Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika: kas tikrai laukia jūsų firmos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, tikiuosi, galiu pasakyti tiesą be jokių gražių uždažų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika nėra tas pats, kas nusipirkti bilietą lėktuvui ar išsiųsti kurjeriu pasiduodu. Čia yra chaosas, kurį reikia suvaldyti, o dažnai klientai net neįsivaizduoja, kiek smulkių dalykų gali nušipti. Vokietija – tai tvarkinga šalis, tačiau jų taisyklės gali būti absoliučiai beprotiškos, jei nesi pasiruošęs. Rašau šį tekstą ne kaip reklamos brošiūrą, o kaip žmogus, kuris matyta ir pačias gėdingiausias situacijas, ir puikiai susitvarkiusius projektus. Sėskite patogiau, bus liūdna, bet naudinga.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratijos siaubas

Ar tikrai reikalinga eksporto deklaracija, jei tai tik turtas, o ne prekė?

Tai vienas dažniausių klausimų ir vienas didžiausių mitų. Dauguma klientų mano, kad jei jie perveža savus stalus ir kompiuterius, tai jokio muitinės formalumo nereikia. Vokietijos muitinės (Zoll) to nemano. Jiems viskas, kas kerta sieną, yra potencialiai prekė, todėl be tinkamai užpildytos eksporto deklaracijos ir vėliau importo ataskaitos, gali sukilti nemalonumai. Viena kartą turėjau klientą iš Kauno, kuris tikrai įsitikinęs, kad jo seni biuro kėdės nėra prekės – pasirodo, 4 valandas praleidome pasienio punkte aiškindami, kas yra "turtas". Geriau užpildyti popierius iš anksto, nei laukti, kol vairuotojas pradės nervuotis.

Ką daryti su technikos serijiniais numeriais – ar tikrai reikia juos rinkti?

Absoliučiai taip, ir tai yra viena svarbiausių dalių. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika visada apima IT inventorizaciją. Vokai mėgsta tikslumą, ir jei jie sustabdys sunkvežimį ir paprašys parodyti, kas yra dėžėse "Dell XPS" su serijiniu numeriu XYZ, o jūs negalite jo rasti, gali būti bauda arba atidėtas krovinys. Nereikia rašyti kiekvieno pelės numerio, bet kompiuterių, serverių ir brangių spausdintuvų sąrašas turi būti idealus. Esu matęs atvejus, kai dėl vieno trūkstamo numerio buvo tikrinama visa mašina, o tai laiko pinigais.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje, jei mes tiesiog perkeliame savo biurą?

Čia visada yra pilka zona. Pagal generalinę taisyklę, jei įmonė keičia savo buveinę iš Lietuvos į Vokietiją (arba atidaro filialą), turtas perkeliamas kaip įmonės turto perkėlimas, todėl PVM mokėti nereikia, tačiau turi būti pateiktas tinkamas dokumentas, įrodantis šį perkėlimą. Bet jei tai tik laikinas perkraustymas arba projektui reikalingi daiktai? Tada gali tekti mokėti Vokietijos PVM (19%), nors vėliau galima jo ir atsisakyti, bet procesas... vėlgi, biurokratija. Patariu pasikalbėti su buhalteriu dar prieš pakraunant mašiną.

Kas nutinka, jei trūksta kai kurių dokumentų išsiuntimo dieną?

Niekas gero, bet ne ir pasaulio pabaiga. Jei trūksta, pavyzdžiui, vairuotojo draudžiamojo privalomojo pranešimo (CMR) kopijos arba galios power of attorney dokumento, vairuotojas gali būti sustabdytas. Kartais užtenka el. paštu gauto dokumento, jei jį galima parodyti ekrane, bet vokiškai pareigūnai mėgsta popierinį variantą. Esu matęs, kaip vairuotojas turėjo spausti dokumentus degalinėje, nes mūsų sekretorė pamiršo įdėti vieną lapelį į vokišką envelopę. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika reiškia, kad visi popieriai turi būti ne tiesiog "kažkur", o omenyje.

Ar CMR sąvarta užtenka, ar reikia kažko daugiau?

CMR sąvarta tai yra pagrindas, bet ji nėra stebuklas. Ji tikroje, kad krovinys buvo priimtas, bet ji neišlaisvina nuo muitinės procedūrų. Beje, labai svarbu, kad sąvartoje būtų tiksliai užrašyta, kas pervežama – "biuro įranga" yra per daug plačiai. Jei parašysite "biuro įranga", o vėliau rasis 5 tuns metalo laiptų (tai buvo realus atvejis vienai Vilniaus firmai), bus problemų. Kuo tiksliau aprašome, tuo mažiau problemų su "Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika" procesu.

Kainos, laikas ir pinigų deginimas

Kiek laiko vidutiniškai užtrunka kelionės iki Miuncheno ar Berlyno?

Vidutiniškai tai sėdėti mašinoje apie 18-20 valandų, jei važiuojate be sustojimų, kas yra nelegalu. Taigi, realiai tai 2 dienos kelyje. Bet nepamirškite, kad Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika ne tik vairavimas. Tai dar pakrovimas Lietuvoje, iškrovimas Vokietijoje, galbūt įrenginimas vietoje. Jei reikia tik vežti, važiuojame greitai, jei reikia dar montuoti – pridedame dar dieną ar dvi. Vakar kalbėjau su vairuotoju, kuris sakė, kad dėl statybų Lenkijoje stovėjo 4 valandas, tai planai pasikeičia.

Kodėl kainos šoktelėjo tiek stipriai per pastaruosius metus?

Nes kuro kainos, nors ir šiek tiek nukrito, vis dar aukštos, o labiausiai – vairuotojų trūkumas. Rasti gero vairuotoją, kuris sutiktų važiuoti į Vokietiją su biuro kroviniu (kuris dažnai būna "delikatuses" nei betonas), yra velniasiška. Be to, Vokietijos autostradose mokami mokesčiai sunkvežimiams (Maut), ir jie didėja kasmet. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika nebe toks pigus kaip buvo 2010 metais, tai tiesiog realybė.

Ar galima gauti nuolaidą, jei pervežame daugiau nei vieną kartą?

Žinoma, visada galima susitarti. Jei turite didelį projektą, pavyzdžiui, perkeliate 3 padalinius per mėnesį, darome fiksuotą kainą. Tačiau nedarykite to klaidos, kai bandote derėtis iki paskutinio cento – geriausi vairuotojai tiesiog nebevažiuos. Geras vairuotojas žino, kad jei jis kels jūsų brangų serverį, jam reikia ramybės, o ne problemų dėl to, kad klientas per daug gudravo. Kokybė kainuoja.

Kas daryti, jei vairuotojas vėluoja, o mums jau reikalingi daiktai?

Tai klasika. Vokietijoje dažnai būna, kad negalima įvažiuoti į miesto centrą tam tikru laiku, arba iškrovimo vieta užimta. Jei vėluojame, mes stengiamės pranešti iš anksto, bet kartais ir mums nutinka stabdų gedimas arba eismo įvykis. Geriausias patarimas – turėti planą B. Pavyzdžiui, jei tai svarbus susirinkimas, pasirūpinkite, kad svarbiausi dokumentai būtų ne mašinoje, o pas jūsų vadovą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika turi numatyti ir tokius nesklandumus.

Ar apmokame laukimą, jei vairuotojas turi stovėti prieš iškrovimą?

Taip, laukimas yra mokamas. Jei vairuotojas atvyksta į vietą 8:00 ryte, o jums leidžia pradėti iškrovimą tik 14:00 valandą dieną, šias 6 valandas reikia sumokėti. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Kartais klientai supyksta, bet pagalvokite logiškai – jis negali važiuoti atgal tuščia, jis laukia jūsų. Vokiškose firmose su tuo daugmaž taip, o lietuviai dažnai stebisi, kodėl reikia mokėti už "nieką". Tai ne už nieką, tai už užimtą techniką.

Krovinių įrengimas ir technikos saugumas

Ar reikia mums patiems supakuoti viską į dėžes, ar jūs tai darote?

Galime padaryti ir mes, ir jūs. Bet jei norite sutaupyti, dažniausiai klientai pakuoja patys smulkius daiktus, o mes imamės baldų ir technikos. Svarbiausia – naudoti kokybiškas dėžes. Kartą atvežėme dėžę, kuri tiesiog išsisklėšė kėlimo metu, nes viduje buvo per daug sunkių knygų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika reikalauja, kad pakavimas būtų tvirtas, nes kelyje būna duobių, ypač lenkiškoje autostradoje (negaliu patikėti, kaip ten blogai su asfaltu).

Kas daryti su sunkiais seifais arba serverinėmis spintomis?

Tai mūsų, ne jūsų darbas. Neturkite ryžtų judinti seifo, sveriančio 300 kg, su kėdėmis. Mes turime specialias keltuvas ir juostas. Vieną kartą teko ištraukti seifą per langą, nes lifte neįėjo – tai buvo tikras nuotykių filmas. Serverinės spintos yra dar delikatesnės, jose yra elektronika, kuri nemėgsta smūgių. Jos turi būti užfiksuotos specialiomis juostomis, kad durys neišsiplėštų kelyje.

Ar išmontuojate ir vėl surenkate baldus Vokietijoje?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Atvykstame į Lietuvą, išmontuojame stalus, spinteles, perkeliame, o Vokietijoje vėl surinkome. Čia svarbu nepamesti varžtų ir detalių – (beje, visada užrašome, kur yra varžtai, nes kartais pradingsta įdomiausiose vietose). Turime savo įrankius, tad jums nereikia rūpintis, kad jūsų darbuotojai kažką sugadins surinkimo metu.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis, pavyzdžiui, chemija ar dažais?

Jų negalima vežti tame pačiame sunkvežimyje su biuro baldais be specialių leidimų. Jei turite sandėlyje senų dažų ar chemikalų, geriau juos atsikratyti Lietuvoje pagal tvarką. Vokietijos ekologinės kontrolės yra griežtesnės nei čia. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika turi būti "žalias" ir saugus, o ne su pavojingų atliekų skandalu. Jei labai reikia, turime organizuoti atskirą transportą, tai kainuos brangiai.

Ar tikrai reikia inventorizuoti kiekvieną mažą dalyką?

Rekomenduoju. Ne kiekvieną pieštuką, bet visas kompiuterių dalis, monitorius, telefonus. Žinoma, tai laikas, bet kai atvykstate į naują biurą Hamburge ir pamažate, kad trūksta trijų monitorių, pradedate panikuoti. Jei turite sąrašą, žinote, kad jie buvo užkrauti, o jei ne – tai laukiatės "nematyti dvasios". Vokiškas tikslumas čia labai padeda išvengti konfliktų.

Vokietijos specifika ir vietiniai įstatymai

Ar sunkvežimis gali laisvai važiuoti bet kur mieste?

Nė čia! Vokietijoje yra griežti apribojimai sunkvežimiams miestuose, ypač "Umweltzone" (ekologinės zonos). Jei mūsų mašina neturi tinkamos žalios (arba geltonos) kortelės, mes tiesiog negalėsime važiuoti į centrą. Vieną kartą teko iškrauti krovinį 2 km nuo centro, nes vairuotojas pamiršo kortelę, ir turėjom viską vežti rankomis. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika reikalauja iš anksto patikrinti, ar įmonės adresas yra leidžiamoje zonoje.

Kas tas "Umweltplakette" ir kur ją gauti?

Tai maža kortelė ant priekinio stiklo, rodanti mašinos emisijų klasę. Be jos, važiavimas miestuose kaip Berlynas ar Miunchenas yra draudžiamas, ir baudos didelės. Mes apie tai žinome ir turime, bet jei samdote savo transportą, būkite atidi. Kartais net lietuvaiškos mašinos su lenkiškais numeriais būna "nudegę" šia kortele. Geriau patikrinti dar namie.

Ar dažnai sustabdo Vokietijos policija ir ką jos tikrina?

Policija (Polizei) yra aktyvi, ypač autostradose. Tikrina ne tik greitį (tai savižudybė ten važiuoti greičiau nei leidžiama sunkvežimiu), bet ir krovinio fiksavimą, vairuotojo darbo laiką (tachografą) ir, žinoma, dokumentus. Jei krovinys pradeda šokti, sustabdžia akimirksniu. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika turi būti teisiškai švarus, nes jokių duoklų ten neduosi.

Kur geriausia ir saugiausia iškrauti krovinį dideliuose miestuose?

Idealiai – įmonės kieme arba specialioje krovininėje zonoje su "Ladezone" ženklu. Negalima tiesiog sustoti ant pagrindinės gatvės ir pradėti iškrauti – tai užblokuos visą eismą, o vietiniai gyventojai iškviels policiją per 5 minutes. Vokietijai nėra būdinga tas "aš tik už minutę" kultūra, kaip pas mus. Reikia iš anksto suplanuoti iškrovimo vietą, kartais net gauti leidimą iš savivaldybės (Straßengenehmigung).

Ar reikia specialaus leidimo iš savivaldybės iškrovimui?

Kartais taip. Jei reikia užimti kelio juostą arba pėsčiųjų taką ilgiam laikui, reikia kreiptis į "Ordnungsamt". Tai gali užtrukti kelias savaites, todėl reikia viską suplanuoti mėnesį iš anksto. Jei nuspręsite be leidimo, gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei patys pervežimai. Geriau užsisakyti vietą sandėlyli už miesto ribų ir vežti smulkiu transportu, jei centeri neįmanoma įvažiuoti.

Rizikos, problemos ir nesklandumai (realus gyvenimas)

Kas nutinka jei kas nors sulūžo kelyje arba iškrovimo metu?

Mes turime atsakomojo saugojimo draudimą. Tačiau, kiekvienas kartas yra skirtingas. Jei vairuotojas staigiai stabdo ir serveris nukrenta, mokame. Bet jei pažymėjote dėžę "smulkmenos", o viduje buvo porceliano vaza, ir ji susilūžo... čia sunkiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika reikalauja sąžiningumo. Viską reikia užfiksuoti vaizdo arba raštiškai prieš išvykstant.

Ar vairuotojas gali tiesiog nenuvažiuoti, jam atsibodus?

Teoriškai ne, tačiau praktikoje... jei klientas elgiasi agresyviai, nebmoka arba sąlygos tapo nepriimtinos (pavyzdžiui, leidžia iškrauti po 20 valandų naktį be papildomo mokėjimo), vairuotojas gali pasakyti "viskas, aš važiuoju namo". Čia jau psichologija. Mes stengiamės rasti kompromisą, bet vairuotojai taip pat žmonės, ne robotai. Niekada nežinai, kas gali nutikti 1000 km atstumu.

Kas jei reikia talpinti daugiau daiktų nei planuota anksčiau?

Tai dažna problema. Klientas sako "turime 3 europaletes", o pasirodo, kad 5. Mes turime rezervinių mašinų, bet jei visos užimtos, tenka skubiai ieškoti. Geriausia, jei atvykstate patikrinti krovinio prieš pakrovimą. Vokietijoje negalima tiesiog "prisegti" dėžę gale, tai saugos pažeidimas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika turi būti tiksliai suplanuotas pagal tūrį.

Ar apdraudžiate krovinius pilnai, ar yra kokių nors išimčių?

Yra visada išimčių. Pavyzdžiui, pinigai, brangiausi jewelery, ginklai arba duomenys nešiojamuose diskuose. Draudimas apima fizinį daiktą, bet ne "duomenų praradimą". Jei serveris nukrenta ir jame visi jūsų duomenys išsilygina, draudimas sumokės už serverį, bet ne už dėl to prarastą pelną. Būkite tikri, kad pasiduodami atsarginės kopijos prieš išvykstant.

Ar buvote patyrę vandalizmo arba vagystės atvejus Vokietijoje?

Vokiška "tvarka" nėra apsauga nuo vagių. Ypač pavojinga yra stovėti neapsaugotose aikštelėse prieš pat iškrovimą arba naktį. Viena kartą mums pavogė dėžę su projektuoriais netoli Frankfurto, nes vairuotojas užmiršo užrakinti galines duris. Nuo tada mes stengiamės naudoti tik saugias stovėjimo aikšteles su apsauga. Neklauskite, kodėl vairuotojai kartais taip padaro, jiems taip pat reikia poilsio.

Kas daryti, jei naujieji biuro savininkai Vokietijoje neleidžia įsileisti vėluojančio vairuotojo?

Tai buvo vienas keisčiausių atvejų. Vairuotojas atvyko 10 minučių pavėluotių dėl eismo, o vokiečių administratorius užrakino duris ir išėjo namo. Teko skambinti policijai, kad atidarytų duris, nes krovinys buvo ne mūsų. Vokiškas pragmatizmas kartais sužaidžia prieš jus. Visada susitikite su atsakingu žmogumi iš anksto ir paimkite jo telefoną, o ne tik el. paštą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika gali užstrigti dėl tokio paprasto dalyko kaip užrakintos durys.

Išvada

Na, trumpai tariant, Biuro perkraustymas į Vokietiją su organizuota logistika nėra paprasta kelionė per šalį. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės, tikslių dokumentų ir pasitikėjimo savo logistika. Aš matyau viską – nuo sulūžusių kėdžių iki tūkstančių eurų baudų dėl blogų dokumentų. Jei pasiruošiate gerai, viskas vyks sklandžiai, bet jei spėjote paskutinę minutę... gera mintis ir sėkmė jums reikės. Sėkmės!