliepiu, net jei yra naktis. Tokios paslaugos retos šiais laikais.

Išvada

Galiausiai, viskas susikrausto į vieną paveldimą nuotrauką – tuščias biuras Lietuvoje ir pilnas Vokietijoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją su saugiu ir efektyviu krovimu nėra būtinai prabanga, tai būtinybė, jei norite, kad verslas neustotų. Geriau investuoti į patikimus žmones nei gyventi su nerimu, kur dingsta serveriai arba sulūžta brangūs stalai. Sėkmės kelyje – ir prisiminkite, pasirūpinkite kava vairuotojams, ji padeda daug.