Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu: kas tikrai vyksta keliuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo to, kaip vokiškai muitininkai aršiai iškrauna visą sunkvežimį dėl vienos klaidos inventoriaus sąraše, iki to, kaip savininkai verčia vairuotojus vežti kiekvieną senuką, nes "jis turi prasmę". Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu – tai nėra tiesiog dėžių pakrovimas ir važiavimas į vakarus. Tai yra sudėtingas orkestras, kur viena netiksli minutė ar neatsargus žodis muitinėje gali kainuoti tūkstančius eurų ir savaites laiko. Čia reikia ne tik fizinio jėgos, bet ir galvos, o dažniausiai klientams labai trūksta tikslumo, kai suvedami galutiniai dalykai. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turite pasiruošti nerealiems dalykams, kuriuos paprastai nepagalvojate.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratinis milžinas

Kokių dokumentų reikia biuro perkraustymui į Vokietiją su pilnu organizavimu?

Pradedant nuo to, kad sąrašas yra ilgas ir nuobodus. Jums būtina kruopštvus turto inventorius, nurodant exact svorį ir vertę, kitaip muitinėje sustosite. Taip pat reikės galiojančios sutarties su naująjai įmone Vokietijoje, kad įrodytume, kad tai ne tiesiog prekės pardavimui, o įrangos perkėlimas. Be to, jei įmonė perregistruojama, reikės visų statūtų kopijų. Vieną kartą teko laukti valandą pasienyje, kol klientas faksu (nepasitikėkite, dar toks yra) siuntė trūkstamą puslapį, tai buvo siaubas.

Ar reikalingas notaro patvirtinimas ar galima tiesiog sutarti?

Daugelis klausia, ar ne per daug brangu eiti pas notarą. Žodžiu, jei kraunate brangią techniką ar įmonės akcijas ( nors tai retai susiję su tiesioginiu perkraustymu), tai geriau turėti. Tačiau įprastam biuro perkraustymui į Vokietiją su pilnu organizavimu užtenka dviejų pusių pasirašytos sandorio sutarties tarp įmonių. Vokietijos partneriai mėgga kruopštumą, jei sutartyje bus parašyta "du spintelės", o bus atvežtos trys, gali kilti nesklandumų su mokėjimu.

Kaip elgtis su PVM mokesčiais pervežant įrangą?

Tai yra vienas sudėtingiausių dalykų, nes mokesčių sistema skiriasi. Jei vežate turtą, kuris likvidus, gali tekti mokėti Vokietijos PVM, jei neturite tinkamo PVM mokėtojo kodą arba ne taip sudarysite dokumentus. Geriausiai šį klausimą aptarti su buhalteriu prieš keliones pradžią. Aš asmeniškai nėra ekspertas mokesčiuose (ir čia nesigailiu), bet galiu pasakyti – neteisingai užpildytas intrastat dokumentas gali privesti prie didelių rūpesčių vėliau.

Ar verta rūpintis draudimu ar pervežėjo atsakomybė užtenka?

Žiūrėkite, pervežėjo atsakomybė pagal CMR konvenciją yra labai ribota – apie 8,33 SDR vienam kilogramui, tai nėra pinigai. Jei jums tenka vežti serverius, brangų dizaino baldus ar meno kūrinius, biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu privalo apimti visavertį krovinio draudimą "viskas rizika". Negerai, kai klientai sako, "taip, apsirašyk", o tada, kai dėžė nukrenta ir lūžta 5000 eurų vertės spausdintuvas, sužino, kad išmoka vos už kelis šimtus.

Kas daryti, jei dokumentuose įvyko klaida ir pasienio pareigūnai užkabino?

Tai situacija, kuri sukelia šaltą potą. Pirmiausia, neeginčykite su vokiečiais, jie mėgsta tvarką. Jei klaida maža, pvz., neteisingai parašyta prekės pavadinimas, kartais pavyksta išsisukti su bauda arba paaiškinimu. Tačiau jei trūksta svarbių leidimų, teks skambinti brokeriui ir laukti. Buvo atvejis, kai viena firma neįvedė į sąrašą senų, bet brangių archyvų, ir mums teko sugrįžti atgal, nes jie laikyti kaip kultūros vertybes (iš tikrųjų tik seni popieriai).

Kiek laiko užtrunka visų dokumentų paruošimas?

Jeigu viską turite surinkę savo kompiuteryje, tai vos valandą ar dvi. Tačiau dažniausiai vyksta taip, kad pradedami rinkti paskutinę dieną prieš išvykimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu reikalauja, kad dokumentai būtų paruošti bent 2-3 dienas iki išvykimo, kad pervežėjas spėtų juos patikrinti. Niekada nepykite vadybininkui, jei jis klausia dokumentų vėl – jis tiesiog nori išvengti baudų.

Fizinis darbas, baldai ir technika

Ar jūsų komanda atlieka baldų išmontavimą ir montavimą vietoje?

Taip, tai įeina į "pilną organizavimą", mes nebandome padėti stalo į sunkvežimį, kai jis sumontuotas. Vairuotojai turi su savim įrankius, tačiau, jei turite sudėtingų sisteminių baldų, kurie yra suręšti šimtais varžtų, geriau pasirūpinkite meistru iš baldų gamintojos. Mūsų vyrai yra stiprūs, bet ne visada žino, kuris varžtas kuriam lentai eina, ypač jei instrukcijos prarastos dar prieš 10 metų.

Kaip saugiai vežti kompiuterius ir jautrią techniką?

Visada rekomenduoju supakuoti techniką į pradines dėžes, jei jas dar turite (nors dažniausiai klientai jas išmeta iš karto). Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu apima ir burbuliukų plėvelę, ir specialias korteles. Labai svarbu nepaleisti technikos "šaltai", t.y., jei išjungiate šiltą kompiuterį ir užšaldote jį vėsiame vairuotojo kablyje, kondensatas gali sugadinti elektroniką. Reikia duoti jam atvėsti prieš pakrovimą.

Ar galima vežti skysčius, pvz., vandens ar biuro chemiją?

Čia yra griežtas "ne", bent jau ne tame kiekyje, kurį dažnai matome ofisuose. Kiekvienas atidarytas butelis vandens yra pavojus, kad jums nutekės ant visų dėžių su dokumentais. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu nustato taisykles: skysčiai turi būti sandariai uždaryti ir idealiai – pervežti atskirai, jei jų daug. Viena kartą teko valyti kilimus iš kavinės, nes kas nors padėjo atvirą kafę ant dėžės viršaus.

Kaip sužinoti, kiek reikės sunkvežimių?

Matematika čia paprasta, bet klientai dažnai klysta stebėdami savo akimis. Žiūrėkite ne į dėžių skaičių, o į tūrį kubiniais metrais. Vienas standartinis biuras 20 kvadratinių metrų su pilna įranga užima apie 10-12 kubų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu dažnai reikalauja vieno didelio sunkvežimio (40 pėdų) arba dviejų mažesnių. Geriau, jei atvykstate į objektą matuoti, nei spėjate telefonu.

Kas nutinka su dėžėmis, kai pasiekiame vietą?

Mes jas iškrauname į patalpas, kur pasakysite. Neiškrauname jų turinio (išskyrus techniką, jei sutarta), tai jūsų darbas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu baigiasi tuo momentu, kai paskutinė dėžė stovi vietoje. Tada dar reikia susirūpinti dėžių atidavimu – mes pasiimame tuščias tas pačias dieną arba kitą rytą, jeigu jūsų komandos nespėja visko išpakuoti per naktį.

Ar įtraukiate į kainą pakavimo medžiagas?

Įprastai taip, tiek dėžės, tiek juostos. Tačiau jei jums reikia specialių dėžių paveikslams ar ypatingai stiprios plėvelės, tai gali būti papildomas mokestis. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu turi apimti pagrindinius dalykus, bet klientai kartais prašo sudėtingų dalykų, pvz., medinių dėžių su rėmais, ir tai kainuoja. Geriau aptarti iš anksto, kad nebūtų nep malonių staigmenų sąskaitoje.

Laikas, maršrutai ir Vokietijos keliai

Kiek trunka kelionė į Berlyną ar Miuncheną?

Teoriškai, į Berlyną važiuojama apie 10-12 valandų, į Miuncheną – ilgiau, apie 14-15 valandų, priklausomai nuo pasienio kontrolės. Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu neatsižvelgia tik į vairuotojo miegą. Reikia numatyti laiką pakrovimui, iškrovimui. Be to, Vokietijoje yra daug "baustų zonų" miestuose, kur sunkvežimiams važiuoti draudžiama tam tikromis valandomis, tai gali pridėti valandą ar dvi laukimo.

Ar galima taikyti "fixed time" (privalomą atvykimo laiką)?

Galima, bet tai kainuoja brangiau, nes vairuotojas turi valdyti savo poilsio laikus pagal jūsų reikalavimus, o ne pagal savo jėgas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu dažnai numato tai, kad vairuotojas atvyksta anksti ryte (prieš 8:00) arba naktį, kad iškrauti prieš darbo pradžią. Už tokią paslaugą imamas papildomas mokestis, nes vairuotojai taip pat žmonės ir miegoja.

Kokios bėdos kelia su automagistralėmis?

Vokietijos autobanai – tai mitas, kad ten važiuoji kiek nori. Yra vietų, kur greičio riba nėra, tačiau ten yra ir didžiulis intensyvumas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu reiškia, kad vairuotojas turi nuolat žiūrėti į veidrodžius, nes vokiečiai važiuoja labai greitai ir netikėtai. Dar daugiau problemų su statybomis – ten jų daug ir jos pranešamos blogai, kartais tekti važiuoti apšliaužius per kaimus.

Kas daro, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis nutinka. Mes turiam pagalbos tarnybą, tačiau jei sugenda prieš pat pasienį arba Vokietijos viduryje, gali užtrukti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu numatyti šio scenarijaus negali, bet mes jums skambinsime iš karto. Kartais teks išsiųsti kitą sunkvežimį su technika, jei šis nėra sutaisomas per 4 valandas (tai yra standartinis laukimas pagal sutartį).

Ar sunku rasti parkingą miesto centre ar prie biuro?

Žinoma, ypač Miunchene ar Frankfurte. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu įtraukia ir vietų paiešką arba leidimų gavimą. Jūs privalote nurodyti, ar yra galimybė pastatyti prie pat įėjimo. Jei ne, mes turime sutarti su vietine policija dėl laikino uždarymo gatvės arba rasti artimiausią vietą ir vežti dėžes rankomis (tai brangiau).

Kaip elgiatės su savaitgaliu ar šventėmis?

Vokietijoje labai griežtos taisyklės apie vairuotojų poilsį. Negalima tiesiog "pastūmėti" ir važiuoti sekmadienį, jei tai ne įprasta. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu turi būti planuojamas taip, kad atvykimas būtų darbo dieną, arba reikia specialių leidimų. Nesusigundančios firmos pažeidžia tai ir rizikuoja prarasti transportą.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir klientų lūkesčiai

Nuo ko priklauso biuro perkraustymo į Vokietiją su pilnu organizavimu kaina?

Pagrindinis dalykas – atstumas ir svoris (tūris). Taip pat, kiek žmonių reikia pakrovimui/iškrovimui. Jeigu reikia išmontuoti ir vėl surinkti visus biurus, tai darbo valandos skamba. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu nėra pigus malonumas, todėl neklauskite "už ką tiek", jei nesate nurodę tikslių duomenų. Degalai Vokietijoje brangesni nei Lietuvoje, tai taip pat įeina į kainą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos nesakote?

Geros firmos jų neturi. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu turi būti skaidrus. Mums į kainą įeina degalai, kelių mokesčiai (vignietės), darbo užmokestis. Kas gali būti papildomai? Tai ilgas nešimas (kai sunkvežimis negali pastoti prie durų), laukimas virš 2 valandų (jei jūs vėlate), arba speciali technika. Viskas kita turi būti parašyta sąskaitoje-faktūroje.

Kodėl kaina skiriasi 20% skirtingų pervežėjų pasiūlymuose?

Nes vieniems biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu reiškia "pakrauname ir važiuojame, o kas bus toliau – ne mūsų reikalas", o kitiems – tai pilnas draudimas, tinkamos pakuotės, patirti vairuotojai ir atsakomybė. Pigiausi pasiūlymai dažnai baigiasi tuo, kad krovinys atvyksta sulaužytas, arba jūs turite mokėti už vairuotojo miegotą penkių žvaigždžių viešbutį (o ne kabine). Taupyti čia reikia protingai.

Ar galima mokėti tik po atvykimo ar reikia avanso?

Standartiškai imame mažą avansą (10-20%) užsakyti datą ir padengti išlaidas pradžiai. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu reikalauja išlaidų pradžioje (degalai, kelių mokesčiai). Likusią dalį sumokėtumėte gavę prekes vietoje, arba per 3-7 dienas sutartu terminu. Nė viena normali firma neišvyks be jokio užstato, tai paprasčiausiai neapsimoka.

Kaip elgtis, jei biuro daiktų sumažėjo ar padidėjo palyginus su sąskaita?

Jei sumažėjo – mes grąžinsime pinigus (taip, tai įmanoma). Jei padidėjo – prieš išvykimą susideriname dėl papildomos sumos. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu tėra pagarbus dalykas, jei abiejomis pusėmis yra sąžiningumas. Vienas klientas bandė paslėpti 5 papildomas dėžes sandėliuke, manydamas, kad pastebėsime tik vėliau, bet mūsų vadybininkai viską suskaičiuoja dar vietoj.

Ar verta rūpintis "viskas įskaičiuota" pasiūlymu?

Žinoma, tai yra saugiausias variantas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu, kai pasakote "viso kiek" ir daugiau nemokate, leidžia jums ramiai planuoti biudžetą. Tačiau būkite atidi skaitant, kas įeina į tą "viską". Kartais į "viską" neįeina net dėžių ėmimas atgal, ką mes darome nemokamai (jei nenurodyta kitaip).

Specifiniai atvejai ir patirties istorijos

Kas darote, jei turiu paveikslus ar meno kūrinius?

Tai atskira istorija. Reikia specialių medinių dėžių, kurių vidus suvilgomas putomis. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu tokiais atvejais tampa labai jautrus. Nerekomenduoju juos krauti į tą patį sunkvežimį su metalinėmis spintelėmis, jei nėra atskirtos sienos. Vieną kartą paveikslas nukrito, nes vairuotojas staigiai stabdė – gaila, bet tokių dalykų reikia vengti geriau.

Ar galima sujungti biuro perkraustymą su asmeninio daikto pervežimu?

Taip, dažnai taip ir darome. Vadybininkai sako, kad tai pigiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu leidžia įsibrauti ir kelių asmeninių dėžių į kabina arba užpakalinę dalį, jei ten yra vieta. Svarbiausia – tai užrašyti inventoriaus sąraše kaip "asmeniniai daiktai, ne įmonės turtas", kad nebūtų painiavos su muitine.

Kaip elgtis su serverine ir duomenų saugumu?

Mes pervežame geležį, jūs turite pasirūpinti bitais. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu neatsakingas už duomenų praradimą. Tačiau mes galime užtikrinti, kad serveriai bus pripakuoti taip, kad neišsiraiščiotų sujungimai. Paprašykite mūsų vairuotojo neuždaryti durų į sunkvežimį, kol patikrinsite, ar viskas stovi verticaliai (verticaliai? ne, vertikaliai). (Soriuz, už rašybą, bet esu vairuotojas, ne mokytojas).

Ar buvote atvejų, kai klientai pasigailėjo savo sprendimo?

Žinoma, ypač kai renkasi pigius "gazdikus" be sutarties. Atvyksta vairuotojas su 20 metų senumo "Scania" kuris smirdi dyzelinu, jis nutrina biuro durų rėmą ir dingsta. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu turi būti patikimas. Geriau padėti šimtą eurų daugiau ir gauti garantą, nei tada ieškoti naujų biuro baldų Vokietijoje brangiau.

Kas daryti su atliekomis – dėžėmis ir plėve?

Mes jas pasiimame atgal. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu pasibaigia tuo, kad vairuotojas sugrįžta su tuščia fūru. Nereikia jų mesti į konteinerius gatvėje, Miunchene už tai gali baigti šaukti policija. Susitarkite dėl išpakavimo laiko, jei norite, kad atsiimtume tą pačią dieną, arba palikite sandėlyje iki ryto.

Kodėl verta rinktis jus o ne pigesnį variantą iš skelbimo?

Nes mes žinome, ką daryti, kai kažkas ne taip. Mūsų vairuotojai moka kalbėti bent pagrindiniais žodžiais vokiškai ("Ausweis", "Zoll", "Problem"). Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu mums – kasdienybė. O tas, kas skelbimuose, gali būti studentas, kuris nusipirko "vabra" ir nori užsidirbti pinigų, bet nežino, kas yra T1 dokumentas. Rizikuosite ne tik daiktais, bet ir savo nervais.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu organizavimu – tai ne fizinis darbas tik, o ir galvos darbas. Reikia suprasti, kad Vokietija kitokia, ten tvarka ir taisyklės yra dievas. Jei pasiruošę dokumentus, sąžiningai įvertinate savo turtą ir pasitikit patikimu partneriu, viskas vyks sklandžiai. Nepaisykite smulkių detalių, nes būtent jos sukuria didžiausius prisiminimus (gerus ar blogus). Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, o biurą mes perkelsime saugiai ir laiku, jei tik jūs nebandysite vežti atvirų skysčių.