Biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis: kaip nenukristi iki 0 eurų?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir, turiu prisipažinti, kiekvienas kartas yra kaip loterija. Žmonės dažnai svajoja apie tai, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis įvyks stebuklingai lengvai, tarsi baldai patys nueis į sunkiąvį. Pradžioje visi skaičiuoja, kad užtenka nusipirkti kelias dėžutes ir išsikviesti draugą su „Mercedesu“ Vito, tačiau realybė paprastai užplauna visus ilgiausius buhalterius. Esu matęs viską – nuo kompanijų, kurios bandė išvežti serverius perpildytu keleiviniu mikroautobusu (ir aišku, viskas subyrėjo vokiečių greitkelyje), iki tokių, kurios mokėjo už orkestrą, o ne už transportą. Čia nebus apie tai, kaip pavogti kurjerio laiką, o apie tai, kaip išlikti protu ir neišleisti daugiau nei privaloma, kai reikia perkelti verslą į Vokietiją.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti apie kainas

Ar tikrai įmanomas biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis, ar tai mitas?

Žiūrėkite, įmanoma, tačiau „minimalios išlaidos“ sąvoka yra giliai subjektyvi. Jei jums tiesiog reikia pergabenti kelis stalus ir kompiuterius, tai gali kainuoti ir kelis šimtus eurų, jei sutalpinate į bendrą krovininį transporterį. Bet jei kalbame apie pilną biuro perkraustymą į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis įrašant visą įrangą, tuomet jums teks susidoroti su logistika, kuri neleidžia taupyti viskuo. Dažniausiai taupomas pinigas vėliau grįžta kaip problema – sulūžęs monitorius ar dingęs dokumentų failas. Taigi, taupyti galima, bet tik tose vietose, kur tai nekeičia krovinio saugumo.

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją mažai įmonei?

Nedarykime klaidos, nėra vienos kainos. Viskas priklauso nuo tūrio, o ne tik nuo svorio. Maža įmonė, tarkime, 5-10 žmonių biuras, paprastai turi apie 10–15 kubinių metrų daiktų. Toks biuro perkraustymas į Vokietiją (su minimaliomis išlaidomis būtent toks tūris ir leidžia taupyti) gali kainuoti nuo 800 iki 1500 eurų, jei randate gerą pasiūlymą dalinio krovinio būdu. Bet jei skubate ir reikia ekskavatoriaus... tada kaina šoktelnėja iki 3 tūkstančių. (Čia gal užaugau su skaičiais, bet vokiečiai dabar brangiai imasi už kuro papildymą, tai žiūrėkite į pasiūlymo smulkmenas).

Kaip sumažinti išlaidas, jei turime labai mažai daiktų?

Jei daiktų mažai, geriausias būdas taupyti – dalinis krovinys. Mes, vežėjai, dažnai važiuojame tuščiomis atgal arba paimame papildomus krovinius. Jei jūsų biuras telpa į 5–6 dėžutes, galbūt net verte apsvarstyti kurjerinių paslaugų (DHL, DPD) variantus, nors ten su kainomis ir svoriais gali būti šūsnys. Realiai pigiausia yra susitarti su kuo nors, kas jau važiuoja į Miuncheną ar Berlyną ir paprašyti užpildyti vietą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis čia įgyja prasmę tik tada, kai jums nereikia nuomoti viso sunkvežimio.

Ar verta nuomoti dėžes ar geriau jas gauti nemokamai?

Nesakykite niekam, bet aš visada patariu gauti nemokamai. Eikite į prekybos centrus, parduotuves, klauskite padavėjų – jie visada išmes dėžutes. Kodėl turite mokėti pervežėjui už „profesionalias dėžutes“ 5 eurų vieneto kaina, jei galite jas susirasti patys? Vienintelis dalykas, dėl ko aš kartais abejoju (ir tai tiesiog mano nuomonė), tai dėžių kokybė. Jei jose buvo sunkios skalbyklės, jos gali būti sulūžusios. Tačiau popieriaus dėžės tuščios paprastai tinka puikiai. Taip taupote šimtus eurų vien tik ant pakuotės.

Kokios paslėptos išlaidos dažniausiai iškyla kelyje?

O čia prasideda „smaguoliai“. Vokiai yra labai griežti dėl teisių, ypač jei vairuotojas pasilikia ilgiau negu numatyta. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją (su minimaliomis išlaidomis ar be jų) užtrunka ilgiau dėl to, kad jūs neįleidžiate krovininio mašinos centro arba neįrengėte lifto, laukas laikomas vairuotojo darbo laiku. Ir jis už tai gauna mokėjimą. Dar yra baudos už netinkamą fiksavimą – jei stalas nukris ant vairuotojo galvos, tai ne tik jūsų nuostolis, bet ir draudimo problemos. Ir, aišku, kuras – jei pasiūlymas be kuro, tai dabar tai gana didelė suma.

Dokumentai, teisės ir Vokietijos niuansai

Ar reikalingi specialūs dokumentai įrangai vežti į Vokietiją?

Jei tai jūsų įmonės turtas ir jūs tiesiog keliate biurą, tai dažniausiai užtenka važiavimo lapų ar sandorio, kuris patvirtina, kad daiktai priklauso jums. Vokietija yra ES, tai nėra muitinės siena. Bet jei technika yra nauja ir atrodo kaip prekybinis krovinys, gali sustoti muitininkai ir klausti apie PVM. Tada biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis gali pavirsti košmaru, nes reikės mokėti mokesčius arba atrodyti garantinį įrašą. Geriau turėti visus dokumentus surikiuotus vienoje aplanke.

Kas nutinka, jei traukinys sustoja ir tikrina?

Retai, bet nutinka. Esu matęs, kai kontrolė sustabdė lenkišką furgoną ir pradėjo versti viską iškrauti. Jei turite sąrašą (inventoriaus sąrašą), viskas vyksta greitai. Jei ne... tada jums teks mokėti už vairuotojo laiką, kol jie bandys suprasti, kas tas metalinis daiktas su laidais. Tarkime tiesiai, jei vežate standartinį biuro turtą, problemų neturėtų būti. Bet jei bandote įvežti kažką įtartino, kaip kad serverių spintą be jokių dokumentų, gali būti nemalonumų.

Ar reikia mokėti kažkokius Vokietijos mokesčius už biuro registraciją?

Tai ne mano sritis, aš vežėjas, ne buhalteris, tačiau esu girdėjęs, kad kai įregistruojate biurą Vokietijoje, ten yra vietinių mokesčių (Gewerbesteuer). Bet tai jau ne dėl paties pervežimo. Kalbant apie patį biuro perkraustymą į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis, mokesčiai už patį vežimą (PVM) paprastai yra standartiniai, jei vežėjas yra iš Lietuvos. Viskas vyksta kaip viduje ES. Tik žiūrėkite, kad jums nebūtų išrašytas sąskaitas-faktūrą su vokišku PVM, jei nėra pagrindo, nors dažnai tai nėra problema.

Kaip elgtis su draudimu – ar jis privalomas?

Privalomas, jei norite miegoti ramiai. Dauguma pigių pervežėjų siūlo minimalų draudimą, kuris padengia tik labai mažą sumą, pvz., 1-2 eurus už kg. Tarkime, jūsų serveris sveria 20 kg, bet kainuoja 5000 eurų. Jei jis sulūžta, o draudimas apmoka tik 40 eurų... būsite nepatenkinti. Geriau pasidomėkite, ar draudimas dengia tikrąją vertę (actual value). Biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis gali baigtis labai brangiai, jei neįsidėjote į draudimo sąlygas.

Ar gali būti problemų su parkavimu Vokietijos miestuose?

O, tai mano mėgstamiausia tema. Vokiečių miestai, ypač senamiestiai, yra susuktos gatvelės, kur sunkvežimiui tenka važiuoti atbulais. Jei jūsų naujas biuras yra centre, o jūsų vairuotojas neužsimojo iš anksto gauti leidimo stovėjimui (Einbahnstraße su uždraudimu), gausite baudą. Ir ne mažą. Mašina gali būti nuvaryta. Taip pat – įvažiavimas į „Environmental Zone“ (Umweltzone). Jei mašina neturi žaliosios kortelės, į miestą neįvažiuosite. Patikrinkite tai iš anksto, kitaip biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis virs baudų mokėjimu.

Pakavimo paslaptys ir įranga

Kaip supakuoti kompiuterius, kad jie neišsiryškėtų?

Nuokrypiau nuo temos, bet būtent kompiuteriai dažniausiai keliauja problemų. Monitoriai turi būti supakuoti į putplasčio dėžes, o ne tiesiog įvynioti į seną antklodę. Esu matęs, kaip vienas klientas supako visus IT daiktus į vieną didelę dėžę be pertvarų. Atėjo į Vokietiją, atidarė... viskas buvo sumaišyta kaip miksas. Kabeliai virvejais. Nenaudinga. Kiekvienas monitorius ir sisteminis blokas atskirai. Ir užklijuokite juos lipnia juosta, kad neišsirinktų. (Nors aš asmeniškai nekenčiu, kai lipdukai lieja klijus ant korpuso, bet geriau taip nei sulūžęs ekranas).

Ar verta išsivežti senus baldus ar geriau nusipirkti naujus Vokietijoje?

Tai geras klausimas. Vokietijoje baldai gali būti pigesni arba brangesni, priklauso nuo to, kur ieškote (IKEA vs. dizainerio salonas). Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis implikuoja tai, kad jūs norite taupyti. Jei turite senus, jau apsipuvusius sienas, kurių nebeįmanoma išmontuoti be jų sulaužymo, geriau juos palikti čia. Pervežimas daugiau kainuoja nei jų vertė. Nusipirkite naujų ant vietos. O jei tai brangios „Herman Miller“ kėdės – tikrai vežkite, jas ten parduoti brangiau.

Kaip tvarkyti siūlų (laidų) chaosą?

Prieš pakavant viską, nufotografuokite, kaip viskas sujungta. Arba dar geriau – užrašykite ant lipduko, kabelis eina iš kur į kur. Viena kartą buvau tokiame biure, kur vairuotojai teko pusę dienos laukti, kol IT specialistas bando surasti, kuris dėžutės jungiklis priklauso kompiuteriui, o kuris – spausdintuvui. Tai laiko švaistymas, o laikas – pinigai. Jei norite biuro perkraustymą į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis, padaryk šį darbą patys. Neperkrauskite vairuotojų galvų.

Ar saugu vežti serverius privačiais automobiliais?

Techniškai – taip, jei jie sutalpina. Bet legališkai ir saugumo atžvilgiu – tai siaubas. Serveriai yra jautrūs vibracijai. Jei vairuotojas staiga užstoja prieš raudoną šviesą, o jūsų serveris guli ant gulto bagažinėje be pritvirtinimo, galite prarasti visus duomenis. Aš vieną kartą girdėjau istoriją, kad vyras vežė serverį „Audi“ bagažinėje, užlipo ant „greičio rampos“ (takelio), o ten buvo duobė. Serverio lentos lūžo. Nebegalvojau apie jokias minimalias išlaidas po to – duomenų atkūrimas kainuoja tūkstančius.

Ką daryti su skysčiais (kava, vanduo, plakalas)?

Nesuvežkite! Nesuvežkite kavos pupelių, jei jos yra atidarytos, nes paskui bus veltui. Vokietijoje yra parduotuvės, ten yra vanduo. Skysčiai visada išsilieja. Kažkas uždaro dėžę ne iki galo, pasuka mašiną, ir turi drabužius permirkytas kava. Vienintelis dalykas, kurį galiu leisti – tai uždarų butelių su alkoholiu (jei tai korporatyvinis baras), bet juos reikia tvirtai įdėti į dėžę, kad niekas nesudužtų. Taupykite ant svorio, ne ant skysčių.

Vairuotojai, ratai ir kelionės eiga

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Dauguma pasiūlymų yra be maitinimo. Vairuotojai turi savo pinigus arba juos moka įmonė. Tačiau, jei norite, kad vairuotojas būtų linksmas ir padėtų jums nešti dėžes (nors jis to privalo nedaryti pagal instrukcijas), duokite jam sumuštinį ar kavos. Tai senas mokyklos dalykas, bet žmonės yra žmonės. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis yra jūsų tikslas, tai maitinimas nėra būtinas, bet pagerina nuotaiką. Niekada nepamiršau vieno kliento, duodusio šiltą sriubą žiemą – darbas ėjo kur kas greičiau.

Kas nutinka, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Turime turi draudimą ir pagalbą kelyje. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis pasirinkote paslėptu riziku, pavyzdžiui, pasirinkote pigią firmą be techninės pagalbos, gali tekti laukti valandas arba dienas. Geras pervežėjas turi pasiūlyti alternatyvą – kitą mašiną arba perkrovimą. Kartais tai užtrunka. Būkite kantrūs, bet reikalaukite informacijos. Nebūkite tie klientai, kurie skamba kas 10 minučių ir klausia „kur jūs esate?“.

Ar galima važiuoti savaitgaliu arba naktį?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Vokiečiai turi griežtas taisykles dėl poilsio laiko vairuotojams. Jei reikia biuro perkraustymo (su minimaliomis išlaidomis bandant tai padaryti), naktinis reisas nėra variantas, nes vairuotojui reikia miegoti. O jei jis nelegaliai vairuos ir sustos policija... geresnio nematysite. Savaitgaliais dauguma firmų nevežia, išskyrus taisais atvejais, kai sutarta iš anksto ir sumokėta už viršvalandžius. Geriau planuokite pirmadienio ryto atvykimą.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Lietuvos į Vokietiją?

Priklausomai nuo to, kur tiksliai. į Berlyną arba Hamburgą važiuojame apie 12–14 valandų važiavimo. į Miuncheną – ilgiau, apie 16–18 valandų. Neįsivaizduokite, kad tai yra kelionė „prie kavos“. Vairuotojai turi poilsio pertraukas. Taip pat, vienas mano pažįstamas vairuotojas pasakojo, kad įvažiavimas į Vokietiją per Lenkiją kartais užtrunka valandą dėl eilės pasienio punkte (nors dažniausiai tikrina greitai, bet eilės būna). Planuokite save taip, kad turėtumėte laiko iškrauti.

Ar vairuotojas padeda iškrauti daiktus?

Pagal standartą, jis yra atsakingas už transportą, ne už krovinių įnešimą į trečią aukštą be lifto. Jei norite, kad jis padėtų, tai turi būti užsakyta papildoma paslauga (krovininkų komanda). Daugelis klientų mano, kad „kaina įeina viskas“. Neįeina. Jei jūsų biure nėra lifto, o reikia nešti 30 kilogramų spintas, tai vairuotojai gali tiesiog atsisakyti tai daryti dėl saugumo. Geriau susitarti iš anksto, arba biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis taps labai brangus dėl „iš anksto nesuplanuotų“ darbų.

Specifinės situacijos ir patarimai

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai draudžiama maišyti komercinį krovinių pervežimą su asmeniniais daiktais, jei tai nėra deklaruota. Jei vairuotojus sustos muitinė, o jame rasių jūsų motinos drabužius ar dviratį, gali būti problemų su mokesčiais. Tačiau realybėje, jei tai kelios dėžės su knygomis ar indais, dažniausiai niekas nepastebi (bet nedarykite taip). Aš asmeniškai nerekomenduoju, nes jei kas nutiks su krovininiu, asmeniniai daiktai nebus drausti. Geriau juos vežti atskirai.

Kaip elgtis su vertingais daiktais (menas, brangūs serveriai)?

Juos reikia deklaruoti ir, žinoma, drausti. Tiesiog uždėkite juos į atskirą mašinos vietą, prieš vairuotoją, kad jis matytų, kas ten yra. Negalima jų mesti po sunkiųjų dėžių dugnu. Vienas kartą buvau, kai klientas paslėpė brangų paveikslą tarp fotokopijavimo aparato dėžių. Atėjo į Vokietiją, paveikslo nebebuvo (nukrito, sulūžo rėmas). Teismai, baudos... tai ne verta jokios taupymo.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų mandagu. Niekas nenori vežti dulkių ir senų žirnių sofa. Be to, jei baldai purvini, tai gali sugadinti kitus daiktus arba užteršti mašiną, dėl to gali būti pridėta valymo kaina. Vokietijai dažnai būna griežtesnės higienos normos, jei tai susiję su maistu ar ligoninėmis, bet biurui – tiesiog bendras paprotys. Biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis taip pat reiškia ir tai, kad jums nereikės mokėti už papildomą valymą.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Krovinys atvyksta, o čia dar dažoma siena. Turite turėti planą B. Arba sandėliavimą Vokietijoje (kas brangu), arba palikti mašiną stovėti (kas irgi brangu, nes vairuotojai laukia). Geriausia susiderėti su savo vokišku partneriu, kad jie galėtų priimti bent dėžes. Negalima laukti, kol darbininkai užlios grindis, o mašina stovi kieme su varikliu įjungtu.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį, jei neįstengiame iškrauti?

Jei mašina stovi saugomoje aikštelėje (su vartais, apsauga), tai daugmaž saugu. Jei tiesiog gatvėje prieš biurą – absoliučiai ne. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra toks didelis kaip Prancūzijoje arba Italijoje, bet rizika visada yra. Ypač jei matote, kad mašina yra pilna „Apple“ technikos. Nenaudinga taupyti ant saugumo. Vieną kartą palikome mašiną prie „Lidl“ parkavimo, ryte nebebuvo 4 dėžių. Kas buvo viduje – nežinau, klientas nepasakė.

Kaip susitarti dėl mokėjimo – iš anksto ar po atvykimo?

Dažniausiai imama 30–50 % avansas, likę – po iškrovimo. Jei kas tik prašo mokėti 100 % iš anksto per „PayPal“ arba kriptovaliuta – bėkite. Tai tikriausiai apgavystė. Normalus logistikos partneris dirba su sutimis ir sąskaitomis-faktūromis. Jei norite biuro perkraustymo į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis, apmokėjimo sąlygos dažnai yra standartinės, čia sunku kažkaip ypatingai taupyti, nebent derėjatės dėl atidėjimo.

Pabaigos gairės

Kaip pasirinkti patikimą pervežėją, kad nenukristi?

Nesivaizduokite, kad brangiau reiškia geriau. Pažiūrėkite į atsiliepimus, ypač jei juose rašoma apie tai, kaip buvo elgiamasi nesklandžiais atvejais. Jei įmonė vežia jau 10 metų, ji tikriausiai žino, ką daro. Paklauskite, ar turi draudimą, ką darys, jei mašina suges. Žiūrėkite į jų vairuotojų išvaizdą. Jei ateina purvinas „Gazelės“ vairuotojas, kuris nekalba nei lietuviškai, nei vokiškai, tai jūsų biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis gali baigtis labai liūdnai.

Ar verta viską daryti patys („savivežis“)?

Jei turite mažai daiktų, gerą draugą su furgonu ir nenusiteikę naktėti kelyje – kodėl ne? Bet jei kalbame apie pilną biurą, „savivežis“ išeiga brangiau nei pasamdyti profesonalų. Skaičiuokite: kuras, tiltų mokesčiai Vokietijoje (kurie yra dideli), nakvynės, maistas, jūsų laikas (kuriuo galėtum dirbti ir uždirbti). Dažnai pasirodo, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis yra efektyviausia pasidaryti su specialistų pagalba.

Kas daryti iš karto po atvykimo?

Pirmiausia patikrinkite, ar visos dėžės atkeliavo. Paskui – ar technika veikia. Vokietijai reikės iš karto prijungti kompiuterius, kad verslis nestuoktų. Nereikia dėti visko į kambarį ir palikti toliai rytoj. Geriau suskirstyti vieną vietą ir ją užbaigti. Iš patirties žinau – jei paliksite chaosą, jis liks šešias mėnesius.

Kokios pagrindinės klaidos, kurias daro Lietuvos įmonės?

Didžiausia klaida – neplanuoti. Skambina sekmadienį ir sako: „Reikia važiuoti rytoj“. Tai ne taip veikia. Dar viena klaida – netiksliai nurodyti adresa. Vokiški adresai su „Gasse“, „Strasse“, „Weg“ gali būti painūs. Ir, žinoma, nepaklausti apie vietinius apribojimus (pvz., didelių mašinų įvažiavimas). Jei išvengsite šių klaidų, biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis bus kur kas mažiau stresantis.

Ar yra kokių nors subsidijų ar paramos perkraustymui?

Nemanau, kad būtų tiesioginių subsidijų perkelti stalus. Vokietija skatina investicijas, bet ne pervežimo išlaidas. Galbūt jei esate start-up’as ir gaunate „Expat“ paketą, tai jūsų naujadarbatorius gali padengti šias išlaidas. Bet mažoms ir vidutinėms įmonėms tai yra tik savo išlaidos. Nedarykite iliuzijų, kad kas nors sumokės už jūsų spintas.

Galutinis patarimas tiems, kurie nori taupyti.

Planuokite. Kuo anksčiau pradėsite galvoti apie biuro perkraustymą į Vokietiją su minimaliomis išlaidomis, tuo mažiau sumokėsite. Paskutinės minutės sprendimai visada brangiausi. Susiraskite dėžių, išmesk šiukšles, sudaryk tikslų sąrašą. Ir svarbiausia – bendraukite su vežėju tiesiai, be tarpininkų. Taip išvengsite maržų ir gausite tikrą informaciją.

Tiesiog nepamirškite, kad kaina nėra vienintelis dalykas. Sėkmės Vokietijoje, ir tikiuosi, jūsų serveriai nenukris per keliones. Darbas šioje srityje mokėjo mane vienam – visada turite atsarginį planą, net kai atrodo, kad viskas vyksta kaip laikrodis. (Nors su laikrodžiu dabar irgi problemų, nes vokiečiai perves į vasaros/žiemos laiką kitaip negu mes, tai kartais pamirštu susitikti). Gerai susitvarkykite su dokumentais ir važiuokite.