Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais – kaip vyksta?

Sveiki, galvojau, kad šiek tiek papasakosiu apie tai, kaip kas vyksta iš vidaus, nes dažnai žmonės gauna gražius pasiūlymus, o realybėje būna šioks toks „keistas“ nukrypimas. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, mačiau viską – nuo tada, kai biuras telpo vienoje dėžėje, iki milžiniškų korporacijų migracijų, bet dabar kalbėsim apie tą vidutinį lygį. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais yra gana populiari paslauga, ypač mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurios nori sutaupyti didelių sunkvežimių logistikos ir išvengti miestų centrų apribojimų. Čia nėra joks mokslas, bet yra galybė smulkių detalių, kurios gali sugadinti dieną, jei apie jas nežinai. Rašau štai kaip kalbėčiau su draugu prie alaus – tiesiai, be jokio „marketinginio“ luito, tad jei kur nors nuklypsiu ar pasakysiu per daug tiesiai, atsiprašau iš anksto.

Kas reikia žinoti prieš pradedant?

Ar tikrai mikriukai tinka biuro perkraustymui į Vokietiją?

Sakyčiau, taip ir ne, viskas priklauso nuo to, ką tu iš tikrųjų turi. Tiesą sakant, biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais yra puikus variantas, jei tu perveži kelis stalus, kompiuterius ir dėžes su dokumentais. Mikriukai, taisyklė, yra iki 3.5 tonų, o tai reiškia, kad juos gali vairuoti bet kas, turintis „B“ kategoriją, ir jie gali važiuoti beveik visur, net tais Vokietijos žaliuoju zonų (Umweltzone) centrais. Tačiau jei turite didžiulę open-space erdvę su dvidešimt didelių kabinetų, vienas mikriukas neįstos. Tada reikės kelionės, o tai gali brangniau kainuoti nei vienas didelis sunkvežimis. (Čia kažką praleidau... aha, dėl laiko). Taip pat, dažnai žmonės pamiršta, kad reikia vietos parkuoti prie pat įėjimo, o miestuose tai yra tikras galvos skausmas.

Kiek laiko užtruks visas procesas?

Tai klausimas, į kurį niekas negali atsakyti tiksliai, nes aš neburiau. Paprastai, jei viskas suplanuota, biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais užtrunka vieną darbo dieną, bet taisyklė yra tokia – visada užtrunka ilgiau. Vairuotojas gali užstringti trafike prie Lenkijos-Vokietijos sienos (nors dabar ten jau geriau, bet kartais stovi valandas), arba gali atsitikti taip, kad paskutinis momentu išsiaiškina, kad reikia išmontuoti didelę spintą, kuri neina per duris. Geriau planuokite su atsarga, tarkime, dvigubai. Vokietijoje viskas labai tvarkingai, bet jei vėluojate į susitikimą su savininku, jie gali būti labai nepatenkinti, o tai vėliau gali sukelti problemų su nuoma.

Ar reikia dėžių ir kaip jas paruošti?

Žinoma, reikia, ir nenaudokite senų prekybos centrų dėžių, jos susilydo. Mūsų praktika rodo, kad geriausia naudoti specialias pervežimo dėžes, ypač dokumentams. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais tampa košmaru, jei dokumentai sumesti į maišus ir paskui viskas išsibarsto. Viena kartą buvo taip, kad klientas visus svarbius sutartis metė į juodas šiukšlių maišus, o vairuotojas pagalvojo, kad tai šiukšlės ir... na, laimingai viskas aptiko pervežimo sandėlyje. Geriau viską pažymėkite, rašykite, kas kurioje dėžėje yra. Tai sutaupys jums valandas paskui, kai bus reikia susirasti spausdintuvą pirmąją darbo dieną.

Ką daryti su kompiuteriais ir technika?

Čia esu griežtas. Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai ne baldai, juos reikia pakavoti į putų (pūsto polistirolo) dėžes. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais dažnai įtraukia ir jautrią techniką, o keliai, ypač Vokietijoje, vietomis gali būti banguoti. Nors vairuotojai važiuoja atsargiai, viena staigi stabdymas gali viską sugadinti. Jeigu neturite originalių dėžių, pasakykite mums iš anksto, mes paruošime. Ir svarbiausia – atsikopijuokite duomenis! Ne, ne dėl mūsų, dėl gyvenimo. Kartais įvyksta nelaimingi atsitikimai, kurių niekas negali numatyti, o duomenys brangiau už hardware‘ą.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai problema. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais kartais įtraukia ir didelius biuro augalus, fitonijas ir t.t. Vokietija turi griežtas fitosanitarinius reikalavimus. Jei augalai serga arba turi kenkėjų, juos gali konfiskuoti sienoje. Paprastai mažus augalus praleidžia be problemų, jei tik žiūri, kad nevyrių į žemę (tą žemę reikia nuplauti). Bet su dideliais medžiais (tokiais 2 metrų palmais) geriau pasitarti su specialistais, nes gali reikėti specialių sertifikatų. Asmeniškai nesu didelis augalų mylėtojas, todėl visada sakau – palikite senas ir nusipirkite naujas Berlyne, taip bus mažiau galvos skausmo.

Techniniai dalykai ir transportas

Kokį mikriuką pasirinkti – 3.5t ar mažesnį?

Čia yra toks dalykas. 3.5 tonų mikriukas turi daugiausia vietos, bet jis yra sunkus ir gali būti apribotas kai kuriose vietovėse (pavyzdžiui, senamiestyje). Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais, kuris yra mažesnis, tinka, kai reikia įvažiuoti į siauras gatves, bet ten tilps mažiau daiktų. (Geriau pasakykite mums išmatavimus). Kartais klientai sako, kad daiktų nedaug, o paskui atrodo, kad norime perkraustyti visą „IKEA“ parduotuvę. 3.5t mikroautobusas turi liftingo galimybę, o tai labai padeda su sunkiais seifais ar spintomis. Mažesnių dažnai liftingo nėra, viską reikia kelti rankomis, o tai brangiau dėl darbo valandų.

Ar vairuotojas padės nešti daiktus?

Taip, bet jis ne staklių kėlėjas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais įtraukia vairuotojo darbą, tačiau jis dažniausiai padeda pakrauti ir iškrauti. Jei reikia nešti daiktus į trečią aukštą be lifto, tai jau papildomas darbas, ir reikia numatyti papildomus žmones. Vienas vairuotojas tiesiog fiziškai nespės, o jei bandys, jam gali nukristi, o mes nenorime, kad kas nors susižalotų. Vokietijoje darbo sauga yra labai prižiūrima, todėl jei ten reikės nešti daug, geriau pasirūpinkite pagalba iš vietos, arba mums praneškite, kad siunčiame du vairuotojus.

Kas su tais vokiškais „Umweltzone“ ženklais?

Tai, kas dažnai užmirštama. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais be „Umweltplakette“ (žaliosios zonos lipduko) yra neteisėtas daugumoje miestų. Jei vairuotojas įvažiuos į centrą be jo, gausią baudą, kurią teks mokėti klientui (arba mes išsiųsime sąskaitą). Mes visada įsitikriname, kad mūsų mašinos turi tuos lipdukus, bet jei nuomojat mikriuką patys, būkite labai atsargūs. Policija ten stovi ant kiekvieno kampo ir tikrina, ypač užsienio numerius. Ir nenaudokite to paaiškinimo, kad „aš nežinojau“ – jiems niekur. Baudos yra nuo 80 eurų ir auga.

Ar saugu palikti daiktus mikriuke per naktį?

Nerekomenduoju. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais yra saugus, kai mašina juda, bet kai ji stovi viena naktį prie viešbučio arba kieme, tai kviečia vagis. Ypač jei matosi per stiklus, kad yra kompiuterių ar brangių technikos. Vokietija saugi, bet vagysčia visur. Geriau, jei vairuotojas iškrauna brangiausius daiktus į kambarį arba užrakinama aikštelėje. Kartais įvyksta keistų situacijų – pavyzdžiui, vieną kartą mums bandė išvogti pačią mašiną su dėžėmis, bet, laimingai, buvo GPS sekimas. Taip kad, geriau nerizikuokite.

Kas daryti, jei daiktų telpa daugiau nei planavote?

Tai klasika. Klientas sako „dukštelis daiktų“, o paskui ten pilnas biuras. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais turi savo apribojimus – 3.5t mašina netilps viso pasaulio. Jei paaiškėja, kad daiktų per daug, turime dvi galimybes: arba daryti antrą kelionę (kas brangu), arba skubiai ieškoti didesnės mašinos vietiniame nuomos punkte (kas irgi brangu ir sudėtinga dėl dokumentų). Geriausia padaryti paprastą dalyką – nufotografuokite viską prieš pakrovimą ir nusiųskite mums, mes įvertinsime. Aš iš akies nustebiu, bet su fotografijomis klaidų mažiau.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojui?

Jei vairuotojas iš Lietuvos ir jis dirba įmonėje, tai jam reikia tik teisės vairuoti ir CMR važiaraščio. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais nereikalauja specialių tarptautinių pervežimo leidimų (kaip tarpininkavimo), jei tai yra vienkartinis arba retas reisas įmonės poreikiams. (Čia asmeniškai neesu 100% tikras, jei tai būtų dažna komercinė veikla, gali reikėti licencijos, bet paprastam perkraustymui užtenka paprastų dokumentų). Bet vairuotojas turi turėti sau pažymėjimą, darbo sutartį ir t.t., jei sustos kelias policija.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar reikia deklaruoti daiktus muitinei?

Nors Vokietija ir Lietuva yra ES, biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais gali sukelti klausimų, jei pervežate labai brangų turtą arba didelį kiekį technikos, kuri atrodo kaip prekybinis krovinys. Paprastai, jei tai yra įmonės inventoriaus perkėlimas iš vieno biuro į kitą, muitinė nereikalauja deklaracijos, jei vertė neviršija tam tikros ribos (o ji gan didelė). Tačiau turi būti inventoriaus sąrašas su vertėmis. Jei sulaiko, reikės įrodyti, kad tai ne prekės pardavimui, o turtas. Vieną kartą mums sulaikė pilną sunkvežimį su kompiuteriais, nes klientas pamiršo parašyti „Inventoriaus perkėlimas“ ant dokumentų.

Kas yra tas CMR važiaraštis?

CMR – tai tarptautinis krovinio vežimo dokumentas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais be CMR yra nelegalus (išskyrus tikrai smulkius privatų pervežimus, bet čia kalbame apie biurą). Jame turi būti nurodytas siuntėjas, gavėjas, krovinio aprašymas ir svoris. Labai svarbu, kad viskas būtų teisingai, nes jei nutiko įvykis (incidentas), draudimo kompanija jo neatsiskaitys be CMR. Vairuotojas jį užpildo, bet jums reikia pasitikrinti duomenis. (Aš visada sakau vairuotojams – rašykite aiškiai, ne savo raštu, kad vokiečiai suprastų).

Kaip suformuluoti inventoriaus sąrašą?

Nereikia rašyti „2 dėžės su daiktais“. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais reikalauja detalaus sąrašo, ypač jei yra brangių daiktų. Rašykite: „Monitorius Dell 27“, „Spausdintuvas HP“ ir t.t. Be to, nurodykite apytikslę vertę (pvz., rinkos vertę). Tai padės draudimo atveju. Vokietiai labai mėgsta tvarką, jei sąrašas bus chaotiškas, gali pradėti kibioti į kiekvieną dėžę. Ir nepamirškite pasirašyto sąrašo – viena kopija vairuotojui, kita jums.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Jei jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Lietuvoje, ir pervežimo paslaugą atlieka Lietuvos įmonė, tai PVM mokamas Lietuvoje (paprastai 0 proc. arba 21 proc. priklausomai nuo situacijos, bet čia jau buhalterijos sritis). Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais paprastai nereikalauja registruotis Vokietijos PVM mokėtojui, jei tai yra vienkartinis paslaugos importas iš kito ES šalies. Tačiau jei nuomojat mikriuką Vokietijos firmoje (pavyzdžiui, Sixt ar Hertz), tai jie pridės Vokietijos PVM (19%), kurį galima susigrąžinti, jei turite PVM kodą. Svarbu pasidomėti iš anksto, kad nenuviltumėt kaina.

Kas jei reikia palikti dalykus sandėlyje?

Tai dažna situacija. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais gali būti tik pirmas etapas – atvežti daiktus į laikiną sandėlį, kol suremontuojamas naujas biuras. Vokietijoje sandėliavimo paslaugos yra kokybiškos, bet brangios. Reikia susitarti dėl iškrovimo, inventorizavimo ir vėliau pakrovimo. Mes galime padėti rasti patikimą partnerį, bet geriau tai padaryti pats per „Google Maps“, nes vietiniai žino geriau. (Man atrodo, Berlyne sandėliai yra brangiausi nei miestuose pietuose, bet gali klysti).

Ar galima sekti kur eina mašina?

Dauguma mūsų mikriukų turi GPS sekimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais gali sukelti streso, todėl siunčiame nuorodą, kur galite matyti, kur mašina yra realiu laiku. Tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas 10 minučių ir klausti „kur jūs?“. Jis negali atsiliepti, kai vairuoja automagistrale, o be to, tai trikdo. Jei stovi valandą – tuomet skambinkite. GPS parodymai gali šiek tiek vėluoti, bet dažniausiai tikslūs.

Kainos ir realybė

Kas daro įtaką galutinei kainai?

O čia yra tos „smulkmenos“, kurios suleidžia kraujo spaudimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais kainuoja ne tik už degalus. Į kainą įeina vairuotojo darbas (valandinis arba fiksuotas), kelių mokesčiai Vokietijoje (vien tik kelių mokesčiai gali būti 50-100 eurų priklausomai nuo maršruto), galimas nakvyynės mokestis (jei nebespėjama grįžti), ir t.t. Be to, jei reikia pakelti daiktus į aukštą be lifto, tai papildomi „nešikų“ valandos. Viskas susideda kaip mozaika. Užsakykite išankstinę apžiūrą, jei įmanoma, tai išvengsite nep malonių staigmenų.

Ar pigiau nuomotis mikriuką ir važiuoti paties?

Teoriškai – taip, praktiškai – dažnai ne. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais, kai nuomotės pats, turi savo pavojų. Degalai Vokietijoje brangesni (nežymiai, bet vis tiek). Bet pagrindinis dalykas – atsakomybė. Jei nutinka avarija, arba susidaužo daiktai (o jūs neįvedėte teisingai draudimo), arba sustoja mašina, jūs esate vienas su problema. O su profesionalia kompanija, jei mašina sugedus, mes siunčiame kitą arba organizuojame pervežimą. Be to, kiek valandų jūs praleisite vairuodamas? Laikas – tai pinigai, ypač verslo atstovo.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Galima, ir tai dažniausiai geriausias variantas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais su fiksuota kaina apsaugo nuo to, kad vairuotojai „velia“ laiką, kad uždirbtų daugiau. Mes apžiūrime, kiek daiktų, koks atstumas, kokie priedai (liftas, nešikai), ir skaičiuojame. Tačiau jei vietoje paaiškėja, kad reikia nešti 50 dėžių į 4 aukštą be lifto, o jūs to nepaminėjote, tai kaina bus didesnė. Sąžiningumas – abipusis dalykas. (Kartais aš tiesiog nusiperku tą fiksuotą kainą, kad nebūtų galvos skausmo su klientų skundai paskui).

Kodėl kai kurios firmos tiek pigios?

Klausimas, kurį turėtumėte klausti sau. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais už pusę kainos dažniausiai reiškia, kad tai bus „čiaupiai“ (gutterių), kurie tiesiog numeta daiktus kieme ir važiuoja toliau. Arba tai gali būti vairuotojai be draudimo, be CMR, su senomis, techninėmis mašinomis. Vokietijoje techninė apžiūra (TÜV) yra griežta, jei juos sustos, mašina gali būti nuvaryta į aikštelę. Ir tada jūsų biuras stovi kieme. Neklauskite tik pagal kainą, klauskite pagal atsiliepimus ir patirtį.

Ar imamas užstatas (depositas)?

Paprastai ne, jei dirbame su įmonėmis, yra sutartis ir sąskaita-faktūra. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais yra verslo santykis. Tačiau jei tai yra privabus asmuo, arba naujas klientas be istorijos, mes galime paprašyti nedidelio užstato, ypač jei brangus krovinys. Tai nėra pasitikėjimo stoka, o verslo apsauga. Užstatas grąžinamas iš karto po paslaugos atlikimo, jei nėra jokių priekaištų ar papildomų išlaidų (pavyzdžiui, viršyto laiko).

Ką daryti, jei pasikeičia planai?

Susisiekite su mumis kuo greičiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais yra planuojamas procesas. Jei atšaukiate paskutinę minutę (pvz., vairuotojas jau važiuoja), teks sumokėti už prarastą laiką ir degalus. Jei tik keičiate adresą ar laiką, paprastai pavyksta susiderėti, jei tai nėra pernelyg sudėtinga. Mes suprantame, kad versle viskas kinta, bet reikia geranoriškumo. Vieną kartą keitėme adresą tris kartus per dieną – vairuotojas beveik išprotėjo, bet atlikome darbą. (Bet toliau taip negali būti).

Problemos ir išvados

Kas vyksta, jei vairuotojas sugenda arba suserga?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais turi „planą B“. Jei mašina sugeda, mes organizuojame pagalbą vietiniuose servisuose arba siunčiame kitą mašiną, jei įmanoma. Jei suserga, turi būti atsarginis vairuotojas. Žinoma, tai vėluoja. Tokiu atveju būkite kantrūs. Mes stengiamės išspręsti problemą taip, kad jums būtų kuo mažiau nepatogumų, bet gamtos dėsniai (ir žmogaus sveikata) ne visada paklūsta logistikos grafikams.

Ar galima skųstis, jei kažkas buvo sulaužyta?

Galima ir turite. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais turi būti apdraustas. Jei atvykstate ir matote, kad spintelė sulaužyta, nedelsdami praneškite vairuotojui ir užfiksuokite nuotraukomis. Nedėkite parašo CMR, jei matote žalą. Draudimas padengs žalą, bet tik jei tai užfiksuota iš karto. Vokietijos klientai yra labai tikslūs šiuo klausimu, jie viską užfotografuoja, net mažiausius įbrėžimus. Ir teisingai, mes išmokome būti taip pat tikslūs.

Ar verta rūpintis drabužių kabyklomis?

Taip, jei turite biure drabužių kabyklas (pavyzdžiui, parduotuvės ar salonai). Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais gali būti sudėtingas, jei drabužiai keliauja neškloti ant grindų. Yra specialios krosnos (rėmai) drabužiams, kurios užima mažai vietos, bet jose galima susidėti daug drabužių. Jei jų nėra, reikės viską surinkti į dideles dėžes, o paskui viską išlyginti. Tai papildomas darbas ir laikas. Geriau pasirūpinkite specialia įranga iš anksto.

Ką daryti su atliekomis (pakuojimu)?

Daugelis klausia, ar mes išvežame tuščias dėžes. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais įtraukia ir šitą dalyką, bet ne visada. Jei dėžės geros, jas galima sugrąžinti (jei mūsų), arba išardyti. Jei tai vienkartinės dėžės, jas reikia išmesti pagal Vokietijos atliekų rūšiavimo taisykles (popierius – į mėloną, plastikas – į geltoną). Negalima tiesiog palikti viso kieme prie biuro, gausite baudą iš ūkio kompanijos. Susitarkite dėl šiukšlių išvežimo iš anksto.

Ar galima vežti maistą ar skysčius?

Gali, bet labai atsargiai. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais nėra skirtas maisto prekių pervežimui, jei nėra šaldytuvo. Jei vežate biuro kavinės inventorių (kavos pupelės, aliejus), tai turi būti tvarkingai supakuota, kad neišsilietų. Skysčiai – alus, vynas – turi būti užfiksuoti sąraše, nes jei sulaiko, tai gali būti problemos su alkoholio kiekiu (nors asmeniniam naudojimui paprastai praeina). Bet geriau nevežti skysčių, kurie gali sugaditi kitus daiktus, jei butelis sudužta. (Kažkaip primenu, kaip vienas klientas vežė 10l ritinį su vandeniu, jis nukrito ant serverio... tai buvo pabaiga).

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Lietuvoje nėra tradicijos, bet Vokietijoje – taip. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais baigiasi, kai vairuotojas iškrauna daiktus. Jei jis dirbo gerai, padėjo, buvo mandagus, Vokietijos klientai dažnai duoda po 10-50 eurų arbatpinigių. Tai nėra privaloma, bet vairuotojai tai labai įvertina. Lietuviškai tariant, tai „už gerą darbą“. Nenuvilti vairuotoją, jei jums padėjo išvengti streso.

Kaip apskritai pasiruošti psichologiškai?

Nusiraminkite. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais yra tik viena etapas verslo gyvenime. Kažkas bus sulaužyta, kažkas dingsta, kažkas bus ne taip, kaip planavote. Pagrindinis dalykas – tai, kad įmonė toliau dirbs. Jei viskas suplanuota gerai, ir pasirinkote patikimus partnerius, viskas sueis sėkmingai. O jei kas negerai – tai tiesiog dar viena istorija, kurią pasakosite kolegoms po metų.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją su mikriukais nėra joks mokslas, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Nereikia tikėti, kad viskas vyks taip lygiai, kaip animaciniame filme – bus nelygumų, bus vėlavimų, bet svarbiausia yra komunikacija su logistika. Jei viską aptarsite iš anksto, turėsite dokumentus ir sąrašus, procesas bus daug mažiau skausmingas. Tikiuosi, šie mano (šiek tiek chaotiški) patarimai padės jums išvengti tų klaidų, kuriuos aš mačiau per savo 20 metų. Sėkmės kelyje ir sėkmės naujame biure Vokietijoje – o ten, turiu pripažinti, darbo kultūra yra gan įdomi ir gana tvarkinga, jei jau ten nuvykote.