Biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik porą dešimtmečių ir galiu pasakyti viena – teigiamų emocijų reta kada būna daug, ypač kai kalbame apie biuro perkraustymą į Vokietiją su preciziška dokumentacija. Vokietija ne veltui vadinama biurokratijos griuvėsiais, bet ir tikslumo mokykla. Jei ten viskas bus surašyta taip, kaip jie to įsivaizduoja, pervežimas praės lyg riešutais. O jei pamiršite nurodyti vienos kėdės serijinį numerį arba neteisingai sužymėsite kodo skiltelę, gali būti, kad sunkvežimis stovės pasienyje ne valandą, o dvi paras. Matęs esu viską – nuo laimingų vadybininkų, kurie tiesiog nusipirko kavą ir laukė, iki tokių, kurie norėjo plaukti galva į sieną dėl vieno neteisingai parašyto žodžio CMR konosamenteje. Taigi, ką tikrai reikia žinoti, kad nepadingtumėt tarp popierių?

Dokumentų chaosas ir tvarka

Kas tas "preciziška dokumentacija" iš tikrųjų yra?

Tai ne tiek dėl to, kad jie būtų gražiai išdėlioti ant stalo, o dėl kiekvieno smulkmeno tikslumo. Vokiečiai mėgsta, kai viskas sutampa. Inventoriaus sąraše turi būti nurodyta ne tik "stalas", bet ir "medinis stalas, rudos spalvos, 4 kojos, nuplėštas kraštas" (tikrai buvo toks atvejis). Be to, biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija reikalauja, kad visi numeriai sutaptų su dėžėmis ir etiketėmis. Jei konosamente rašo "5 dėžių su technika", o prie vairuotojo yra 6, jau klausimų mazgas.

Ar visiems daiktams reikia serijinių numerių?

Ne visiems, bet brangiems daiktams – tikrai būtų protinga. Turiu omeny kompiuterius, serverius, branduolius. Esu matęs situaciją, kai vienas klientas nesurašė projektorių numerių, ir muitininkai juos tiesiog "pamirė" patikrinti, kas vėliau sukėlė begalę problemų su draudimu. Geriau užsirašykite viską iš karto, nes vėliau ieškoti SF sąskaitų gali būti varginanti. Nors teoriškai, jei vertė maža, gali nereikėti, bet praktiškai... geriau saugu.

Kur gautu tą inventoriaus sąrašą?

Jūs turite jį sukurti. Mes galime padėti suformuoti, bet turinys – jūsų galvos reikalas. Naudokite Excel lentelę, skenuokite kodus, jei turite. Kartais klientai mano, kad mes, pervežėjai, tik žinome, ką jie turi sandėlyje. Deja, neturime stebuklingo akies. Biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija prasideda ne nuo vairuotojo atvykimo, o nuo jūsų sukeltos lentelės.

Kas dėl toEX-1 dokumento?

Tai, žinoma, priklauso nuo to, iš kur tiksliai keliaujate ir ką vežiate. Jei įmonė turi PVM kodą ir veža prekes (net tai yra jų nuosavybė), dažnai reikalingas EX-1, kad nebūtų mokamas PVM Vokietijoje. Bet čia gudruoti reikia, nes klaidingai užpildytas EX-1 gali užtrukti dienas. Kartais vairuotojas tiesiog negali išvažiuoti iš terminalo, kol "e-dokumentas" neužsifiksuoja sistemoje.

O kas yra T2L arba ATVA?

Tai dalykai, su kuriais dažnai painiojasi net patyrę logistai. ATVA (tai labai dažnai painiojama su T2L, iš tiesų tai skirtingi dalykai, o ATVA dažniau susijusi su vidaus rinka) reikalingas, jei prekės jau buvo įvežtos į ES ir PVM sumokėtas. T2L – tai dokumentas, patvirtinantis ES kilmę. Žinote, kiek kartą girdėjau: "O mes juk nusipirkom Lenkijoje"? Gerai, bet dokumentų nėra. Vokietija mums nepasakys "gerai, tikiu". Jie pareiks rašto.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Absoliučiai rekomenduoju. Galima ir angliškai, jei muitininkas gerai kalba, bet vokiškai visada saugiau. Turėjau atvejį, kai angliškas aprašymas "old furniture" buvo suprastas kaip "lauko baldai", nors tai buvo biuro komplektas. Nieko baisaus nenutiko, bet laiko praradome valandą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija reiškia, kad ir tekstas turi būti suprantamas vietiniams.

Kiek laiko užtrunka visų popierių paruošimas?

Jei turite viską surinktą – diena, dvi. Jei turite chaosą – savaitė. Neapsimetinėju. Dažnai klientai skambina rytoj turint važiuoti ir klausia: "o gal turite paruoštų šablonų?". Turime, bet juos vis tiek reikia užpildyti. Ir čia prasideda pagrindinis darbas. Geriau pradėkite savaitę iki planuojamo išvykimo.

Kas dėl draudimo poliso?

Jis turi būti. Ir ne tas "kasko" jūsų automobiliui, o krovinio draudimas. Be jo, jei vairuotoja užpuola šakalys arba suardo sankryžoje Vokietijoje (kas, tiesą sakant, ten nutinka dažnai), liksite be visko. Polisas turi apimti kelionę iš Lietuvos iki Vokietijos ir galbūt sandėliavimą trumpam.

Logistika: kaip visa tai veža

Kokį transportą rinktis – pilną ar dalinį?

Jei tik įmanoma, rinkitės pilną krovininį (FTL). Tai sutaupys jums nervų. Dalinis krovinys (LTL) reiškia, kad gabenama ir kitų prekių, vairuotojas sustoja pakrauti iškrapštyti kitur. Biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija yra jaudinantis, o kai dar darai tą patį su 5 kitais klientais viename sunkvežimyje – tai tiesiog bombos laikrodis. Ypač jei tarp tų daiktų yra ką nors kvapnio ar trapaus.

Ar vairuotojas padeda pakrauti?

Priklauso nuo sutarties. Standartiškai, vairuotojas atsakinga už vairavimą, o ne už krovinių įkėlimą virš galvos. Jei reikia "krautojimo paslaugų", tai reikia tartis iš anksto. Paprastai, jei tai yra biuro perkraustymas, rekomenduoju samdyti mūsų vadybininkus su vairuotoju, arba vietinius krovikus. Negeriau, kai vairuotojas atsisako nešti tų penkių dalių sofa per trečią aukštą be lifto.

Kas vyksta, jei vairuotojas sugenda?

Tai realus scenarijus. Technika lūžta. Mes turime pagalbinį transportą, bet jis neatsiranda iš oro per 5 minutes. Vokietijoje aut serviso paslaugos brangios ir gali užtrukti. Todėl biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija turi numatyti ir laiko rezervą. Nedarykite susirinkimo naujame biure tą pačią dieną, kai planuojate atvykti su daiktais.

Kaip tvarkomi pasidarymo dėžės?

Pasidarymo dėžės (dėžės su daiktais, supakuotos vairuotojo ar darbuotojų) turi būti numeruotos. Be numerių bus chaosas. Atvykstate į Vokietiją, atidariate sunkvežimį, o čia 50 pilnų dėžių ir kur yra kompiuterių pelės? Nežinote. Užrašykite ant kiekvienos dėžės, iš kurio kabineto ji. Vokietijai tai standartas.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai – ne. Tai yra komercinis pervežimas. Tačiau realus gyvenimas: kiekvienas darbuotojas tikriausiai norės vežti savo puodelį ar padangą (njuh, padangą turbūt ne). Jei tai nedideli asmeniniai daiktai, galima juos įrašyti į sąrašą kaip "buitiniai reikmenys, darbuotojo X". Bet jei kažkas bandys pervežti šaldytuvą iš namų – tai gali būti pažeidimas.

Ką daryti, jei trūksta vietos?

Jei paskaičiavote blogai ir dėžės netilps, reikės antrų metų. Arba dėžių supakimą perdarėte blogai. Vairuotojas negali dėti dėžių ant save viršuje (tai yra saugumo pažeidimas). Geriau iš anksto pasimatuoti tūrį. Paskaičiuokite: 1 Europalis (EP) yra apie 1,2 kubo? Ne, EP yra plokščias? Žinote, palikite mums šį skaičiavimą, mes tiksliai išmatuosime pagal dėžių kiekį.

Ar reikia aptarnautojo (galanterininko)?

Jeigu keliaujate toli į gilumą, ten kur sunkvažiams negalima važiuoti, taip. Vokietijos miestu centre, ypač prie senų pastatų, 18 metrų ilgio sunkvežimis neprisives. Jums reikės mažesnio sunkvežimio su kranu, arba pervežimo dėžėmis į mažesnę transporto priemonę (tai vadinama "last mile" paslauga).

Muitinė ir Vokietijos specifika

Ar tikrai reikia eiti į muitinę?

Dažniausiai ne, jeigu visi dokumentai tvarkingi ir tai yra ES vidaus pervežimas. Tačiau jei pervežate naują techniką (nepanaudotą, su pakuotėmis), ar prekės kaina viršija tam tikrą slenkstį, muitinė gali sustabdyti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija sumažina šansą būti sustabdytam beveik iki nulio. Jei jie sustabdo – tuomet tikrina, ar neketinate pardavinėti prekių Vokietijoje nemokėdami mokesčių.

Kas jei dokumentuose klaida?

Tada gausite baudą. Arba privers iškrauti visą sunkvežimį patikrai patikrinti, kas yra viduje. Tai atsieina brangiai, nes paslaugos Vokietijoje mokamos iškrapštant. Vienas klientas taip prasižvalgė, kad jam teiko mokėti 100 eurų už valandą už stovėjimą terminalo aikštelėje. Neklausote, kiek tai kainuoja, nemiegat.

Kas yra "Ausfuhrkennzeichen"?

Tai specifinis Vokietijos dalykas, bet jums gali prireikti, jei ten registruojateTransporto priemonę. Aš čia mažai ką suprantu (geriau pasikonsultuokite su automobilių brokeriu), bet žinau, kad registravimas ten yra kančia. Jei vežate savo transporto priemonę į Vokietiją, reikės šios spec. kortelės. O jei vežame mes – mes jau turime viską tvarkoje.

Ar vežia alkoholį ar maistą iš biuro virtuvės?

Maistą ne, jei tai mėsą ar pieno produktus (gyvūninės kilmės produktai). Tai griežtai kontroliuojama dėl ligų. Kava ar sauso maisto produktai (kaip makaronai) turi būti uždaryti originalioje pakuotėje. Alkoholį galima, bet tai vėl mokesčių klausimas, jei kiekiai dideli. Tarkime, dėžė vyno įmonės šventei gali kelti klausimų.

Kaip elgtis su elektronikos atliekomis?

Negalima veži "e-_atliekų" kaip įprastų daiktų. Jei turite 20 senų monitorių, kuriuos ketinate išmesti Vokietijoje tai yra problema. Jums reikės specialios licencijos arba sutarties su atliekų tvarkytoju ten. Geriau juos išmesti čia, Lietuvoje, prieš išvykdami. Nė vienas vairuotojas nenorės vežti šiukšlių per sieną.

Kainos, terminai ir realijos

Kodėl kaina gali pasikeisti naktį?

Kuras. Kelių mokesčiai. Vokietijoje yra mokesčiai už kelius (Maut), kurie priklauso nuo svorio ir išmetamųjų dujų klasės. Jei kuras brsta 10 centų, kaina auga. Arba jei uždaroma kelio dalis ir tenka važiuoti apeliu. Biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija leidžia mums apskaičiuoti fiksuotą kainą, jei sutartis pasirašoma tinkamai.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei pervežiate dažnai, arba jei tai didelis projektas (pvz., 5 sunkvežimiai vienu metu), taip. Bet ne tikėkitės 50 proc. nuolaidos, nes maržos šioje srityje nėra tokios didelės. Degalai ir algos sudaro didžiąją dalį kainos. Tačiau galime sutaupyti ant pakuotės medžiagų, jei juos pereinate.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Iš Vilniaus į Berlyną maždaug 12-14 valandų važiavimo, su sustojimais. Bet tai tik viena kryptis. Reikia prisidėti pakrovimą (4-6 val), iškrovimą (4-6 val). Taigi, imkite sau 2-3 dienas viskam. Neskubėkite, skubėjimas sukuria klaidas dokumentuose.

Kas daro, jei klientas vėluoja pasiruošti?

Vairuotojas laukia. Ir laukimas yra mokamas. Standartiškai yra 1-2 valandos nemokamo laukimo, po to – skaičiuojamas valandinis tarifas. Buvau tokių situacijų, kai vairuotojas pradėjo verčiasi prieš dėžes, nes klientas ieškojo raktų nuo sandėlio kurio nebuvo. Nekelkite vairuotojo į tokias padėtis, jis jau pavargas.

Ar imate užtaisą (deposit)?

Taip, dideliuose projektuose dažnai imama užtaisa už galimas išlaidas arba draudimo франшиzę. Taip užtikriname, kad klientas nesitrauks paslapčiai, jei atsirastų problemų. Po visko, kai krovinys paduotas, užtaisa grąžinama.

O kas su "Einheitspapier"?

Tai yra Vokietijos muitinės dokumentas, kuris naudojamas, kai reikia deklaruoti ne ES prekes arba specialias prekes. Jis pakeitė senąjį ATVA procesą elektroniniu būdu. Viskas daroma per EMCS sistemą. Jei jums reikalingas toks dalykas, reikia mums pranešti iš anksto, nes užregistruoti šitą reikalą dabar reikia elektroniniu būdu, o ne popieriuose.

Problemų sprendimas ir patarimai

Kas daryti, jei dėžė subyrėjo kelionės metu?

Tai įvyksta. Blogai apklijuota. Jeigu daiktai sugadinti, mes prisiimame atsakomybę, jeigu mes dėmėsime pakuoti. Jei jūs pakavote patys – tuomet jūsų rizika. Biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija apima ir tai, kad pakuotė turi atitikti standartus. Naudokite stiprią juostą, o ne pigų plastiką.

Ar sekate krovinių kelionę?

Taip, mes turime GPS sekimą. Galite matyti, kur yra jūsų turtas realiu laiku. Tai padeda susiderinti su iškrovėjais Vokietijoje, kad jie nebutų pavargę laukti. Kartais GPS rodo, kad vairuotojas stovi jau valandą – tuomet reikia skambinti ir klausti, ar viskas gerai. Gali būti ir policijos patikra.

Kaip apmokėti paslaugas?

Geriausia banko pavedimu. Grynaisiais vairuotojui duoti pinigų nerekomenduojama dėl saugumo. Kai kurioms EMS kurjerių (ne mūsų, bet mažų) firmoms reikia mokėti iš anksto 100%, o didelėms – 50% iš anksto, likątį – po pristatymo.

Kodėl reikia gero aprašymo gavėjo?

Nes jei vairuotojas atvyks į gamyklą, kur nėra vartų arba kurie neleidžia stoti sunkvežimiams, mes turėsime iškrauti ant kelio (tai nelegalu), arba ieškoti sandėlio. Vokiškai adresas turi būti tikslus: Hof, Tor numeris, kontaktinis asmens telefonas, kur kalba angliškai ar vokiškai.

Ar padedate su inspektavimu prieš išvykimą?

Galime padaryti vizualinę apžiūrą, jei reikia draudimo. Bet įsivaizduokite, ką reikia daryti: fotografuoti kiekvieną dėžę? Tai per daug. Svarbiausia yra inventoriaus sąrašas (packing list), kurį pasirašote abu pusės. Tas dokumentas ir yra įrodymas, ką mes įkėlėme į sunkvežimį.

Ką daryti su vertingu menu ar tapyba?

Reikia specialaus apsaugos transporto (su pneumatiška pakaba), o ne įprasto Euro sunkvežimio, kuris "šoka" ant kelių. Taip pat reikės vertinimo eksperto, kad draudimo suma būtų tinkama. Neneškite paveikslų be rėmų, tiesiog įvyniotus į burbulą – tai kvestas bėdai.

Kas dėl duomenų saugumo?

Jūsų kompiuteriuose turi būti užkoduoti diskai. Mes neatsakome už informacijos nutekėjimą, jei kompiuteriu pavogia. Duomenų saugumas – tai jūsų IT skyriaus darbas. Fiziškai mes apsaugosime, bet techniškai pasirūpinkite patys.

Pabaigos smulkmenos

Ar reikia valyti biurą prieš išsikraustant?

Nebūtinai, bet geri mandagiai būtų palikti ne šiukšlyną. Vokietijoje darbuotojai dažnai nenori imtis šios paslaugos. Jei reikia galime susitarti dėl "pabaigos valymo", bet tai papildoma paslauga.

Kas nutinka su tuščiomis dėžėmis?

Jos turi būti išmestos arba sugrąžintos. Jei mūsų dėžės – jas sugrąžiname. Jei jūsų – susitarkite dėl išvežimo. Nepalikite jų gatvėje Vokietijoje, gausite baudą iš miesto valdybos (Ordnungsamt).

Ar galima sujungti kelis biurus į vieną krovinį?

Taip, tai būtent tai, ką darome. Užsirašome viską į vieną konosamentą su skirtingais gavėjais (arba vienu bendru). Svarbiausia, kad visų sąrašai būtų surinkti laiku. Ne taip seniai sujungėme tris mažus biurus į vieną sunkvežimį į Miuncheną. Viskas praėjo gerai.

Kodėl verta rinktis profesionalą?

Nes draugas su "Gazelle" nepadės pildyti EX-1 dokumentų ir neužtikrins, kad jūsų serveriai neatitrūks nuo grindų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija yra sudėtingas procesas, kurio klaidos kainuoja daugiau nei patys pervežimai. Pasidėkite ant mūsų pečių šią atsakomybę.

Galite padėti su įrengimu naujoje vietoje?

Įrengimas (montavimas) neįeina į standartinę kainą. Mes atvežame į vietą. Bet jei sutartime nurodoma "įrengimas su įrankiais", tuomet mūsų komanda padės surinkti stalus ir lentynas. Be to, tarp mūsų vairuotojų yra tokių, kurie rankas turi priręstę.

Ką daryti, jei pasikeičia planai?

Skambinkite mums nedelsiant. Jei sunkvežimis jau važiuoja, o jūs nusprendžiate, kad adresas kitas, bus papildomi mokesčiai už nukrypimą nuo maršruto (už kuro sąnaudas ir laiką). Maršrutai planuojami iš anksto ekonomiškai.

Ar padedate su elektros instaliacija?

Ne, mes ne elektrikai. Mes galime padėti pajungti grandinę į lizdą, bet jeigu jums reikia laidoti kabelius po grindimis Vokietijoje, ieškokite vietinio elektriko. Jie turi licencijas, kurių mes neturime.

Paskutiniai žodžiai apie vairuotojus

Jie yra žmonės, nusipylę daug kilometrų. Naudokitės tualetu prieš išvykstant (jūsų darbuotojai). Juokingu atrodo, bet dėl to buvo atšaukti sustojimai, nes dėl skubos nebuvo laiko. Gerai elgiantis su vairuotoju, jums padės daugiau negu numatyta sutartyje. Nors ir štai ir taip jų darbas sunkus.

Išvada

Galiausiai, nepaisant visų tų dokumentų, muitinės nurodymų ir galvos skausmo, sėkmingas biuro perkraustymas į Vokietiją su preciziška dokumentacija visada maloniai stebina. Kai atvykstate į naująją vietą, o visos dėžės vietose, o dokumentai tvarkingi pajusite ramybę. Svarbiausia yra nepalikti visko paskutinę sekundę ir derėtis su ekspertais, kurie žino kur yra kiekvienas "i" uždėtas. Kelyje visada pasitaiko nesklandumų, bet su gera paruošimu jiems nusiraminti. Sekmės jūsų verslo plėtrai Vokietijoje.