Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu sprendimų spektru

Įvadas

Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu sprendimų spektru nėra tas dalykas, kurį galima sutvarkyti penktadienio popietę parašius žinutę „reikia pervežti stalus“. Per daugelį metų mačiau visko: nuo labai tvarkingų ofisų Frankfurte iki situacijų, kai Vilniuje dar neaišku, kuris monitorius priklauso kuriam darbuotojui. Geras perkraustymas prasideda nuo plano, inventoriaus, dokumentų, pakavimo, apsaugos ir maršruto. Čia svarbu ne tik atvežti daiktus į Berlyną, Miuncheną ar Hamburgą, bet ir padaryti taip, kad pirmadienį žmonės galėtų dirbti.

DUK

Biuro baldai ir įranga Vokietijai

Ką reiškia pilnas sprendimų spektras perkraustant biurą į Vokietiją?

Tai reiškia, kad klientui nereikia pačiam sudėlioti visos grandinės iš dešimties skirtingų paslaugų. Mes vertiname baldus, kompiuterius, dokumentus, serverius, kėdes, stalus, spintas ir kartais net kavos aparatą, kuris visada „labai svarbus“. Po to parenkamas pakavimas, transportas, apsauga kelyje ir iškrovimo eiliškumas Vokietijoje. Praktiškai tai yra vienas projektas nuo pirmo skambučio iki paskutinės dėžės iškrovimo Hamburge ar Diuseldorfe. Tikrai ne viskas būna gražu kaip kataloge.

Ar galima perkraustyti visą biurą iš Lietuvos į Miuncheną vienu reisu?

Dažniausiai galima, jeigu kalbame apie mažesnį arba vidutinį biurą ir telpama į didelį krovininį mikroautobusą ar sunkvežimį su tinkamu kėlimu. Bet jeigu turite daug metalinių spintų, serverinę įrangą ar sunkius konferencijų stalus, reikia žiūrėti svorius ir tūrį realistiškai. Kartais geriau dalinti į du reisus negu kišti viską „kaip nors“, nes po to Vokietijoje iškyla žala arba vėlavimas. Miunchene parkavimas ir kėlimas taip pat gali būti sudėtingesni negu atrodo iš pradžių.

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu spektru?

Kaina labai skiriasi: mažam biurui gali būti apie 900–1800 eurų transportui ir pagrindiniams darbams, o didesniam projektui su pakavimu, montavimu ir dokumentais – gerokai daugiau. Įtakos turi kilometrai nuo Vilniaus ar Kauno iki Frankfurto, Hamburgo ar Štutgarto; aukštai be lifto; pakavimo medžiagos; draudimas; darbo valandos Vokietijoje. Pigiausias pasiūlymas ne visada geras pasiūlymas – kartais jis tiesiog neįskaičiuoja tokių smulkmenų kaip laikas prie rampos arba papildomas keltuvas Berlyne.

Ar reikalinga apžiūra prieš perkraustymą?

Apžiūra yra beveik būtina bent nuotoliniu būdu: video skambutis per ofisą, nuotraukos prie durų, liftas iš vidaus ir iš lauko. Be to galima labai stipriai suklysti dėl tūrio ar prieigos sunkumų. Jeigu biuras yra senoje pastato dalyje Kiolne ar Bremene ir liftas mažas, reikia žinoti tai anksčiau negu automobilis jau stovi gatvėje su įjungtu varikliu. Kartais užtenka nuotraukų, bet kartais reikia gyvo apžiūrėjimo su matavimu ant vietos (kartais matuojame net duris).

Kaip paruošti biuro baldus kelionei į Vokietiją?

Pirmiausia reikia išardyti tik tai, ką tikrai reikia išardyti – ne visi stalai turi būti ardami iki paskutinio varžtelio. Stalviršiai saugomi kampučiais ir plėvele, metalinės kojos pažymimos etiketėmis, o smulkūs varžtai dedami į maišelius su konkrečiu numeriu ant baldų komplekto. Minkštos kėdės dažnai pamirštamos kaip rizikinga dalis: jų ratukai gali subraižyti kitas prekes arba nulūžti per trumpesnius posūkius kelyje link Leipcigo ar Dortmundo (taip būna). Geriau saugoti protingai negu gražiai per daug apsukti plėvele be oro tarpo tarp sluoksnių (blogai).

Dokumentai ir muitinė Vokietijoje

Kokios dokumentacijos reikia biuro perkraustymui iš Lietuvos į Vokietiją?

Lietuvai ir Vokietijai esant ES rinkoje paprastai nereikia klasikinio muito kaip trečiųjų šalių atveju, bet dokumentacija vis tiek turi būti tvarkinga: krovininis važtaraštis CMR arba vidinė pervežimo pažyma pagal situaciją; inventorizacijos lapas; pakavimo sąrašas; draudimo informacija; kartais sąskaita už paslaugą su PVM tvarkymu pagal pridėtinės vertės mokestį Europos Sąjungoje (PVM/PVMTV/PVMES taisyklės gali skirtis pagal kliento statusą). Jeigu vežami kompiuteriai su serijos numeriais ar nuosavybės klausimai nėra aiškūs dėl lizingo įrangos – geriau sutvarkyti popierius anksčiau negu po to aiškintis kelyje prie pasienio (nors pasienio formalumai dažniausiai lengvi). Aš nesakau visada tiksliai taip pat kiekvienam klientui (noriu pasakyti kiekvienam sandoriui).

Ar reikia muitinės procedūrų perkraustant biurą į Berlyną?

Paprastai ne tokia prasme kaip vežant iš Jungtinės Karalystės ar Šveicarijos. Lietuva–Vokietija yra ES vidaus pervežimas: nėra importo muito už biuro baldus ar kompiuterinę techniką kaip asmeniniam importui iš trečiosios šalies (labai supaprastintai). Vis dėlto dokumentuose reikia parodyti krovinio pobūdį: stalai nėra prekybinė prekė vienaip ar kitaip – jie persikeliantys verslo daiktai konkrečios įmonės patalpoms Berlyne ar Potsdame (galima sakyti Potsdamui taip pat). Jeigu vežate naują prekę pardavimui – jau kita istorija su PVM registracija ir prekybiniais dokumentais (čia jau buhalterija kiša nosį). Man patinka aiškumas čia labiau negu kai kuriose logistikos dalyse (nors ten aiškumo norėtųsi daugiau).

Kas yra inventorizacijos lapas ir kodėl jis svarbus?

Tai paprastas sąrašas: kiek dėžių yra balduose – ne lentelėje – kokios kėdės vežamos; kiek monitorių; kiek serverių spintelių; kurios etiketės eina į kurią patalpą Frankfurte ar Hamburge (pavyzdžiui „A zona“, „B zona“); kas trapi; kas neatidaroma iškrovimo dieną jei trūksta rakto nuo serverinės durų (būna baisiai nepatogu). Geras inventorizacijos lapas gelbsti tada kai klientas sako „mūsų čia buvo daugiau“ arba kai reikia rasti vieną dėžę tarp dviejų šimtų panašių dėžių Drezdene esančiame sandėlyje (arba naujame ofise). Blogiausia yra rašyti „biuro daiktai“ bendrai – tai praktiškai niekam nepadeda kai prasideda chaosas prie lifto (turėjau matyti tokį sąrašą vieną kartą).

Ar galima gauti draudimą visam biuro turtui kelionei į Vokietiją?

Taip galima gauti krovinių draudimą pagal deklaruotą vertę konkrečioms pozicijoms arba bendrai sutartam turto verčių sąrašui (tikslesnė suma dažnai reikalauja dokumentinio pagrindimo buhalterijoje / turto apskaitoje / pirkimo sąskaitose / inventorizacijoje / nuomos sutartyje / leasingo sąlygose / vidaus turto registracijoje / finansiniuose dokumentuose / IT skyriaus turto sąraše / techninėse specifikacijose / nuotraukose / aktuose jei reikia) (per ilgas skliaustas bet realybėje taip būna dažnai) ; tai leidžia nustatyti draudimo sumą aiškiai o ne pasakyti „viskas verta nežinau kiek“. Svarbu suprasti kad standartinis vežėjo atsakomybės limitas pagal CMR nėra tas pats kas pilnas turto draudimas pagal rinkos vertę konkrečiam biurui Hanoverio centre Hamburgo uosto zonoje Miuncheno verslo kvartale arba Berlyno startuolių erdvėje kuriame monitoriai kavos mašina designer kėdės serveriai dokumentai archyvas bei brangūs meno objektai kartu sudaro gana didelę vertę todėl prieš važiuojant reikia susitarti kas tiksliai apdrausta o kas galbūt paliekama rizikos zonoje dėl netinkamo pakavimo senumo techninio nusidėvėjimo ar nepateiktos vertės dokumentacijos . Svarbu pasakyti tiesiai : jeigu niekas nedeklaravo vertės anksčiau tai po avarijos ginčytis bus daug liūdnesnė istorija nei prieš išvykimą užpildyti keletą papildomų laukelių .

Kaip tvarkomas PVM kai biuras keliasi iš Lietuvos į Vokietiją?

PVM klausimai dažniausiai liečia paslaugos apmokestinimą tarp juridinių asmenų ES viduje : jeigu abi pusės turi galiojančius PVM mokėtojų numerius dažnai taikomas reverse charge principas tačiau praktika gali skirtis priklausomai nuo faktinės paslaugos pobūdžio sutarties duomenų buhalterinės registracijos kliento statuso bei mokesčių konsultanto pozicijos konkrečioje situacijoje . Aš esu logistas o ne mokesčių inspektorius todėl šitame taške visada sakau kad reikia pasitvirtinti su buhalterija ypač jei klientas vykdo nuolatinę veiklą Kelne Štutgarte Diuseldorfe arba laikiną projektinę veiklą Frankfurte . Pervežimo dokumentuose stengiamės pateikti aiškius duomenis kad nebūtų painiavos : kas siuntėjas kas gavėjas kur krovinys kraunamas kur iškraunamas kas faktinis paslaugos gavėjas . Kartais smulkmena popieriuje virsta dideliu galvos skausmu mėnesio pabaigoje todėl geriau neskubėti .

Planavimas ir koordinacija iki išvykimo

Kiek laiko prieš perkraustymą reikia pradėti planuoti darbą?

Mažam biurui užtenka kartais dviejų trijų savaičių jeigu viskas paprasta : pora stalčių kompiuterių dėžių kelios spintos ir normalus liftas abiejose pusėse . Vidutiniam biurui geriau skirti mėnesį nes atsiranda IT darbai dokumentai leidimai automobiliams Baldų išardymas darbuotojų stalų žymėjimas laikino saugojimo klausimai . Dideliam projektui Frankfurte Hamburgue Miunchene Berlyne reikėtų pradėti nuo šešių aštuonių savaičių anksčiau ypač jei reikia aukštakelio rezervacijos lifto užsakymo administracijos leidimų darbo naktį ar savaitgalį . Žinoma realybėje kartais skambutis ateina likus keturioms dienoms iki išvykimo tada stengiamės padaryti ką galima bet jau be stebuklų iliuzijos .

Kas turi būti atsakingas kliento pusėje biuro perkraustymo metu?

Reikia vieno konkretaus žmogaus kuris turi teisę priimti sprendimus vietoje o ne penki žmones kurie visi sako skirtingai . Tas atsakingas asmuo žino kur rasti raktus kuris kompiuteris eina pirmiausia kuris serveris negali būti paliktas be elektros ilgiau nei numatyta kada leidžiama blokuoti kiemą Leipcige ar Bremene kada ateina valytojai kada negalima triukšmauti pastate . Be tokio žmogaus komanda tiesiog stovi prie dėžių ir klauso priešingų nurodymü – labai graži situacija nebūna . Kartais kliento vadybininkas yra puikus bet neatvyksta iškrovimo dieną tada prasideda skambučiai kurie galėjo būti nereikalingi .

Ar galite koordinuoti IT įrangos atjungimą ir pajungimą Vokietijoje?

Galime organizuoti IT darbų sekvenavimą bet patys programuotojai nebūtinai dirbs jūsų serverių konfigūracijose nebent tai aiškiai sutarta atskira specializuota paslauga . Dažniausiai mes pažymime laidus padedame paruošti stendus saugome technika pakrauname pagal prioritetinius kambarius o IT specialistas atjungia prieš mūsų atvykimą bei pajungia naujame ofise Frankfurte Hamburgue Miunchene Berlyne Kiolne arba Štutgarte . Jei IT komanda prašo specialiųjų paleidimų procedūrü tai rašome eiliškumu : kas pirmiausia nešama kas paskutiniais paliekama kas jautru temperatürai kas turi būti vežama vertikaliai . Buvo atvejü kai žmones painiodavo monitoriaus kabelius su tinklo laidais tad žymėjimas nėra kvailystes nors kai kam atrodo kaip bereikalingas žaidimas etikečių spalvomis .

Kaip parenkamas maršrutas Lietuva–Vokietija biuro kroviniams?

Maršrutas derinamas pagal krovinio dydi terminä leidimus nakvynes vairuotojo darbo laikä vairuotojo poilsio režimus keliü statybä miestü ribotü zonü transporto priemonių parametrus bei iškrovimo langä naujajame biure . Iš Lietuvos dažniausiai važiuojama per Lenkiją toliau link Berlyno Poznanés Varšuvos Kelno Hamburgo Diuseldorfo Miuncheno Leipcigo Dortmundo Frankfurto Bremenés Štutgarto Hanoverio arba kitü miestü priklausomai nuo tikslios adreso vietos . Kartais trumpesnis kelias kilometrais nėra geresnis nes senamiestyje siaura gatvelé gali sugadinti planä labiau nei papildomi penkiolika kilometrü aplink miestä . Mes tikriname galimybes i anksto ypač kai kalbama apie didelius automobiliüs aukštakelius rampä laikä vokiečių kalbos instrukcijas pastato apsaugä bei leistinä triukšmo lygį gyvenamajame rajone vakare .

Išvada

Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu sprendimų spektru reiškia atsakomybę ne tik už automobilį bet už visä procesä nuo plano dokumentü pakavimo maršruto iki darbo vietü paruošimo naujame ofise Miunchene Hamburgue Frankfurte Berlyne Kiolne Štutgarte Diuseldorfe Leipcige Bremene Dortmunde Hanovereryje Drezdene Potsdame ar kitur Vokietijoje . Geras rezultatas atsiranda tada kai klientas anksti suteikia informacijä o pervežėjai neklausia paskutine akimirka esminiü klausimü prie pat durü . Paprasčiausiai tariant jeigu norite ramaus perkraustymo reikia tvarkytis anksčiau negu paskutine minute nes logistikoje paskutine minute dažnai kainuoja dvigubai daugiau nervü bei pinigu .