Biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu ir saugumu: kaip išvengti nervų išsiplėtimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – niekada nežinai, kas tiksliai nutiks kelyje. Biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu ir saugumu skamba kaip idealas iš kokios nors brangios reklamos brošiūros, bet realybėje dažnai būna visai kita. Kartais vairuotojai praranda raktus nuo fūros, kartais muitinėje užstringa dėl vieno neteisingai užpildyto lapelio, o kartais tiesiog lyja lietus visą savaitę Miunchene. Visgi, jeigu susiruošiate protingai ir pasitarkite su patyrusiais žmonėmis, viskas gali būti ir labai sklandžiai. Nenoriu jums nieko pardavinėti, tiesiog pasakysiu, kaip tai yra iš vidaus, be tų visų „turinio kūrėjų“ glamonės.

Apie pinigus (ir kodėl viskas tokia brangu?)

Kiek maždažiai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai klausimas, kurio visi bijo, bet klauskite. Kainos svyruoja kaip oras Baltijos jūroje – tiksliai nepasakysiu, nes priklauso nuo tūkstančių dalykų. Jei turite keletą kėdžių ir stalų, gali tekti nuo 800 iki 1500 eurų, o jei perkeliate visą IT padalinį su serveriais, skaičiai gali šokti iki tūkstančių. Viskas priklauso nuo to, kiek svorio, kiek reikia vyrų įkrovimui ir ar reikia specialių įrankių. (Nors dabar degalai vėl brangsta, tai kaina gali šokteli per savaitę). Geriau prašykite išsamaus sąskaitos faktūros brėžinio, kad nebūtų staigmenų.

Ar avansas tikrai būtinas?

Žinote, dažniausiai taip, nors aš pats kartais leidžiu vežti be avanso ilgamečiams klientams. Bet jei perkeliate visą turtą į kitą šalį, vairuotojas gali jo užsidirbti kelyje (degalai, kelių mokesčiai Vokietijoje nėra pigūs). Be to, jei kas nors nueis ne taip ir fūra sugrįžtų tuščia arba su problema, mes būtume praradę ir laiką, ir pinigus. Paprastai prašome maždaug 30 proc. sumos, kad būtume ramūs, kad vyksime už tikro darbo.

Ką daryti, jei pasiūlymas atrodo per pigus?

Bėkite toli. Seriožiai. Jei kas siūli pervežti biuro įrangą į Berlyną už pusę mažiau nei rinka, tai arba jo fūra (sunkvežimis) suirgs kelyje, arba jis nebus apdraustas. Buvo atvejų, kai žmonės taupojo ant perkraustymo, o paskui serveriai nukrito nuo pakeliamosios platformos. Geriausia tiesiog paklauskite, ką įeina į tą kainą – ar įeina dėžės, ar įeina draudimas, ar moka vairuotojams socialinį. Detalės čia yra svarbiausios.

Ar kainuoja papildomai, jei reikia įvežti dalykus į aukštą?

Žinoma, nebe nemokamai. Jei Vokietijoje nėra lift arba liftas per mažas (kas dažnai būna senos statybos pastatuose), reikia naudotis kėlimu per langą arba laiptais. Tai yra fizinis sunkus darbas, ir už jį imamas papildomas mokestis už kiekvieną metrą ar laiptą. Vieną kartą teko kelti pianiną į penktą aukštą be lifto – klientas tikrai klydo nedėdamas to į sąmatą iš karto.

Dokumentai ir Vokietijos biurokracija (kurios visi bijo)

Kokius dokumentus būtina paruošti?

Bent minimalų sąrašą turi turėti – eksporto iškardas (jei reikia), vairuotojo darbo užmokesčio apmokestinimą A1 formą (nors Vokietijoje kontroliuoja griežčiau nei Lietuvoje), ir, žinoma, krovininės sąskaitos faktūros. Be to, turi būti tikslius inventorius sąrašas, kitaip muitinėje gali būti nemažų problemų. (Aš visada primirštu tą A1 pavardės rašybą, tai reikia patikrinti du kartus).

Ar labai griežta Vokietijos muitinė?

Palyginus su Lietuva, taip, yra griežčiau, jei neturite tvarkos. Jei viskas užpildyta teisingai, jie net nežiūri, tik sustoja paima dokumentus ir leidžia toliau važiuoti. Bet jei pamato, kad sąrašas neatitinka to, kas yra pakrovimo kabinoje, gali pradėti „kasinėjimus“. Biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu ir saugumu reiškia, kad turi būti užtikrintas šis dokumentinis švarumas, kitaip gali šokti baudos.

Ką daryti su buitine technika?

Tai yra pavojinga zona. Jei vežate naudojamus monitorius, turi būti deklaracija, kad tai ne šiukšlės, o technika. Vieną kartą mūsų vairuotojui teko aiškinti, kad senas spausdintuvas yra „juodasis metalas“ (perdirbimas), o ne nešiojamas kompiuteris. Geriausia visus daiktus, kurie atrodo įtartai, pažymėti kaip techniką su serijiniais numeriais.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Tiesiogiai pervežėjui neperduodama, bet čia daugiau apie jūsų (kliento) buhalteriją. Jei jūsų įmonė yra registruota PVM mokėtoju Vokietijoje, tai galima taikyti 0 proc. tarifą, jei pateikiate tarpininko (PVM) numerį. Aš nesu buhalteris, tai dėl to geriau klauskite savo apskaitininkės, nes dėl to pasidaro daug bėdų, jei neatsargu.

Kas daryti, jei prarandami dokumentus kelyje?

Tai mano košmaras. Jei dingsta CMR konosamentas, tai dar kažką išspręsi galima, bet jei dingsta muitinės dokumentai, tai prasideda šou. Reikia skambti iš karto muitinei ir pranešti, rašyti paaiškinimus. Kartais padeda vairuotojo žinutės su nuotraukomis, jei viskas laikoma telefone. Geriausia visus dokumentus daryti po tris kopijas ir vieną dėti tiesiai į vairuotojo kabinę, o ne į krovininę.

Fizinis perkraustymas (kai reikia pakelti nulinius atvejus)

Ar galima patys supakuoti dėžutes?

Galite, tik prašau, nenaudokite senų kiaušinių dėžių. Matęs esu, kaip subyrėja tokios dėžės su svarbiais dokumentais viduje. Biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu ir saugumu reikalauja stiprių, dvigubų sienelių dėžių. Jei užsupakuosite patys ir kas nors suguls, draudimas tai nedengs (arba dengs tik dalį). Tada vėlgi – problema, kas kaltas.

Ką daryti su serverių kabinetais?

Tai yra jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti pagal instrukcijas, o ne tik ištraukti kištuką iš lizdo. Rekomenduoju juos supakuoti į specialias putas arba originalią pakuotę. Jei neturite, geriau pasamdyti IT žmogų, kuris tai žino, o ne tik vairuotoją, kuris matęs kompiuterį gyvenime. Vienas klientas taip padarė ir prarado visus duomenis – tikrai neverta.

Ar saugu keliauti pro Lenkiją?

Sunku pasakyti. Keliai ten geresni nei buvo, bet „vilko išpuolių“ vis dar būna (pavogti kroviniai). Yra riską, ypač jei stovite užmiršę fūrą prie kasų be apsaugos. Geriausia nevažiuoti naktimis per pavojingas zonas ir stovėti tik saugiose aikštelėse. Mūsų vairuotojai turi draudimą kabinti raktą nuo fūros už raktų, kai miega.

Kiek laiko užtrunka įkrovimas?

Priklauso nuo to, ar pasiruošėte. Jei visos dėžės stovi prie lifto su užrašais, 4 vyrai tai padarys per 3-4 valandas. Jei turėsime vaikščioti po ofisą ieškant popieriaus krosnelės, tai gali užtrukti ir visą dieną. Planuokite, kad įkėlimas ir iškėlimas užims po dieną, o pati kelionė – dar 1-2 dienas, kur reikės pridėti poilsio.

Ar padės sujungti kompiuterius naujoje vietoje?

Įprastai ne, mes ne kompiuterininkai. Mūsų darbas yra pristatyti tai, kas sutarta, į vietą. Jei reikia išpakuoti ir pastatyti ant stalo – tai daromas, bet jei reikia prijungti prie interneto, paleisti serverius, tai reikia sutarti iš anksto. Kartais vairuotojai maloniai pagelbsti, jei yra protingi, bet aš neguo to garantuoju.

Ką daryti su baldais, kurie nesinaudoja?

Geriausia juos išardyti arba (jei įmanoma) palikti senoje vietoje arba parduoti. Vežti senas, sugedusias kėdes į Vokietiją nėra verta, nes atliekų ivežimas ten kainuoja. Turėjome atvejį, kai klientas pareikalavo vežti visą „muziejų“, o paskui teko mokėti už šiukšlių konteinerį Miunchene.

Biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu ir saugumu: Rizikos ir draudimas

Ar būtinas draudimas?

Mano nuomone, tai ne pasirinkimas, o privalumas. Ypatingai kalbant apie brangią techniką. Jei fūra užsidegs arba suksis į griovį (kas nutinka rečiau, bet nutinka), be draudimo prarasite viską. Įprastai draudimas apima 3-5 eurų už 1000 kg vertės, bet galima padidinti sumą.

Kas nutinka, jei pažeidžiate grindims įsivažiuojant?

Tai reali problema. Jei vairuotojas neatsargus ir sužaloja vokiško biuro grindis arba sieną, mūsų atsakomybės draudimas (CMR) turėtų tai padengti. Bet reikia nedelsiant nufotografuoti žalą ir suspėti pasakyti vairuotojui, kad jis nepabėgtų. Vokietijos nuomininkai gali būti labai griežti dėl to.

Ar dažnai įvyksta avarijos?

Dievas maloningas, nėra taip dažnai, kad būtų baimė. Bet kelyje yra daug neapsižvalgių vairuotojų. Viena kartą mus tiesiai „išpjovė“ Lenkijoje, vairuotojas buvo visiškai blaivus (o tas kaltininkas nebe), bet fūra buvo apgriuvusi. Biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu ir saugumu reiškia ir tai, kad reikia numatyti šalIES kelią ne greičiausiu maršrutu, o saugiausiu.

Ką daryti, jei vairuotojas negali įvažiuoti į miesto centrą?

Vokietijos miestuose yra daug environmental zones (Umweltzone), kur leidžiama važiuoti tik „žaliuosiais“ sunkvežimiais. Jei jūsų fūra neatitinka standarto (Euro 6), teks važiuoti apypylaiu, kas užtrunka ir kainuoja daugiau. Tai reikia patikrinti iš anksto, nes gausite baudą, nebevažiuodami.

Ar galime sekti ką fūra daro realiu laiku?

Daugelis mūsų fūrų turi GPS stebėjimą. Galiu jums duoti nuorodą, kur pamatysite, kur yra jūsų turtas. Bet kartais signalas dingsta tuneliuose arba vokiškose miškų gilumose, tai nebesijaudinkite, jei pamatysite, kad jis stovi vietoje valandą – galbūt tiesiog pietūs.

Pabaigos darbai ir smulkmenos (kurios visada užmirštamos)

Ką daryti su kietųjų disku duomenimis prieš išvežimą?

Tai jūsų atsakomybė. Jei įmonė turi slaptų duomenų, reikia juos ištrinti arba sunaikinti diskus prieš išvežant. Aš galiu tik patarti, kad vienas klientas tiesiog subūrė visus kompiuterius į vieną kambarį ir iškvietė firmą, kuri juos fiziškai susmulkinė. Geriau saugu nei gaila.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nėra privaloma, bet vokiškoje kultūroje (ir lenkiškoje taip pat) tai labai vertinama. Jei vairuotojai gerai padirbėjo, padėjo atnešti dėžes iki antro aukšto be nusiskundimų, 10-20 eurų kiekvienam padarys stebuklą jų nuotaikai. Tikėkite, jie kitą kartą dirbs dar geriau.

Ką daryti su pervežimo dėžėmis po visko?

Galite jas pasilikti arba mes galime jas paimti atgal, jei sutarsime, bet tai kainuos (tuščio fūros važiavimas nėra nemokamas). Dažniausiai klientai jas pasiima pasilikti sau sandėliui arba išmeta tiesiog į perdirbimo konteinerius, jei jau sugedusios.

Ar galite padėti susirasti sandėlį Vokietijoje prieš atkeliaujant?

Žinoma, turi keletas kontaktų, kurie gali suteikti laikiną sandėliavimą (pvz., Hamburge arba Frankfurte). Tai naudinga, jei dar negalite įsikrauti į naują biurą, bet jums reikia išlaikyti terminus iš sandėlio, kurį apleidžiate. (Čia kainos nėra mažos, taip tad verta pagalvoti).

Kas nutinka, jei vėluojame su išsikraunimu?

Jei dėl jūsų kaltės (pvz., raktai negauti), tada mums reikia laukti, ir laukimas mums turi būti apmokėtas. Vairuotojų laikas yra pinigai, ypač Vokietijoje, kur negalima dirbti be poilsio laiko. Geriausia turėti atsarginį planą, jei naujas nuomininkas neleidžia įsivažiuoti anksčiau laiko.

Ką daryti, jei liko nusivylimų?

Skambinkite man. Aš pats (arba mano vadovas) bandysiu tai išspręsti. Mes neperfekecionistai, klaidų darome, bet stengiamės juos taisyti. Kartais reikia tikrai šiek tiek kantrybės abiejoms pusėms. Biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu ir saugumu yra sudėtingas procesas, o ne paprasta kelionė į parduotuvę.

Išvados

Taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu ir saugumu yra tas darbas, kurį geriau patikėti profesionalams, bet ir pats negali būti beveikiai. Niekas neapsaugos nuo visų neprognozuojamų situacijų, kaip kad avarija arba užstrigęs raktas, bet gerai paruoštas planas ir tvarkingi dokumentai sumažina stresą ne kartą. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, tikėkimės, viskas pasieks vietoje sveika ir saugi. O jei kas – žinote, kur mane rasti.