Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema: praktinis vadovas verslui

Sveiki, čia vėl aš, jūsų senas pažįstamas iš logistikos girnos. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo pasigailėtinų „užkibimų“ pasienyje iki tobulai suregistruotų konteinerių, kuriuos lydi vokiška precizizmas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema dažnai atrodo kaip sci-fi filmas tiems, kas niekada nedirbo su tarptautinėmis siuntomis, bet iš tiesų tai tik geras organizavimas ir keletas solidžių popierių. Žinoma, visada būna nesklandumų, pvz., vairuotojas gali prastiangliškai kalbėti arba sunkvežimis gali užstrigti ties Kaunu, bet tai gyvenimas. Šiandien noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brėžinių ir idealizavimo.

Kaip pradėti ir kas laukia iš tikrųjų

Kaip turi prasidėti biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo jūsų skambučio arba laiško, kuriame tiesiog sakiniate: „reikia kelti ofisą“. Nereikia jokių sudėtingų formų užpildyti iš karto. Paprasta užsakymo sistemoje mes dažniausiai paklausame apie tūrį ir adresą – tai pagrindas. Vėliau aš pats arba mano vadybininkas ateiname į objektą pažiūrėti, ką turite, nes jūsų „trys dėžės“ gali būti trys vagonai. Tada mes jums pateikiame pasiūlymą, kuris paprastai galioja kelias savaites, kad galėtumėt susitvarkyti su savimi. Tai yra tas momentas, kai viskas dar atrodo paprasta.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki išvežimo?

Tai labai priklauso nuo to, kada mums patogu, ir kada jums patogu, bet paprastai planuojame savaitę-dvi. Jeigu tai biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema, mes stengiamės priderinti prie jūsų darbo laiko, kad nepristotumėte verslo. Kartais įvyksta situacijų, kai klientas skambina ir sako, kad reikia vežti jau „rytoj“, ir tada prasideda chaosas, kurį mes išspręsti spėjame tik stengdamiesi per naktis surasti laisvą mašiną. Geriauplanuokite bent savaitę į priekį, o jei tai sezono metas – tai dar daugiau.

Ar jūs atvykstate su visomis dėžėmis ir įrankiais?

Taip, tai yra mūsų darbas, mes atvežame viską: nuo didelių dėžių iki viniojamo juostelio, kurį, tiesa sakant, labai mėgsta vadybininkai iššokdyti (juokuoju, ne visi). Bet svarbiausia – atvežame apsaugines medžiagas, kad jūsų serveriai arbrangūs kompiuteriai nenukristų. Vieną kartą teko vežti klientą, kuris bandė perkraustyti ofisą pats su „Rimi“ dėžėmis, ir galite pasigailėti, kokiu rezultatu pasibaigė jo stiklinis stalas. Mūsų sistema tokia, kad mes pasirūpiname fizine įranga, o jūs turite rūpintis turiniu.

Kas nutinka, jei neturime pakankamai dėžių dieną prieš išvykimą?

Tai yra klasika. Viskas vyksta taip, kaip planuota, o paskutinę dieną pasirodo, kad dar liko pusė archyvo, kurio nebuvo sąraše. Nieko katastrofiško – tiesiog skambinate mums ir mes organizuojame papildomą mašiną arba pristatome dėžių, jei jos tilptų į pagrindinį reisą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema leidžia lankstumą, todėl nereikia panikuoti. Žinoma, tai gali šiek tiek padidinti sąskaitą, bet greičiau užtikrinsime, kad viskas išvyks laiku, nei jei bandytumėt viską suspausti į per mažą erdvę.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Labai rekomenduoju. Taip, mes galime tai padaryti ir patys, bet tai užtrunka laiko, o laikas – tai pinigai, ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Jei stalai yra išmontuoti, o lentynos – iškrautos, mūsų darbininkai užkrauna viską greičiau nei per valandą. Kartais tenka matyti, kaip klientai bando įvežti neišmontuotą didelę conferencijos stalą pro lifto angą, ir tai tiesiog siaubinga regtis. Geriau pasirūpinkite tuo iš anksto, mūsų sistema yra suplanuota taip, kad krovimas būtų efektyvus.

Kainos ir mokesčiai: kas iš tikrųjų kainuoja

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema?

Niekas negali pasakyti tikslios sumos neišgirdęs, ką reikia vežti, bet paprastai tai svyruoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Mažam ofisui – gal vos tūkstantį, o dideliam biurui su šimtais dėžių – kur kas daugiau. Kaina formuojasi pagal tūrį, atstumą (Berlynas arba Miunchenas – skirtingi keliai) ir krovimo sudėtingumą. Mūsų sistema yra perparenta taip, kad mokėtumėte tik už tai, ką naudojatės, o ne už fiksuotą „fantazijos kainą“.

Kas įeina į pagrindinę kainą, o ką reikia mokėti papildomai?

Pagrindinė kaina apima darbo rankas, transportą ir standartinę apsaugą. Tačiau jei jums reikia ypatingo elgingumo, pavyzdžiui, kelti pianiną ar labai brangų serverį su specialia konstrukcija, tai kainuoja papildomai. Taip pat, jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti baldus Vokietijoje – tai darbo valandos. Kartais klientai nustemba, kai pamato, kad lifto naudojimas arba leidimas užeiti į miesto centrą Vokietijoje taip pat kainuoja, bet tai ne mūsų kaltė, tai vietinės valdžios reikalavimai.

Ar galima gauti nuolaidą, jei perkraustome ir butą, ir biurą?

Žinoma, mes visada einame į susitarimą, jei darbas yra didelis. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema leidžia mums derėtis, nes viena mašina gali atlikti kelis užduotis vienu reisu. Jei tarkim, direktorius perkrausto ir ofisą, ir savo butą Miunchene, mes tai galime sujungti ir suteikti gerą nuolaidą. Viskas priklauso nuo to, kaip greitai galime susitvarkyti su grafiku, bet dėl lojalumo klientams visada stengiamės būti geri.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo savaitės dienos?

Tai paprasta logistika. Vakarais ir savaitgaliais vairuotojai dirba pagal priedėlius, todėl brangiau. Be to, Vokietijoje naktinis važiavimas sunkvežimiais gali būti ribojamas arba brangiausias dėl mokesčių. Jei norite sutaupyti, stenkiteži planuoti išvykimą darbo dieną ryte. Tačiau aš žinau, kad verslas dažnai neleidžia laukti, todėl tenka mokėti daugiau už patogumą. Mūsų užsakymo sistema parodo tas kainas iš karto, kad nustebtumėte.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nepasako?

Tikiuosi, kad ne, bent aš stengiuosi kalbėti atvirai. Bet yra dalykų, kuriuos žmonės pamiršta – tai gali būti mokesčiai už šiukšlių ivežimą, jei paliksite senus baldus Vokietijoje, arba mokestis už laukimą, jei raktai nuo naujo biuro bus pasilikę kitoje žmogaus rankoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema yra skaidrus, bet tik tada, kai klientas taip pat elgės sąžiningai ir sako apie visas blogas vietas iš anksto.

Ar reikia mokėti kaupiamąjį depozitą?

Įprastai ne, nebent kalbame apie labai didelius projektus arba tretiųjų šalių įrangą, kuri brangesnė nei pati mašina. Dažniausiai sutartis pasirašoma ir mokėjimas atliekamas pagal sąskaitą-faktūrą po paslaugos atlikimo (arba dalimis). Esu matęs įmonių, kurios reikalauja depozito net ir nuo mažų klientų, bet mūsų filosofija tokia, kad pasitikėjimas svarbiau už užstojamąjį. Žinoma, jei esate naujas klientas be istorijos, galime paprašyti pažangos.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kokius dokumentus būtina turėti sandėlyje išvykstant?

Svarbiausias yra krovinio manifestas (sąrašas) ir vairuotojo CMR draudimas. Be to, būtina turėti pajamų deklaraciją, kad muitinė neįtartŗ, kad tai nelegalus eksportas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema reikalauja, kad visi šie popieriai būtų paruošti dar Lietuvoje, nes pasienyje jų ieškoti per vėlu. Kartais pamiršštamas paprastas power of attorney dokumentas, kuris leidžia vairuotojui kalbėti už įmonę, ir tai sukelia nereikalingas delsas.

Ar reikia mokėti PVM arba muitą?

Jei esate juridinis asmuo ir perkraustote savo įmonės turtą į kitą ES šalį, tai paprastai yra PVM išleidimas (intra-community supply), todėl mokesčio sienoje nėra. Tačiau viskas turi būti tvarkingai užregistruota. Jei bandysite vežti asmenines daiktas kaip įmonės, gali būti nemalonumų. Vokietijos muitininkai gali būti labai išrankūs, jei maty, kad dokumentuose kažkas nesiderina. Geriau viską pasitvirtinti savo buhalteriu prieš išvykimą.

Kas yra Ex 1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

Ex 1 (arba dabar jau vadinamas kita, bet esmė ta pati) tai eksporto deklaracija, kuri patvirtina, kad prekės išvyksta iš ES. Nors ir Vokietija yra ES, šis dokumentas svarbus PVM kontrolai. Jį pateikia muitinės brokeris. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema dažnai įtraukia šią paslaugą į kainą, bet reikia pasitikslinti, ar jums jo tikrai reikia, jei vežate tik kelias stalas. Kartais brokeriai stengiasi uždirbti ant visko, net kai to nereikia.

Ar vokiškai pareigūnai gali sustabdyti mūsų mašiną?

Žinoma, gali, ir dar kaip. Vokietijoje kelių policija ir muitinė labai aktyvi, ypač netoli sienų arba didžiųjų magistralių. Jei vairuotojas bus pavargęs arba krovinis uždengia numerius, bus bauda. Vieną kartą mūsų vairuotoją sulaikė dėl to, kad nebuvo tinkamai užfiksuotos darbo valandos tachografe – tai kainavo brangiai. Mūsų sistema stengiasi sekti šiuos dalykus, bet ir patys vairuotojai turi būti sąžiningi.

Kas daryti, jei dingsta raktai nuo naujo biuro Vokietijoje?

Tai košmaras, bet įvyksta. Reikia skambinti turtų valdytojui, o jei tai naktis – turi rasti nakvynę. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema numato tai, kad vairuotojas turi kontaktinius telefonus visiems atvejams, todėl neprarandame laiko. Kartais padeda tai, jei raktai pasilikti Lietuvoje – mes juos siunčiame kurjeriu, bet tai stabdo procesą. Geriausia turi duoti raktų kopiją vairuotojui iš anksto.

Ar reikia kalbėti vokiškai, kad viskas pavyktų?

Ne būtinai, dauguma vokiškų logistikos centrų kalba angliškai, o mūsų vairuotojai dažnai supranta pagal kontekstą. Tačiau, jei reikia susitarti su vietininku arba policija, keli žodžiai vokiškai praverčia. Aš pats jau pamiršau daugumą vokiškų žodžių (tik „Guten Tag“ ir „Danke“), bet sugebame susitvarkyti. Sistema sukurta taip, kad komunikacija eitų pro mūsų dispečerius.

Pakavimas, technika ir smulkmenos

Kaip saugiai supakuoti kompiuterius ir serverius?

Tai pati svarbiausia dalis. Serveriai turi būti išjungti (labai svarbu!), o diskai – užfiksuoti, jei to reikalauja gamintojas. Viską įdedame į specialias putlas, o tada į dėžes. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema apima ir IT įrangos tvarkymą, jei apie tai sutariama iš anksto. Negalima tiesiog mesti monitoriaus į kėdę – jis atsitrenks kelyje, o vokiški keliai, nors ir geri, bet turi savo bumps.

Ar galima vežti chemines medžiagas arba biuro techninę vandens?

Tai problematiška. Cheminės medžiagos turi būti deklaruotos, o techninis vanduo – supakuotas taip, kad neišsilietų. Vokietija labai griežta aiškinasi dėl aplinkos apsaugos, todėl jei tūkstančiai litrų vandens nutekėtų į gatvę, baudos būtų milžiniškos. Geriau išleisti vandenį čia arba vežti mažus kiekius užrakintose talpyklose. Mes dažnai atsisakome vežti tokius dalykus, jei klientas negali pateikti saugos lapų.

Ką daryti su augalais biure?

Augalus galima vežti, bet reikia tikrinti, ar jie nekenksmingi (kenkėjai). Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali konfiskuoti augalus, jei mato, kad ant jų yra kažkas bjauroka. Be to, augalai gali numirti uždarame konteineryje per kelias dienas, jei yra šalta arba per karšta. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema nėra skirtas augalų globai, todėl dažniausiai patariu juos palikti arba vežti atskirai, jei brangūs.

Ar imate statybines atliekas, pvz., senas grindis?

Ne, mes ne šiukšlių vežėjai. Mes galime padėti išmontuoti, bet statybines atliekas reikia išvežti su specialia technika į šiukšlių sąvartyną Vokietijoje pagal jų taisykles. Vieną kartą teko matyti, kaip viena firma bandė paslėpti grindis tarp dėžių, ir gavo baudą už nelegalų atliekų pervežimą. Geriau susitarti su vietine kompanija, kuri tai legaliai padarys. Mūsų sistema yra skirta turtui, ne šiukšlėms.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Labai rekomenduoju. Tai sutaupo laiko unpacking metu Vokietijoje. Jei ant dėžės parašyta „Buhalterija“, žmonės žino, kur ją pastatyti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema tampa kur kas sudėtingesnis, jei visos dėžės vienodos ir be užrašų – tada reikia atidaryti kiekvieną ir ieškoti. Mes turime spalvotų lipdukų sistemą, kuri padaro tai labai paprasta ir greitą.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų stalų stalčiuose?

Formaliai mes galime juos vežti, bet rekomenduoju, kad darbuotojai pasiimtų juos pači. Jei ten yra pinigai, papuošalai ar vaistai, mes neprisiimame atsakomybės. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema apima įmonės turtą, o ne asmeninį. Jei darbuotojas paliks savo nuotraukas ar puokštes, mes jas sukrausime, bet už praradimą neatsakome. Geriau padaryti „Įsakymas: nevežti“ ant tokių stalčių.

Problemos ir jų sprendimai realiame laike

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelio viduryje?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Tada mes skubiai išsiunčiame pagalbinę mašiną arba skraidinamąją techniką, jei krovinys labai skubus. Vokietijoje autobūdas greitai atvyksta, bet tai kainuoja. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema turi draudimą, kuris padengia tokias rizikas, bet laiko negrąžina. Vieną kartą mums sugedo važiuoklė ties Frankfurto, ir mes privalėjome perkrauti viską į kitą sunkvežimį – tai truko 12 valandų.

Ar dažnai pasitaiko daiktų sugadinimų?

Su mūsų komanda – labai retai. Esu matęs kitų firmų darbus, kai buvo sulaužyti visi stalai ir nulūžti baldų kojos, nes vairuotojas bandė įsibėgėti prieš posūkį. Mes keliame saugiai, naudojame juostas. Tačiau jei dėžė yra blogai supakuota (pvz., stiklas tarp metalo), vibracija gali padaryti savo. Todėl kruopštumas pakavime yra pusė sėkmės.

Ką daryti, jei naujasis biuras Vokietijoje dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Mes atvykstame, o ten dar dažoma grindys arba nėra elektros. Tada mums tenka laukti, o laukimo mokestis – standartinis dalykas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema nėra stebuklingas lazdelė, jei objektas nėra paruoštas. Mes galime padėti dėti dėžes į kambarį, kur dar drėgna, bet neatsakome, jei jūsų dokumentai sugers dėl nepadengto grindų. Geriau palaukti dieną iliau.

Ar galima sekti krovimo vietą realiu laiku?

Taip, mūsų mašinos turi GPS sekimo sistemas. Galite matyti, kur yra jūsų turtas, ar vairuotojas sustojo pietų. Tai duoda ramybės, ypač kai vežate brangų inventoriumą. Kartais sistema užstringa (kas nutinka su technologijomis), bet tada tiesiog skambinam dispečeriui. Tai paprasta ir efektyvu.

Kas, jei klientas Vokietijoje atsisako priimti siuntą?

Tai rimtas teisinis ir finansas ginčas. Pagal sutartį, jei klientas neleidžia iškrauti, mums tenka grįžti su kroviniu, o tai kainuoja dvigubai – ir į Vokietiją, ir atgal. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema užtikrina, kad mes abipusiai patvirtiname laikus, kad to nebūtų. Vieną kartą buvo taip, kad raktų nebuvo, ir teko vežti viską atgal į Vilnių – klientas mokėjo pilną kainą.

Ar dirbate savaitgaliais arba šventinėmis dienomis?

Galime, jei užmokestis atitinka. Vokietijoje savaitgaliais daug kur negalima triukšmauti arba užvažiuoti prie didelių prekybos centrų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema gali būti vykdomas sekmadienį, jei tai privatus namas (namų ofisas), bet jei verslo centras – reikia leidimo iš administracijos. Visada tikriname šiuos dalykus prieš kelionę.

Apibendrinant: kodėl verta rinktis patikimumą

Na, štai ir viskas apie šitą procesą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su paprasta užsakymo sistema nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir tikro, nevirtualaus patyrimo. Aš jau mačiau viską, kas tik gali nutikti kelyje, todėl galiu pasakyti viena – geriau investuoti šiek tiek daugiau į patikimą komandą, nei po to važiuoti ieškoti dingusių dėžių po Vokietijos keliais. Sėkmės jūsų verslui ir tikiuosi, kad susitiksime vienoje iš jūsų naujų vietų.