Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu sprendimu: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik du dešimtmečius ir matau viską – nuo dviejų žmonių startuolių iki didžiulių korporacijų, kurios perkelia šimtus darbuotojų. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tiesiog tai, kad užsako mašiną į šeštadienį ir tikisi, kad viskas nusės savaime. Tai yra sudėtingas mechanizmas, kur viena sugedusio pavaros detalė gali sustabdyti visą procesus ir pridaryti daugiau žalos nei naudos. Esu matęs, kaip vadovai bijo imtis šio žingsnio, bet pasakysiu tiesą – su tinkama komanda visa ta „migracija“ gali vykti net lengviau nei planavote šiuolaikinę meetingų salę. Svarbiausia yra suprasti, kad čia ne tik fizinis darbas, bet ir gilaus planavimo rezultatas, kurį reikia pradėti ne savaitę, o mėnesius anksčiau.

Kiek čia kainuoja ir kas formuoja kainą?

Kiek kainuoja biuro perkraustymas?

Kainos labai svyruoja, todėl negaliu pasakyti tikslaus skaičiaus be matavimų, bet pradedant nuo mažo biuro, tai gali kainuoti nuo 1-2 tūkst. eurų, o dideliems – ir dešimtis tūkstančių. Paskutiniai metai viską padidino – degalai brango, Vokietijoje atsirado naujų aplinkosauginių reikalavimų miestuose, tad ir mokesčiai už įvažiavimą į „žalias zonas“ auga. Vienintelis dalykas, kur gali sutaupyti, tai jeigu pats supakuosi smulkius daiktus, bet likusį darbą geriau palikti profesionalams, kad nereikėtų vėliau mokėti už sulaužytus baldus. Praėjusių metų vasarą vienas klientas iš Kauno bandė sutaupyti ir dėlto galiausiai sumokėjo dvigubai daugiau dėl sugadintų serverių.

Ar į kainą įeina ir pakavimo medžiagos?

Paprastai taip, jeigu imame „pilną sprendimą“. Tada tie kibirai, burbuliukai, lipdukai ir viskas kita yra mūsų problemos, o ne jūsų, o tada jūsums nereikia važiuoti į sandėlį ieškoti dešimčių metrų pašarvės. Žinoma, jei jūs norite naudoti savo senas dėžes, kurių turite galybę po sandėliu, tai mes pajuoksim ir jas pasinaudosime bet tada kaina kris labai nežymiai, daugiau tiesiog sutaupysite medžiagų. Kai keliaujame į Vokietiją, stengiamės duoti naujas, tvirtas dėžes, nes jos turi išlaikyti kelionę per brūkšnynes.

Kas paveikia galutinę sumą?

Čia yra keletas svarbių dalykų – aukštai pastate esantis biuras be lifto arba anguštarai laiptai, tada kyla kiekvienam darbuotojui atsiskaitoma už keliasdešimt laiptų. Taip pat svarbu, ar reikia išmontuoti ir vėl surinkti sudėtingus mėblus, kurie buvo surinkti prieš penkerius metus, o dabar visi varžtai jau „prisižiūrėję“. Dar vienas dalykas yra pats krovinio svoris – jeigu turite saugykloje pilną archyvą popierių kurie sveria toną, tai tai taip pat vertinamas kitaip nei tuščios lentynos. Todel (todel – tai klaidingai parašyta žodis) visada reikia tiesiog parodyti mums vaizdą akiai.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, galime, bet tada turi būti labai tikslus inventorius, o jeigu paskutinei minutes išlips spinta, kurios nebuvo sąraše, ji bus papildomai. Man asmeniškai labiau patinka fiksuota kaina, nes tuomet ir klientas, ir ekspeditorius žino, kurioje vietoje yra, o nėra jokių nemalonumų pabaigoje. Tačiau reti klientai sugeba padaryti tokį tikslų sąrašą, todėl dažnai dirbame pagal valandas, o tada jums tiesiog reikia stebėti procesą. Vienintelis dalykas, kurias sukuria didžiulę neapibrėžtumę, tai jeigu biure po grindimis dar kažkas yra, o mes sužinojome tik tada, kai pradėjome kelti kilimus.

Kiek laiko užtrunka toks procesas?

Mažam biurui (10–15 žmonių) užtenka vienos dienos supakavimo ir vienos dienos pervežimo, o didesniamems įmonėms reikia planuoti savaitgalį arba net kelias dienas. Atsimenu vieną projektą Vilniuje, kur turėjome perkraustyti IT firmą į Berlyną, ir ten viskas užtruko net keturias dienas, nes buvo daug specialios įrangos. Reikia žinoti, kad tobulumo nėra, tai visada reikia palikti laiko rezervą bent vienai dienai, jeigu kelyje kažkas nutiks. Aš dažnai sakau klientams, kad geriau planuotis ilgiau, nei tada, kai vairuotojas skambina sakydamas, kad mašina sugedo Lenkijoje.

Ar taupyti verta?

Sakyčiau, kad ne, jeigu kalbame apie svarbius dokumentus ar brangią techniką, bet jeigu tai senos lentynos su senais kėdėmis, tai kodėl gi ne. Esu matęs, kaip įmonės mėgina sutaupyti samdydami neprofesionalius „gėrių vežėjus“, o vėliau gailisi, kai dingsta duomenys arba sulūžta svarbi eksponatinė vitrina. Vokietikoje labai griežtai žiūrima į tai, kaip atvyksta atstovai, tad jeigu atvažiuoja purvina mašina, tai tai gali pakenkti jūsų įvaizdžiui. Gal tai skamba keistai, bet pirkdamas pigiau, tu dažnai perka galvojų skausmą vėliau.

Dokumentai ir Vokietijos niuansai: su kuo tikėtis?

Kokius dokumentus reikia turėti?

Pagrindinis yra krovinio manifestas – tai sąrašas visko, kas keliauja, o reikia, kad jis būtų bent angiškai arba vokiškai. Taip pat būtina turėti sutartį su pervežėju, kurioje aiškiai numatyta atsakomybė, o jeigu ypač brangūs daiktai, tai dar ir apžiūros protokolas prieš ir po. Jeigu keliujate techniką, kuri turi serijinius numerius, būtinai juos užrašykite, nes muitinėje (net ir vidurioje Europoje) gali paklausti. Nėra nieko baisiau, nei sustoti prie sienos su pilna mašina ir negalėti įrodyti, kas ten yra, o tai laikais tikrina vis dažniau.

Ar reikia eiti į muitinę?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, kartais gali reikti parodyti dokumentus, o ypač jeigu daiktai buvo nupirkti ne be PVM ir turi būti deklaruojami kaip įmonės turto perkėlimas. Aš tikrai negaliu pasakyti 100 procentų, ką sau galvoja vokiški pareigūnai tam dieną, kada ten važiuojate, bet geriau turėkite viską su savimi. Ypač jeigu pervežate didelį kiekį elektronikos, ji gali būti įtariama kaip prekybinis krovinys, o ne biuro inventorius. Praėjusi metai parodė, kad tikrinimai tapo griežtesni, tad nepamirškite TSL (transporto sutarties lygio) dokumento formavimo.

Kas daryti su automobiliais, kuriuos pervežame?

Jeigu pervežate įmonės automobilius, tai reikia specialios leidimų knygos arba tempimo priemonių, o negalima juos tiesiog vesti ant priekabos kaip kad. Vokietijoje labai griežtai baudžia už neteisingą užkrovą, o jeigu automobilis užsidegė kelyje, tai be specialios draudimo policijos gite laukti didelių bėdų. Esu matęs, kaip vienas klientas iš Šiaulių bandė nuvežti tris savo serviso automobilius paprasta priekaba, o tuomet juos sustabdė liukštas policijos patikrinimas Hamburge. Dabar jie visada mums skambina pirmiausia.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Taip, jeigu pervežame pavojingas krovinių arba darbo mašinas, o jei tai tik biuro daiktai, tai paprastos vairuotojo teisės (C kategorija) užtenka. Bet reikia nepamiršti, kad Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai, o vairuotojai turi turėti pasas arba leidimus dirbti ES šalyse. Aš dažnai pasakau, kad geriau turėtų vokiškai kalbančius vairuotojus, bent žodį ar du išmanytų, nes tada susirūpinimas mažesnis, o tie vokiečiai mėgsta, kai jiems kalba jų kalba nors tiek. Jeigu neturit tokių vairuotojų, tai mes turime.

Kaip elgtis su miesto apribojimais (Umweltzone)?

Didžiuosiuose Vokietijos miestuose, kaip Berlynas, Miunchenas arba Hamburgas, yra žaliosios zonos, į kurias negali važiuoti senos mašinos be specialios žaliosios kortelės. Mūsų parkas visiškai atitinka šiuos reikalavimus, o todėl mūsų vairuotojai gali važiuoti tiesiai į centro gatves. Nenoriu gąsdinti, bet baudos už pažeidimą ten yra tikrai milžiniškos, o klientams tai nėra pamirštama, o geriau tai pasitikrinti iš anksto. Kartais net pati įmonė, kurią perkraustome, nežino, kad jų biuras yra toje zonoje, o mes tai patikriname dar prieš pradedant.

Ar reikia draudimo?

Be abejo, tai privaloma, o mes turime CMR draudimo, kuris padengia žalą kelyje, bet jis nedengia jūsų duomenų praradimo ar programinės įrangos sugadinimo. Tarkim, jeigu mums nukrenta serveris ir sutrūksta diskas, tai mes atstatom fizinę kūną, bet ne duomenis, tad atsarginės kopijos yra jūsų reikalas. Vienintelis dalykas, kur gali padėti kitaip, tai jeigu šaknimi sudėjote ne taip ir dėl to sulūžo, o tada aiškinamės pagal sutartį. Esu matęs, kaip dėl vienos neapsisaugojusios vietos klietas prarado savo visą dvidešimt metų darbą.

Pakavimas, technika ir brangūs daiktai

Ar jūs supakuodate kompiuterius?

Taip, tai mūsų kasdieninis darbas, o mes turime specialias kibires su putomis, kurios tiksliai priglunda prie monitorių ir sistemų blokų. Svarbiausia yra pažymėti visus laisus laidas, kad vėliau IT specialistas nebūtų kvailys, o surinkimas truktų trumpiau. Kai vežėme įmonę į Frankfurto finansų centrą, technika buvo verta daugiau nei visas biuras kartu, o mes vokiškai kalbančiai komandai pervežėme be jokio įbrėžimo. Geriau juos paprašyti padaryti tai, nei tada kai stovi suvirtęs monitorius visiškai išmuštas.

Kaip su serverine?

Serverinė tai yra atskira istorija, nes ten reikalinga ne tik fizinė apsauga, bet ir tikslus inventorius bei priežiūra prieš išjungiant. Rekomenduoju, kad jūsų IT žmogus būtų šalia, kai mes išjungiam šlamštą, o mes tik perkeliam kūnus į mašiną. Jeigu serveriai yra dideli, juos reikia krauti ant specialių vežimėlių, o ne nešti rankomis, net jeigu jie atrodo lengvi. Aš vieną sykį mačiau, kaip bandė nešti seną IBM serverį rankomis, jis atsimušė į durų rankeną ir viskas baigėsi labai liūdnai, o klientas verkė.

Ar galite susitvarkyti su archyvais?

Taip, mes pervežame ir tūkstančius dėžučių su dokumentais, o svarbiausia yra jas pažymėti taip, kad nereikėtų vėliau atidarinėti visų. Dažnai įmonės turi archyvus po rūsiuose, kurių niekas nebuvo matęs dešimtmetį, o tada kyla klausimas, ar viską tikrai reikia vežti į Vokietiją. Galiu pasakyti, kad Vokietikoje vietos kain žymiai aukščiau nei Lietuvoje, todėl pasilikite čia tai, ko tikrai nereikia fiziškai su savimi. Vienas mus klientas pervežė visus 90 metų senumo buhalterijos knygas, kurios užtiknėjo sandėlyje ir tiesiog dulkėjo.

Kaip elgtis su augalais ir smulkiomis daiktų?

Augalus į Vokietiją vežti galima, bet yra apribojimų dėl kenkėjų, o geriau turėti fitosanitarinį pažymėjimą, nors dažnai važiuojama ir be jo. Smulkius daiktus, kaip lėkštės ar asmeniniai daiktai, rekomenduoja supakuoti į atskiras dėžutes su pavardėmis, o ne maišyti su bendru inventorių. Aš asmeniškai visada pasakau, kad geriau palikti tuos didžius vazonas namuose, nes jų pervežimas kainuoja daugiau negu nupirkimas naujų. Bet jeigu tai jums brangiausiai, tiesiog užtepkite gerai šaknų guolį, kad neišdžiūtų kelyje.

Ar išmontuojate ir montuojate mėblus?

Be abejo, tai įeina į mūsų darbą, o turime savo meistrus, kurie moka ir surinkti sudėtingas sisteminio kabineto spintas. Vienintelis dalykas, kur gali sukelti vėlavimą, tai jeigu spintos viršuje yra prieš daug metų pritvirtintos prie sienos, o mes negalime jų nulupti sugadinant. Aš prisimenu vieną biurą Esene, kur ten buvo įrengta tokia sistema, kad turėjome išmontuoti pusę sienos, o tai nebuvo įtraukta į kainą, tad klientas teko šiai klausimui atsakyti papildomai. Geriau viską parodyti iš anksto.

Kas daryti su smulkiomis atliekomis?

Mes išvežame visą įpakavimą ir išmontavimo laužą į šiukšliadėžę, o jums nereikia rūpintis tuom, kad biure stovi šimtai tuščių dežių. Tai toks „pilno paslaugų“ paketo dalykas, kuris dažnai nutylimas, bet labai svarbus, kai pradėtate dirbti pirmąją dieną naujoje vietoje. Niekas nenori pamatyti savo naujojo premium biure pilnos senų kartonų krūvos, kuri užstoja vaizdą pro langą. Taip pat galime sutvarkyti ir senų mėbeliųutilizavimą, jeigu nusprendžiate juos palikti čia.

Praktiniai patarimai realiame pasaulyje

Kokia geriausia perkraustymo data?

Stengkitės rinktis ne šventines dienas ir ne pirmadienius, o paskutiniai metai parodė, kad geriausiai sekasi trečiadieniais arba ketvirtadieniais. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad Vokietijoje daug švenčių, kurios mums gali būti netikėtos, o tada mašina gali tiesiog stovėti sienoje. Aš dažnai patariu klientams planuoti darbo dienomis, nors tai gali trukdyti jūsų procesams, bet tada daugiau prieinama pagalbos. Pasakysiu tiesą – šventėmis keliaujantis per Europą tave gali sustabdyti bet kas, o tai yra nervuodinga.

Ar reikia buvimo darbuotojų?

Geriau, kad jų nebūtų, o ne kad jums stovėtų virš galvos ir klausinėtų „kur mano žurnalas?“. Darbuotojai tik trukdo, o mes įrašome kiekvieną dėžutę su numeriu ir duodame jums sąrašą, kur kas yra. Aš turiu tokį atvejį, kai viena moteris vis dieną vaikščiojo su mumis ir bandė nurodyti, kur kelti jos kėdę, o tai padarė visą procesą lėtesniu per trečdalį. Palikite jiems kofė gerti namuose, o mes susitvarkome ir tada jie ateina į jau paruoštą vietą, kur nereikia nieko daugiau daryti.

Kas daryti, jeigu sugenda mašina?

Tai retas atvejis, bet mes turime draudimą ir pagalbos paslaugą visoje Europoje, o gali atvykti kita mašina iš artimiausio miesto. Vienintelis dalykas, kur gali suktis galva, Tai jeigu mašina suauga piestuose Kaune, kai turi būti Rygoje, o tada reikia skubiai ieškoti išeities. Esu matęs, kai vienas konkurentas paliko klientą ant kelio Vidurio Europoje su pilna įranga be jokio paaiškinimo, o mes tada turėjome gelbėti situaciją bent jau dėl savo garbės. Turiu visada vieną atsarginį planą kišenėje.

Kaip sekti krovinių kelią?

Sistemose mes matome mašinas realiu laiku, o galime perduoti jums nuorodą, kur galite patys žiūrėti, kur jūsų turtas yra. Tai pagerina pasitikėjimą, ypač jeigu tai jūsų pirmas didelis perkraustymas į užsienį. Kai vežėme medicinos įrangą į Niurnbergą, vadovas kas valandą tikrino, ar mes nesuvažiavome į griovį, nors to nebuvo. Žinai, jeigu kas negerai, skambinsime pirmi, o ne lauksim, kad pats pamatysite ant žemėlapio, kad mašina stovi jau 5 valandas.

Ar verta imti „viskas įskaičiuota“ variantą?

Asmeniškai manau, kad taip, nes tuomet nereaikia vargti su papildomais mokesčiais už lipdukus ar dėžes, kurios pasirodo iš niekur. Turėjau klientą Kuršėnuose, kuris bandė mokėti už kiekvieną dėžę atskirai, ir pabaigoje apskaičiuota, kad būtų pigiau imti raktą. Vokietijoje viskas yra brangiau, o tas „viskas įskaičiuota“ apsaugo nuo staigmenų, kai prieš išvažiavimą reikia dar papildomai uždėti keletą virvelių. Sutaupyti tose smulkmenose tiesiog neapsimoka, kai kalbame apie tokius atstumus.

Ar galite padėti su paėmimu ne darbo laiku?

Taip, galime dirbti naktį arba savaitgaliais, o tada kaina gali šiek tiek pakilti, bet jūsų darbas nenukentės. Tai labai aktualu tiems, kurie nebegali sau leisti net valandos sustojimo, nes jų verslas veikia 24/7. Paskutinis perkraustymas, kurį darėme naktį iš Vilniaus į Vokietijos pasienio zoną, buvo chaotiškas, bet mes nusprendėme, kad geriau taip, nei trukdyti jų sandėlio darbui dieną. Bet pasakyčiau, kad nakties darbas pavargina ir vairuotojus, ir krovikus, tikrai nenusipelnau to tiek.

Kas atmesti prieš išvykstant?

Mėlynes, senus plakatus, suirusias kėdes ir taip toliau – viską, kas nebeatrodo kaip įmonės turto. Vienas klientas nusprendė vežti visą savo seną „junk“ į Miuncheną, o ten teko samdyti specialią konteinerį už didelius pinigus, kad tai galėtų išmesti. Patariu atsisakyti visko, ko nenaikinote jau metus, o kitaip jūs tiesiog brangiai pervežiate šiukšles iš vienos šalies į kitą. Vokietikoje atliekų tvarkymas yra ypatingai griežtas ir brangus, tai geriau tai padaryti čia.

Pabaigos užpučiamieji

Galiausiai, viskas sukalama į vieną visumą. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį reikėtų daryti „iš kairės į dešinę“ tik tada, kai jau pasirašytas nuomos sutartis. Geriausia tai iš anksto suplanuoti, susitelkti ir pasitikėti savo ekipe, kurią pasirinkote, nes jie yra tie, kurie nešia jūsų verslą ant pečių. Nieko nelikimas atsitiktinumams, ir tikrai tikrinkite du kartus tuos duomenų atsarginių kopijų serverius prieš išjungiant juos, nes tai dažniausiai būna pagrindinė skausmo šaltinis.