Biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis kliūtimis: vadovas iš vidaus

Sveiki, gerbiami verslininkai ir biuro vadovai. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis kliūtimis tai ne mitas, bet tai reikalauja daug daugiau nei tiesiog telefono skambinimo vairuotojui. Esu matęs viską – nuo idealiai sureguluotų procesų iki tokių katastrofų, kai reikėdavo išsiimti dokumentus iš šiukšliadėžės pietinėje Vokietijoje. Čia nėra tik apie dėžių nešiojimą; tai apie dokumentus, muitinę, vairuotojų nuotaikas ir vokišką precizitetą, kuris kartais sukelia daugiau galvos skausmo nei mūsiškių "išeis kažkaip". Rašau šią gido ne kaip konsultantas, o kaip žmogus, kuris prisirūpino prie rūkytų vairuotojų ir pašto kodų. Tiek, jei planuojate perkelti savo verslą į Vokietiją, pasiruoškite gerti daug kavos, bet aš stengsiuosiu padėti išvengti tų būdų, kuriuos aaučiau per savo klaidas.

Dokumentai ir biurokratinis sumaištis

Kokie dokumentai yra būtini, kad viskas vyktų sklandžiai?

Tai, aišku, pagrindas. Jums tikrai reikės kelių dalykų: krovinio manifestą, kuris turi atitikti realybę (ne "biuro įranga", bet "3 kompiuteriai, 5 stalai" ir t.t.), vairuotojo darbo sutarties ir, žinoma, CMR sąvarašo. Vokietija labai mėgsta, kai visa sutampa. Jei sąraše rašo "spausdintuvas", o viduje yra "kava virtuvėlės", gali būti nemalonumai. Dar verta turėti galvoje, kad jei reikšmingas biuro perkraustymas į Vokietiją, gali tekti mokėti PVM, todėl turkite savo PVM mokėtojo kodą paruoštą. Be šito, vos ne už kiekvieno sankryžos sunkvežimio sustabdys vokiečių policija ir tikrins viską iki smulkmenų.

Ar mums reikalingas Ex1 dokumentas ar tai nebūtina?

Dėl Ex1 visada kyla daugiausia klausimų. Jei jūsų įmonė turi PVM mokėtojo statusą ir daiktai yra naudoti (t.y. ne nauji prekybai), tuomet galite vykti tiesiog su savo prekių sandėlio dokumentais. Tačiau, jei vežate naują įrangą, kurią planuojate parduoti arba naudoti ir ją apmokestinoti Vokietijoje, Ex1 būtinas. Aš asmeniškai visada patariu pasikonsultuoti su savo buhalteriu, nes šie dalykai keičiasi kasmet. Vieną kartą teko laukti kelias dienas Lenkijos-Vokietijos pasienyje, nes klientas neįsivaizdavo, kad jo "dovanos" partneriams yra laikomos prekybiniu kroviniu.

Kaip greitai reikia suruošti dokumentus prieš kelionę?

Idealiai – savaitę prieš. Realiai – dažnai darome paskutinę dieną. Bet neklyskite, vokiškai muitininkai nėra linkę į "paskutinės minutės" sprendimus. Jei dokumentuose yra klaidų, jie gali uždaryti sunkvežimį dokumentų patikrinimui, o tai kainuoja brangiai – ir laiku, ir pinigais (stovėjimo mokesčiai Vokietijoje ne iš pigiausių). Taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda ne nuo dėžių lipdukų, o nuo teisingai užpildytų popierių. Geriau vėluoti su dėžėmis nei su sutartimis.

Ar gali būti problemų su vairuotojo darbo laiko apskaita?

Oi, tikrai. Vokietijoje vairuotojo darbo laikas kontroliuojamas labai griežtai, net griežčiau nei čia. Jei vairuotojas bus pagautas vairuojantis poilsio laiku arba neturėdamas tinkamai užpildytų tachografo kortelių, baudos yra astronomiškos. Tą kartą teko mums gelbėti vieną vairuotoją netoli Miuncheno, kuris tiesiog pamiršęs perjungti režimą. Viskas pasibaigė bauda, bet galėjo baigtis ir areštu. Įsitikinkite, kad jūsų pervežėjas naudoja legalią transporto priemonę ir neleisti vairuotojui "nulęsti" valandas, kad jums atvežtų viską per naktį. Tai riskas, kurio neverta.

Kas daryti, jei užsienio įmonės PVM kodas nesuveikia sistemoje?

Tai baisus sapnas. Vykstate, o sistemoje rodo "Invalid VAT number". Tada sustojate ties pirmu muitinės postu ir pradedami ieškoti sprendimų. Kartais tai tik techninė klaida, kartais – kodas neaktyvus. Jei jums svarbus biuro perkraustymas į Vokietiją be nenumaldomų stabdžių, visada patikrinkite savo ir gavėjo PVM kodus VIES sistemoje prieš išvykdami. Vieną kartą teko skambinti į Vilnių vidurnaktį, kad kas nors "pakeistų" statusą, kitaip kroviniui būtų tekę mokėti pilną Vokietijos PVM (19%), kas visiškai sugriautų biudžetą.

Ar reikia ypatingų leidimų įvežti techninę įrangą su serveriais?

Serveriai ir jautri technika – tai atskira istorija. Nors tai nėra pavojingi kroviniai per se, verta paminėti juose krovinio deklaracijoje, kad neiškiltų įtarimų dėl vagystės. Jei vežate duomenis, taip pat įsitikinkite, kad viskas yra užšifruota arba kad diskai yra išimti ir vežami atskirai su atsakingu asmeniu. Ne taip seniai girdėjau istoriją, kur viena įmonė prarado visą duomenų bazę, nes vairuotojas paliko sunkvežimį neapsaugotą poilsio zonoje, o serverius pavogė. Duomenys brangesni už geležį.

Logistika, tranzitas ir vokiški keliai

Kiek laiko trunka tipinis biuro perkraustymas į Vokietiją?

Paprastai, jei važiuojame į Berlyną ar Hamburgą, tai 1-2 dienos kelyje plius pakrovimas/iškrovimas. Bet jei biuro perkraustymas į Vokietiją į tokią vietą kaip Bavarijos kaimas, gali užeiti dar diena. Negaliu pasakyti tiksliai, nes viskas priklauso nuo to, kiek vairuotojų yra mašinoje ir ar yra kelių darbai. Vokietijoje keliai geri, bet statybų juostų (Baustelle) ten daug. Kartais jų nėra, bet vairuotojas tiesiog pavargęs. Tarkime, planuokite 3 dienas iš viso saugumo sumetimais, kad nespėtumėte.

Ar galima užsisakyti ekspresinį pervežimą vienam dienai?

Galima, bet tai kainuos. Labai brangiai. Reikės specialaus vairuotojo komando, kur vienas vairuoja, kitas ilsisi (tai yra vadinamieji "dvigubi įgulos"). Taip pat reikia prisiminti, kad Vokietijoje naktiniai poilsiai sunkvežimiams taip pat griežtai reglamentuoti tam tikrose vietose. Jei jums labai skubus biuro perkraustymas į Vokietiją, geriau iš anksto susitarti dėl greitojo reiso, o ne tikėtis stebuklo. Stabiliausia yra planuoti iš anksto, o ne skubėti paskutinę minutę.

Kokios mašinos geriausiai tinka biuro technikai?

Geriausia tinka "tent" tipo sunkvežimiai su uždaru kėbulu. Jie apsaugo nuo lietaus (kas svarbu, jei turite popierių) ir nuo vagių žvilgsnio. Jei daiktų nedaug, galiu pasiūlyti "Jumbo" tipo furgoną (su pakėlimu gale), bet juose neįsileisite aukštų spintų. Jei turite daug stalių ir sekcijų, reikės 13,6 metro puspriekabės. Pasitikrinkite aukštį – daugelis biurų turi didelių vitrinų, kurios tiesiog nepraeina pro standartinės mašinos duris (tai yra viena dažniausių problemų, su kuriomis susiduriu).

Ar sunkvežimis gali atvažiuoti tiesiai į miesto centrą Vokietijoje?

Tikrai ne visada. Vokiški miestai turi griežtas environmental zones (Umweltzone), kurias gali važiuoti tik mašinos su žaliais ekologiniais lipdukais. Be to, istoriniuose centruose (pvz., Miuncheno senamiestyje) sunkvežimiai tiesiog negali važiuoti arba ten yra labai dideli apribojimai. Prieš išvykstant reikia gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės (Ausnahmegenehmigung). Tai trunka laiko, taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją centro link reikalauja papildomo plano B – pavyzdžiui, perkrovimo į mažesnį furgoną miesto ribose.

Kaip elgtis, jei vairuotojas praranda orientyrą arba nenumatyta užstrigo?

Tai nutinka dažniau, nei manote. Vokiški miestai sudėtingi. Jei vairuotojas nekalba vokiškai (o daugelis mūsiškių nekalba), tai gali tapti bėda. Aš visada duodu savo vairuotojams instrukciją: jei nežinai, nevažiuok į požemius arba per siaurus tunelius. Vienas mūsų vairuotojais prieš metus užstrigo pilies kieme Berlyne ir negalėjo apsisukti – teko iškrauti dalį krovinio ant gatvės. Geriau turi vairuotojo numerį ir būti pasiruošusiam paaiškinti maršrutą telefonu.

Ar yra problemų su automobilių stovėjimo vietomis prie naujo biuro?

Didelė problema. Vokietijoje vietos labai brangios ir griežtai saugomos. Jei neužsiteisite vietos (arba gausite leidimą statyti kelio ženklus), sunkvežimį gali nuvaryti. Ir tai ne pigu – atgavimas iš statymo aikštelės kainuoja šimtus eurų. Biuro perkraustymas į Vokietiją reiškia ne tik rasti vairuotoją, bet ir iš anksto susitarti dėl vietos. Kartais teka mokėti vietiniams "stovėtojams" arba netiesiogiai "perduoti" pinigus už vietą.

Kainos, biudžetas ir nemalonios staigmenos

Kas labiausiai veikia galutinę pervežimo kainą?

Atstumas, svoris, taip, bet daugiausiai – laikas. Jei reikia laukti prie iškrovimo vietos, rodikliai sukasi. Taip pat įeina keltų mokesčiai (jei važiuojate per Švediją arba, tarkime, nėra tiesioginio maršruto, bet tai retai). Taip pat, jei biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia pakavimo paslaugas, tai daro savo. O, žinoma, kuro kaina, kuri šiuo metu... na, jūs žinote. Vengiu įvertinti konkretaus skaičiaus dabar, nes jis keičiasi kas savaitę, bet tarkime, kad maždaug 1-1.5 euro už km yra orientyras.

Ar turi būti mokamas depozitas arba avansas?

Apie tai dažnai užmiršta kalbant su klientais. Taip, dauguma sėkmingų pervežėjų paprašys 30-50% avanso, kad užfiksuotų datą ir apmokėtų pradinius išlaidas (kurą, vairuotojus). Ypač jei reikia nupirkti specialias dėžes arba pasamdyti kėlimo kraną. Nenorėčiau nieko blogo pasakyti, bet yra buvę atvejų, kai klientai atšaukdavo paskutinę minutę, o mes jau buvome išleisti pinigus. Taigi avansas – tai normalu ir saugu abiem pusėms.

Kokios yra paslėptos išlaidos, apie kurias niekas nesako?

O, čia yra įdomi tema. Vokiški "Maut" (mokestis už kelių naudojimą) įeina į kainą, bet ne visada. Kartais įmonės gali neįtraukti "waiting time" mokesčio, jei vairuotojas laukia ilgiau nei 2 valandas. Taip pat gali būti mokestis už "long carriage" (ilgas krovinys) jei reikia specialio leidimo. Arba mokestis už dėžių išvežimą (ne visada įmonės tai daro nemokamai). Biuro perkraustymas į Vokietiją gali brangti, jei nenurodote, kad turi sunkių daiktų (pvz., seifas), kuriam reikia特种 technikos.

Ar galima sutaupyti renkantis "dalį" mašinos (krovininio taksi)?

Galima, bet rizikuojate. Jei turite tik kelias dėžes su dokumentais ir vieną spintą – taip, tai puikus pasirinkimas. Bet jei turite pilną biurą, dalinis krovinys gali būti iškraunomas ir pakraunamas keletą kartų skirtingose vietose. Padidėja sugadinimo rizika (daiktai juda, kai kitą dalį krauna), ir padidėja laikas. Be to, jūsų daiktai gali važiuoti su kitu kliento kroviniu, kuris, sakykime, būna... kaip nors nemalonus. Aš asmeniškai nebebegiu siūlyti to biurams, tik jei būna labai mažas pervežimas.

Ar draudimas įeina į kainą ar jį reikia papildomai pirkti?

Standartinė civilinė atsakomybė (CMR draudimas) yra, bet jo sumos dažnai žemos – pvz., 1-2 EURA už kg. Jei jūsų serveris kainuoja 5000 eurų, o sverdžia 10 kg, gausite tik 20 eurų, jei jis susilūž. Todėl būtina papildomai apdrausti krovinių vertę (All risk draudimas). Tai papildomai kainuos apie 0.5-1% nuo krovinio vertės, bet leidžia miegoti ramiau. Ypač kai vykstate biuro perkraustymas į Vokietiją, kur kelyje gali būti daug netikėtumų.

Kaip mokėjimas vyksta – grynais ar pavedimu?

Dauguma stambių įmonių dirba tik su pavedimais (pvm sąskaitomis). Tačiau jei užsakote mažą vietinį pervežėją Vokietijoje galutiniam iškrovimui (paskutinis mylias), jie gali reikalauti grynųjų. Rekomenduoju viską fiksuoti raštu. Jei vairuotojas pradeda kalbėti apie grynus "pinigus rankomis" už greitą iškrovimą – tai kvaila. Turėtumėte žinoti, kad tokių dalykų vengiame, nors... na, gyvenime viskas įmanoma.

Pakavimas, technika ir "gyvas" inventorius

Ar reikia mums patys pakuoti dėžes ar tai daro pervežėjai?

Geriau, jei tai daro pervežėjai, bent jau jautrią įrangą. Jie žino, kaip uždėti "plokščias" dėžes vieną ant kitos, kad neišsiristų. Jei pakuojat patys, naudokite kokybiškas dėžes – ne iš parduotuvės po bananų. Vienas klientas taip padarė, ir dėžė su svarbiais serveriais tiesiog sugriuvo. Na, o jei norite sutaupyti, pakuokite knygas ir popierius patys, o techniką palikite profesionalams. Tai saugiau.

Kaip saugiai pervežti didelius vitrinius stalus ir juodus stalus?

Juodi staliukai ir vitrinos – tai košmaras dėl įbrėžimų. Jie turi būti supakuoti į specialią "bubble wrap" (putplasčio) ir uždengti storomis kartono detalėmis. Negalima tiesiog uždėti ant kitų dalykų. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia brangų dizainerio baldus, prašykite "white glove" paslaugos – tai reiškia, kad jie ne tik neš, bet ir apsaugo. Aš asmeniškai visada stengiuosi nevežti tokių dalykų kartu su metalinėmis spintomis vienoje mašinoje – metalas įbrėžia medį.

Ar galima vežti augalus ir virtuvės reikmenis?

Galima, bet augalai yra sudėtingi dėl fitosanitarinių reikalavimų, jei tai yra daug, o ne vienas kaktusas. Virtuvės reikmenys (kavos aparatai, indai) turi būti tikrai gerai užfiksuoti, kad nesudužtų. Kavos aparatai dažnai turi vandens viduje – jį BŪTINA išpilti! Užšaldytas vandens šaltasis vanduo suardo vidų. Vieną kartą teko mokėti 500 eurų už galą, nes vadybininkė nepilė vandens iš "Jura" aparato. Būkite atsargūs.

Kas daroma su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos vežti atskirai, su savimi, jei įmanoma. Jei ne – juos reikia pažymėti kaip "Confidential" ir, jei įmanoma, užrakinti dėžę su spyna. Aš nesiūlau juos mesti į bendrą krūvą. Nors vairuotojai sąžiningi, bet biuro perkraustymas į Vokietiją metu gali būti perkraustymai tarpinėse vietose (sandėliuose), kur prieiga nėra tokia ribota. Pasiduokite dokumentus į rankinį bagažą arba specialiai pasirūpinkite jų transportu.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš išvykstant?

Beveik visada taip. Didelės darbo stotys, spintelės – jos nepraeis pro duris arba perils mašinoje (jei bus stovėti vertikaliai). Be to, taip taupoma vieta. Mūsų komanda visuomet atsivežia įrankius, tačiau jei turote labai senus, sudėtingus baldus, kurių negalima išmontuoti be jų sugadinimo, apie tai praneškite iš anksto. Kartais klientai many, kad "jis įeis", o vairuotojas stovi prie durų ir negali nieko padaryti.

Kaip elgtis su kompiuterių monitoriais?

Jie turi būti supakuoti originaliomis dėžėmis, jei jas išsaugojote. Jei ne – tiks specialios dėžės su putplasčio vidumi. Monitoriai yra labai trapūs, ypač LCD plokštės. Negalima dėti jų ant grindų viena ant kitos be tarpinės. Ypatingai dėl didelių "ultra-wide" monitorių – jie lengvai lūžta viduryje. Jeigu turite tokių, biuro perkraustymas į Vokietiją gali tapti brangus pramogas, jei neapsisaugosite.

Rizikos, problemos ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes tada turime išsiųsti gelbėjimo komandą ir perkrauti krovinį į kitą mašiną. Tai gali užtrukti 12-24 valandas. Klientas turbūt bus nepatenkintas, bet technika – tai technika. Jei vykstate su didelėmis ir patikimomis firmomis, jie turi draudimą ir pagalbos tinklą. Mažos firmos gali tiesiog palikti jus laukti. Čia svarbu turėti kontaktą, kurį galite paskambinti bet kuriuo paros laiku.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sėkmingų firmose – retai. Bet yra ir tokių, kur... tarkime, "užmiršta" kelios dėžės. Todėl visada darykite inventoriaus sąrašą (packing list) su numeriais ant kiekvienos dėžės. Iškrovus Vokietijoje, skaičiuokite kartu su vairuotoju. Jei trūksta dėžės Nr. 15 – žinote, kad kažkas ne taip. Be to, nenaudokite per didelių dėžių – jas sunku nešti ir lengviau "pamesti" arba pavogti.

Kaip elgtis, jei vokiškas biuro savininkas neduoda leidimo iškrovinti?

Tai buvo viena keisčiausių situacijų, kurią mačiau. Vairuotojas atvyko, o vokiečių administratorius sakė, kad jų direktoriaus nėra ir negali leisti įleisti sunkvežimio į kiemą. Teko stovėti gatvėje ir šauktis policiją, kad patvirtintų, kad mes turime teisę įvežti savo daiktus (kadangi turėjome nuomos sutartį). Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ne tik logistikos, bet ir diplomatijos. Visada turkite su savimi nuomos sutarties kopiją ir direktoriaus telefono numerį.

Ar yra rizika, kad gaisras arba nelaimingas atsitikimas sugadins viską?

Statistiškai maža, bet egzistuoja. Todėl vėlgi – draudimas. Ugnies gaisras kelyje yra retas, bet įvyksta. Taip pat gali būti avarija. Jeigu turite duomenų atsarginės kopijas (backup) debesyse, tai ne taip baisu. Jeigu viskas yra fiziniai popieriai ir jūs neturite kopijų... tada verčiau melskitis. Aš visada primenu klientams: pasidarykite backup prieš išsivežant serverius.

Ar reikia bijoti vagių Vokietijoje?

Vokietija saugi, bet... sunkvežimiai stovintys poilsio zonoje yra "lengvas taikinys". Yra organizuotų gaujų, kurios seka mašinas ir, jei vairuotojas palieka mašiną neapsaugotą, ją "išvalo" per 5 minutes. Todėl patariu rinktis pervežėjus, kurie turi GPS stebėjimą ir, svarbiausia, kad vairuotojai neleistų niekam artintis prie mašinos naktį.

Ar verta rizikuoti su pigiomis firmomis i� skelbimų?

Nemanau, kad verta. Žinau, kai kuriuos klientus, kurie taip padarė ir gavo... tarkime, ne itin kokybišką paslaugą. Vieną kartą vairuotojas atvyko girtas. Kitą kartą – mašina neturėjo galinių durų (tik uždanga nuo lietaus). Jei jums svarbu, kad biuro perkraustymas į Vokietiją įvyktų be nervų, mokėkite už patikimumą. Pigu dažnai būna brangiau išėję.

Požiūris ir galutiniai patarimai

Kaip paruošti darbuotojus perkraustymui?

Apie juos dažnai pamirštama. Jie turi susirinkti savo asmeninius daiktus. Jei ne, vairuotojas gali tiesiog viską sudėti į dėžę "kaip yra", o tada darbuotojai šauksiasi, kad dingo jų auskarai ar nuotraukos. Parašykite instrukciją: "susirinkite viską į savo dėžę". Tai sumažins įtampą.

Ar reikia organizuoti vakarėlį prieš išvykimą?

Nebūtinai, bet tai padeda pakelti nuotaiką. Tik prašau, kad vairuotojai negertų to vakarėlio. Buvo atvejų... kai ryte vairuotojas buvo "nepakankamai atsipesęs". Tai pavojinga. Geriau vakarėlį padaryti po to, kai viskas jau atvyko ir pastatyta Vokietijoje.

Kas daryti su išmestu pakavimo medžiaga Vokietijoje?

Vokietijoje šiukšlių sistema sudėtinga. Negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Kartonai turi eiti į "Papier", o plastikas į "Plastik". Jei vairuotojas išmes viską į vieną vietą, gautumėte baudą iš savininko. Susitarkite iš anksto, ar pervežėjas išveš šiukšles su savimi (dažnai tai nemokamai), ar jūs turite susirasti vietinę šiukšlių vežimo įmonę.

Ar yra kokių nors ypatingų taisyklių dėl elektros instaliacijos?

Jei pervežiate savo serverius, jie turi būti išjungti ir atjungti nuo sienos (kaip ir suprantate). Vokietijoje elektros lizdai gali skirtis (tipas F), o jūs turėtumėte galvoje adapterius, bet tai ne pervežėjo problema. Jis tiesiog užvežia "geležį". Instaliaciją Vokietijoje turi padaryti vietinis elektrikas, pagal jų normas.

Galutinė patarimo esmė – ką daryti paskutine dieną?

Atsipalaiduoti. Jei viską padarėte teisingai, pasirinkote patikimą žmogų (kaip mano komanda) ir paruošėte dokumentus, biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti tik darbo diena. Paskutinę dieną tiesiog patikrinkite, ar nieko nepalikote po stalais, pasakykite "Ačiū" komandai ir važiuokite į naują gyvenimą (arba bent jau į naują biurą).

Išvada

Na, štai ir viskas ką norėjau pasakyti. Tiesiog nereikia manyti, kad tai taps stebuklingai savaime. Biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis kliūtimis – tai darbas, kurį reikia pradėti ne iš dėžių lipdukų, o iš galvos ir dokumentų. Pasitikėkite savo pojūčiais, jei pervežėjas atrodo keistas – ieškokite kito. Geriau praleisti dieną ieškant, nei mėnesį išsprendžiant problemas. Sėkmės kelyje, ir tikiuosi, kad jūsų kava Vokietijoje skaniau nei čia.