Biuro perkraustymas į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu: kas pasikeitė ir ko tikėtis

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada neįvyksta taip, kaip piešiate PowerPoint’e. Ypač kai kalba eina apie biuro perkraustymą į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu. Mes stengėmės suoptimizuoti visus žingsnius, kad klientams būtų lengviau, bet realybėje visada pasitaiko nesklandumų. Naujasis procesas tikrai padeda išvengti didžiausių klaidų, kuriomis kankėmės anksčiau, bet reikia suprasti, kad Vokietija – tai ne Lietuva, ten taisyklės griežtesnės, o klientai dažnai pamiršta paprastus dalykus. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokio lakštymo.

Dokumentai ir pradinis chaosas

Kaip prasideda tas jūsų „patobulintas užsakymo procesas“?

Viskas prasideda nujungiant telefoną, kai tu jau pavargęs po pietų. Sistemą pakeitėme taip, kad klientas gali įvesti duomenis tiesiai į portalą, tačiau dažniausiai jie vis tiek skambina. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu pradedamas tuomet, kai susirenka bent pagrindinis krovinio sąrašas. Anksčiau reikėjo siųsti Excelius, kurie užsistringdavo, dabar viskas greičiau, bet žmonės vis tiek susimeta paskutinę minutę. Tai ne jų kaltė, tiesiog taip yra su perkraustymais – viskas visada skubu.

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų Vokietijai?

Atrodo, kad per daug, bet vokiečiai mėgsta popierius. Jei gabenate biuro techniką ar įrangą, būtinas TSL sąrašas (prekių transportavimo sąrašas), o jei verta – ir INTRASTAT deklaracija. Naujame procese mes automatiškai primename apie šiuos dalykus, bet kartais klientai mano, kad „pavogti“ savo kompiuterius į kitą šalį nereikia deklaruoti. Tai klaida. Muitinės Vokietijoje yra griežtos, ir jei trūksta dokumentų, gali tekti stovėti pasienyje valandomis.

Kas nutinka, jei sąraše nurodau neteisingą svorį?

Tuomet gausi mano pyktį. Ne, šiuo atveju, tiesiog gali tekti mokėti daugiau, jei vairuotojas vietoje 2 tonų randa 4. Patobulintas procesas dabar turi svorio patvirtinimo laukelį, kurį privalo užpildyti atsakingas asmuo. Vieną kartą turėjome klientą, kuris nurodė „biuro baldus“, o pasirodė, tai buvo pilnas metalinių seifų komplektas. sunkvežimis neįlipo į keltą dėl to.

Ar galima pervesti biurą be jokios sutarties?

Teoriškai galima, jei norite rizikuoti. Bet mūsų biuro perkraustymas į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu to neleidžia. Sutartis apsaugo ne tik mus, bet ir jus. Ypač kai kalbame apie atsakomybę už sugadintą turtą. Be to, vokiškose įmonėse dažniausiai reikalauja oficialios sąskaitos faktūros ir transporto sutarties, kad galėtų padengti išlaidas.

Kiek laiko užtrunka sutarties pasirašymas?

Jei naudojatės nauja sistema, tai penkios minutės. Seniau reikėjo siųsti skaneriu, daryti pataisymus, dabar viskas elektroniniu būdu. Bet, žinoma, yra tokių klientų, kurie „spausdina“ dokumentą, pasirašo ranka, nufotografuoja telefonu ir siunčia atgal į „Viber“. Su jais visada šiek tiek ilgiau, bet tai gyvenimas.

Kainos ir pinigai

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Kuro kaina, mokesčiai Vokietijoje, arba tiesiog tu užsakė sekmadienį, o mes atsakėm pirmadienį rytą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu leidžia mums matyti realų laiką ir kainas, bet mes negalime įspėti apie kuro pokyčius. Taip pat, jei reikia spec. technikos (pvz., keltuvas su įmonės), tai kyla akimirksniu.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jei tiksliai žinai, ką veži. Jei sąrašas keičiasi kelis kartus, kanda ir kaina. Mums patinka fiksuotos kainos, nes lengviau suplanuoti, bet kartais klientai prideda dėžių iš namų (asmeninius daiktus) į biuro krovinį, o tai jau kitas tarifas – asmeninių daiktų gabenimas.

Kokios mokesčiai gali iškilti Vokietijoje?

Pagrindinis dalykas – vokiškas „Maut“ (keliai mokesčiai sunkvežimiams). Jis jau įskaičiuotas mūsų pasiūlyme, jei nurodyta taip. Bet jei reikia važiuoti į „Umweltzone“ (ekologinę zoną) be tinkamos žalios kortelės, gali būti bauda. Dabar procese tikriname numerius, bet vairuotojai kartais užmiršta uždėti vinjetę, ir tada tenka mokėt už mus.

Ar imate užstatą?

Įprastai ne, nebent tai didelė ir brangi operacija. Naujame procese imame avansą 30 proc., kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Buvo atvejų, kai žmonės užsakydavo sunkvežimį, o po savaitės sakydavo – „permąstėme“. O mes jau atsisakėme kitų užsakymų.

Kada reikia apmokėti už paslaugas?

Standartiškai – per 7 dienas po išsiuntimo sąskaitos. Jei norite, kad vairuotojas neišvažiuotų iš sandėlio Vokietijoje iki kol mokėjimas neateis – tai galima, bet tai papildomas stresas. Geriau susitarti iš anksto.

Kelionės ir Vokietijos realijos

Kiek laiko užtrunka nuvežti biurą į Berlyną?

Priklausomai nuo eismo. Paprastai tai 12–14 valandų važiavimo, bet su iškrovimu – visa diena. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu vyksta šeštadienį, gali tekti mokėti vairuotojui viršvalandžius, nes Vokietijoje daug kur negalima triukšminti sekmadieniais. Tai svarbu suprasti.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma moka „trucker deutsch“ – pakanka suprasti instrukcijas ir pašnekti su sargu. Bet jei jums reikia, kad vairuotojas kalbėtų su jūsų partneriu vokiškai apie verslą, tai geriau iš anksto pasakyti. Mes turim kelis vairuotojus iš Vokietijos, bet jie brangesni.

Kas daryti, jei sunkvežimis neužsilenkia į kiemą?

Tai klasika. Vokietijos miestai seni, gatvės siauros. Naujasis procesas dabar turi lauką, kur prašome nurodyti pravažiuojamą aukštį ir plotį. Bet klientai dažnai rašo „kiemas didelis“, o važiuoji – o vėl tas pats. Tada tenka išsirengti krovinį ant gatvės ir vežti rankomis. Tai brangu ir lėtai.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Taip, mes įdiegėme GPS stebėjimą. Bet ne visada tikslu, kai vairuotojas ilsisi arba važiuoja be signalo (pavyzdžiui, požemiuose). Geriau tiesiog su tuo pačiu vairuotoju susisiekti telefonu, jis dažniausiai atsiliepia.

Kokios problemos keliauja su muitine?

Jei gabenate tik biuro baldus ir techniką (naudotą), tai paprasta. Bet jei bandote įvežti alkoholį ar cigarettes kaip „dovanas“ partneriams, tai gali baigtis blogai. Vieną kartą gavome skambutį, kad vairuotojai sulaikyti, nes rado 500 kartonų cigarečių tarp monitorių dėžių. Tai ne mūsų kliento kaltė, bet buvo nemalonu.

Pakavimas ir technika

Ar turite pakavimo medžiagas?

Turime, ir tai dabar įtraukta į procesą. Galite pasirinkti „pilną pakavimą“ arba „tiktai dėžes“. Patariu netaupyti ant dėžių, ypač serveriams. Naujasis algoritmas mums pataria, kiek dėžių reikia pagal biuro plotą, bet žmonės visada pasako „mažiau“, o paskui trūksta.

Kaip supakuoti serverius?

Serveriai – tai šventa karvė. Juos reikia išjungti, pažymėti kabelius (nufotografuoti padėtį), ir įdėti į specialias dėžes su putomis. Jei nesugebate patys, mes siunčiame specialistą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu numato galimybę užsakyti IT išmontavimo/montavimo paslaugas iš karto. Taip sutaupote nervų.

Ar nešate kompiuterius po vieną?

Ne, mes ne pervežimo taksi. Vežame dėžėmis arba ant spintų. Jei turite 10 kompiuterių, surinkite juos ant vienos vežimėlės. Vairuotojams nėra malonu nešti po vieną monitorių per trejus aukštus, ypač kai laikas spaudžia.

Kas daryti su svarbiais dokumentais?

Dokumentus, pinigus, brangmenas vežkite su savimi. Mes neatsakome už dokumentų praradimą, net jei juos užrakinate seife. Vokietijoje vagystės retos, bet įvyksta. Geriau turėti juos rankinėje lagaminą.

Ar atsirado daugiau sugadinimų su nauju procesu?

Tiesą sakant, mažiau. Anksčiau viskas buvo rašoma popieriuje, dėžės buvo menkai pažymėtos. Dabar naudojame QR kodus dėžėms. Vairuotojas nuskenuoja ir mata, kur dėžė turi eiti. Sumažinta klaidų tikimybė, kad dėžė su IT atsidurs tiesiogiai ant grindų tuščiame kambaryje.

Rizikos ir neprognozuojamos situacijos

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga?

Tai blogiausias scenarijus. Tada tenka rasti kitą vairuotoją toje vietoje, o tai gali užtrukti. Naujasis procesas leidžia mums greičiau reaguoti, nes matome, kur jis yra, bet Vokietijoje rasti „laisvą“ vairuotoją be užsakymo yra kažkas panašaus į stebuklą. (Tiksliau, labai brangu).

Ar drastiškai brangsta, jei reikia laukti?

Taip. Vairuotojo laukimas Vokietijoje kainuoja apie 50–60 EUR per valandą. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu yra suplanuotas 9:00 ryte, o biuras dar neužrakintas, tai skambina telefonas ir skaičiuotojas suka. Būkite laiku, arba praneškite iš anksto.

Ką daryti, jei sugadinta biuro technika?

Reikia susisiekti su mumis nedelsiant. Nedarykite nuotraukų po savaitės. Turi draudimas, tačiau reikia įrodymų. Vienas klientas nukrito monitorius, nes jis pats pastatė ant lenktojo stalo, o ne ant grindų kaip reikalauja instrukcija. Draudimas neatsakė, nes kaltė ne vairuotojo.

Ar galima atšaukti perkraustymą paskutinę minutę?

Galima, bet prarasite avansą. Mes jau turime užimtas mašinas ir vairuotojus. Ypač jei tai biuro perkraustymas į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu, nes ten reikia specialių leidimų vietiniam laikui.

Kaip elgiamės su šiukšlėmis?

Pakartotinio naudojimo dėžes mes pasiimame atgal. Bet jei turite senus baldus, kuriuos norite išmesti Vokietijoje – tai problema. Ten šiukšlių ivežimas labai brangu. Geriau išmesti čia, Lietuvoje, prieš vežant.

Ar tikrai patobulintas procesas padeda?

Iš esmės – taip. Mažiau klaidų, greičiau komunikacija. Bet jis nepadės, jei klientas pats neorganizuotas. Technika yra tik įrankis. Žmogaus faktorius visada lieka.

Pabaigos darbai

Kaip surengti baldus naujame biure?

Vairuotojas gali padėti nuleisti dėžes, bet surinkti biurą – jau ne. Tai papildoma paslauga. Vokietijoje dažnai dirba vietiniai montuotojai, kuriuos galime užsakyti per mūsų partnerius. Jie brangesni, bet žino vietinius standartus.

Ar reikia valyti po savęs seną biurą?

Jei tai nurodyta sutartyje – taip. Mes turime bendradarbių, kurie gali atlikti „galutinį valymą“ Lietuvoje. Vokiečiai dažnai reikalauja, kad patalpos būtų paliktos „šluotos“ būklėje.

Kokios garantijos duodate?

Mes duodame garantiją, kad krovinys atvyks saugiai. Jei kas nutinka – draudimas. Bet garantijos, kad jūsų IT sistema užsives be problemų pirmą dieną Vokietijoje, mes neduodame, tai ne mūsų kompetencija (nors ir padedame).

Kaip palikti atsiliepimą?

Dabar galite palikti tiesiog sistemoje. Mums svarbu, nes mėgstame skaityti, kas vyko. Ypač jei kas nors nepavyko – tai mums mokymasis.

Ar reikėtų rinktis jus o ne pigesnį vežėją?

Jei jums svarbu, kad serveriai neatvyktu subyrėję, ir kad vairuotojas nebegdytų jūsų vokiškų partnerių – taip. Pigiau rasti galima, bet tada ir atsakomybės mažiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu kainuoja, bet tai sutaupo pinigų vėliau.

Ką daryti, jei liko neatsakyti klausimai?

Skambinkite man. Aš ne visada galiu atsiliepti iš karto, kartais esu kelyje arba su kitu klientu, bet bet kada galiu parašyti į žinutes.

Išvada

Galiausiai, viskas susikrato. Nors procesą patobulinome ir įvedome daugiau kontrolės, biuro perkraustymas į Vokietiją su patobulintu užsakymo procesu vis dar yra sudėtingas žaidimas. Svarbiausia yra komunikacija ir sąžiningas krovinio aprašymas. Jei viską padarysite sąžiningai ir laiku, viskas vyks sklandžiai, o vairuotojai netgi padės papildomai, jei prašysite gerai. Negailėkite laiko dokumentams, tai padės išvengti streso pasienyje.