Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu: vadovas iš vidaus

Sveiki, gi. Dirbu šioje srityje jau gerą dvidešimtmetį, maždaug tiek, kiek Lietuva nepriklausoma. Per šį laiką mačiau viską – nuo trijų dėžių siuntinėl iki gigantinių gamyklų persikėlimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu yra tas dalykas, kuris skamba paprastai, bet iš tikrųjų sukelia daugiau streso negu vestuvės. Vokiečiai yra žmonės, kurie mėgsta tvarką, o mūsiškiai dažnai veikia principu "kaip nors nusės". Štai ten ir susiduria kontrastai. Aš čia ne iš vadovo skaitysiu, o papasakosiu, kaip visa tai atrodo iš manęs, vadybininko, kuris jau nenusprendžia, ar gerti kavą, ar skambinti vairuotojui, perspektyvos. Jei norite suprasti, išvengti brangiai kainuojančių klaidų ir išlaikyti nervus, skaitykite toliau. Bus tiesiog, su smulkmenomis, be jokių „marketingo“ užuolankų.

Kainos, mokesčiai ir kodėl viskas brasta

Kiek tai iš tikrųjų kainuoja?

Žiūrėk, klausimas „kiek kainuoja“ yra toks pat kaip „kokia ilgią diena“. Be jokių duomenų nieko nepasakysiu. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu kainuoja nuo tūkstančio iki... tiesiog dangaus. Viskas priklauso nuo to, kiek turite baldų, ar reikia išmontuoti serverius ir kur tiksliai Vokietijoje važiuojame. Berlyne centras neįsileis didelio sunkvežimio, reikės mažesnės mašinos, o tai reiškia dvigubą darbą. Degus kainos ir toliau šokinėja, tad geriau susiderėti kuo greičiau.

Ar verta rinktis pačias brangiausias firmas?

Ne visada. Aš mačiau firmas, kurios reikalauja auksinių kalnų, o darbą atlieka prastai, todėl biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu tampa košmaru. Tačiau ir labai pigūs variantai būna pavojingi – gali būti, kad vairuotojas bus be drabužių (tikras atvejis!) arba su sugedusiu sunkvežimiu. Reikia ieškoti pusiaukelės. Žiūrėkite ne į logotipą, o į tai, ką žmonės sako apie jų vairuotojų elgesį ir ar turi draudimą. Jei traukinyje ir praeityje – bėkite.

Kokius mokesčius dar reikia mokėti Vokietijoje?

Čia dažnai apgaudžiama. Kaina, kurią sakau aš, yra už transportą. Bet Vokietijoje yra vietiniai mokesčiai, pavyzdžiui, „Maut“ (kelių mokesčiai), jie įskaičiuoti. O jei reikia išleisti mažą mašiną į „Environmental zone“ (žalia zona) mieste, gali tekti nupirkti specialią drobę ant priekinio stiklo. Kartais uoste ar sandėlyje reikia sumokėti už „kraunimo ir iškraunimo valandas“ (handling charges). Tai nėra mano nuožiūra, tai vietinės įmonės taisyklės.

Galima kažkaip užsidirbti iš tos kelionės?

Tiesioginiai? Ne, nebūsite. Bet jei sutvarkote logistiką taip, kad vairuotojas neužstrigtų, jūsų įmonė nenukentės nuo darbo trukmės. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu gali sutaupyti pinigų, jei viską gerai supakuosite patys, o mums paliksite tik sunkvežimio ir „muscle“ (fizinę jėgą) dalį. Tas „patogumas“ susideda iš to, kad jums nereikia galvoti apie degalų kainas ar užtęstas darbo dienas užsienyje.

Ar mokėti už dienas ar už valandas?

Visada už darbo apimtį (km, m3). Jei kažkas siūlo mokėti už valandas Vokietijoje, tai pavojingu. Vairuotojas gali užstrigti spūstyje ties Hamburgu, o jums skambins laikrodis. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu turi būti fiksuotos kainos (išskyrus išskirtinius atvejus). Pasiūlymuose turi būti aiškiai parašyta – „ fiksuota kaina iki X tūkstančio kilometrų“. Taip jūs apsisaugote nuo staigmenų.

Pasiruošimas, dėžės ir viskas kas su tuo susiję

Kuo reikia pasirūpinti iš anksto?

Geriausia mėnesį, ne vėliau kaip dvi savaites. Pažymėkite dienas, kai keliausiate, ir tada pradėkite kalbėtis su mumis. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu reikalauja, kad jau būtų aišku, ar reikia liftų, ar yra įvažiavimas į kiemą. Vieną kartą teko nešti biuro stalus per trečią aukštą su laiptais, nes klientas nepaminėjo, kad liftas neveikia jau metus. Neparaguota informacija – papildomi riebus.

Kur gauti dėžes?

Dėžės gali būti didelė problema. Kartais turiesime jas pristatyti kartu su sunkvežimiu. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu įtraukia ir medžiagas – dėžės, juostos, burbuliukai. Nenaudokite senų maisto prekių dėžių iš parduotuvės, jos neatsilaiko nuo sunkių knygų ar popieriaus krūvos. Vienas klientas taip padarė, ir dėžės tiesiog išsileojo pakrovimo metu.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Būtina. Negaliu nešti didelės konferencijų salės stataus per duris. Vokiški biurai dažnai turi standartinius durų plotus. Mūsų komanda atvyksta su sukamųjų veržlių rinkiniais. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu (tai toks patogumas, kad mes viską padarome už jus) įtraukia baldų išmontavimą ir vėl surinkimą vietoje. Tiesa, užžymėkite, kuris varžtas buvo kur, jei norite, kad tai būtų greita (mes dėžutes pririšame prie baldų, bet... (čia aš nereiškiu jūsų, o bendrai) žmonės kartai išmeta dėžutes).

Kaip elgtis su technika?

Kompiuteriai, serveriai, spausdintuvai – tai brangiausias dalykas, kurį turite. Viską išjunkite, ištraukite laidelius. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu turi apimti ir technikos apsaugą. Jei turite IT specialistą, tegul jis juos užrakina arba išima diskus. Aš esu vadybininkas, ne inžinierius, todėl nekalbėsiu apie „Hard Drive Shredding“, bet tiesiog pasakykite – dėkite techniką į originalias dėžes. Tai geriausia apsauga.

Ką daryti su atliekomis?

Ką daryti su senais laikraščiais? Išmeskite juos iš anksto! Nevežkite šiukšlių per sieną. Tai beprotingai brangu. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu turi būti apie naują pradžią, o ne apie šiukšlių pervežimą. Kartais klientai pasako „o taip, mes tą seną spausdintuvą paimsime“, o vėliau atsisako. Už tai gali būti imamas mokestis atgaliniam važiavimui su atliekomis.

Kelionės detalių ir vokiška tvarka

Kiek trunka kelionė?

Paprastai į Berlyną ar Miuncheną važiuojame vieną dieną (jei vairuotojas važiuoja dviese). Tačiau jei tik vienas vairuotojas, jis turi privalomai pernakvuoti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu gali užtrukti ilgiau, jei įsirašome į „Fernverkehr“ (nuotolinio transporto) tvarkaraštį. Ir nepamirškite apie poilsio laikus – stotys, kavinės... tai ne lenktynės, nors taip atrodo.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Tikrai ne visi. Turi tie, kurie moka šiek tiek pagundinti, bet profesionalus vairuotojas dažniau kalba anglų arba tiesiog rodo pirštu. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu mums reiškia, kad mes visus „checkpointus“ ir dokumentus sutvarkome išanksto. Vairuotojo kalba nėra tokia svarbi, jei viskas yra parašyta popieriuje. Bet, žinoma, jei jis susikalba, tai geriau, nes nežinotum, ką pamatys ant užtvaro (radaras).

Ką daryti, jei sunkvežimis užsistringa?

Atsitiko kartai, kad vairuotojas užvažiavo į seną kiemą, kur vamzdis buvo per žemai. Garsas buvo... neparaytas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu įtraukia maršruto patikrinimą. Mes stengiamės nusiųsti nuotraukas arba koordinates iš anksto. Jei atsitiko nelaikė – skambinam mums, o ne policijai iš karto. Mes sužinome, kur artimiausia tarnyba.

Ar galima sekti krovinių vietą?

Taip, šiais laikais be GPS niekas nevažiuoja. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu suteikia jums galimybę matyti, kur jūsų turtas yra realiu laiku. Aš galiu atsiųsti nuorodą, arba jūs galite tiesiog rašyti man „kur jie?“. Bet nerašykite kas valandą, vairuotojai neturi rašyti važiuodami (tai yra nelegalu).

Ką daryti, jei vėluoja?

Vėluoja visi. Eismo spūstys, sprogimai ant kelių (kaip tas garsus atvejis prie Hanoverio prieš kelis metus), arba tiesiog blogas oras. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu nenumato „garantijos“, kad atvyksime 8:00 ryte. Mes duodame apytikslį laiką. Jei esate labai jausti, pasirūpinkkite kita veikla tos dienos rytą.

Dokumentai, teisiniai dalykai ir kita

Kokius dokumentus reikia?

Pagrindinis dalykas – CMR važtaraštis. Be jo joks biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu neįvyks. Be to, jums reikės inventoriaus sąrašo (packing list). Vokiečiai tiksliausi su tuo sąrašu! Parašykite „5 stalų, 10 kėdžių, 20 dėžių“, o ne „baldai“. Jei tenka gabenti mažiau vertingų daiktų, reikės ir eksporto deklaracijos (jei vertė viršija 3000 eurų, tai turi būti EMCS procedūra, bet... čia per sudėtinga jums, tiesiog paskirk mums).

Ar reikia draudimo?

Privalomai. Yra pagrindinis draudimas (kad ir 1,20 EUR/kg pagal CMR), bet jis dažnai neužtenka. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu gali būti papildomai apdraustas. Rekomenduoju „All risk“ draudimą. Jis kelia eurus, bet jei vairuotojas suklys ir nulūštu jūsų brangus serveris, jums bus atlyginta visa vertė. Geriau būti saugiam, nei gailėtis.

Kas daro, jei dingsta daiktų?

Tai retai atsitinka, nes stebime viską, bet... Būta. Tada reikia užpildyti „Pretenziją“ (reikalavimą) raštu. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu apima ir šią procedūrą. Parašykite mums per 7 dienas, ką dingsta. Negalima laukti mėnesį ir tada sakyti „o, man trūksta tos dėžės su kava“. Negalime įrodyti jokia dėžė buvo, jei sąraše jos nebuvo.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, tai gali būti 0% PVM (intra-Community supply). Tai svarbu. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu turi būti teisingai suformuluotas sąskaitoje-faktūroje. Pasirūpinkite savo PVM kodais ir pateikite mums. Jei ne, gali tekti mokėti Lietuvos PVM, kas nėra malonu.

Kas daryti su pavojingais krovinais?

Ar turite senų rašalų kasetes ar cheminius reagentus? Tuomet tai nebe įprastas perkraustymas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu šiuo atveju reikalauja specialių leidimų (ADR). Tiesiog nepaslėpkite to tarp dėžių. Vokiečių policija tikrina tiksliai. Radus pavojingų medžiagų be ženklų – baudos didelės.

Gedimai ir kas daro blogai kiti

Ką daryti, jei vairuotojas yra nepageidaujamas?

Kartais aptarnavimas ne toks kaip norėtume. Aš asmeniškai nepageidauju tų, kurie rūkys kabinoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu turi būti malonus. Jei vairuotojas erzina, skambinkite man iš karto. Mes turime atsarginių vairuotojų arba galime susitarti dėl pinigų grąžinimo, bet... čia sudėtinga teisiškai (priklauso nuo sutarties).

Ar buvo rimtų avarijų?

Taip, buvo. Prieš penkerius metus mūsų mašina sušilo važiuodamas per Alpes. Klientui teko laukti dieną. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu turi numatyti ir šias rizikas. Mes tada sumokėme už viešbutį ir organizavome kitą mašiną, bet tai buvo brangu. Dabar stengiamės siųsti tik patikrintas technikas.

Kodėl kai kurios firmos vežia pigiau?

Jie gali naudoti senas mašinas, kurios nepraeina techninės apžiūros Vokietijoje. Arba jų vairuotojai dirba nelegaliai (be poilsio laiko). Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu pas mus kainuoja tiek, kiek kainuoja legalus darbas. Pigu gali būti tik tada, kai jūs rizikuojate savo turtu.

Kaip apsaugoti duomenis?

Fizinė apsauga yra viena, bet... (čia aš nėra tikras dėl tikslios teisės) bet duomenų vagystė taip pat įmanoma. Užrakinkite dėžes su svarbiais dokumentais. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu reiškia, kad mes galime suteikti plastikines dėžes su užraktu. Nenaudokite paprastų juostų, jei ten yra konfidenciali informacija.

Ar galima patikėti raktus?

Niekada. Vairuotojas nenaudoja jūsų raktų, išskyrus jei jūs būstate patys biure. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu nėra apie tai, kad mes nuvežtume raktus. Mes įeiname, išnešame, uždarome. Raktų perdavimas – tai didelė atsakomybė, kurią geriau išvengti.

Išvada

Na, tiek apie mūsų kasdienybę. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patogiu užsakymu nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir organizacijos. Jei viską suplanuosite iš anksto, pasirūpinsite dokumentais ir pasitikėsite savo pervežėju, viskas nueis sklandžiai. Nepamirškite, kad Vokietija – tai tvarka, ten viskas turi būti taip, kaip parašyta. Geros kelionės ir sėkmingo verslo naujame biure! O kažką pamiršau pasakyti... ah, svarbiausia – negerkite per daug kavos, jei laukiate vairuotojo, tai tik padidins stresą. Geriau pasikalbėkite su mumis.